8.4 - Création d'une liste

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Pauline Lecompte
il y a 6 ans
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1 8.4 - Création d'une liste Ce chapitre décrit la création d'une liste MS-Excel à partir d'une sélection d'éléments effectuée à l'aide du formulaire de sélection comme décrit au chapitre 8.1. Dans le formulaire «Correspondance, Listes, Outils», l'onglet «Rapports - Exports» vous permet de définir les champs de la liste, de la mettre en page, de l'ouvrir sous MS-Excel et de la sauvegarder comme modèle de liste. 1- Définition des champs de la liste Dans l'onglet «Rapports - Exports», la partie centrale vous permet de sélectionner les champs de données que vous souhaitez inclure dans la liste (comme colonnes). Fig. 1 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Rapports - Exports», Champs disponibles et dans la liste Le cadre de gauche «Champs disponibles» contient la liste de tous les champs de données disponibles dans moveon pour le type d'éléments sélectionné (par ex. contacts internes, allocations). Le cadre de droite «Champs dans la liste» contient la liste des champs de données à inclure dans la liste. Double-cliquez sur un champ du cadre «Champs disponibles» pour le faire basculer dans le cadre «Champs dans la liste». 2- Mise en page Différentes options sont disponibles pour mettre en page la liste MS-Excel. Ordre et largeur des champs de données (colonnes) Vous pouvez modifier l'ordre des champs de données, c'est à dire des colonnes à l'aide des boutons Déplacer le champ sélectionné vers le haut/bas. La largeur d'affichage de chaque champ dans MS-Excel (en cm) est affichée à droite de chaque champ. moveon propose pour chaque champ une largeur par défaut. Vous pouvez modifier les largeurs des champs en sélectionnant le champ de la liste et en utilisant les boutons Augmenter/Diminuer la largeur du champ sélectionné. En bas du cadre «Champs dans la liste» s'affiche la largeur actuelle de la liste par rapport à la largeur totale disponible. La largeur de la liste est la somme des largeurs des champs sélectionnés et de la colonne Numérotation (cf ci-dessous). La largeur totale disponible dépend du format choisi Paysage ou Portrait (cf ci-dessous) et tient compte des marges Création d'une liste page 1

Fig. 2 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Rapports - Exports», Boutons Déplacer le champ sélectionné vers le haut/bas et Augmenter/Diminuer la largeur du champ sélectionné

2 Fig. 2 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Rapports - Exports», Boutons Déplacer le champ sélectionné vers le haut/bas et Augmenter/Diminuer la largeur du champ sélectionné Numérotation Vous pouvez ajouter une numérotation à la liste (colonne à gauche incluant le numéro de la ligne) en activant l'option «Numérotation». Orientation Vous pouvez modifier le format de la liste MS-Excel (Portrait/Paysage) dans le cadre «Orientation». Titre Fig. 3 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Rapports - Exports», Cadre «Orientation» Le cadre «Titre» vous permet d'ajouter un titre et un sous-titre qui apparaitront en haut de la liste MS-Excel. page Création d'une liste

3 Fig. 4 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Rapports - Exports», Cadre «Titre» Classement Le cadre «Classement» vous permet de classer les lignes de la liste MS-Excel. Vous pouvez par exemple choisir de classer vos résultats par pays puis par villes, par institutions et, enfin, par noms des individus. Par défaut, la liste est classée par ordre alphabétique des noms d'individus/contacts. Fig. 5 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Rapports - Exports», Cadre «Classement» 3- Ouverture de la liste avec MS-Excel Une fois la liste correctement configurée, cliquez sur le bouton Créer une liste avec MS Excel pour ouvrir la liste avec MS-Excel Création d'une liste page 3

Fig. 7 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Rapports - Exports», Bouton Créer une liste avec MS Excel Un message apparait alors, demandant si vous souhaitez d'abord sauvegarder la

4 Fig. 7 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Rapports - Exports», Bouton Créer une liste avec MS Excel Un message apparait alors, demandant si vous souhaitez d'abord sauvegarder la liste dans un fichier. Si vous répondez Oui, vous devez sélectionner un répertoire où sauvegarder le fichier. Vous pourrez ensuite ouvrir le fichier depuis ce répertoire. Si vous répondez Non, le fichier MS-Excel s'ouvre directement. Fig. 8 : Message lors de la création d'une liste Une fois la liste MS-Excel créée, vous pouvez encore la modifier en utilisant les fonctionnalités de MS-Excel. page Création d'une liste

Fig. 9 : Liste dans MS Excel 4- Sauvegarde du modèle de liste Une fois la liste configurée, vous pouvez sauvegarder cette liste comme modèle de liste dans moveon, ce modèle pourra être réutilisé

5 Fig. 9 : Liste dans MS Excel 4- Sauvegarde du modèle de liste Une fois la liste configurée, vous pouvez sauvegarder cette liste comme modèle de liste dans moveon, ce modèle pourra être réutilisé ultérieurement. Pour sauvegarder votre liste comme modèle de liste, ajoutez un nom dans le cadre «Nom» dans la partie supérieure de l'onglet puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Le nouveau modèle de liste apparait désormais dans la liste déroulante grise en haut de l'onglet «Rapports - Exports» Création d'une liste page 5

6 Fig. 6 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Rapports - Exports», Cadre «Nom» Pour réutiliser un modèle de liste déjà sauvegardé, sélectionnez le modèle souhaité dans la liste déroulante grise au dessus du cadre «Nom». Les champs de données et la mise en page sont automatiquement adaptés en fonction du modèle sauvegardé. page Création d'une liste

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