Intégration du relevé d opérations dans la comptabilité des Collectivités

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1 Intégration du relevé d opérations dans la comptabilité des Collectivités Xavier Lugol : Ingénieur Intégration Sylvie Thiroine : Responsable Intégration/Customisation Astre GFI Progiciels Page 1

2 Sommaire Nécessité d une intégration dans la Gestion Financière Définition de la carte achat La problématique pour les collectivités Notre approche en matière de dématérialisation et d intégration Principe général d intégration du relevé carte achat Modalités d'intégration des relevés d'opérations en provenance d'un établissement financier (amont) Modalités d'intégration des relevés d'opérations depuis le progiciel de gestion financière (aval) 6 données clés Les formats non normalisés Le format XML DGCP Les traitements d intégration proposés par GFI Illustration GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 2

3 La carte achat dans les Collectivités Nécessité d une intégration dans la Gestion Financière GFI Progiciels Page 3

4 Définition de la carte achat Un moyen de paiement Pour payer les petits achats de fonctionnement. Délégation sécurisée aux utilisateurs de l acte d achat Cercle agréé de Fournisseurs Montant cible moyen d une transaction 350 selon le type d achat et leurs fréquences Un outil de gestion Commandes dématérialisées voire supprimées En cible dématérialisation des factures Intégration et réconciliation automatique des données GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 4

5 La problématique pour les collectivités Faut-il adopter la carte d achat Diminution des coûts de gestion et de traitements des commandes non stratégiques, récurrentes et de petits montants Choix d un partenaire financier Faire un appel d offres destiné aux banques émettrices de carte d achat Mise en œuvre la carte d achat Respect des règles des décrets dans ce domaine Refonte des processus d achat Intégration dans le système d information Conduite du changement REFLEXION DE GFI POUR ELABORER CETTE INTEGRATION GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 5

6 Principe général d intégration du relevé carte achat GFI Progiciels Page 6

7 Le fonctionnement : la transaction d achat Collectivité Publique Commande Commerce de proximité ou à distance Paiement Trésor Public Relevé électronique Livraison Serveur de Gestion Émetteur carte Autorisation Collecte Relevé électronique Crédit Établissement bancaire Émetteur Débit Fournisseurs Cartes (titulaires, droits) Factures électroniques Historique Établissement bancaire Acquéreur Paiement GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 7

8 Modalités d'intégration des relevés d'opérations en provenance d'un établissement financier (amont). GFI Progiciels Page 8

9 Modalités d'intégration des relevés d'opérations Les différents canaux et format de mise à disposition des relevés d'opération par les opérateurs bancaires Téléchargement via le web, Mise à disposition sur plateforme EDI Transmis par courriel Téléchargement sur site FTPS GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 9

10 Modalités d'intégration des relevés d'opérations depuis le progiciel de gestion financière (aval). GFI Progiciels Page 10

11 6 données clés Code organisme Code budget Exercice N engagement N tiers Montant GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 11

12 Les formats non normalisés de relevé Solution actuelle avec l opérateur American Express Fichier disponible via le logiciel Accounting Link Ce logiciel est installé au sein de la Collectivité Format spécifique à l opérateur bancaire Développement d un driver d intégration spécifique pour mise au format des données dans le module Astre Carte Achat Limites actuelles Nouvel opérateur = nouveau driver à développer GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 12

13 Le format XML DGCP de relevé Standardisation du format du relevé de carte achat Permet aux opérateurs bancaires d utiliser un format normalisé pour communiquer leurs relevés de carte achat à la Collectivité Pièce justificative du PES Dématérialisation de la chaîne comptable : Projet PES Le relevé carte achat au format XML sera pièce justificative de paiement Ce relevé sera intégré au flux PES et sera ainsi transmis au payeur. Limites actuelles Numéro d engagement non prévu dans le schéma XML GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 13

14 Les traitements d intégration proposés par GFI Des drivers + 1 module Astre carte achat GFI Progiciels Page 14

15 Principe d intégration dans la gestion financière Fournisseur 3 vérification par le fournisseur que le porteur de la carte est habilité 4 transmission des données relatives aux commandes passées et honorées Opérateur de carte achat (opérateur bancaire) 5 Mise à dispo d un fichier par l opérateur bancaire (amont) Carte achat nominative 2 Commande par la carte achat Agents de la collectivité La Collectivité 1 saisie d engagements de CP dans Astre Driver xml Driver spécifique 6 le driver GFI se charge de récupérer le fichier de l opérateur bancaire et de le mettre au format du module standard Astre GF /Carte Achat. Module Astre GF/carte achat Astre GF 8 détail des étapes gérées par Astre GF Liquidation automatique Mandatement 7 Chargement du fichier de relevé Visualisation des factures et pré-contrôle Visa global des factures Visa unitaire et modification de la répartition du montant total d une facture Contrôle de l état de facturation Génération des lignes d interface de liquidation pour traitement par Astre GF Le comptable public GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 15

16 Les 1ers Acteurs 1 er er bilan Acteurs, difficultés et axes de progrès GFI Progiciels Page 16

17 Les acteurs Les collectivités Peu de collectivités nous sollicitent sur ce sujet Cannes Courbevoie Saint Nazaire CG 53 Les opérateurs bancaires avec lesquels nous collaborons American Express Etudes en cours avec d autres opérateurs bancaires GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 17

18 Les difficultés Des données incomplètes dans le relevé N engagement N tiers Collaboration avec les fournisseurs Faire en sorte que les 6 données clés soient connues au niveau fournisseur GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 18

19 Les axes de progrès Enrichissement des données le plus en amont possible Idéal : disposer des 6 données clés Sinon, enrichissement nécessaire en amont sur le portail de l opérateur bancaire Sinon, enrichissement en aval dans le logiciel de GF Généraliser l utilisation du format xml DGCP Intégrer le n engagement dans le format xml GFI Progiciels 27 Août 2007 Page 19

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