En théorie. une newsletter est un envoyé aux abonnés à votre mailing list

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1 ENVOI DE NEWSLETTERS AVEC CAMPAIGN MONITOR La lettre d information, newsletter en anglais, est un vecteur essentiel de fidélisation de votre clientèle. Elle est l élément primordial de l animation de votre site. Elle assure la récurrence du trafic sur vos pages. En théorie une newsletter est un envoyé aux abonnés à votre mailing list son objectif numéro 1 est d attirer du trafic sur votre site : elle doit donc faire écho à l actualité de votre site, qu il s agisse d un site marchand ou non il ne faut jamais envoyer une newsletter depuis votre propre compte (en général, le fournisseur de votre serveur d vous interdira d envoyer le même message à plus de 25 ou 50 destinataires), parce que les fournisseurs d accès à l internet (FAI) sont en lutte constante contre le SPAM : si Free, par exemple, détecte le même message envoyé à 500 de ses abonnés, il existe une très forte probabilité qu il le considère comme un SPAM. Un FAI peut se contenter de rejeter l , mais peut également «blacklister» l expéditeur, c est à dire que tous les s que vous enverrez à un abonné free (même à un seul destinataire) seront systématiquement rejetés (sans notification). Il est donc absolument nécessaire d utiliser des outils d envoi d s en masse, comme celui proposé par UGAL. l envoi de newsletters doit être fait dans le respect d une certain déontologie : o on n adresse sa newsletter qu aux destinataires qui s y sont inscrits o on place toujours un lien de désabonnement en bas de la newsletter o on n envoie pas de newsletters trop fréquemment (min. 2 à 3 semaines entre deux newsletters) o on s efforce d envoyer des newsletters qui proposent une information ou un avantage significatif pour son destinataire (une information importante, un nouveau produit, un événement, un code promotionnel ) il existe plusieurs formats d , et de très nombreux logiciels ou webmails (logiciel d en ligne) dont les standards diffèrent encore plus que ceux des navigateurs internet : en clair, un qui s affiche parfaitement chez vous ne s affichera pas nécessairement très bien chez les destinataires de votre newsletter. Les 2 principaux formats sont : 1. texte brut (sans fioritures) forces : o lisible dans n importe quel logiciel de mail ou webmail o très légère (texte uniquement, très rapide à télécharger sur un téléphone mobile par exemple) o peu coûteuse à fabriquer faiblesses : o aspect rustique o aucune identité visuelle, pas de logo, pas de photos 2. HTML on crée un fichier HTML (comme une page web) dans lequel on mixe du texte et des images (on peut se contenter exclusivement d images) graphiquement, on peut utiliser les polices que l on souhaite dans les images, mais pas dans le texte, qui s affichera dans une police «standard web» (une des 5 polices disponibles sur tous les ordinateurs) forces : o aspect visuel beaucoup plus attrayant qu une newsletter en texte brut o possibilité de créer des liens sur des images (comme un bouton, ou la photo d un produit) vers la page souhaitée du site web faiblesses : o difficile à fabriquer, donc coûteux o de nombreux services de mail n affichent pas les images tant que l utilisateur n a pas cliqué sur «télécharger les images» : une partie des destinataires aura donc une barrière à la lecture, que certains ne franchiront pas

2 exemple de newsletter en texte brut exemple de newsletter en HTML (textes + images) exemple de newsletter en HTML (images uniquement)

3 En pratique conseils d ordre général Précieuse mailing list Les abonnés à votre mailing-list représentent un patrimoine pour votre site : c est la liste de ceux qui souhaitent rester informés de votre activité. En termes marketing, il s agit de votre «base de clients», que vous devez «fidéliser». Il convient donc : - de leur adresser au moins une newsletter dans l année - d ajouter de manière proactive à votre mailing-list vos partenaires professionnels, vos clients, et toute personne ayant témoigné un intérêt pour vos activités - de maintenir votre mailing-list à jour, de manière centralisée et sauvegardée (surtout si vous n utilisez pas l outil de gestion des abonnés proposé par UGAL) Newsletters HML : connaissances pluridisciplinaires requises Les newsletters en HTML sont complexes à fabriquer et à envoyer. De plus, si elles ne sont pas conçues par un professionnel, elles risquent d être peu lisibles, voir illisibles pour vos destinataires, ce qui peut s avérer nuisible à l image de votre entreprise. Ma recommandation est donc la suivante : - soit vous envoyez des s en texte brut couplés ou non avec une «news» dans votre rubrique d actualités - soit vous faites appel à un professionnel et êtes prêt(e) à consacrer un budget non négligeable Plateformes d envoi d s en masse Si vous êtes avide de connaissance et avez déjà un certain savoir-faire en matière de fichiers graphiques et HTML, les plateformes que je recommande sont les suivantes (anglophones) : - CampaignMonitor (www.campaignmonitor.com) - frais fixe de $5 + 1 cent/destinataire - MailChimp (www.mailchimp.com) abonnement mensuel, gratuit pour moins de 500 abonnés - ConstantContact (www.constantcontact.com) - abonnement mensuel Manipulation de fichiers graphiques - un logiciel comme Adobe Photoshop est fortement recommandé - un web designer formé à l utilisation de ce logiciel est souvent indispensable Edition d un fichier HTML Il existe des éditeurs HTML gratuits simples et efficaces : - NVU (Mac et Windows, téléchargeable sur - SeaMonkey (Mac, Windows et Linux, téléchargeable sur L utilisation d un éditeur permet rapidement au néophyte de créer un fichier propre. Néanmoins, il est recommandé de créer son fichier d une traite, en tâtonnant le moins possible : en effet, les éditeurs rendent le HTML accessible, mais ont tendance à créer de la pollution dans le code lors de l édition multiple d une page. Il sera nécessaire de «nettoyer le code» manuellement dans la source pour enlever les reliquats de balises qui pourraient nuire à la bonne interprétation du fichier dans certains logiciels de messagerie ou navigateurs intolérants. Choix du jour et de l horaire pour envoyer votre newsletter Si les jours et horaires diffèrent selon le type de newsletter, voici quelques conseils pour cerner cette question : - il est en général peu recommandé d envoyer une newsletter la nuit, parce que les destinataires, ouvrant leur boîte mail le lendemain matin, risquent fort de ne pas la lire pour se concentrer sur des s plus importants pour eux - si vous vous adressez à des professionnels (cible BtoB), prenez en compte les horaires du métier, et faites en sorte que votre newsletter arrive pendant les heures ouvrables de la semaine. - si vous vous adressez au grand public (cible BtoC), essayez de vous mettre à la place du destinataire pour définir l heure d envoi : visez les moments «creux» de la journée, évitez le lundi matin (moment classique pour les réunions), concentrez-vous plutôt sur la fin de matinée ou le milieu d après-midi, évitez le matin tôt ou juste après le déjeuner pour que votre newsletter ne soit pas noyée au milieu de dizaines d autres s reçus lors de la pause déjeuner par exemple.

4 Créer une newsletter avec Campaign Monitor 1. préparation - checklist a. posséder ou créer un compte Campaign Monitor b. définir le contenu de la lettre d information titre / sujet information(s) clé(s) / textes visuels souhaités (dans le cas d une newsletter en HTML) c. définir / mettre à jour la mailing list rassembler les adresses dans un fichier excel, placées verticalement les unes au-dessous des autres enregistrer le fichier au format CSV (dans Excel, enregistrer sous, format CSV) dans un dossier facile à trouver sur votre disque dur d. définir l aspect graphique / le brief destiné au web designer / les liens vers le site mise en page du gabarit de newsletter (on s efforce de garder une continuité dans le thème graphique entre 2 newsletters, mais également entre la newsletter et le site web) images souhaitées (préparer les fichiers ou les faire faire par un web designer) liens souhaités (vers les pages du site) 2. créer le fichier HTML créer un document HTML vierge créer un tableau dans lequel on insèrera les textes et les images, largeur max. recommandée de 810px dans le cas de newsletters texte + images, les images doivent être insérées en spécifiant leur taille ou en les encastrant dans des cellules de tableau insérer les liens souhaités (vers les pages du site) o lien vers la page d accueil du site o lien vers une news contenant des détails supplémentaires o lien vers une page (produit par ex.) insérer un lien de désabonnement en bas de page 3. tester et valider le fichier HTML un fichier HTML peut être ouvert avec n importe quel navigateur internet si le fichier s affiche correctement dans un navigateur qui respecte la norme (Firefox, Chrome, Safari), il faut tout de même vérifier qu il s affiche correctement dans les navigateurs plus problématique (Internet Explorer, en particulier Internet Explorer 6, en voie d obsolescence, mais encore très utilisé) vérifier que chaque lien fonctionne correctement 4. intégration, test & envoi de la newsletter dans Campaign Monitor CampaignMonitor est très intuitif et particulièrement clair. Laissez-vous guider. 3 éléments seront exigés par Campaign Monitor lors de la préparation de l envoi de la newsletter : A. la newsletter elle-même au format HTML B. les images de la newsletter compressées dans une archive ZIP (même s il n y a qu une seule image) C. la mailing list au format CSV (pour créer un CSV dans Excel, faire Enregistrer Sous, et dans les formats, choisir CSV) Manage subscribers (gérer les destinataires) A. la première fois, cliquez sur le bouton à droite «Create a new list», nommez là, laissez l option par défaut «Single Opt-in», puis cliquez sur le bouton «Create list». B. cliquez sur «Add subscribers to your new list» C. cliquez sur l onglet «Import from a file», cochez la case «I confirm that all of these subscribers fall into the OK to use category» puis cliquez sur le bouton «Proceed with the import»

5 D. cliquez sur le bouton «Parcourir», sélectionnez sur votre disque dur le fichier CSV à jour contenant votre mailing list, puis cliquez sur le bouton «Import these subscribers» E. sur la page suivante, vérifiez que la colonne X contenant les adresses correspond à « Address». Tous les autres champs peuvent être notifiés «Skip this column». Cliquez sur le bouton «Next» F. si des erreurs sont survenues, cliquez sur le bouton «Fix these subscribers» et faites les corrections nécessaires (souvent un caractère en trop, ou un.com manquant) Create/Send Create a new campaign (Créer/envoyer créer une nouvelle campagne) A. Define the campaign name & sender (Définir le nom et l expéditeur de la campagne) a. Campaign name : soignez le titre de votre campagne (usage interne CM ici) b. subject line : ce qui s affiche dans la case «Sujet» de l (à soigner) c. From name : nom de l expéditeur en toutes lettres (ex. : GELAMUR s.a.) d. From address : utiliser de préférence l adresse générale (ex. : e. Reply to address : utiliser de préférence la même que la précédente B. Select the format for this campaign (Sélectionner le format de cette campagne) a. choisir «HTML & plain text» C. Import your campaign (Importer votre campagne) a. charger le fichier HTML (1. The HTML page) b. charger le fichier ZIP contenant les images (2. All other files in zip format D. Approve your campaign content (Valider le contenu de votre campagne) a. cliquez «Preview this campaign» pour vérifier que votre newsletter est conforme à ce que vous voulez b. réimportez votre campagne en cliquant sur «Let me re-import my campaign» jusqu à obtenir le résultat souhaité E. Enter the text content for this campaign (Créer la version texte de votre campagne) a. cliquez sur «import it from your HTML» b. supprimez tout le contenu superflu F. Define the recipients for this campaign (Créer la version texte de votre campagne) a. cochez la case correspondant à la mailing list la plus récente b. cliquez sur le bouton «Next» G. Snapshot for (Vue d ensemble de la campagne ) a. récapitule l ensemble des éléments (campagne, contenu, destinataires) et vous permet de faire les éventuelles modifications nécessaires b. si tout est OK, cliquez sur le bouton «Test & define delivery» H. Test your campaign (Tester votre campagne) a. il est très important de tester avant de programmer votre campagne : envoyez-la à vous même et vérifiez le bon affichage de la newsletter ainsi que tous les liens cliquables qui y figurent (évitez le lien de désabonnement, cela pourrait être compliqué de le rétablir). b. si vous avez une testez la en priorité. I. Schedule campaign delivery (Programmer l envoi de votre campagne) a. vous pouvez soit envoyer la newsletter immédiatement en choisissant «Deliver the campaign immediately», soit la programmer en cliquant sur «Deliver at the following time» J. Pay for this campaign (Payer pour votre campagne) a. vous pouvez payer à l aide de «Credits» (intéressants si votre mailing list est massive ou si vous envoyez beaucoup de newsletters, puisque les tarifs sont dégressifs sur les gros volumes), ou bien payer par carte de crédit immédiatement (recommandé pour les envois raisonnables pour un seul» client»)

6 Les rapports (reports) dans Campaign Monitor L intérêt majeur Campaign Monitor est de vous donner des outils puissants d analyse de l impact de votre newsletter en «traquant» nominativement le comportement de chacun de vos destinataires, ce qui vous permet de consulter les informations suivantes (en temps réel mais aussi de manière historisée ou comparative entre différentes campagnes) : ouvertures uniques (unique opens) : nombre et adresse des gens qui ont vu votre newsletter rejetées (bounced) : soit l adresse était erronée, soit votre newsletter a été rejetée par le serveur (système antispam un peu sévère, compte saturé, panne momentanée ) non ouvertes : nombre de destinataires n ayant pas ouvert votre newsletter taux d ouverture : rapport en pourcentage entre le nombre d ouvertures uniques et de non ouvertes taux de clic : rapport entre le nombre de personnes qui ont ouvert et cliqué sur votre newsletter et ceux qui l ont ouverte taux de désinscription : rapport entre le nombre de destinataires et le nombre de désabonnements sur cette campagne nombre de déclaration de votre newsletter comme SPAM : certains logiciels ou serveurs de mail (notamment Hotmail, qui pousse ses utilisateurs à être actifs dans la politique antispam) permettent à qui le souhaite de déclarer un comme un SPAM. Si le contenu de votre newsletter correspond à votre métier et que votre mailing list est suffisamment à jour et déontologiquement correcte, ce chiffre doit rester à 0.

7 Google Analytics et vos newsletters Comme les newsletters sont essentiellement conçues pour créer du trafic sur votre site, c est Google Analytics qui vous permettra de mesurer leur impact. Voici deux astuces pour identifier clairement les impacts de vos newsletters sur votre audience : 1. créez une annotation précisant la date de l envoi de votre newsletter (clic droit sur la date puis «créer une annotation») 2. dans le cas des sites marchands, ajoutez un «tracker» dans l URL : pour ce faire, ajoutez à la fin de l URL des liens présents dans la newsletter une variable reconnaissable de type?ugt=newsletter-mai-2010 (sans accent, sans espace, sans slash ni ponctuation) Exemple : au lieu de

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