MANUEL D UTILISATION FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE REPRÉSENTATION APPLICATION WEB

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1 MANUEL D UTILISATION FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE REPRÉSENTATION APPLICATION WEB 14 octobre 2009 Service des ressources financières

2 TABLE DES MATIÈRES Table des matières...2 Avant de commencer...3 Utilisation de l application web...3 Gestion des comptes budgétaires...4 Ajouter un compte budgétaire...5 Supprimer un compte budgétaire...5 Activer ou désactiver un compte budgétaire...6 Gestion des feuilles de déplacement...7 Ajouter une feuille de déplacement...7 Supprimer une feuille de déplacement...7 Imprimer une feuille de déplacement...8 Inclure les feuilles de déplacements imprimées...8 Gestion des lignes d une feuille de déplacement...9 Pour ajouter une ligne...9 Calcul des frais de déplacement...9 Modifier une ligne d activité existante...10 Supprimer une ligne d activité...10 Quitter l application...11 Support...12 Support technique...12 Support fonctionnel

3 AVANT DE COMMENCER Il est important de s assurer d avoir en main un code d authentification et un mot de passe valide pour accéder au réseau de la Commission scolaire des Patriotes. Si ce n est pas le cas, une demande devra être produite (voir section Support technique). UTILISATION DE L APPLICATION WEB L accès à l application web se fait à l adresse suivante :

4 GESTION DES COMPTES BUDGÉTAIRES L accès à la gestion des comptes budgétaires se fait en cliquant sur le lien «Modifier les comptes budgétaires». Cette page contient l ensemble des comptes budgétaires pouvant être utilisés par l utilisateur courant afin de lui permettre de produire sa demande de réclamation de frais de déplacement et de représentation. 4 12

5 Ajouter un compte budgétaire Dans le cas où un compte budgétaire désiré n est pas inscrit, il est possible de l ajouter en cliquant le bouton «Ajouter un compte». Il est alors possible pour l utilisateur de sélectionner ce nouveau compte budgétaire comme étant celui par défaut. Supprimer un compte budgétaire Pour supprimer un compte budgétaire, il suffit d appuyer sur le bouton «Supprimer». Toutefois, il faut prendre note que le bouton «Supprimer» ne sera plus disponible advenant que le compte budgétaire ait déjà été utilisé dans l une ou l autre des réclamations de l utilisateur. 5 12

6 Activer ou désactiver un compte budgétaire Il est possible de désactiver ou de réactiver un compte budgétaire particulièrement dans le cas où il est impossible de le supprimer. Pour ce faire, il suffit de cocher ou décocher la case «Actif». 6 12

7 GESTION DES FEUILLES DE DÉPLACEMENT Il est possible de faire la gestion des feuilles de déplacement à l aide de la section «Feuilles de déplacement». Ajouter une feuille de déplacement À l aide du lien «Ajouter une feuille», une nouvelle feuille de déplacement sera créée. Toutefois, si une feuille est présentement en cours d utilisation et que celle-ci n a jamais été imprimée, il ne sera pas possible d ajouter une nouvelle feuille et le message d erreur suivant apparaîtra : Supprimer une feuille de déplacement À l aide du lien «Supprimer», il est possible de supprimer la feuille de déplacement courante. Une question de confirmation sera posée et dans l affirmative, toutes les données relatives à cette feuille seront supprimées. 7 12

8 Imprimer une feuille de déplacement À l aide du lien «Imprimer», il est possible d imprimer la feuille de déplacement courante. Une nouvelle fenêtre s ouvrira afin d afficher le formulaire de réclamation. Il est possible que le navigateur utilisé bloque les fenêtres intempestives, il sera donc nécessaire de donner les autorisations nécessaires au navigateur afin qu il puisse ouvrir ces fenêtres pour le site courant ( Il est possible d imprimer cette réclamation en cliquant sur le bouton d impression. Pour que le formulaire puisse être visualisé, une version de Adobe Acrobat Reader devra être installée sur le poste. Cette version est disponible sur le site de Adobe ( Inclure les feuilles de déplacements imprimées Lorsqu une feuille de déplacement a été imprimée, celle-ci disparaît de la liste le lendemain de l impression. Toutefois, il est possible de consulter et même de modifier une feuille de déplacement préalablement imprimée. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur la case «Inclure les feuilles de déplacement imprimées» et sélectionner la feuille désirée : 8 12

9 GESTION DES LIGNES D UNE FEUILLE DE DÉPLACEMENT Lorsque qu une feuille de déplacement aura été sélectionnée, il sera possible d ajouter, de modifier ou de supprimer des lignes pour les différentes activités pour lesquelles une demande de réclamation de frais de déplacement ou de représentation sera produite. Pour ajouter une ligne Pour ajouter une ligne d activité, cliquer sur le lien «Ajouter une ligne». Les informations relatives à l activité pour laquelle des frais sont réclamés devront y être inscrites. Tout d abord, il faudra mentionner la date, une description de l activité et le compte budgétaire affecté. Calcul des frais de déplacement Afin de calculer les frais de déplacement relatifs à l utilisation d une voiture, le lieu de départ et le lieu de destination devront être indiqués. Le nombre de kilomètres sera calculé automatiquement de même que le taux utilisé. Dans le cas où le lieu de départ ou le lieu de destination n est pas prédéfini, l utilisateur doit sélectionner l item «999-Autre» et le saisir manuellement. De plus, le nombre de kilomètres parcourus devra être saisi (pour un segment seulement). 9 12

10 La case «Aller-retour» sera cochée dans le cas où le même segment est effectué pour l aller et pour le retour. La case «2$» sera cochée dans le cas de l utilisation d une voiture personnelle et que le montant total alloué pour une journée donnée est inférieur à 2$. La case «Covoiturage» sera cochée dans le cas où le trajet est effectué avec un ou plusieurs collègues. La case «Équipement» sera cochée dans le cas où il y a du transport d équipement pour le compte de la Commission scolaire tel que prévu dans les conventions collectives du personnel concerné. Lorsque la saisie de la ligne d activité est complétée, il suffit de cliquer sur le lien «Enregistrer» pour effectuer la sauvegarde. Modifier une ligne d activité existante Pour modifier une ligne d activité existante, l utilisateur doit cliquer sur le bouton d édition situé à la droite de la ligne désirée. Supprimer une ligne d activité Pour supprimer une ligne d activité, l utilisateur doit cliquer sur le bouton «Poubelle» situé à la droite de la ligne désirée. Les données relatives à cette ligne seront alors perdues

11 QUITTER L APPLICATION Lorsque la saisie est complétée, l utilisateur peut quitter l application en cliquant sur le lien «Fermer la session» situé en haut à droite de la fenêtre. Les données seront alors conservées et récupérées lors de prochaines utilisations de l application. Il n est pas nécessaire d imprimer la feuille de déplacement après chaque utilisation de l application, il est possible de conserver la même feuille de déplacement sur une période d au plus six mois

12 SUPPORT Support technique Pour toutes questions relatives à un compte d utilisateur ou à un mot de passe donnant accès au réseau de la Commission scolaire des Patriotes, pour toutes questions sur l utilisation de ce système ou pour rapporter un problème d ordre technique, communiquer au numéro suivant : Service des ressources informatiques du lundi au vendredi, de 8h30 à 12h00 et de 13h00 à 16h poste 1015 ou poste 1015 Support fonctionnel Pour toutes questions relatives à l application de la Politique relative aux frais de déplacement et de représentation, communiquer au numéro suivant : Angèle Latulippe Directrice du Service des ressources financières poste 3306 angele.latulippe@csp.qc.ca 12 12