Cahier des charges de l Application web relative à la Prévention et la Lutte contre les Incivilités et les Violences dans le Sport (APLIVS)

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1 Cahier des charges de l Application web relative à la Prévention et la Lutte contre les Incivilités et les Violences dans le Sport (APLIVS) Juin 2012

2 Sommaire Introduction : 3 I) Dispositif actuel : 5 II) A) Présentation du contexte : 5 B) Chiffres de la saison passée : 7 C) Outils utilisés actuellement par la cellule de veille: 7 D) Procédure actuelle : 7 1) Matchs signalés à risques : 7 2) Matchs ayant donné lieu à incidents graves : 9 Profil de l application web de gestion du dispositif de veille souhaité : 11 A) Objectifs et cibles de l application web: 11 B) Schéma général : 11 C) Contenu potentiel du logiciel : 13 1) Une base de données des clubs et des comités : 13 Objectifs : 13 Mise en place de la base et procédure de mise à jour: 13 Détail du fonctionnement de la base : 14 Données présentes dans la base (proposition à finaliser) : 18 2) Procédures concernant le traitement des matchs déclarés à risques et le suivi des matchs ayant donné lieu à incidents (fiche unique) : 25 3) Module statistiques 25 4) Autres 26 Détail de l interface pour les clubs : 26 Détail de l interface pour les membres de la cellule de veille : 27 D) Calendrier : 27 E) Aspects techniques et relatifs à la procédure de mise en concurrence : 29 III) Synthèse : 31 2

3 Introduction : Une cellule de veille partenariale pilotée par la direction départementale de la cohésion sociale (DDCS), service déconcentré de l Etat en charge du sport dans le département, s emploie à prévenir les incivilités et la violence dans le sport en Seine-et-Marne. Ce travail s effectue à l aide d un dispositif à base de formulaires papier et d envois de courriers et de courriels. Dans l optique d une modernisation de la démarche et des outils existant, une dématérialisation a été engagée. A ce titre, la DDCS de Seine-et-Marne a répondu à un appel à projets ministériel sur le sujet. Le ministère chargé des sports a examiné favorablement la proposition faîte par la DDCS. Aussi dans ce cadre, la DDCS œuvre avec ses partenaires à la mise en place d une application web expérimentale. Cette application a pour objet la création d un outil partenarial et interactif de gestion informatisée des phénomènes d incivilité et de violence dans le département. Cette application aurait pour nom : APLIVS : application relative à la prévention et à la lutte contre les incivilités et la violence dans le sport. Dans ses grandes lignes, ce travail s inscrit dans la démarche suivante : Rédaction du cahier des charges d APLIVS ; Mise en concurrence de prestataires ; Désignation du prestataire et travail avec lui pour la réalisation d APLIVS. Le présent cahier des charges détaille les fonctionnalités attendues de cette application. Il a notamment pour objet d aider les prestataires potentiels à se représenter les modalités selon lesquelles ils peuvent réaliser APLIVS. Il leur permet également de faire acte de candidature. Dans cette perspective, il leur appartient de renseigner la fiche de candidature pour la réponse à la mise en concurrence figurant en fin de document (annexe 10) avant le 8 juillet 2012 minuit et de l envoyer par courrier postal à : DDCS, Cité Administrative, Pôle sports pour tous, 20 quai Hippolyte Rossignol Melun, et/ou par mail à la DDCS à: philippe.baylac@seine-et-marne.gouv.fr. 3

4 Pour toute demande d informations complémentaires, il est possible d appeler le secrétariat du pôle sports pour tous de la DDCS à l un des trois numéros suivants : , , Si l expérience s avère concluante, il est prévu l ouverture d un marché national pour déployer le dispositif. Objectifs de l application demandée : Les objectifs poursuivis par APLIVS consistent à faciliter le traitement et le suivi des matchs signalés à risques et ayant donné lieu à incidents. Plus précisément, ces objectifs sont les suivants : 1) Disposer d une base de données des clubs. Cette base doit être aisée à renseigner pour les clubs. Elle doit comprendre des fonctionnalités afin d éviter les doublons, de permettre une modification aisée par les clubs, de sécuriser les éventuels problèmes relatifs à la détention de données numériques, d envoyer des courriels groupés et/ou ciblés (par exemple par discipline sportive) par le service gestionnaire. Elle doit permettre dans le cadre des activités de la cellule de veille aux clubs concernés de se prévenir et de communiquer entre eux ; 2) Permettre la saisie en ligne, par l intermédiaire de formulaires dédiés, des informations relatives aux matchs signalés à risque ou donnant lieu à incidents ; 3) Disposer en ligne d un espace partagé entre les différents acteurs de la cellule de veille afin de traiter et de suivre les matchs signalés à risques et/ou ayant donné lieu à incidents. 4) Automatiser afin de gagner du temps un certain nombre de communication par courriels entre les membres de la cellule de veille et clubs concernés par les matches signalés à risques et donnant lieu à incidents ; 5) Utiliser l application afin de disposer de statistiques afin notamment de pouvoir suivre l activité d un club, des associations d un district ou d une discipline sur une certaine durée, de déterminer des tendances notamment en étant en capacité de comparer les données d une saison sportive à l autre, ou plus précis, de faire des suivis sur deux périodes identiques (un mois, un trimestre ) sur au moins deux saisons sportives 6) Générer des alertes en direction de la DDCS et/ou des clubs concernés, par exemple si la DDCS a connaissance d actes de violence n ayant pas donné lieu à signalement au bout des délais prescrits, disposer d un rappel pour qu elle relance les clubs concernés. 4

5 I) Dispositif actuel : A) Présentation du contexte : Dès 2001, le préfet de Seine-et-Marne installait, dans le cadre du conseil départemental de prévention de la délinquance (CDPD), un dispositif de veille concernant les phénomènes d incivilités et de violences dans le sport. Celui-ci prévoyait notamment et principalement une cellule de veille ponctuelle gérée par la direction départementale de la jeunesse et des sports (DDJS) et les forces de l ordre (police et gendarmerie) et activée en tant que de besoin. En 2007, sous l impulsion de son directeur et à la suite notamment d une progression d incidents survenus lors et autour de rencontres sportives dans le département, la direction départementale de la jeunesse et des sports (DDJS) a proposé un élargissement du dispositif de veille existant avec la mise en place d un plan départemental de prévention et de lutte contre les incivilités et la violence dans le sport. Ce plan est animé à ce jour par la direction départementale de la cohésion sociale (DDCS), qui a succédé à la DDJS. Sous l autorité du préfet, il est conduit par un comité de pilotage multi-partenarial qui, outre la DDCS, comprend la direction départementale de la sécurité publique, le groupement départemental de la gendarmerie, le comité départemental olympique et sportif (CDOS), les districts nord et sud de football de Seine-et-Marne et le conseil général. Il prévoit : 1/ une activation permanente de la cellule de veille (gestion hebdomadaire) ; Pour rappel, dès que cela s avère nécessaire, les fiches de signalement de rencontre à risques et de signalement d incidents graves sont transmises par les associations déclarantes. Pour les rencontres signalées à risques, les fiches sont transmises à l un des deux districts de football concerné pour les rencontres de football de niveau districal (pour les matchs de ligue, une procédure spécifique existe) et au CDOS pour les autres disciplines. Districts et CDOS les transmettent ensuite à l agent de la DDCS chargé de la gestion de la cellule de veille et aux forces de l ordre (DDSP ou groupement départemental de gendarmerie selon le secteur géographique concerné). Selon la nature des risques et après analyse des fiches de signalement, une décision collective est prise de mettre en œuvre (99% des déclarations en 2011 au nom souvent du principe de précaution) ou non la procédure d intervention préventive de la cellule. Cette procédure prévoit une prise de contact par l agent de la DDCS avec les dirigeants (présidentes ou présidents) des deux clubs concernés (recevant et visiteur) pour les engager à mettre en œuvre les 5

6 recommandations édictées par la cellule (fiches en annexes) et les informer des dispositions prises par le cellule pour cette rencontre (mise en place d un délégué, d arbitre(s) officiel(s), passage régulier ou présence permanente des forces de l ordre durant la rencontre ). Ce contact permet par ailleurs d évoquer et d échanger plus largement sur les éventuelles difficultés récurrentes rencontrées par le club sur cette question de la violence et des incivilités. Enfin, à partir des remontées de fiches, des tableaux de bord sous format xls sont tenus chaque année concernant d une part, les signalements de rencontres à risques et d autre part, les signalements d incidents graves ayant mobilisé les forces de l ordre. Ces tableaux de bord permettent de repérer les clubs les plus confrontés à des difficultés et de sérier ces dernières pour ensuite proposer des pistes de réponse aux clubs concernés. 2/ la mise en œuvre d actions préventives et d accompagnement des structures associatives du département confrontées à des difficultés en la matière et/ou impliquées dans des actions à caractère préventif dont notamment : - saison 2007/08, opération de sensibilisation au comportement civique des pratiquants sportifs «dans le sport, je me comporte comme sur la route, je respecte le code», - saison 2008/09, campagne départemental d affichage sur le respect des arbitres, - saison 2009/10, campagne départemental d affichage sur le civisme comportemental des spectateurs lors des rencontres, - de 2009 à 2012, mise en place du concept éducatif des «Terrains de la Paix» dans quatre clubs de football et accompagnement pédagogique de ces clubs, - depuis 2009, mise en place par le CDOS de réunions annuelles de sensibilisation du mouvement sportif départemental sur la problématique des incivilités et de la violence dans le sport. Après cinq ans d activité régulière et pérenne dans le cadre du plan, le contexte actuel de fonctionnement de la cellule de veille nécessite une réflexion en raison notamment : 1/ de la montée en puissance chaque semaine des déclarations de signalement de rencontres à risques par les structures associatives du département. 2/ de leurs difficultés à signaler à la cellule dans un délai raisonnable les incidents graves survenus, 3/ de la nécessité ressentie d une meilleure communication entre les membres de la cellule de veille et de celleci avec ses usagers, 4/ de la disponibilité toujours plus restreinte de l agent de la DDCS en charge du dossier (réduction du volume des personnels) dans le cadre d une gestion de la cellule peu informatisée actuellement. 6

7 Cette réflexion a conduit la DDCS et les membres du comité de pilotage du plan départemental de prévention et de lutte contre les incivilités et la violence dans le sport à développer et mettre en œuvre en 2012 un outil informatique interactif d optimisation du travail de gestion de la cellule de veille et à doter le plan départemental d un observatoire en la matière. B) Chiffres de la saison passée : Durant la saison sportive 2010/2011, la cellule de veille a traité 57 fiches de signalement de rencontres à risques et 25 fiches de signalement d incidents graves ayant mobilisé les forces de l ordre. Sur ces 57 déclarations de rencontres à risques, 3 seulement ont donné lieu à des incidents. Ce chiffre témoigne de l efficacité des actions entreprises par les acteurs de la cellule de veille et des consignes préventives communiquées. Les chiffres plus précis sont les suivants : - 57 rencontres ont été déclarés à risques sur la saison (20 pour le district sud, 37 pour le district nord), elles concernent toutes le football ; - 25 rencontres ayant généré des incidents : 23 en zone police et 2 en zone gendarmerie. Elles ont été signalées en majorité par les forces de l ordre. Sur les 25, il y en a deux qui ne concernent pas le football (une en rugby et une en basket). C) Outils utilisés actuellement par la cellule de veille: Les outils papiers utilisés actuellement sont les suivants : - fiche de signalement de rencontre à risques ; - fiche de signalement d incidents graves ayant eu lieu avant, pendant ou après une rencontre sportive ; - fiche de recommandations à prendre en compte lors d une rencontre sportive signalée à risques auprès de la cellule de veille ; Ces trois premières fiches sont téléchargeables sur Internet sur les sites de la DDCS, des districts et du CDOS. Par ailleurs, la DDCS utilise en interne une fiche de gestion de signalement de rencontre à risques. D) Procédure actuelle : 1) Matchs signalés à risques : Les clubs doivent déclarer une rencontre à risque auprès de la cellule de veille au minimum 72 h avant le début de la rencontre. Il y a une fiche spécifique pour le football (annexe 1) et une fiche pour les autres disciplines sportives (annexe 2). Ensuite, la demande est traitée dans les services de la DDCS avec l aide de la fiche de gestion de signalement de rencontre à risques (annexe 3). Les documents renseignés sont sauvegardés sur le serveur de la DDCS. A la réception de ces fiches, des échanges téléphoniques pilotés par un agent de la DDCS 7

8 ont lieu avec la police ou la gendarmerie selon le territoire concerné, le district et les deux clubs concernés. Ces échanges ont pour objectif que tous les partenaires participent de manière préventive à une sécurisation maximum de la rencontre, chacun dans son domaine de compétences. La DDCS prend contact avec les responsables des clubs concernés et leur communique la fiche de recommandations (annexe 4). Certains matchs de divisions supérieures dépendent de la Ligue d Ile-de-France de football et celle-ci envoie les fiches relatives à ces matchs à risques par fax. Les clubs peuvent être à l origine de cette déclaration mais le plus souvent c est la Ligue qui décide si un match est à risque ce qui induit une procédure différente. Pour les sports autres que le football, la procédure est identique sauf que c est le CDOS (et non le district ou la ligue) qui reçoit la fiche de déclaration. Récapitulatif de la procédure pour une déclaration de matchs à risques pour le football (district) Etapes Qui Quoi 1 Club déclarant Renseignement de la fiche de déclaration de match à risque et ensuite transmission au district concerné 2 District concerné Transmission de la fiche par mail à la DDCS et à la police ou à la gendarmerie Le district gère : - l envoi d arbitre(s) officiel(s) - l envoi de délégué(s) - l annulation ou report éventuel du match - l éventuel déroulement du match sur terrain neutre 3A DDCS - Contact téléphonique avec les deux clubs (visiteur et recevant), adresse de recommandation et envoi de la fiche de recommandation - Contact téléphonique avec la police ou gendarmerie - Renseignement de la fiche de gestion des matchs à risques 3B Police ou Contact avec le commissariat ou la brigade du territoire gendarmerie concerné par le match à risques 4 Club recevant Mise en place des recommandations de la cellule de veille 5 Club visiteur Mise en place des recommandations de la cellule de veille 6 Police ou Procédure de suivi et de surveillance de la rencontre gendarmerie 7 Police ou gendarmerie Retour d informations hebdomadaires de bon ou mauvais déroulement des matchs signalés 8

9 Récapitulatif de la procédure pour une déclaration de matchs à risques pour le football (ligue) Etapes Qui Quoi 1 Ligue Transmission de la fiche par fax à la DDCS et Police ou Gendarmerie La Ligue gère : - l envoi d arbitre(s) officiel(s) - l envoi de délégué(s) - l annulation ou report éventuel du match - l éventuel déroulement du match sur terrain neutre 2 DDCS - Contact téléphonique avec le ou les clubs seine-etmarnais concerné(s), adresse de recommandation et envoi de la fiche de recommandation - Contact téléphonique avec la police ou gendarmerie et envoi par mail de la fiche de signalement de la ligue si ça n a pas été effectué - Renseignement de la fiche de gestion des matchs à risques 3 Police ou Contact avec le commissariat ou la brigade du gendarmerie territoire concerné 4 Club(s) seine-etmarnais Mise en place des recommandations de la cellule de veille 5 Police ou Procédure de suivi et de surveillance de la rencontre gendarmerie 6 Police ou gendarmerie Retour d informations hebdomadaires de bon ou mauvais déroulement des matchs signalés 2) Matchs ayant donné lieu à incidents graves : En cas d incidents graves ayant mobilisé les forces de l ordre, le club recevant doit, au maximum 48h00 après la rencontre, retourner à la cellule de veille la fiche de signalement d incidents (annexe 5). En cas de non signalement de l incident à la cellule de veille, la DDCS interpelle le club concerné par courrier électronique puis, si le club ne réagit pas, par courrier type recommandé signé du directeur (annexe 6). Chaque début de semaine, les services d ordre (police ou gendarmerie) informe la DDCS des incidents les ayant mobilisés le week-end précédent. Au delà des sanctions fédérales appliquées par les commissions de disciplines des deux districts et des sanctions pénales qui peuvent être appliquées en cas de poursuites judiciaires des auteurs, la DDCS peut infliger des sanctions administratives notamment en supprimant de l agrément «sport» du club incriminé. Cette suppression d agrément entraîne de facto une impossibilité pour le club concerné de bénéficier de subventions d Etat. 9

10 Incident grave ayant eu lieu, pendant ou après une rencontre sportive signalé par un club à l aide de la fiche Etapes Qui Quoi 1 Le club recevant Fiche de signalement d incident grave ayant eu lieu, pendant ou après une rencontre sportive 2A DDCS Traitement de la fiche 2B District Eventuellement sanctions sportives 3 DDCS Eventuellement sanction administrative ou mesure d accompagnement du club Incident grave ayant eu lieu, pendant ou après une rencontre sportive signalé par les forces de l ordre et non signalé par un club Etapes Qui Quoi 1 Police/gendarmerie ou Signalement d intervention des forces de presse l ordre ou article(s) de presse 2 DDCS Contact téléphonique ou mail avec le club recevant afin qu il remplisse la fiche correspondante 3 Club Renseignement de la fiche 4 DDCS Si pas de retour du club, envoi de courrier afin que le club remplisse la fiche 5A District Eventuellement sanctions sportives 5B DDCS Eventuellement sanction administrative ou mesure d accompagnement du club 10

11 II) Profil de l application web de gestion du dispositif de veille souhaité : A) Objectifs et cibles de l application web: Comme cela a été précisé en introduction, les objectifs poursuivis par l application mise en place consistent à faciliter le traitement et le suivi des matchs signalés à risques et ayant donné lieu à incidents. Plus précisément, ces objectifs sont les suivants : 1) Disposer d une base de données des clubs. Cette base doit être aisée à renseigner pour les clubs. Elle doit comprendre des fonctionnalités afin d éviter les doublons, de permettre une modification aisée par les clubs, de sécuriser les éventuels problèmes relatifs à la détention de données numériques, d envoyer des courriels groupés et/ou ciblés (par exemple par discipline sportive) par le service gestionnaire. Elle doit permettre dans le cadre des activités de la cellule de veille aux clubs concernés de se prévenir et de communiquer entre eux ; 2) Permettre la saisie en ligne, par l intermédiaire de formulaires dédiés, des informations relatives aux matchs signalés à risque ou donnant lieu à incidents ; 3) Disposer en ligne d un espace partagé entre les différents acteurs de la cellule de veille afin de traiter et de suivre les matchs signalés à risques et/ou ayant donné lieu à incidents. 4) Automatiser afin de gagner du temps un certain nombre de communication par courriels entre les membres de la cellule de veille et clubs concernés par les matches signalés à risques et donnant lieu à incidents ; 5) Utiliser l application afin de disposer de statistiques afin notamment de pouvoir suivre l activité d un club, des associations d un district ou d une discipline sur une certaine durée, de déterminer des tendances notamment en étant en capacité de comparer les données d une saison sportive à l autre, ou plus précis, de faire des suivis sur deux périodes identiques (un mois, un trimestre ) sur au moins deux saisons sportives 6) Générer des alertes en direction de la DDCS et/ou des clubs concernés, par exemple si la DDCS a connaissance d actes de violence n ayant pas donné lieu à signalement au bout des délais prescrits, disposer d un rappel pour qu elle relance les clubs concernés. Les principaux bénéficiaires sont les clubs afin de simplifier leurs démarches déclaratives auprès de la cellule de veille. Les autres bénéficiaires sont les membres de la cellule de veille (la DDCS ainsi que la police, la gendarmerie et les districts de football) afin de rationaliser la démarche et de minimiser le temps passé pour le traitement et le suivi des matchs signalés à risques et/ou ayant donné lieu à incidents. B) Schéma général : 11

12 1) Base de données unique des clubs : Renseignement : - initial : à partir des bases de données des districts, CDOS et DDCS - Mise à jour par les clubs ou comités - Fonctionnalités : gestion et suivi des matchs déclarés à risques et/ou ayant donné lieu à incident, lancement de campagne CNDS, information aux clubs Schéma général 2) Fiche unique (FU) de gestion et de suivi des matchs déclarés à risques et ayant donné lieu à incident GESTION DES MATCHS DECLARES A RISQUES Club déclarant Autre club - est averti Ligue IDF de football District Nord - renseigne - renseigne des Envoi des la FU en ligne la consignes fiches à la - gère fiche de DDCS qui - est informé signalement de match à risques intégrée à la FU - est averti des consignes renseigne la FU des données communiquées en consultant la FU Clubs concernés - doivent renseigner en ligne (mais peuvent ne pas le faire) la District Nord - renseigne la FU - gère - est informé des données fiche de déclaration d incidents intégrée communiquées consultant la FU en District Sud CDOS Police / DDCS - renseigne - est Gendarmerie - renseigne la la FU - gère - est informé des données informé des données communiquées - renseigne la FU - gère - est informé FU - gère - est informé des données communiquées en des données communi- en consultant la FU consultant la FU communiquées en consultant la FU quées en consultant la FU SUIVI DES MATCHS AYANT DONNE LIEU A INCIDENTS District Sud - renseigne la FU - gère CDOS - renseigne la FU - est informé des - est informé des données données communiquées en communiquées en consultant la FU consultant la FU Police /gendarmerie - renseigne la FU - gère - est informée des DDCS - renseigne la FU - gère - est informée données - est alertée communiquées en pour à la FU consultant la FU d éventuelles - sont avertis et, si relances nécessaire, relancés 3) Module statistique (matchs déclarés à risques et ayant donné lieu à incident) Renseignement automatique à partir des informations figurant dans les FU Fonctionnalités : - Tableau récapitulatif s inspirant de l actuel tableau excel - requêtes types (ex : nombre de matchs déclarés à risques donnant lieu à des incidents) - requêtes à la demande à partir des rubriques de la FU 12

13 C) Contenu potentiel du logiciel : 1) Une base de données des clubs et des comités : Objectifs : - Passer de plusieurs bases de données pas ou peu à jour à une seule base plus complète et à jour (avec un gain de temps important pour son actualisation) CDOS (sous réserve d accord) DDCS Base de données des clubs Mise à jour de la base par les clubs ou comités - Base de données accessibles sur Internet par tous. Les différents sites des partenaires disposent de lien vers le site sur lequel est hébergée la base.. - Utiliser cette base pour gérer les matchs signalés à risques ou ayant donné lieu à incidents ainsi que pour la communication entre la DDCS et les clubs (éventuellement pour l information telle que le lancement de la campagne CNDS). - Possibilité d interroger la base de données afin de connaître des informations sur le nombre total de clubs dans le département, les clubs par discipline, les villes qui ont le plus de clubs - Bases de données actuellement sous Excel et Access. Demande d un logiciel spécialisé dans la gestion de données mais simple d utilisation et d administration dans un langage commun et évolutif. - La possibilité d exporter les données sous format xls. - Utilisation de la base de données par les éventuels autres gestionnaires (CDOS, districts, comités départementaux sportifs) pour leurs besoins (sous réserve d accord). Mise en place de la base et procédure de mise à jour: - Mise en place : A partir des fichiers de la DDCS, du CDOS (sous réserve d accord) et des districts de football (sous réserve d accord) - Mise à jour : Par les clubs ou les comités départementaux sportifs avec une procédure en ligne (détaillée plus bas) avec ensuite une validation par le service gestionnaire (secrétariat de la DDCS et secrétariat du 13

14 CDOS sous réserve d accord). Les données ne seront intégrées à la base qu après validation par le service gestionnaire de celle-ci. Cette validation peut nécessiter un échange entre le service gestionnaire et le responsable associatif qui procède à la déclaration. Le service gestionnaire aurait des identifiants et mots de passe. Il pourrait se connecter à l application pour cela. La DDCS serait «super administrateur» et se réserve le droit d ajouter des utilisateurs en tant que service gestionnaire. Détail du fonctionnement de la base : Une distinction sera faite entre les clubs multisports, les clubs unisport et les comités départementaux sportifs. Les clubs multisports regroupent en leur sein plusieurs sections (sports) différentes qui ne disposent pas de la personnalité juridique. A titre d exemple, ils s articulent comme ceci : Club multisports : Chapeau Section 1 Section 2 Section 3 Distinction des clubs multisports de clubs unisport : Les clubs multisports seront identifiés (environ 70) et auront une fiche spécifique avec des renseignements spécifiques afin de faciliter le traitement de la base et pour éviter les doublons. Les personnes modifiant les données peuvent quitter une page en validant ou en annulant. S ils annulent les changements ne sont pas pris en compte. De plus, elles peuvent retourner en arrière : - un message averti en cas de modification et de non validation des données - aucun message en cas de non modification Recherche du club par fédération et/ou par nom du club et/ou n d agrément. Ensuite la liste des clubs correspondant à la recherche effectuée apparaît. Si le club recherche se trouve dans la liste, il est possible de cliquer sur son nom pour faire apparaître sa fiche et ensuite la modifier. La modification porte uniquement sur les informations inexactes. Si le club n apparaît pas dans la liste, il remplit un formulaire avec les informations demandées. Les résultats de la recherche apparaissent ainsi : - Si il n y a aucun résultat ou si le club n y est pas, le club se voit proposer un formulaire de contact prérempli (avec les informations de la recherche). - Si le club est répertorié, les données se présentent dans un tableau : NOM FEDERATION VILLE N AGREMENT DATE DERNIERE MAJ La date de dernière mise à jour apparaîtra en ligne et dans la base de données (en plus des informationss demandées au club). 14

15 Schéma du fonctionnement de la base pour un utilisateur externe : Base de données des clubs du département : accessible depuis les sites Internet du CDOS (sous réserve d accord) et de la DDCS Clubs : recherche par et/ou Deux possibilités Comités départementaux sportifs (avec identifiant et mot de passe?) Nom du club Ville Code postal N d agrément Fédération Le résultat apparaît : liste des clubs correspondants, ou pour un seul club (fiche du club) Cas particulier des clubs multisports : Recherche par fédération : résultat : club multisporst avec mention section concernée Recherche selon les autres rubriques : club multisports (on peut cliquer ensuite sur ce dernier pour avoir la liste des sections) Recherche non concluante : - retour écran recherche - formulaire de contact prérempli avec les informations déjà saisies lors de la recherche - Liste des 60 comités départementaux sportifs (choisir le comité concerné) - Fiche du comité avec tous les clubs affiliés : possibilité de modifier les données du comité et/ou des clubs affiliés avec pour ce dernier cas une procédure restant à définir. Possibilité de créer ou de modifier des informations pour un club et/ou une ou plusieurs sections de clubs multisports. Avec l envoi automatique d une notification au club concerné dès lors qu il y a modification. Validation de la modification par le service gestionnaire. La modification est alors incluse dans la base. 15

16 En détail : Ecran d accueil : Clubs : case à cocher Comités départementaux : case à cocher. Remarque : soit l un, soit l autre. 2ème écran : pour les clubs : Recherche par différents critères (et/ou) : Intitulés Modalités Nom du club Zone texte Ville Zone texte Code postal Zone texte préformatée 5 caractères Fédération d affiliation Liste déroulante avec les fédérations agréées N agrément Zone texte préremplie : AS77 suivi de 6 caractères Bouton : Rechercher Résultat des recherches : clubs 3 ème écran : clubs : 16

17 Liste de résultat(s) de club(s). Remarque : la liste peut être vide. Recherche avec 2 possibilités : Concluante : cliquer sur le club concerné afin d aboutir à un écran où figure sa fiche. Non concluante : Bouton «Recherche non concluante» : case à cocher Exemple 3ème écran clubs Nom club Ville Code postale Fédération d affiliation N agrément Date dernière mise à jour Club A Club B Club C Lien cliquable vers la fiche du club Bouton «Recherche non concluante» : case à cocher Remarque : possibilité de cliquer sur les en-têtes de colonnes du tableau pour effectuer des tris 4 ème écran : clubs Si recherche concluante : Fiche club unisport avec les données fournies plus bas Fiche de présentation club multisport avec deux possibilités : Club multisports avec toutes les sections Club multisports avec seulement la section correspondant à la fédération d affiliation demandée Si recherche non concluante : Bouton : effectuer une nouvelle recherche : case à cocher Bouton : créer un club (en distinguant club unisport et club multisports) Les personnes modifiant les données peuvent quitter en validant une page ou en annulant. S ils annulent les changements ne sont pas pris en compte. De plus, elles peuvent retourner en arrière : - un message avertit en cas de modification et de non validation des données - aucun message en cas de non modification Présence d un formulaire d erreur sur les pages avec envoi de mail aux secrétariats 17

18 2 ème écran : comités départementaux (ne sont pas précisées les modalités de modifications par les comités des clubs qui leur sont affiliés, à voir entre le prestataire et la DDCS et ses partenaires) : Liste avec les comités départementaux (environ une soixantaine) Résultat des recherches : comités départementaux sportifs 3 ème écran : comités départementaux : Nom du comité départemental Recherche avec 2 possibilités : Concluante : cliquer sur le club concerné afin d aboutir à un écran où figure sa fiche. Non concluante : Bouton «Recherche non concluante» : case à cocher Dernière étape : Validation interne des données saisies par DDCS ou CDOS. Visibilité sur la base après validation Données présentes dans la base (proposition à finaliser) : A) Pour les clubs unisport : Les rubriques sont les suivantes, certaines sont obligatoires (avec *), d autres facultatives : Intitulé information Fédération d affiliation* (lien vers la page du comité) Nom du club* Nature information Menu déroulant (En cas de plusieurs, plusieurs champs apparaissent) zone texte 18

19 Sigle du club N d agrément pour les clubs qui en disposent d un : Rue* : pour adresse postale du club Complément rue : (pour adresse postale du club) Code postal* : (pour adresse postale du club) Ville*(pour adresse postale du club) Adresse mail du club Adresse du site Internet du club Adresse réseau social N de téléphone fixe du club (la saisie d un n de téléphone) N de téléphone portable du club (pour la saisie d un n de téléphone) Civilité du président : Prénom du président(e)* Nom du président(e)* zone texte zone texte préadaptée : AS 77 zone texte zone texte (si nécessaire) Zone texte préadaptée pour la saisie d un code postal choix dans une liste des villes ayant le même code postal (permet de générer automatiquement dans la base de données le code commune) avec en back office le code INSEE de la commune zone texte Une des adresses mail est obligatoire zone texte préadaptée www. zone texte préadaptée zone texte préadaptée zone texte préadaptée Un des deux numéros obligatoires menu déroulant : «madame, monsieur» zone texte zone texte 19

20 N de téléphone fixe et portable du président ou d un contact Date de déclaration au journal officiel zone texte zone texte Statut Association Liste déroulante : Active (par défaut), en pause, n existe plus N SIRET Zone texte préadaptée Il faudrait rajouter automatiquement le comité auquel le club est affilié ce qui devrait être automatique à partir de la fédération. Le formulaire serait suivi d une case à cocher autorisant ou non la diffusion publique des informations. Il faudra aussi disposer d un porte documents permettant d ajouter des fichiers pour les clubs recensés dans la base (Journal officiel, PV d AG) B) pour les clubs multisports : liste déroulante des clubs multisports Une table pour le chapeau et une table par section Intitulé information Fédération d affiliation du club* Nom du club* Sigle du club N d agrément pour les clubs qui en disposent d un : Rue* : pour adresse postale du club Complément rue : (pour adresse postale du club) Nature information Menu déroulant (En cas de plusieurs, plusieurs champs apparaissent) zone texte zone texte zone texte préadaptée : AS 77 zone texte zone texte (si nécessaire) 20

21 Code postal* : (pour adresse postale du club) Ville*(pour adresse postale du club) Adresse mail du club Adresse du site Internet du club Adresse réseau social de du club N de téléphone fixe du club (la saisie d un n de téléphone) N de téléphone portable du club (pour la saisie d un n de téléphone) Civilité du président Prénom du président(e) Nom du président(e) Date de déclaration au journal officiel zone texte préadaptée pour la saisie d un code postal choix dans une liste des villes ayant le même code postal (permet de générer automatiquement dans la base de données le code commune) zone texte Une des adresses mail obligatoire zone texte préadaptée www. zone texte préadaptée zone texte préadaptée zone texte préadaptée Un des deux numéros obligatoires menu déroulant : «madame, monsieur» zone texte zone texte zone texte Statut Association Liste déroulante : Active (par défaut), en pause, n existe plus N SIRET Zone texte préadaptée Le formulaire serait suivi d une case à cocher autorisant ou non la diffusion publique des informations. 21

22 Table pour les sections : Intitulé information Fédération d affiliation du club* Rue* : pour adresse postale du club Nature information Menu déroulant (En cas de plusieurs, plusieurs champs apparaissent) zone texte Complément rue : (pour adresse postale du club) Code postal* : (pour adresse postale du club) Ville*(pour adresse postale du club) Adresse mail de la section Adresse du site Internet de la section Adresse réseau social de la section N de téléphone fixe du club (la saisie d un n de téléphone) N de téléphone portable du club (pour la saisie d un n de téléphone) Civilité directeur/directrice zone texte (si nécessaire) zone texte préadaptée pour la saisie d un code postal choix dans une liste des villes ayant le même code postal (permet de générer automatiquement dans la base de données le code commune) zone texte Une des adresses mail obligatoire zone texte préadaptée www. zone texte préadaptée zone texte préadaptée zone texte préadaptée Un des deux numéros obligatoires menu déroulant : «madame, monsieur» 22

23 Prénom du directeur / de la directrice Nom du directeur / de la directrice zone texte zone texte Statut Association Liste déroulante : Active (par défaut), en pause, n existe plus Le formulaire serait suivi d une case à cocher autorisant ou non la diffusion publique des informations. Les comités : Liste déroulante 60 comités environ Intitulé information Fédération d affiliation du comité* Nom du comité* N d agrément pour les clubs qui en disposent d un : Rue* : pour adresse postale du club Complément rue : (pour adresse postale du club) Code postal* : (pour adresse postale du club) Ville*(pour adresse postale du club) Adresse mail du comité Nature information Menu déroulant (En cas de plusieurs, plusieurs champs apparaissent) zone texte zone texte préadaptée : AS 77 zone texte zone texte (si nécessaire) zone texte préadaptée pour la saisie d un code postal choix dans une liste des villes ayant le même code postal (permet de générer automatiquement dans la base de données le code commune) zone texte Une des adresses mail obligatoire 23

24 Adresse du site Internet du comité Adresse réseau social du comité N de téléphone fixe du comité (la saisie d un n de téléphone) N de téléphone portable du comité (pour la saisie d un n de téléphone) Civilité du président Prénom du président(e) Nom du président(e) Date de déclaration au journal officiel zone texte préadaptée www. zone texte préadaptée zone texte préadaptée zone texte préadaptée Un des deux numéros obligatoires menu déroulant : «madame, monsieur» zone texte zone texte zone texte Statut Association Liste déroulante : Active (par défaut), en pause, n existe plus N SIRET Zone texte préadaptée Le formulaire serait suivi d une case à cocher autorisant ou non la diffusion publique des informations. Autres points importants : - Les clubs auraient un numéro unique de 8 caractères en back office (combinaison de lettres et de chiffres avec par exemple HAND0001). Une liste des fédérations et leurs abréviations seront disponibles ultérieurement. La base devrait être déclarée à la CNIL (procédure en ligne). - Il doit être possible d effectuer un mailing aux clubs figurant dans la base de données en leur indiquant le service gestionnaires et la possibilité de retirer et de modifier les informations mises en ligne lors de la création de la base. - Possibilité de mailings ciblés par exemple en direction de clubs d une discipline sportive particulière ou de certaines villes pour une utilisation régulière - Les associations sportives (AS) des collèges publics et privés sous contrat et les AS écoles seront présentes dans la table afin de pouvoir les dénombrer. - Pour les résultats sous forme de liste de club : possibilité de tri en cliquant sur les en-têtes de colonne. 24

25 2) Procédures concernant le traitement des matchs déclarés à risques et le suivi des matchs ayant donné lieu à incidents (fiche unique) : - Procédure en ligne avec un référencement efficace et une utilisation des fiches actuelles - Génération d automatique pour toutes les parties concernées ainsi que les consignes à respecter (mails différents selon si c est le premier match déclaré à risque par le club ou si ce n est pas le premier, mail en cas de changement de président ), relances en cas d incident et que la fiche correspondante n a pas été rempli. - Si possible, insertion des données des saisons passées - Logiciel accessible depuis plusieurs postes et modification possible à partir de postes différents - Deux interfaces : une pour les usagers (clubs) en ligne sans accès aux données, une autre en interne (avec une utilisation des tableaux de bord) et accès pour tous les membres de la cellule de veille à toutes les informations avec une possibilité de modifications (annexe 7) - Distinction entre le football et les autres sports (annexe 8) - Différences entre les matchs de district et les matchs de ligue dans le formulaire - Enregistrement de PDF, extraction de données en PDF et lien entre les fichiers PDF et le logiciel - Possibilité d annuler un match considéré à risques et d avertir en cas d annulation ou de report de match automatiquement la DDCS, la police et la gendarmerie. - Possibilité que l application génère des alertes à la DDCS ou aux clubs, par exemple si la DDCS a connaissance d actes de violence n ayant pas donné lieu à signalement ou relance en cas d incident et que la fiche correspondante n a pas été remplie. Et ensuite possibilité de générer des courriers de relance pour les incidents non signalés - Possibilité d assurer un suivi notamment des sanctions sportives et administratives prises consécutivement aux incidents - Possibilité pour les clubs ou les membres de la cellule de veille de mettre des fichiers en ligne dans un porte-document. Possibilité pour les membres de la cellule de veille de télécharger ces fichiers mis en ligne dans le porte document. 3) Module statistiques - Disposer d un tableau de bord récapitulant par ligne les données figurant dans les fiches uniques (une ligne par fiche unique) avec la possibilité d accès à divers documents (notamment les fiches uniques) par l intermédiaire de liens hypertextes. - Possibilité d effectuer des requêtes préétablies sur des données qui intéressent les membres de la cellule de veille. Par exemple : 25

26 o Disposer deux tableaux de bord (un pour les matches signalés à risque, l autre pour les matches ayant donné lieu à incidents) récapitulatifs avec la possibilité d accès à divers documents (notamment les fiches uniques) par l intermédiaire de liens hypertextes. o Disposer du nombre de matchs signalés à risques dans une saison sportive ; o Disposer sur une saison sportive du ratio nombre de matchs signalés à risque sur nombre de matchs ayant donné lieu à incidents et pouvoir établir une liste de ces matchs. - Possibilité d effectuer des requêtes à la demande sur tous les champs des fiches uniques et aussi notamment en prenant en considération des critères temporels. Par exemple : o Avec plusieurs niveaux de détails possibles. Ainsi, pour les envahissements de terrains, possibilité de savoir le nombre global ainsi que le nombre d envahissement avec violence, sans violence o Possibilité de suivre l activité d un club, le cas échéant sur plusieurs saisons. o Possibilité aussi de déterminer des tendances notamment en étant en capacité de comparer de les données de deux saisons sportives, ou plus précis, de faire des suivis sur deux périodes identiques (un mois, un trimestre ) sur au moins deux saisons sportives. - Export possible de ces données statistiques sous plusieurs formats (notamment excel et pdf). - Présentation agréable et lisible de ces données par exemple pour certaines sous forme de graphiques. 4) Autres Détail de l interface pour les clubs : - Procédure présente en ligne sur les sites Internet : de la Préfecture (sous réserve), de la DDCS, des districts de football, du CDOS - Choix de la procédure voulue (match à risque ou déclaration d incidents) - Le club commence par inscrire sa discipline sportive (différentes procédures selon football et autres) puis insère son nom et le nom du club adverse en recherchant celui-ci sur la base de données des associations sportives. - Utilisation des fiches actuelles de déclaration de match à risque et de déclaration d incidents (n du match, horaire, lieu, catégorie.) sous forme de formulaires en ligne avec peut-être quelques modifications pour tenir compte des questions de discrimination (prévention et lutte contre le racisme, l antisémitisme et l homophobie). - Envoi de la procédure et envoi automatique de mails aux deux clubs concernés, au district concerné (nord ou sud), à la DDCS, à la police ou à la gendarmerie 26

27 Détail de l interface pour les membres de la cellule de veille : - Renseignement donné par les clubs - Fiche d identité par club avec les renseignements de la base de données (contact président ) et le nombre de matchs déclarés à risques et incidents répertoriés - Possibilité d éditer les données renseignées, possibilité de supprimer un match, de changer la date - Possibilité d extraire les données au format xls - Possibilité d ajouter des pièces jointes en PDF - Possibilité de faire des statistiques sur le nombre d incidents et leurs gravités, les matchs à risques, les moyens déployés par la police - Pouvoir publier des «news» D) Calendrier : - Mi-mai : Groupe de travail dédié à la rédaction du cahier des charges d APLIVS et constitué de membres de la cellule de veille - 13 juin : lancement de la mise en concurrence afin de désigner le prestataire devant réaliser APLIVS - 8 juillet : date butoir de retour des fiches de candidature - 12 juillet : présentation possible des prestataires candidats - Mi-juillet : choix du prestataire - Fin juillet - août : réalisation d APLIVS - Septembre fin 2012 : Test d APLIVS puis mise en service et formation des utilisateurs La communication autour de l évènement sera réalisée par les membres de la cellule de veille entre septembre et janvier. Des annonces seront effectuées lors des assemblées générales du CDOS, des districts de football et à l occasion d évènements organisés par la DDCS. 27

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29 E) Aspects techniques et relatifs à la procédure de mise en concurrence : 1- Procédure de la mise en concurrence : Mise en ligne sur le site de la DDCS d une courte présentation, du cahier des charges et de la fiche de candidature (fiche de candidature) initiant la procédure de mise en concurrence à partir de la mi-juin. La procédure de mise en concurrence se terminera le 8 juillet 2012 à minuit. Si des prestataires souhaitent proposer leurs services pour réaliser l application, ils doivent remplir la fiche de candidature (annexe 10) et l envoyer avant le 8 juillet minuit : par courrier postal à : DDCS, Cité Administrative, pôle sports pour tous, 20 quai Hippolyte Rossignol Melun, et/ou par mail à la DDCS à: philippe.baylac@seine-et-marne.gouv.fr. Le 12 juillet 2012, les prestataires potentiels qui le souhaitent pourront présenter leur projet devant un groupe de travail principalement composé de membres de la cellule de veille. Les prestataires disposeront alors de 25 minutes chacun (15 minutes d exposé et 10 minutes de questions). Les prestataires potentiels qui le souhaitent pourront lors de cet entretien présenter une version test de l application. Puis une décision sera prise afin de désigner le prestataire retenu et celui-ci tout comme les prestataires candidats non retenus seront informés de la décision dans les 15 jours suivant cette réunion. Les prestataires candidats non retenus ne seront pas indemnisés ou rémunérés pour le travail préparatoire effectué. 2- Propriété intellectuelle de l outil : l application sera la propriété de l Etat (DDCS) 3 - Sécurisation des données : Il est souhaité un site en Maintenance: maintenance évolutive sur au moins un an et corrective. Des réunions régulières avec le prestataire retenu auront lieu pendant la première année de mise en service. 29

30 Il sera nécessaire sous forme d'ateliers thématiques de refaire avec le prestataire une phase de conception détaillée pour vous assurer qu'il comprend bien ce qui est attendu. Nous pensons que trois ateliers sont nécessaires: - bases de données clubs ; - remontée des matchs à risque et incidents ; - restitutions statistiques. Une proposition relative à la maintenance évolutive et corrective de l application devra figurer obligatoirement dans la fiche de candidature. 5 Hébergement : Le prestataire pourra prendre ou non l hébergement. Les modalités de l'hébergement du site (combien de temps, quelles contraintes, en fin de contrat que doit-il vous restituer?) devront être précisées dans la fiche de candidature. 6 - Nom de domaine : un nom de domaine à préciser ultérieurement 7 Sauvegarde régulière des données sur plusieurs serveurs : La périodicité des sauvegardes devra être précisée. 8 - Formation : si possible en septembre à partir de la version test. La formation pour les administrateurs devra être assurée par le prestataire. 9 - Possibilité d exporter les données en PDF et en xls 10- Possibilité d imprimer directement des documents de travails lisibles. 11- Démarche CNIL : si possible procédure en ligne à réaliser par la DDCS pendant l été

31 III) Synthèse : Procédure actuelle Matchs à risques de district Club déclarant District Police / Gendarmerie DDCS Autre club Procédure en interne Procédure en interne Procédure en interne Retour d informations après le match Avec APLIVS Club déclarant Police / Gendarmerie District DDCS Autre club FICHE UNIQUE Procédure en interne Procédure en interne Procédure en interne 31

32 La ligue d Ile-de-France de football peut décider d elle-même de déclarer un match à risques ce que les districts de Seine-et-Marne ne font pas. Procédure actuelle Matchs à risques de ligue Club déclarant Etape non obligatoire Ligue IDF de Football FAX Police / Gendarmerie DDCS Club(s) Seine et Marnais Avec APLIVS Flèches rouges : en cas d utilisation par la Ligue de l application Flèches bleues : en cas d utilisation par la Ligue du Fax Club déclarant Etape non obligatoire Ligue IDF de Football Police / Gendarmerie DDCS 77 Club(s) Seine et Marnais DDCS de l autre département concerné FICHE UNIQUE 32

33 Incidents signalés PROCEDURE ACTUELLE AVEC APLIVS - club remplit le formulaire papier - club remplit le formulaire en ligne - traitement par la DDCS - statistiques - utilisation marginale des données - utilisation des données Incidents non signalés PROCEDURE ACTUELLE AVEC APLIVS - incidents indiqués par la police ou la presse Meilleur suivi pour la DDCS (cf relances plus aisées - relances aux clubs concernés par mail et courrier par mail et courrier) et les membres de la cellule de (mais pas toujours suivi) veille : 1 ère relance : mail (dans la semaine), 2 ème relance : courrier automatique dans les 15 jours après 33