Modifications de paie pour la SEP 2015

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1 Modifications de paie pour la SEP 2015 Ce document ne concerne que les établissements ayant des salariés affiliés à la convention collective IDCC n 2408 ; pour les autres établissements il n y a pas de modifications dans la paie. Au 1 er septembre 2015, la convention collective IDCC n 2408 est révisée ; elle s intitule désormais SEP 2015, le terme PSAEE étant remplacé par SEP * Le fait que l on parle d une révision et non pas d une nouvelle convention collective induit les éléments suivants : - Il n y a pas un nouveau code IDCC et donc une nouvelle convention à créer ; - Il n y a pas à faire de nouvelle période d activité pour chacun des salariés concernés puisque l IDCC est toujours le même ; - Il n y a pas d avenant à faire signer au salarié ; - Les rubriques ne font plus référence à un quelconque avantage acquis ou maintenu temporairement comme cela l a été pour certaines rubriques pendant ces 4 dernières années. Vous pouvez trouver cette convention collective sur les différents sites des organismes représentatifs de l enseignement privé sous contrat (Collège employeur, FNOGEC, UDOGEC, DDEC, SNCEEL ). Nous vous conseillons par ailleurs d en prendre connaissance car certains barèmes changent de fait : - Prix du repas pour les salariés qui n en ont pas la gratuité ; - Prise en charge des périodes de maintien à 100% et à 66,66% (fin de la suppression du 1 er jour de carence) ; - Nouveaux horaires «année» pour ceux qui sont annualisés ; - Limite maximale d ancienneté dans la strate Nous vous rappelons que la loi oblige l employeur à remettre au salarié la convention collective ou à lui permettre de la consulter dans une salle libre d accès. Le présent document concerne les changements qu Aplon a dû rajouter concernant la SEP 2015, et ce afin d éviter de faire vous-même des manipulations ou calculs relativement complexes ou longs. Il contient trois automatismes de paie concernant la SEP 2015 : - Automatisme sur la mise à jour des barèmes SEP 2015 (strates, fonctions) ; - Automatisme pour le calcul de l indemnité de 1% suite à l accord salarial SEP 2015 ; - Automatisme pour répartir les salariés sur deux catégories : 51 jours de CP et 36 jours de CP. Si vous n êtes pas concerné par les PSAEE (et donc la SEP puisqu il s agit du nouveau terme) merci de ne pas tenir compte de ce document. Si l établissement a passé des accords d entreprise concernant d autres décomptes de temps de travail et que vous ne souhaitez pas lancer les automatismes, cela est tout à fait possible. Les automatismes décrits dans ce document ne sont activés que dès lors qu on les lance dans le menu des traitements de la paie ; ils ne sont pas lancés systématiquement à l ouverture de la paie. Pour ces établissements, seul le 1 er automatisme décrit (celui concernant les nouveaux référentiels) doit être lancé. * SEP : salariés des établissements privés. 1 Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015

2 AUTOMATISME 1 Mise à jour des barèmes SEP 2015 Lors de la reclassification des PSAEE, des tables ont été fournies dans les établissements leur permettant de calculer le salaire de base des salariés via la fiche de reclassification (nommée fiche PSAEE dans Aplon). La particularité de ces nouveaux barèmes était qu il n était pas possible d en modifier le paramétrage de façon à ce que la reclassification se fasse avec les mêmes éléments partout en France. Au 1 er septembre, deux tables sont modifiées : - Les strates : l ancienneté maximale est revue pour les strates II, III et IV ; - Les fonctions : une colonne permet de savoir si la fonction relève de l option «51 jours de CP» ou «36 jours de CP» pour le calcul des droits à congés (voir page 6). Un fichier nous a donc été communiqué par la FNOGEC (comme lors de la reclassification en septembre 2010) et téléchargé dans votre établissement lors de la mise à jour de paie version ou supérieure. Il ne vous reste donc plus qu à l intégrer dans votre dossier de paie par la manipulation ci-dessous. ATTENTION : l intégration de ce fichier se fait PAR DOSSIER de paie (et non par société) Quand vous sélectionnez l application de paie, vous accédez toujours à un dossier de paie ; ce dossier peut contenir une ou plusieurs sociétés. Pour modifier ces tables, vous devez aller dans le menu de paie Traitements _ Divers _ Mise à jour des barèmes SEP 2015 Une fois le traitement terminé (ceci est assez rapide), vous obtenez la fenêtre d information ; vous devez cliquer surle bouton «OK» pour revenir au menu. Pour vérifier le bon fonctionnement de cet automatisme, vous devez aller dans Dictionnaires _ Strate et vous devez trouver les valeurs encadrées ci-dessous. Vous devez ensuite aller dans Fichier _ Constantes _ Référentiel des fonctions et vous devez trouver une nouvelle colonne «CP annuels» ; celle-ci ne contient que des valeurs à 51 ou à Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015

3 AUTOMATISME 2 - Calcul automatique de l indemnité de 1% Cet automatisme est à lancer AVANT l automatisme 3 qui répartit les salariés anciennement PSAEE dans les deux «catégories» : 51 jours et 36 jours. La SEP 2015 prévoit désormais deux temps de travail : 1470 heures (51 jours de CP) et 1558 heures (36 jours de CP). Faisant suite à l accord salarial de 1%, les salariés PSAEE qui bénéficiaient de 58 jours de CP et passent désormais à 51 jours de congés suite à la SEP 2015 ont droit à une indemnité de 1% de leur salaire exprimée en points. Cette indemnité est calculée sur les 12 mois précédant le 1 er septembre 2015 et intègre tous les éléments permanents soumis à charge (hors primes et indemnités journalières). Une application dans la paie permet d automatiser ce calcul et de créer la rubrique dans la paie (rubrique 001) ; pour cela, vous devez aller dans le menu de paie à Traitements _ Salarié _ Calcul automatique de l indemnité de 1% Si le dossier de paie contient plusieurs sociétés alors le traitement est fait en bloc pour toutes les sociétés d un coup ; il faut simplement vérifier que les salariés concernés, POUR TOUTES LES SOCIETES, sont bien affiliés au même code convention collective. Avant de lancer cet automatisme plusieurs vérifications s imposent : 1 - Les salariés bénéficiant de 58 jours doivent tous se trouver dans la même convention collective et ne doivent pas être mélangés avec d autres salariés. Si cela n est pas le cas, merci de les différencier en leur affectant leur bonne convention collective dans la fiche du salarié (onglet «Contrat de travail») et sans générer de nouvelle période d activité. 2 Vous devez être dans le mois de paie «SEPTEMBRE 2015». 3 Une sauvegarde de paie doit être faite avant l automatisme. L application commence par une double alerte : 1. Il faut avoir vérifié que les salariés bénéficiant actuellement de 58 jours de congés par an sont bien dans la même convention collective et ne sont pas mélangés avec d autres salariés ; si cela n est pas le cas, vous devez modifier la convention collective du salarié dans sa fiche SANS GENERER DE PERIODE D ACTIVITE au moment de la validation. 2. Il faut avoir fait une sauvegarde de la paie avant de lancer cet automatisme. 3 Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015

4 Vous devez indiquer à droite du tableau LA convention collective n 2408 qui regroupe les salariés concernés par l indemnité de 1% ; cette ligne apparaît alors en bleu et les salariés rattachés à celle-ci sont affichés dans la partie droite avec les éléments du calcul (salaires ** de septembre 2014 à août 2015, le total de l indemnité annuelle de 1% qui est égale à la somme des bruts multipliée par 1%, l assiette de la rubrique à générer qui est égale au total divisé par la valeur annuelle du point SEP de septembre 2015 : 17,27 cette valeur étant alors arrondie à l entier supérieur). Les salariés concernés sont affichés à l écran par ordre de société puis par ordre alphabétique. Dans notre exemple ci-dessus, le salarié bénéficie de 7 points d indice tous les mois. Au bas de la partie droite du tableau, le bouton «Excel» vous permet d envoyer les éléments de calcul sous Excel pour vous permettre de les conserver ou d en faire des modifications (si vous changez sous Excel les valeurs des mois, les deux dernières colonnes se recalculent automatiquement). Dans Excel, les sociétés sont rangées dans des onglets différents ; cela permet aux organismes qui gèrent plusieurs paies dans le même dossier de conserver les données de calcul dans un même fichier mais aussi de pouvoir faire une édition indépendante par société afin éventuellement de remettre à celles-ci un document explicite. Dans l automatisme de paie, le bouton «Fermer» permet de poursuivre le traitement. ** Le salaire retenu concerne la rubrique de 1 à 90, les rubriques de 114 à 118 et la rubrique Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015

5 La fenêtre suivante permet d indiquer si on veut que ce soit l application qui génère la génération de la rubrique de brut automatiquement : - Si «Oui» c est l application génère l indemnité de 1% dans la paie, pour les salariés concernés ; - Si «Non» l application ne fait rien de plus. C est alors à vous d intégrer cet élément manuellement dans la paie, par le biais des éléments individuels et de manière permanente. Pour intégrer cette rubrique dans la paie, nous avons choisi la rubrique 001 qui sert déjà à intégrer l indemnité différentielle (indemnité donnée au salarié PSAEE lors de sa reclassification dès lors que le salaire de base calculé avant la reclassification était supérieur au salaire de base calculé après par le biais de la strate). Cette rubrique a donc été réaménagée dans la paie pour différentier le cas du versement de l indemnité de 1% de celui de l indemnité différentielle ; pour cela, on utilise l équivalence : - Égale à 0 cela signifie que l on attribue une indemnité différentielle (les saisies précédentes ont donc été basculées automatiquement en équivalence égale à 0) ; - Égale à 1 cela signifie que l on attribue une indemnité de 1% suite à l accord salarial SEP L équivalence égale à 1 signifie que l on est dans le cas d un «Accord salarial SEP 1%». L équivalence égale à 0 signifie que l on est dans le cas d une «indemnité différentielle». L automatisme peut être relancé autant de fois que l on veut car à chaque fois il efface l indemnité de 1% calculée lors du précédent passage. Par contre, si vous lancez l automatisme 3 (Calcul des jours de congés pour les salariés SEP) alors vous ne pouvez plus lancer le calcul automatique de l indemnité de 1% car les salariés à 58 jours ne seront plus dans leur convention collective de départ. 5 Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015

6 Calcul des jours de congés pour les salariés SEP Cat automatisme va avoir pour but de répartir les salariés ex PSAEE devenus SEP dans les deux horaires de travail : 1470 heures et 1558 heures. Nous allons dans cette application plutôt travailler non pas sur l horaire de travail annuel mais plutôt sur le nombre annuel de jours de congés. Si l établissement a passé des accords d entreprise concernant les temps de travail et ne veut pas appliquer les deux temps de travail prévus par la SEP alors vous ne devez pas faire ce qui est indiqué dans ce chapitre, à savoir : - Réaménager le dictionnaire des conventions collectives ; vous devez seulement changer le libellé des conventions collectives 2408 ; - Lancer l automatisme. Nous allons donc travailler sur la convention collective affectée au salarié par sa fiche de renseignement ; une fois cet automatisme lancé, vous ne pourrez plus revenir sur l automatisme précédent (calcul de l indemnité de 1%) puisque les salariés ayant 58 jours de congés ne seront plus isolés dans la même convention collective. Avant de répartir automatiquement les salariés nous allons devoir réaménager le dictionnaire des conventions collectives en passant par le menu Dictionnaires _ Conv. Collectives Avant l entrée en vigueur de la SEP 2015, les salariés PSAEE étaient rangés dans une convention collective n 2408 mais permettant 6 catégories distinctes car 6 temps de travail annuels différents ; pour cela, le dictionnaire des conventions collectives contenait autant de lignes que de catégories avec le même code IDCC toutefois et le même salaire minimum mensuel conventionnel. Nombre de jours de congés acquis mensuellement par le salarié sur cette convention Nous vous rappelons que les deux champs signalés ci-dessus ne sont pas obligatoires ; ils permettent simplement de gérer automatiquement l acquisition des congés payés sur la fiche du salarié si on le désire. Donc si vous ne le gériez pas jusqu à présent ne le faites pas en cours d année (la période d acquisition des congés se gère de juin à mai). Une nouvelle colonne a été rajoutée : «Nb jours CP annuel SEP». Elle permet de gérer automatiquement les deux temps de travail : - Pour les salariés ex PSAEE devenus SEP, donc déjà présents dans la base ; - Pour les nouveaux salariés SEP à venir. Si cette colonne est laissée à 0 alors aucun automatisme ne fonctionnera pour les salariés SEP présents et à venir. 6 Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015 Coché : les jours sont acquis mais ne sont consommés que sur la période de congés suivante Non coché : les jours sont acquis et peuvent être consommés sur la même période que l acquisition

7 Modification des libellés Nous allons commencer par modifier le libellé des conventions collectives 2408 en le remplaçant par le terme «IDCC n 2408 SEP 2015». Sélection des deux lignes qui vont désormais gérer les deux temps de travail Parmi toutes les lignes ayant le code IDCC 2408 vous devez choisir deux lignes : l une qui fera le décompte à 51 jours et l autre qui fera le décompte à 36 jours. Astuce : pour les établissements qui gèrent automatiquement le calcul des droits à congés et qui ont donc rempli la colonne «Congés payés» vous devez choisir la ligne où il est indiqué 3 dans cette colonne pour représenter la catégorie des 36 jours (36 / 12 = 3) et la ligne où il est indiqué 4,25 dans cette colonne pour représenter la catégorie des 51 jours (51 / 12 = 4,25). Pour les autres établissements où cette colonne est indiquée à 0 alors vous choisissez deux lignes au hasard ; il faut que l IDCC soit à Identifiez la ligne choisie pour les 36 jours de congés en indiquant 36 dans la nouvelle colonne «Nb jours CP annuel SEP» et celle à 51 jours de congés en indiquant 51 dans la même colonne. Vous devez laisser les autres lignes à 0. Si l établissement a conclu un accord d entreprise et ne veut donc pas basculer sur les deux temps de travail prévus par la SEP cette colonne doit entièrement rester à 0. Il reste maintenant à lancer l automatisme en allant dans le menu Traitements _ Salarié _ Calcul des jours de congés pour les salariés SEP 7 Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015

8 Avant le lancement de l automatisme, l application procède à des vérifications : Il faut d abord avoir lancé l automatisme concernant le calcul de l indemnité de 1% ; si celui-ci n a pas été fait vous devez répondre «Non» et lancer ce traitement avant. Si vous cliquez sur le bouton «Oui» l automatisme est alors activé. Il traite toutes les sociétés du dossier et ne prend en compte que les salariés dont le contrat est actif. Un message à la fin de l automatisme indique que celui-ci est terminé. Les salariés sont maintenant rangés dans leur bonne convention collective avec éventuellement leur bon nombre de jours de congés à activer tous les mois (si celui-ci a été indiqué). Le salarié SEP est rangé dans la catégorie à 51 jours si le nombre de fonctions représentant 51 jours dépasse 35% du temps passé, dans la fiche PSAEE appelée désormais fiche SEP. Il est rangé dans la catégorie à 36 jours dans le cas inverse. Attention, les salariés cadres au titre de la reclassification (strate IV, strate III mais avec 12 degrés ou plus dont 3 en responsabilité et 3 en autonomie) sont automatiquement rangés dans la catégorie 36 jours même si le total de leurs fonctions à 51 jours dépassent 35% du temps passé. Le même procédé est fait désormais pour les salariés lors de la modification de leur fiche. Pour un salarié nouveau, il faut commencer par lui affecter une convention collective n 2408 afin d activer la fiche SEP (sinon elle reste en grisé) et l application lui attribue la convention correspondant à sa catégorie de jours de congés une fois la validation, en fonction de la fiche SEP renseignée. Pour les établissements qui ne veulent pas de cet automatisme car ils ont signés des accords régionaux ou d entreprise, comme les conventions collectives n ont pas les valeurs 36 jours et 51 jours (consigne donnée en bas de la page 7), aucune convention collective ne sera affectée automatiquement lors de la modification de la fiche SEP ou la création d un nouveau salarié. 8 Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015

9 Modification du modèle des bulletins PSAEE Nous allons voir maintenant comment supprimer la notion d ensemble de métiers sur le modèle de bulletin PSAEE. Si vous n avez jamais intégré ces modèles dans la paie alors ce chapitre ne vous concerne pas. La manipulation ne doit être faite qu une fois PAR DOSSIER, le modèle de bulletin étant un dictionnaire (il est donc commun à toutes les sociétés du dossier). Allez dans le menu de paie Dictionnaires _ Bulletins Si vous avez intégré ces nouveaux modèles à l époque de la reclassification (septembre 2010) alors vous avez des lignes qui portent le mot «PSAEE» dans la colonne «Nom». Pour chacune de ces lignes, vous devez suivre la procédure ci-dessous. 1. Cliquez sur le nom du modèle à modifier puis appuyez en bas sur le bouton «Atteindre le détail» pour accéder à la maquette du document. 2. La partie à supprimer se trouve dans la zone ci-dessous. Elle se compose de deux parties : le libellé «Ensemble de métiers» et le champ correspondant représenté par une ligne de symboles # 9 Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015

10 3. Cliquez sur le mot «Ensemble de métiers» : celui-ci est alors indiqué sur fond rouge. 4. Appuyez sur la touche «Suppr» du clavier et confirmez la suppression en appuyant sur la touche «Oui» dans la fenêtre qui s ouvre alors. 5. Procédez de la même façon pour la ligne de # qui se trouve immédiatement à droite. Une fois ces deux éléments disparus dans la maquette il ne reste plus qu à valider en cliquant sur l icône avez fait des bêtises dans la maquette, ne validez pas et cliquez plutôt sur avant de tout recommencer. ; si vous Ces opérations sont aussi à faire sur les autres modèles PSAEE si vous les avez dans la liste. 10 Mise à jour de paie spécifique à SEP septembre 2015