Dossier en ligne. Guide destiné au responsable de la gestion des accès

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1 Guide destiné au responsable de la gestion des accès

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Généralités Accès au dossier en ligne Gestion des accès des utilisateurs Modifier votre profil d utilisateur Consulter et modifier les informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe Gérer les accès au dossier Utilisateur présent dans le répertoire des utilisateurs Ajouter un nouvel utilisateur Ajouter un utilisateur qui vous a fourni son code Attribuer un nouveau mot de passe à un utilisateur qui l a oublié Modifier le profil d un utilisateur Mot de passe oublié par le responsable de la gestion des accès...24 La Financière agricole du Québec 2

3 1. Généralités La Financière agricole du Québec offre un tout nouveau dossier en ligne à ses clients. Ainsi, les entreprises agricoles et agroalimentaires peuvent consulter tous les produits qu ils détiennent à la FADQ et obtenir plusieurs renseignements complémentaires. Comme chaque dossier d entreprise est sous la responsabilité d UNE personne, nommée «responsable de la gestion des accès», La Financière agricole a créé le présent document en vue d expliquer, de façon simple, les procédures à suivre pour bien gérer les droits d accès des différents utilisateurs d un dossier en ligne. Pour accéder à un dossier d entreprise, il faut d abord posséder un code d utilisateur et un mot de passe. En novembre 2007, lors du lancement du nouveau dossier en ligne, des codes ont été attribués par La Financière agricole et transmis dans une lettre envoyée au propriétaire ou à l un des associés de chaque entreprise. La première personne au sein d une entreprise qui utilise le code d utilisateur et le mot de passe et qui accède au dossier en ligne devient automatiquement la personne responsable de la gestion des accès. Besoin d un code d utilisateur? Le code d utilisateur et le mot de passe sont perdus ou périmés? Rendez-vous sur le site de La Financière agricole au et cliquez sur «Inscription», dans la section Dossier en ligne. Vous pouvez également communiquez avec un centre de services de la FADQ. Être responsable de la gestion des accès ou déléguer cette responsabilité? La Financière agricole invite d abord ses clients (le propriétaire ou un des associés de l entreprise) à accéder à leur dossier, puis à tenir le rôle de «responsable». Toutefois, les clients peuvent confier cette responsabilité à une autre personne de confiance (par exemple : leur conjoint(e), un(e) employé(e), etc.). Le propriétaire ou un des associés de l entreprise doit alors remplir et signer le formulaire Demande de désignation d un responsable de la gestion des accès (offert dans la section Informations du dossier en ligne, dans le site ou dans un centre de services de La Financière agricole). Un code d utilisateur et un mot de passe seront alors attribués à la personne désignée comme «responsable de la gestion des accès» du dossier et transmis dans une lettre envoyée au demandeur (propriétaire ou associé qui aura rempli le formulaire Demande de désignation d un responsable de la gestion des accès). Rôle de la personne responsable de la gestion des accès La personne responsable de la gestion des accès d un dossier en ligne peut non seulement consulter toutes les informations contenues dans le dossier de l entreprise, mais elle peut également utiliser l ensemble des services transactionnels qui y sont offerts. Par ailleurs, cette personne peut : fournir un code d utilisateur et un mot de passe à plusieurs autres personnes dont les tâches nécessitent un accès au dossier; gérer les droits d accès de ces personnes (droits de consultation ou de transaction) selon les différentes sections du dossier en ligne; retirer, au besoin, le droit d accès de ces personnes. La Financière agricole du Québec 3

4 Les personnes autorisées à accéder au dossier en ligne d une entreprise reçoivent un code d utilisateur et un mot de passe temporaire. Dès lors, elles sont appelées «utilisateurs» du dossier en ligne. Il est important de mentionner qu en autorisant une personne à accéder au dossier en ligne de l entreprise, la personne responsable de la gestion des accès consent, du même coup, à ce que La Financière agricole divulgue des renseignements confidentiels. La Financière agricole du Québec 4

5 2. Accès au dossier en ligne Pour accéder au dossier en ligne d une entreprise, vous devez vous rendre sur le site de La Financière agricole du Québec au et cliquer sur dans le coin supérieur droit de l écran (panorama 1). Panorama 1 : Page d accueil du site de La Financière agricole Ce bouton vous mènera à la page «Authentification de l utilisateur» (panorama 2). Panorama 2 : Authentification de l utilisateur À cette étape, vous devez taper le code d utilisateur et le mot de passe qui vous ont été fournis par La Financière agricole. conduit à la page d accueil du site Internet de La Financière agricole du Québec. permet de poursuivre. La Financière agricole du Québec 5

6 Panorama 3 : Complétez votre authentification Vous êtes propriétaire unique? Inscrivez votre numéro d'assurance sociale. Ce dernier est requis uniquement la première fois que vous accédez au dossier en ligne. Il permet de confirmer votre identité. Vous êtes plus d un associé dans l'entreprise? Vous devez sélectionner votre nom dans la liste et inscrire votre numéro d'assurance sociale. Ce dernier est requis uniquement la première fois que vous accédez au dossier en ligne. Il permet de confirmer votre identité. Vous avez été nommé responsable de la gestion des accès? Vous devez inscrire votre information d authentification qui a été fournie sur le formulaire Demande de désignation d'un responsable de la gestion des accès. Cette information est requise uniquement la première fois que vous accédez au dossier en ligne. Il permet de confirmer votre identité. Voici ce qui apparaîtra à votre écran : conduit à l'étape précédente et les informations inscrites seront perdues. conduit à l'étape suivante de la procédure d authentification. La Financière agricole du Québec 6

7 À la prochaine étape d «Authentification de l'utilisateur» (panorama 4), nous vous demandons de sélectionner une question et une image. Dans le cas où vous oublieriez votre mot de passe, ces informations secrètes vous permettront de vous authentifier et d obtenir un nouveau mot de passe (explications à la section 4). Panorama 4 : Authentification de l'utilisateur (suite) 1. Choisissez une question dont vous vous souviendrez facilement de la réponse. 2. Choisissez une image que vous garderez en mémoire. L adresse électronique que vous allez fournir à cette étape sera utilisée par La Financière agricole pour vous transmettre un nouveau mot de passe, dans le cas où vous oublieriez celui que vous possédez actuellement. conduit à l'étape précédente. mène à l étape suivante, qui est la dernière de la procédure d authentification (panorama 5). La Financière agricole du Québec 7

8 Panorama 5 : Authentification de l utilisateur (suite) À cette dernière étape, nous vous invitons à choisir un nouveau mot de passe que vous devrez utiliser pour accéder à votre dossier en ligne les prochaines fois. Vous avez aussi la possibilité de modifier votre code d utilisateur, si vous le désirez. conduit à votre choix d informations secrètes (question et image). enregistre toutes les informations fournies à chacune des étapes de votre authentification et vous les présente (panorama 6). La Financière agricole du Québec 8

9 Panorama 6 : Authentification de l utilisateur (Fin) Vous pouvez imprimer la page présentant le panorama 6. En raison de la confidentialité des renseignements inscrits sur cette page, il vous revient de prendre toutes les mesures à votre portée pour conserver ces renseignements dans des conditions de sécurité optimales. permet de consulter le dossier en ligne. La Financière agricole du Québec 9

10 3. Gestion des accès des utilisateurs Vous pouvez accorder à d autres personnes l accès à votre dossier. Pour ce faire, vous devez cliquer sur «Gestion des accès» 1 à la première page de votre dossier en ligne. 1 Le panorama suivant affichera le menu de la gestion des accès (panorama 7). Panorama 7 : Gestion des accès Chacun des choix présentés dans le menu vous sera expliqué aux sections suivantes : 3.1 Modifier votre profil d utilisateur 3.2 Consulter et modifier les informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe 3.3 Gérer les accès au dossier La Financière agricole du Québec 10

11 3.1 Modifier votre profil d utilisateur Si vous désirez modifier votre mot de passe et votre adresse électronique, vous pouvez le faire en cliquant sur «Modifier votre profil d utilisateur» (panorama 7). Ce lien vous conduira à la page suivante : Panorama 8 : Modification de votre profil d utilisateur Vous avez le choix d entrer un nouveau mot de passe ou de changer votre adresse électronique. permet d annuler toutes les informations inscrites à l écran, puis de retourner à votre dossier en ligne. permet d enregistrer vos modifications. Un message de confirmation indiquant que le changement a bien été effectué s affichera à l écran. La Financière agricole du Québec 11

12 3.2 Consulter et modifier les informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe En tout temps, vous pouvez consulter et modifier vos informations secrètes, lesquelles vous permettront d obtenir un nouveau mot de passe en cas d oubli. Pour accéder à cette option (panorama 9), il suffit de cliquer sur «Consulter et modifier les informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe» (panorama 7). Dans la première section de la page, vous pouvez consulter la question choisie et la réponse fournie et les modifier, si vous le désirez. Dans la seconde section, l image que vous aviez choisie figure à l écran. Pour la modifier, vous n avez qu à sélectionner une nouvelle image. conduit au menu de la gestion des accès et aucune modification ne sera enregistrée. enregistre vos modifications et un message de confirmation indiquant que vos changements ont bien été effectués sera affiché à l écran. Panorama 9 : Consultation et modification des informations permettant d obtenir un nouveau mot de passe La Financière agricole du Québec 12

13 3.3. Gérer les accès au dossier Cette section explique : comment accorder et modifier les droits d accès des utilisateurs (consultation et transactions). la procédure à suivre pour accorder un nouveau mot de passe à un utilisateur qui l a oublié. Ces fonctions sont accessibles à partir du lien «Gestion des accès au dossier» (panorama 7), qui vous conduira à la page suivante. Panorama 10 : Gestion des accès au dossier 1 2 Lorsque vous accéderez au dossier en ligne pour la première fois, il est possible que des utilisateurs soient déjà inscrits dans le répertoire. Toutefois, ils n ont aucun droit. Il s agit d associés ou de partenaires de votre entreprise qui sont connus de La Financière agricole du Québec. Dans la section , nous vous expliquerons de quelle façon vous pouvez leur accorder des droits d accès. 1 En cliquant sur ce lien, vous obtiendrez le détail des droits d accès (panorama 10.1) de tous les utilisateurs inscrits dans le répertoire. Panorama 10.1 : Détailler les droits d accès La Financière agricole du Québec 13

14 2 En cliquant sur le nom d un utilisateur, vous aurez accès à son profil (panorama 10.2). Panorama 10.2 : Modification du profil d un utilisateur Suite des explications du panorama 10 ramène au menu de la gestion des accès (panorama 7). permet d inscrire une personne qui a déjà un code d utilisateur et de lui accorder des droits d accès. permet d inscrire une personne qui n a pas de code d utilisateur et de lui accorder des droits d accès. Les sections suivantes ( à ) vous expliqueront comment gérer les droits d accès des utilisateurs du dossier en ligne. La Financière agricole du Québec 14

15 3.3.1 Utilisateur présent dans le répertoire des utilisateurs Si un utilisateur est déjà présent dans le répertoire des utilisateurs (panorama 10), vous n avez qu à cliquer sur son nom pour visualiser son profil. Vous pouvez, en tout temps, modifier les informations concernant cet utilisateur et ses droits d accès (panorama 11). Panorama 11 : Modification du profil d un utilisateur Si aucun code d utilisateur n est inscrit, vous devez en composer un. Il doit contenir de 6 à 10 caractères (lettres ou chiffres). 2 Vous pouvez, soit composer un mot de passe, ou encore, demander au système d en créer un en cliquant sur. ** Le mot de passe doit être formé de 8 à 12 lettres et chiffres (au moins une lettre et au moins un chiffre). 3 Cochez les droits que vous voulez accorder à l utilisateur. conduit au répertoire des utilisateurs (panorama 10) et vos modifications ne seront pas enregistrées. permet d enregistrer les modifications que vous venez d apporter au profil de l utilisateur. Un message vous confirme que les changements ont été enregistrés. La Financière agricole du Québec 15

16 Message de confirmation : Vous pouvez imprimer cette page et la remettre à votre utilisateur. permet d imprimer cette page. Vous pourrez ainsi la remettre à votre utilisateur. conduit au répertoire des utilisateurs (panorama 10). La Financière agricole du Québec 16

17 3.3.2 Ajouter un nouvel utilisateur Vous pouvez ajouter un utilisateur en cliquant sur lien vous conduira à la page «Ajout d un nouvel utilisateur» (panorama 12). (panorama 10). Ce Panorama 12 : Ajout d un nouvel utilisateur Vous devez remplir chacun des champs de la section Identification de l utilisateur. 1 Vous pouvez, soit taper un code d utilisateur, ou en créer un en appuyant sur. * Le code d utilisateur doit être composé de 6 à 10 caractères (lettres ou chiffres). 2 De plus, vous pouvez, soit composer un mot de passe, ou encore, demander au système d en créer un en cliquant sur. ** Le mot de passe doit être formé de 8 à 12 caractères (lettres et chiffres) et doit contenir au moins une lettre et au moins un chiffre. 3 Dans la section Droits d accès, cochez les droits que vous voulez accorder à l utilisateur. conduit au répertoire des utilisateurs (panorama 10) et vos modifications ne seront pas enregistrées. permet d enregistrer votre utilisateur dans le répertoire du dossier en ligne. Un message vous confirme l enregistrement. La Financière agricole du Québec 17

18 Message de confirmation : permet d imprimer cette page. Vous pourrez ainsi la remettre au nouvel utilisateur. ramène à la page de saisie permettant d apporter des corrections, si nécessaire. conduit au répertoire des utilisateurs (panorama 10). Il se pourrait que vous ajoutiez un utilisateur qui possède déjà des droits d accès à un dossier en ligne d une autre entreprise. Le cas échéant, les informations que vous avez fournies ainsi que celles déjà connues par La Financière agricole seront affichées à l écran (panorama 13). La Financière agricole du Québec 18

19 Panorama 13 : Utilisateur déjà existant confirme les informations que vous avez entrées à l étape précédente. 2 présente les informations contenues dans le répertoire des utilisateurs de La Financière agricole du Québec. Si les renseignements de la section B sont exacts, cliquez sur. Ainsi, cet utilisateur conservera le code d utilisateur qu il possède déjà pour accéder aux dossiers en ligne pour lesquels des droits d accès lui ont été accordés. Si les renseignements ne correspondent pas, cliquez sur. Vous reviendrez à la page de gestion des accès au dossier (panorama 10), où vous pourrez recommencer à entrer le profil du nouvel utilisateur. La Financière agricole du Québec 19

20 3.3.3 Ajouter un utilisateur qui vous a fourni son code Dans certains cas, il se pourrait qu un utilisateur vous remette son code d utilisateur pour que vous lui accordiez des droits d accès à votre dossier. Dans cette situation, il s agit de cliquer sur (panorama 10) pour aller à la page «Ajout d un utilisateur ayant déjà un code» (panorama 14). Cet utilisateur aura ainsi un seul code pour accéder à l ensemble des dossiers en ligne pour lesquels il a des droits. Panorama 14 : Ajout d un utilisateur ayant déjà un code Entrez le code fourni dans le champ Code d utilisateur. permet de continuer l inscription de l utilisateur (panorama 15). conduit au répertoire des utilisateurs. La Financière agricole du Québec 20

21 Panorama 15 : Vérification des données Assurez-vous que les renseignements inscrits à la section Identification de l utilisateur ayant déjà un code correspondent à ceux de l utilisateur que vous désirez ajouter, puis accordez-lui les droits d accès que vous désirez. enregistre l inscription de l utilisateur et conduit au répertoire des utilisateurs. ramène à la page de saisie du code d utilisateur. La Financière agricole du Québec 21

22 3.3.4 Attribuer un nouveau mot de passe à un utilisateur qui l a oublié Pour attribuer un nouveau mot de passe à un utilisateur, il suffit de : 1. sélectionner son nom dans le répertoire des utilisateurs (panorama 10); 2. de lui créer un nouveau mot de passe (panorama 11). Prenez-le en note pour le fournir à la personne concernée, puis appuyez sur «Confirmer». La Financière agricole du Québec 22

23 3.3.5 Modifier le profil d un utilisateur Pour modifier le profil d un utilisateur, il suffit de : 1. sélectionner son nom dans le répertoire des utilisateurs (panorama 10); 2. d apporter les changements désirés (panorama 11). Vous pouvez ajouter ou retirer des droits à cet utilisateur et modifier son numéro de téléphone. Pour suspendre les droits d un utilisateur, il suffit de lui retirer tous ses droits d accès. Une fois les changements effectués, appuyez sur «Confirmer». La Financière agricole du Québec 23

24 4. Mot de passe oublié par le responsable de la gestion des accès En tant que responsable des accès, si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez en demander un nouveau en cliquant sur «Mot de passe oublié» à la page d authentification de l utilisateur (panorama 16). Panorama 16 : Authentification de l utilisateur À l étape suivante, vous devez inscrire votre code d utilisateur (panorama 17). Panorama 17 : Mot de passe oublié Pour poursuivre la procédure vous permettant d obtenir un nouveau mot de passe, vous devez cliquer sur. La Financière agricole du Québec 24

25 Ce bouton vous conduit à la page de sélection de vos informations secrètes (choix d une question et d une image au panorama 18). Panorama 18 : Mot de passe oublié (suite) Vous devez inscrire les mêmes réponses que celles que vous avez déjà fournies. En cliquant sur passe (panorama 18)., vous compléterez la procédure permettant d obtenir un nouveau mot de Si toutes les étapes ont été franchies avec succès, vous recevrez un message de confirmation (panorama 19). La Financière agricole du Québec 25

26 Panorama 19 : Mot de passe oublié (suite) Assurez-vous que votre adresse électronique est toujours valide. Si elle ne l est pas, communiquez avec votre centre de services. Exemple du courrier électronique que vous recevrez : Lorsque vous utiliserez ce nouveau mot de passe, vous devrez à nouveau fournir votre numéro d assurance sociale ou votre information d authentification pour confirmer votre identité avant d accéder au dossier en ligne. Pour toute question relative au dossier en ligne, communiquez avec votre centre des services de La Financière agricole du Québec ( ). La Financière agricole du Québec 26