GÉREZ EFFICACEMENT VOS TÂCHES AVEC PLANNER FAITES EVOLUER VOTRE MODE DE MANAGEMENT. 25 avril Maximilien CHAYRIGUES Tatiana KALMYKOVA

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1 GÉREZ EFFICACEMENT VOS TÂCHES AVEC PLANNER FAITES EVOLUER VOTRE MODE DE MANAGEMENT 25 avril 2017 Maximilien CHAYRIGUES Tatiana KALMYKOVA

2 Déroulement de la présentation Session de 45 minutes dont 15 minutes de questions réponses à la fin Envoyez-nous vos questions par chat dans cette conférence Le webinar sera enregistré et partagé en ligne

3 A propos de Maximilien Maximilien CEO Fondateur 12 ans d expérience en adoption de solutions Microsoft Fondateur de Skillisy Centres d intérêts : l impact du digital sur l être humain Ma citation du moment : «Un leader est plus efficace quand les gens savent à peine qu il existe. Quand son travail est fait, son but accompli, ses troupes pensent qu elles l ont fait elles-mêmes» Lao Tseu 3

4 Agenda 1 2 Comment une méthode japonaise d optimisation de la production en usine permet maintenant d optimiser ses tâches au bureau? Planner : une très bonne solution disponible dans Office Les prérequis et les limites pour s assurer du succès de Planner dans votre organisation 4 Choisissez votre objectif de transformation digitale avec Planner 5 Comment atteindre ces objectifs?

5 Qu apporte la méthode japonaise d optimisation de la production et des stocks appelée Kanban? Diminution des stocks de 30% Méthode traditionnelle des «flux poussés» : fabriquer autant que possible «au cas où» Méthode Kanban des «flux tendus» par étiquette : fabriquer ce dont on a besoin au moment où on en a besoin ordre de fabrication ordre de fabrication poste de charge 1 poste de charge 2 poste de charge 1 poste de charge 2 5

6 Les développeurs ont été les premiers à adopter cette méthode dans les bureaux. 6

7 Aujourd hui, la gestion des tâches se fait souvent de manière individuelle et avec les moyens du bord. Post-its To-do list sur papier Tâches dans la messagerie Excel Tête 7

8 SONDAGE : COMMENT SUIVEZ- VOUS LES TÂCHES DES AUTRES AUJOURD HUI?

9 Les besoins prioritaires pour améliorer le suivi et la réalisation des tâches en équipe Gérer ses tâches de manière très visuelle et conviviale Suivre les tâches des autres qui nous impactent 9

10 Planner : vue des mes plans favoris Plans Favoris Affiche un résumé de chacun des plans favoris de l utilisateur Permet d accéder à tous les plans publics de l organisation 10

11 Planner : vue d un plan partagé avec d autres personnes Plan Propriété d un groupe Hériter les membres du groupe Contient des tâches Contient des compartiments 11

12 DÉMONSTRATION

13 LES PRÉREQUIS ET LES LIMITES

14 Quelles limites sont observées dans Planner? Connexions avec d autres solutions d Office 365 Outlook : pas de lien entre les tâches Outlook et les tâches Planner Interactions limitées avec Groupes, Teams, OneNote : Groupes Teams Fonctionnalités Pas de lien entre deux tâches pour avoir un diagramme de Gantt PLANNER non partageable avec des personnes externes (pour l instant) Nouveau! Planner peut maintenant être utilisé avec des personnes externes 14

15 Qui a accès à Planner? A quoi Planner est-il relié? Licence Office 365 Planner accessible? Connexion E3 / E5 Oui Outlook, Groupes, Teams E1 Oui Outlook, Groupes, K1 Non - 15

16 CHOISISSEZ VOTRE OBJECTIF DE TRANSFORMATION DIGITALE AVEC PLANNER

17 Deux objectifs différents sont envisageables avec une transformation digitale s appuyant sur Planner Objectif Personnes concernées Faciliter le travail en équipe Dans toute l organisation : Personnes dont les tâches dépendent d autres personnes Donner de l autonomie et motiver plus les équipes Groupes de personnes ayant le même rôle et réalisant des tâches communes 17

18 Le premier objectif concerne les personnes dont les tâches dépendent d autres personnes RIDA Planner 18

19 3 types d actions majeures doivent être réalisées pour faciliter le travail en équipe Mobiliser les managers Communiquer sur le changement et son intérêt Ancrer ce nouveau mode de travail dans les habitudes Rendre les équipes ET les réunions plus efficaces Former les managers et les personnes travaillant en mode projet Promouvoir les bonnes pratiques à adopter en réunion 19

20 Le second objectif concerne les groupes de personnes ayant le même rôle et réalisant des tâches communes Le marché des infirmières à domicile en Hollande 70% de part de marché 40% de réduction des coûts d intervention Centre d appel Approche traditionnelle Spécialisation des infirmières Normalisation du temps passé Bureau de planification Approche de Buurtzorg Management remplacé par l auto-gouvernance Raison d être évolutive Plénitude Patients & infirmières insatisfaites cf. vidéo «Reinventing Organizations» de Frédéric Laloux Temps de qualité et autonomie des patients 20

21 5 actions majeures doivent être réalisées pour donner de l autonomie et motiver les équipes Identifier le sponsor métier et les équipes concernées Féliciter et communiquer sur les réussites Aider à reconfigurer le processus Mesurer les gains Coacher les équipes 21

22 SONDAGE : QUELS CHANGEMENTS VOUS SEMBLENT PRIORITAIRES AVEC PLANNER?

23 Prochaines étapes Comment pouvez-vous nous aider? Comment pouvons-nous vous aider? Lisez l qui vous sera envoyé par Tatiana Partagez le webinar sur Twitter / LinkedIn Partagez le webinar au sein de votre entreprise Répondez à notre sondage Aider votre organisation à adopter ce mode de gestion des tâches et les bonnes pratiques en réunions. Accompagner votre organisation dans l évolution de son mode de management et dans l adoption des nouvelles pratiques. Promouvoir les nouveaux usages et les bonnes pratiques à l aide de Skillisy. 23