Aide au lien pour l auteur détenu en tant que proche de mineur

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1 Vade-mecum à l annexe n 15 Aide au lien pour l auteur détenu en tant que proche de mineur 1 Bénéficiaire/Client 2 Mission 3 Prestation (art1.3) Auteur détenu (art 10) Aide au lien (art.11, 2 ) Aide au lien pour l auteur détenu en tant que proche de mineur 1

2 PROCESSUS SUPPORT PROCESSUS SUPPORT PHASE PREALABLE INPUT : RÉCEPTION DE LA DEMANDE 1. ENCODAGE DE LA DATE DE RECEPTION DE LA DEMANDE DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION 1. SOUS-PROCESSUS : CLARIFICATION DE LA DEMANDE 1.1. Activité : réception directe de la demande Tâche: noter tous les éléments pertinents Tâche : noter les coordonnées de la personne Tâche : noter la date de la demande Tâche : vérifier si la personne a déjà bénéficié du Service Tâche : rédiger l accord de principe entre le partenaire et direction de l établissement Tâche : transmettre l accord de principe, si nécessaire 1.2. Activité : réception de la demande via un tiers Tâche : analyser la demande du tiers Tâche : s assurer auprès de l auteur détenu qu'il adhère à la demande Tâche : faire offre de service Tâche : noter tous les éléments pertinents Tâche : noter les coordonnées de l auteur détenu et du tiers Tâche : noter la date de la demande Tâche : vérifier si l auteur détenu et/ou le tiers a déjà bénéficié du Service Tâche : offrir une aide hors établissement, si nécessaire 2

3 Tâche : rédiger l accord de principe entre le partenaire et direction de l établissement Tâche : transmettre l accord de principe, si nécessaire Tâche : informer le tiers de la possibilité d une offre de service, si nécessaire 1.3. Activité : traitement de la demande Tâche : analyser les informations dans le cadre de la demande de l auteur détenu Tâche : déterminer si la demande rentre dans les conditions Tâche : contrôler la bonne compréhension de la demande Tâche : si nécessaire, corriger la demande Tâche : travailler sur l adéquation de l offre avec la demande Tâche : si nécessaire, réorienter Tâche : créer le dossier papier Tâche : lire les documents Tâche : indexer les documents dans le dossier papier 2. SOUS-PROCESSUS : PRISE DU PREMIER RENDEZ_VOUS 2.1. Activité : prise du premier rendez-vous avec l auteur détenu Tâche: déterminer le professionnel en charge Tâche : consulter les disponibilités du professionnel Tâche : consulter les disponibilités de l auteur détenu Tâche : déterminer la date qui convient aux deux Tâche : noter la date de rendez-vous à l agenda du travailleur chargé de l entrevue avec l auteur détenu Tâche : confirmer le rendez-vous à l auteur détenu Tâche: si nécessaire, informer l auteur détenu du délai de prise en charge 2.2. Activité : vérification de l implication des proches Tâche: contacter les proches Tâche: s assurer de l accord de principe des parties vis-à-vis du dispositif Tâche : fixer une date pour un premier rendez-vous 3

4 3. SOUS-PROCESSUS : GESTION DE SITUATIONS PROBLÉMATIQUES 3.1. Activité : le premier rendez-vous est reporté par le Partenaire Tâche : reporter le rendez-vous dans l agenda Tâche : prendre contact avec l auteur détenu et si nécessaire le proche Tâche : proposer à l auteur détenu et si nécessaire au proche de refixer un rendez-vous 3.2. Activité : Le premier rendez-vous est annulé par l auteur détenu Tâche : annuler le rendez-vous dans l agenda du professionnel Tâche : demander explication sur la raison de l annulation Tâche : valider les raisons de l annulation Tâche : si nécessaire, proposer à l auteur détenu et si nécessaire au proche un autre rendez-vous Tâche : le cas échéant, clôturer le dossier 3.3. Activité : le premier rendez-vous est annulé car impossibilité d accès à la prison Tâche : s informer auprès de l établissement sur la situation Tâche : informer l auteur détenu et si nécessaire le proche Tâche : fixer un nouveau rendez-vous dès que la situation le permet 4. SOUS-PROCESSUS : GESTION D INCIDENTS 4.1. Activité : absence constatée lors du premier rendez-vous Tâche : contacter l auteur détenu et/ou le proche Tâche : annuler le rendez-vous dans l agenda Tâche : demander explication sur la raison de l absence Tâche : valider les raisons de l absence Tâche : si nécessaire, fixer à l auteur détenu et/ou au proche un nouveau rendez-vous Tâche : le cas échéant, clôturer le dossier 5. SOUS-PROCESSUS : GESTION GÉNÉRALE DU SERVICE 5.1. Activité : organisation du travail d équipe 4

5 Tâche : gérer l agenda de service Tâche : répartir la charge de travail au sein de l équipe Tâche : organiser les réunions d équipe et de projets Tâche : organiser et gérer le bien-être au travail Tâche : organiser et gérer les circuits de communication Tâche : organiser et gérer les processus de travail internes 5.2. Activité : gestion du courrier Tâche : réceptionner le courrier Tâche : répartir le courrier Tâche : assurer le suivi adéquat au courrier 5.3. Activité : gestion des dossiers papiers Tâche : constituer un dossier papier par auteur détenu Tâche : conserver l ensemble des documents liés à l auteur détenu dans le dossier Tâche: noter les informations pertinentes par rapport à l auteur détenu et/ou au proche dans le dossier Tâche : référencer les activités liées à l auteur détenu et/ou au proche dans le dossier 5.4. Activité: gestion du classement et de l archivage des dossiers papiers Tâche : classer les dossiers papier si nécessaire, dans des armoires sécurisées Tâche : utiliser un système de classement permettant de retrouver de manière aisée les dossiers 5.5. Activité : gestion financière du service Tâche : tenir au quotidien les comptes et la trésorerie Tâche : gérer les dépenses conformément aux législations en vigueur Tâche : gérer, avec l établissement, le suivi comptable en rapport avec les missions 5.6. Activité : gestion des ressources humaines Tâche : établir l'horaire de travail des professionnels Tâche : respecter les procédures d accès à l établissement (art1.3 Décret) 5

6 Tâche : gérer les rémunérations Tâche : suivre la carrière des professionnels Tâche : sélectionner / engager / licencier Tâche : évaluer les professionnels Tâche : gérer les contrats 5.7. Activité : gestion logistique Tâche : assurer la gestion logistique nécessaire à l exercice correct des missions Tâche : déposer en début de journée la liste des auteurs détenus à voir Tâche : informer la direction de l établissement de l état des activités et des projets Tâche : rencontrer régulièrement la direction de l établissement Tâche : accomplir les diverses procédures d accès à l établissement Tâche : s informer des disponibilités des locaux respectant les conditions qui permettent l exercice de la mission dont notamment la confidentialité des échanges Tâche : s assurer de la confidentialité et de la sécurisation des documents au sein de l établissement 6. SOUS-PROCESSUS : GESTION DE LA QUALITÉ 6.1. Activité : formation des professionnels Tâche : évaluer le niveau des habiletés et des compétences nécessaires à la fonction Tâche : évaluer la correspondance entre les compétences et habiletés du professionnel et celles nécessaires à la fonction Tâche : sélectionner des formations Tâche : s assurer de la participation des professionnels aux formations Tâche : mutualiser en équipe les acquis 6.2. Activité : suivi (si nécessaire en équipe) des dossiers individuels (rencontres+entretiens) Tâche : faire le point des différents dossiers en cours 6

7 Tâche : discuter de la méthodologie si nécessaire Tâche : mettre au point les modalités d intervention dans les dossiers en cours Tâche : planifier le type d intervention dans les dossiers en cours Tâche : organiser l agenda des interventions et fixer des priorités Tâche : assurer la prise en charge multidisciplinaire 6.3. Activité : échange de pratiques entre praticiens Tâche : organiser un espace d échange de savoirs avec des praticiens extérieurs et/ou internes Tâche : débattre d une problématique spécifique Tâche : analyser les possibilités d améliorations qualitatives Tâche : si nécessaire et si possible, améliorer les pratiques 6.4. Activité : travail en réseau Tâche : solliciter une réunion de réseau Tâche : le cas échéant, répondre à la sollicitation de l acteur du réseau à l origine de la réunion Tâche : définir la prise en charge la plus adéquate avec les divers acteurs des différents réseaux Tâche : se coordonner avec les divers acteurs des différents réseaux sur la prise en charge la plus adéquate pour résoudre la problématique Tâche : travailler à la complémentarité des offres de service avec les acteurs externes Tâche : élaborer les conventions de collaboration avec les intervenants externes, si nécessaire. 7. SOUS PROCESSUS : CONCEPTION DES ACTIVITES COLLECTIVES OU FESTIVES AVEC LES AUTEURS DÉTENUS ET LEURS PROCHES 7.1. Activité : conception d une rencontre collective ou festive Tâche : répondre à un besoin constaté Tâche : créer une rencontre collective en adéquation avec le besoin Tâche : déterminer en équipe le duo d intervenants qui va concevoir la rencontre collective Tâche : identifier le(s) groupe(s) cible(s) : auteurs détenus et enfants et si nécessaire proches 7

8 Tâche : déterminer le contenu, la méthodologie et les supports d expression Tâche : réunir les collaborations extérieures, si nécessaire Tâche : déterminer les modalités pratiques de la rencontre collective 7.2. Activité : gestion logistique des rencontres collectives Tâche organiser et gérer l intendance des rencontres collectives (salles, restauration, matériel,.) Tâche : gérer et planifier les modalités de déplacement avec un intermédiaire, si nécessaire Tâche : introduire la demande d autorisation d amener le matériel spécifique à l activité organisée, si nécessaire Tâche : soumettre la liste des participants à la direction de l établissement Tâche : déposer à l access de l établissement la liste des personnes à rencontrer validée par l établissement OUTPUT : PREMIER RENDEZ-VOUS A LIEU 8

9 PROCESSUS MÉTIER PHASE ACTIVATION PROCESSUS METIER PHASE ACTIVATION INPUT : PREMIER RENDEZ-VOUS A LIEU 1. ENCODAGE DE LA DATE DU PREMIER RENDEZ-VOUS DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION 1. SOUS-PROCESSUS : MISE A NIVEAU CONJOINTE 1.1. Activité : travailler sur l adéquation de la problématique de l'auteur détenu par rapport à l offre d intervention Tâche : récolter les éléments d information utiles à l intervention Tâche : si nécessaire, orienter vers la modalité de rencontre encadrée individuelle Tâche : fixer l agenda des entretiens de suivi 1.2. Activité : travailler sur l adéquation de la situation des proches par rapport à l offre d intervention Tâche : récolter les éléments d information utiles à l intervention Tâche : travailler sur l adéquation de l offre Tâche : vérifier les possibilités de déplacement des proches Tâche : si nécessaire, faire appel à la collaboration d un intermédiaire Tâche : fixer l agenda des rencontres 1.3. Activité : installer la relation de confiance avec l'auteur détenu et avec les proches Tâche : entendre de l'auteur détenu et les proches 9

10 Tâche : comprendre l'auteur détenu et les proches 1.4. Tâche : prendre en compte la réalité du vécu de l'auteur détenu et des proches Tâche: s ajuster à l'auteur détenu et les proches 1.5. Activité : exposer le déroulement de l intervention Tâche: expliquer les modalités de l intervention Tâche : expliquer les objectifs Tâche : expliquer la méthodologie Tâche: décrire et commenter le cadre d intervention (charte) Tâche : vérifier la compréhension du cadre d intervention Tâche : écouter les remarques de l'auteur détenu et des proches 1.6. Activité : détermination (en équipe d intervenants) de l intervention Tâche : transmettre et échanger l information en équipe Tâche: formuler des hypothèses de travail Tâche : sélectionner et déterminer une intervention en aide au lien Tâche : évaluer l intervention Tâche : gérer les urgences Tâche : organiser l agenda des interventions et fixer des priorités 2. SOUS PROCESSUS : CREATION DES ACTIVITES COLLECTIVES OU FESTIVES ET RENCONTRES INDIVIDUELLES AVEC LES AUTEURS DÉTENUS ET LEURS PROCHES 2.1. Activité : création de la rencontre individuelle, collective ou festive Tâche : annoncer la rencontre Tâche : informer le public concerné de la rencontre prévue Tâche : déterminer le cadre de la rencontre (règles) Tâche : préparer la rencontre Tâche : programmer et gérer le planning Tâche : mettre en œuvre les préparatifs nécessaires à l activité 3. SOUS-PROCESSUS : GESTION D INCIDENTS 3.1. Activité : constat d impossibilité de rencontre physique Tâche : définir d autres modalités de lien que la rencontre physique (contacts téléphonique, courrier, échanges, etc.) 10

11 Tâche : programmer les entretiens de suivi Tâche : le cas échéant, debriefer avec l auteur détenu Tâche : clôturer la prestation OUTPUT : LA RENCONTRE A LIEU 11

12 PHASE EXÉCUTION PROCESSUS METIER PHASE EXECUTION INPUT: LA RENCONTRE A LIEU DANS LE SYSTÈME DE 1. ENCODAGE DE LA DATE DE LA RENCONTRE L ADMINISTRATION 1. SOUS PROCESSUS : ACCUEIL 1.1. Activité : accueil physique au sein de l établissement Tâche : demander au centre de faire venir l auteur détenu Tâche : accueillir le(s) proche(s) de l'auteur détenu 2. SOUS PROCESSUS : MISE EN ŒUVRE DE L AIDE AU LIEN INDIVIDUELLE (rencontre encadrée individuelle) 2.1. Activité : rencontre entre le(s) proche(s) et un auteur détenu Tâche : vérifier, dans l intérêt des parties, la faisabilité de la rencontre Tâche : écouter activement les demandes de l auteur détenu et du (ou des) proche(s) Tâche : convenir des objectifs de la rencontre Tâche : vérifier l adéquation horaire pour la rencontre suivante Tâche : travailler sur la création, le maintien ou la restauration de relation de l auteur détenu avec son (ses) proche(s) en mettant en œuvre des supports méthodologiques adaptés et les conditions particulières de prise en charge déterminées Tâche: veiller au respect du cadre (charte) Tâche : créer/maintenir un climat favorable à la relation 2.2. Activité : si nécessaire, entretien de suivi avec l auteur détenu et si nécessaire avec le(s) proche(s) Tâche: débriefer l activité en fonction des objectifs déterminés en préparation 12

13 Tâche : adapter l activité en fonction des réactions des participants Tâche : transmettre à la demande de l auteur détenu, et /ou du (des) proche(s), les documents utiles en concertation avec l intervenant ainsi qu en respectant les réglementations en vigueur Tâche : si nécessaire, préparer la prochaine rencontre 2.3. Activité : gestion de la relation Tâche : créer/maintenir un climat favorable à la relation Tâche : créer/maintenir les différentes relations des participants avec l intervenant Tâche : créer/maintenir les différentes relations entre chaque auteur détenu et/ou son (ou ses) proche(s) 3. SOUS PROCESSUS : ANIMATION D UNE ACTIVITÉ COLLECTIVE OU FESTIVE D'AIDE AU LIEN ENTRE AUTEURS DÉTENUS ET PROCHES 3.1. Activité : mise en œuvre de la rencontre collective ou festive Tâche : rappeler le cadre de l activité (charte) Tâche : vérifier, dans l intérêt des parties, la faisabilité de la rencontre Tâche : mettre œuvre des méthodologies adaptées pour nourrir les relations entre les auteurs détenus et leurs proches Tâche: veiller au respect du cadre 3.2. Activité : si nécessaire, entretien de suivi avec chaque auteur détenu et si nécessaire avec son (ses) proche(s) Tâche: débriefer l activité en fonction des objectifs déterminés en préparation Tâche : adapter l activité en fonction des réactions des participants Tâche : transmettre à la demande de l auteur détenu, et /ou du (des) proche(s), les documents utiles en concertation avec l intervenant ainsi qu en respectant les réglementations en vigueur 3.3. Activité : gestion de la relation Tâche : créer/maintenir un climat favorable à la relation Tâche : créer/maintenir les différentes relations des participants avec l animateur Tâche : créer/maintenir les différentes relations entre chaque auteur détenu et/ou son (ou ses) proche(s) Tâche : créer/maintenir les différentes relations entre tous les participants 13

14 4. SOUS PROCESSUS : GESTION DES SITUATIONS PROBLÉMATIQUES 4.1. Activité : constat de difficultés relationnelles lors d une rencontre Tâche : concilier les parties vers un aménagement des modalités de rencontre Tâche : adapter les modalités de rencontre et/ou ajuster l intervention Tâche : si nécessaire, proposer une collaboration avec une autre offre de service Tâche : Le cas échéant, réorienter vers une autre offre de service Tâche : clôturer 4.2. Activité : changement de groupe pour une rencontre collective Tâche : réorienter, en cas de demande du ou des participant(s) ou du ou des intervenant(s), vers une autre activité Tâche : le cas échéant, proposer une rencontre encadrée individuelle Tâche : le cas échéant, clôturer 4.3. Activité : report de l entretien ou de la rencontre par le partenaire Tâche : refixer un rendez-vous Tâche : enregistrer l annulation dans le dossier Tâche : noter le nouveau rendez-vous dans le dossier Tâche: avertir l auteur détenu et le (les) proche(s) Tâche : ajuster les modalités de déplacement avec un intermédiaire, si nécessaire 4.4. Activité : annulation de l entretien/de la rencontre pour des raisons liées au fonctionnement de l établissement Tâche : s informer auprès de l établissement Tâche contacter l auteur détenu et/ou le (les) proche(s) Tâche : reporter l entretien/la rencontre dans l agenda Tâche : informer de la nouvelle date Tâche : le cas échéant, annuler Tâche : si possible, refixer une date Tâche : ajuster les modalités de déplacement avec un intermédiaire, si nécessaire 4.5. Activité : annulation de l entretien/la rencontre par le partenaire Tâche : contacter les inscrits Tâche : reporter l activité dans l agenda Tâche : s assurer de la disponibilité des locaux 14

15 Tâche : informer les inscrits et l établissement, si nécessaire de la nouvelle date Tâche : ajuster les modalités de déplacement avec un intermédiaire, si nécessaire 4.6. Activité : réajustement du nombre de participants en fonction de la capacité maximale d accueil Tâche : recenser les inscriptions Tâche : adapter les modalités de mise en œuvre de l activité 5. SOUS-PROCESSUS : GESTION D INCIDENTS 5.1. Activité : transgression des règles du cadre (charte) Tâche : relever la transgression Tâche : rappeler la règle (charte) Tâche : adapter la modalité de suivi Tâche : le cas échéant, clôturer 5.2. Activité : gestion de l'absence à un entretien/rencontre d un auteur détenu et/ou de son (ses) proche(s) Tâche : contacter l auteur détenu et/ou le (ou les) proche(s) Tâche : si l auteur détenu et/ou le (ou les) proche(s)ne répond pas, s informer sur leur(s) situation(s) Tâche : annuler le rendez-vous dans l agenda Tâche : enregistrer l absence dans le dossier Tâche : demander explication sur la raison de l absence Tâche : valider les raisons de l absence Tâche : si nécessaire, dans l intérêt de l auteur détenu et/ou du (ou des) proche(s), lui (leur) fixer un nouvel entretien/rencontre Tâche : indiquer le nouveau rendez-vous dans le dossier Tâche : le cas échéant, clôturer OUTPUT : LA DERNIERE RENCONTRE/ENTRETIEN A LIEU PHASE CLÔTURE 15

16 PROCESSUS METIER PHASE CLÔTURE INPUT : LA DERNIERE RENCONTRE/ENTRETIEN A LIEU 1. ENCODAGE DE LA DATE DE LA DERNIERE RENCONTRE /ENTRETIEN DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION 1. SOUS PROCESSUS : CLOTURE NEGOCIEE 1.1. Activité : bilan de l intervention avec l auteur détenu Tâche : entendre les demandes de clôture de l auteur détenu et/ou du (des) proche(s) en cours d intervention Tâche : apprécier la possibilité d une clôture de l intervention de la part de l intervenant Tâche : proposer à l auteur détenu et/ou au (aux) proche(s) de clôturer l intervention Tâche : évoquer à nouveau la situation initiale et actuelle Tâche : évoquer à nouveau les perspectives fixées et évaluer les perspectives atteintes Tâche : faire état du mode relationnel actuel Tâche : si le mode relationnel actuel est jugé insatisfaisant par l auteur détenu et /ou le (les) proche(s), mais pas par l intervenant, réorienter les parties 1.2. Activité : bilan de l intervention avec le(s) proche(s) Tâche : entendre les demandes de clôture de l auteur détenu et/ou du (des) proche(s) en cours d intervention Tâche : apprécier la possibilité d une clôture de l intervention de la part de l intervenant Tâche : proposer à l auteur détenu et/ou au (aux) proche(s) de clôturer l intervention Tâche : évoquer à nouveau la situation initiale et actuelle Tâche : évoquer à nouveau les perspectives fixées et évaluer les perspectives atteintes Tâche : faire état du mode relationnel actuel Tâche : si le mode relationnel actuel est jugé insatisfaisant par l auteur détenu et /ou le (les) proche(s), mais pas par l intervenant, réorienter les parties 16

17 1.3. Activité : clôture de l intervention Tâche : analyser les appréciations des participants Tâche : rédiger une note de clôture par les intervenants Tâche : si nécessaire, présenter en réunion interne du Partenaire 1.4. Activité : clôture administrative Tâche : archiver le dossier papier Tâche : transmettre à la demande de l auteur détenu, et /ou du (des) proche(s), les documents utiles en concertation avec l intervenant ainsi qu en respectant les réglementations en vigueur 2. SOUS-PROCESSUS : CLÔTURE UNILATÉRALE 2.1. Activité : clôture de la prestation liée au statut du bénéficiaire et /ou du(des) proche(s), (transfert, décès, majorité de l enfant) ou suite à un incident Tâche : rédaction de la note de clôture Tâche : inclure dans le dossier papier Tâche : clôturer le dossier Tâche : archiver le dossier papier Tâche : transmettre, à la demande de l auteur détenu, et /ou du (des) proche(s), les documents utiles OUTPUT : LA PRESTATION EST CLÔTURÉE ENCODAGE DE LA DATE DE CLOTURE DE LA PRESTATION DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION 17