ERRATUM (2.1 Généralités pag.39) Publication au niveau européen Cahier spécial des charges n S&L/AO/380/2014

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1 Cahier spécial des charges 1/79 S&L/AO/380/2014 Cahier spécial des charges: Appel d offres ouvert pour la maintenance de l application MODA qui comprend 5 composantes logicielles (Quintiq, Aïdoo ; application de rapport, véhicules Track & Trace et conteneurs Track & Trace) ainsi que pour l obtention de licences pour trois environnements différents au minimum. ERRATUM (2.1 Généralités pag.39) Publication au niveau européen Cahier spécial des charges n S&L/AO/380/2014 Séance d'ouverture des offres : 19/05/2015 à 14h30

2 Cahier spécial des charges 2/79 S&L/AO/380/2014 TABLE DES MATIÈRES DÉROGATIONS GÉNERALES... 5 DISPOSITIONS GÉNERALES... 5 B1. Objet et nature du marché... 5 B2. Durée du contrat B3. Pouvoir adjudicateur Informations complémentaires... 6 B4. Documents régissant le marché... 6 B 4.1. Législation... 6 B 4.2. Documents du marché... 7 B5. Séance d information... 7 ATTRIBUTION... 9 C1. Droit et modalités d introduction et d ouverture des offres... 9 C.1.1. Droit et modalités d introduction des offres... 9 C Offres envoyées de manière électronique... 9 C Offres qui ne sont pas introduites par voie électronique C Modification ou retrait d une offre déjà introduite C.1.2. L ouverture des offres C2. Offres C.2.1. Données à mentionner dans l offre C.2.2. Structure de l offre C.2.3. Durée de validité de l offre C.2.4. Documents et attestations à joindre à l offre C3. Prix C4. Droit d accès Sélection qualitative Régularité des offres Critères d attribution C.4.1. Droit d accès et sélection qualitative C Droit d accès C Sélection de qualité C.4.2. Régularité des offres C.4.3. Critères d attribution C Liste des critères d attribution C Méthode de détermination de l offre la plus avantageuse C Cotation finale EXÉCUTION D1. Fonctionnaire dirigeant D2. Révision de prix... 23

3 Cahier spécial des charges 3/79 S&L/AO/380/2014 D3. Engagements particuliers concernant les informations obtenues D4. Responsabilité du prestataire de services D5. Suivi des services exécutés et contrôle par des tiers D.5.1. Suivi de la réalisation correcte de la mission D.5.2. Contrôle par des tiers D6. Évaluation des services prestés et activités de contrôle D 6.1. Réception D 6.2. Modalités de réception et frais D 6.3. Évaluation des services exécutés D7. Cautionnement D.7.1. Constitution du cautionnement D.7.2. Libération du cautionnement D8. Exécution des services D.8.1. Lieu d exécution et dispositions spécifiques D.8.2. Personnel de l adjudicateur D.8.3. Adjudicataires D.8.4. Normes et standards à respecter D9. Facturation et paiement des services D10. Litiges PRESCRIPTIONS TECHNIQUES E1 Description des besoins Aspects fonctionnels et techniques E.1.1 Introduction E. 1.2 Contexte opérationnel E.1.3 Contexte technique E2 Objet du marché E.2.1 Généralités E.2.2 Maintenance logicielle E.2.3 Lot 1 : Composantes à entretenir E.2.4 Lots 2, 3 en 4 : Licences E.2.5 Environnements E3 Services à assurer E.3.1 Transfert des connaissances E.3.2 Collaboration E.3.3 Transférabilité E.3.4 Entretien E.3.6 Intégration avec le servicedesk E.3.6 Service Level Agreement (SLA) ANNEXES ANNEXE A : Formulaire d'offre ANNEXE B : Prijsinventaris ANNEXE C : Modèle de référence ANNEXE D : Formulaire question et réponse... 71

4 Cahier spécial des charges 4/79 S&L/AO/380/2014 ANNEXE E : Liste des acronymes et abréviations ANNEXE F : Raamwerk FODFIN-SLA-V ANNEXE G : Tableau KPI... 79

5 Cahier spécial des charges 5/79 S&L/AO/380/2014 SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL Finances Service d'encadrement Logistique North Galaxy - Tour B4 - boîte 961 Boulevard du Roi Albert II, BRUXELLES CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES S&L/AO/380/2014 APPEL D OFFRES OUVERT POUR LA MAINTENANCE DE L APPLICATION MODA QUI COMPREND 5 COMPOSANTES LOGICIELLES (QUINTIQ, AÏDOO ; APPLICATION DE RAPPORT, VÉHICULES TRACK & TRACE ET CONTENEURS TRACK & TRACE) AINSI QUE POUR L OBTENTION DE LICENCES POUR TROIS ENVIRONNEMENTS DIFFERENTS AU MINIMUM. DÉROGATIONS GÉNERALES IMPORTANT En application de l article 9, paragraphe 4, de l AR du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, l attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que le présent cahier spécial des charges déroge aux articles : - 25 de l arrêté royal du 14 janvier 2013 concernant le cautionnement ; - 33 de l arrêté royal du 14 janvier 2013 concernant la libération du cautionnement. B1. Objet et nature du marché DISPOSITIONS GÉNERALES Le présent marché a pour objet la maintenance des applications MODA ainsi que l obtention des licences nécessaires. Afin de pouvoir réaliser des contrôles plus rapidement et de meilleure qualité, un programme de changement complet qui s inscrit dans Coperfin, l exercice global BPR du SPF Finances, a été développé. Le projet MODA a été lancé dans le cadre de Coperfin afin de soutenir les processus sur le plan ICT. Pour cela, les outils suivant ont été développés : - Une application reposant sur Quintiq comprenant une sélection pour les régies de contrôle, un processus de regroupement et un outil de planification proprement dit, tant pour le pilier MOTO que pour le pilier TRACLI - Une application mobile reposant sur Aïdoo utilisée par les fonctionnaires contrôleurs sur le terrain pour le pilier MOTO - Une application de rapportage (développement propre) pour les deux piliers - Un système Track&Trace pour les véhicules du SPFFIN et le suivi de conteneurs au moyen de «smart seals» avec utilisation d une cartographie pour la géolocalisation ; L objet de ce marché est l entretien de toutes les applications et le renouvellement annuel des droits de licence pour les programmes utilisés. Ce, à la fois pour l environnement opérationnel (PROD), pour l environnement de formation (TRAINING) et l environnement d acceptation (ACC). Si le développeur

6 Cahier spécial des charges 6/79 S&L/AO/380/2014 veut utiliser l environnement de développement du SPFFIN, l entretien et la licence à cette fin sont à la charge du SPFFIN.. La procédure choisie est celle de l appel d offres ouvert avec publicité européenne. Il s agit d un marché à prix global (A.R. 15 juillet 2011, art. 2, 7 ) Ce marché se compose de quatre lots : LOT 1 LOT 2 LOT 3 LOT 4 Entretien de 5 composants logiciels pour au moins 3 environnements Acquisition (licence sur site) de licences Quintiq (régie de contrôle MODA, regroupement MODA, planification MODA et gestion des clients MODA) Acquisition de licences Aïdoo (pour l Application mobile) Acquisition de licences pour une application track&trace standard sur le marché Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas attribuer les 4 lots. Aucune variante n est autorisée. B2. Durée du contrat. Le contrat prend cours le premier jour civil qui suit le jour où l adjudicataire reçoit la notification de la conclusion du marché. Il est conclu pour une période de 4 ans. Cependant, chaque partie peut mettre un terme au contrat à la fin de la première, de la deuxième ou de la troisième année à condition que la notification à l autre partie soit faite par lettre recommandée : - au moins trois (3) mois avant la fin de l année d exécution en cours si le contrat est rompu par le pouvoir adjudicateur, - au moins six (6) mois avant la fin de l année d exécution en cours si le contrat est rompu par l adjudicataire. B3. Pouvoir adjudicateur Informations complémentaires Le pouvoir adjudicateur est l État belge, représenté par Monsieur le Ministre des Finances. Toute information complémentaire relative à la procédure peut être obtenue auprès de : log.daa.t1@minfin.fed.be Des renseignements complémentaires concernant les aspects de fond du marché peuvent être demandés auprès de : - David VANDENDRIESSCHE (Service d encadrement ICT) david.vandendriessche@minfin.fed.be - Guido MERTENS (Administration générale des Douanes & Accises) guido.mertens@minfin.fed.be B4. Documents régissant le marché B 4.1. Législation - Loi du 15 juin 2006 marchés publics et certains marchés de travaux, de fournitures et de services ;

7 Cahier spécial des charges 7/79 S&L/AO/380/ Arrêté royal du 15 juillet 2011 arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ; - Arrêté royal du 14 janvier 2013 arrêté royal établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ; - Loi du 17 juin 2013 loi relative à la motivation, à l information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services ; - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l ouverture des offres. B 4.2. Documents du marché - Les avis et éventuelles rectifications se rapportant au présent marché publiés au Bulletin des Adjudications et au Journal officiel de l Union européenne en font partie intégrante. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l établissement de son offre ; - Les précisions apportées à la suite de la séance d information (questions posées et réponses données par le pouvoir adjudicateur). Ces explications, qui seront également publiées sur le site internet du SPF Finances sous la rubrique «Marchés publics», font partie intégrante des conditions contractuelles et le soumissionnaire est censé en avoir tenu compte lors de l'établissement de son offre ; - Le présent cahier spécial des charges n S&L/AO/380/2014 ; - Les documents vers lesquels le pouvoir adjudicateur renvoie dans le cadre de l appel d'offre. - L offre approuvée de l adjudicataire. B5. Séance d information Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d organiser une séance d information unique à l intention des candidats-soumissionnaires intéressés. La séance d information se tiendra le 05/05/2015 à 10 heures dans une des salles de réunion à l adresse suivante : SPF Finances Complexe North Galaxy Boulevard du Roi Albert II, Bruxelles Pendant cette séance d information, les éventuelles questions relatives au cahier spécial des charges seront abordées. Afin de permettre un déroulement correct de la séance d information, les candidats-soumissionnaires sont priés de faire parvenir leurs questions au pouvoir adjudicateur par courrier électronique via le formulaire de questions/réponses joint en annexe au présent cahier spécial des charges (voir «annexe : formulaire de questions/réponses»). Ces questions peuvent uniquement être introduites par à l adresse électronique log.daa.t1@minfin.fed.be. Seules les questions qui seront parvenues au pouvoir adjudicateur le 28/04/2015 à 16 h au plus tard seront traitées pendant cette séance. En objet du courrier électronique, le soumissionnaire renseignera «Maintenance MODA». Toutes les questions doivent obligatoirement et clairement renvoyer aux références correspondantes du cahier spécial des charges (par exemple partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1) avec la mention de la langue du cahier spécial des charges (les numéros de page peuvent différer en fonction de la langue du cahier spécial des charges). Il est demandé aux entreprises intéressées de se faire connaître au préalable à l adresse log.daa.t1@minfin.fed.beet d indiquer le ou les noms et la ou les fonctions de la ou des personnes qui seront envoyées à la séance d'information. Pour des raisons organisationnelles, seules deux personnes par entreprise pourront y participer. Le SPF Finances se réserve le droit de refuser la

8 Cahier spécial des charges 8/79 S&L/AO/380/2014 participation à la séance d information aux personnes qui n auront pas décliné leur identité 24 heures à l avance. Le pouvoir adjudicateur publiera le procès-verbal de la séance d information sur le site internet du SPF Finances la rubrique «Marchés Publics». Si aucune question n est posée dans le délai prescrit, il ne sera pas publié de procès-verbal. IMPORTANT Il ne sera répondu à aucune des questions posées après cette séance d information, et ce, afin de traiter tous les candidats-soumissionnaires de la même manière. Si les entreprises intéressées constatent des imperfections, des imprécisions, etc. dans le cahier spécial des charges, elles sont invitées à le faire savoir par écrit avant la séance d information, et ce, selon les mêmes modalités que pour l envoi des questions. Le SPF Finances accorde en particulier une grande importance à l égalité de traitement des soumissionnaires et rédige les spécifications de ses cahiers des charges en conséquence. Si une société intéressée estime malgré tout ses chances diminuées ou réduites à néant par certaines spécifications du présent cahier spécial des charges, elle est invitée à en faire part par écrit ou à le signaler au plus tard lors de la séance d information. Au besoin, le SPF, s il le juge nécessaire, adaptera le cahier spécial des charges pour en tenir compte.

9 Cahier spécial des charges 9/79 S&L/AO/380/2014 ATTRIBUTION C1. Droit et modalités d introduction et d ouverture des offres C.1.1. Droit et modalités d introduction des offres Chaque soumissionnaire ne peut déposer qu une seule offre par marché. En application de l article 52, 2, de l AR du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur accepte l utilisation de moyens électroniques pour l introduction des offres. Par conséquent, les offres peuvent être introduites comme suit : 1) soit par voie électronique via l application e-tendering (voir ci-dessous pour de plus amples informations) 2) soit par courrier (une lettre recommandée est conseillée) adressé au pouvoir adjudicateur 3) soit déposées personnellement auprès du pouvoir adjudicateur. C Offres envoyées de manière électronique Lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour l introduction de l offre, la signature électronique doit être conforme aux règles du droit européen et du droit national y correspondant relatives à la signature électronique avancée accompagnée d un certificat qualifié et valide, et réalisée au moyen d un dispositif sécurisé de création de signature. (Article 52, 1, 1 de l AR du 15 juillet 2011). L attention est attirée sur le fait qu'une signature doit être une signature électronique ; une signature manuscrite scannée ne sera pas considérée comme acceptable. Les offres qui sont introduites par des moyens électroniques, peuvent être envoyées via le site internet e-tendering garantit le respect des conditions de l article 52 de l AR du 15 juillet Vu que l envoi d une offre par ne répond pas aux conditions de l article 52 de l AR du 15 juillet 2011, il n est pas admis d introduire une offre de cette manière. Si nécessaire, les attestations comme demandées dans les documents du marché sont scannées en PDF afin d être jointes à l offre. Certains documents à joindre qui ne peuvent pas être produits ou qui peuvent être difficilement produits par des moyens électroniques peuvent être délivrés sur papier avant la date limite de réception. En introduisant son offre entièrement ou partiellement via des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données qui résultent du fonctionnement du système de réception de son offre soient enregistrées. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site : ou via le numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement : +32 (0) IMPORTANT 1. Il est recommandé au soumissionnaire de s enregistrer au plus tard la veille de l ouverture des offres afin de pouvoir prendre contact avec le helpdesk du service e-procurement pour résoudre d éventuels problèmes d accès au site 2. Il doit être tenu compte de la taille du fichier introduit par voie électronique, qui ne doit pas dépasser 350 Mb.

10 Cahier spécial des charges 10/79 C S&L/AO/380/2014 Offres qui ne sont pas introduites par voie électronique Les offres qui sont introduites sur papier ou les offres qui sont libellées par des moyens électroniques, mais qui ne sont pas introduites par ces moyens, sont glissées dans une enveloppe qui doit ensuite être scellée. Les offres seront déposées par le soumissionnaire ou son représentant : - soit le jour de la séance d ouverture, en main propre au président, avant que celui-ci n ouvre la séance ; - soit en main propre à un fonctionnaire de la Division Achat, au plus tard le jour ouvrable précédant la date de l ouverture des offres ; - soit à la poste. Toute autre modalité d expédition (comme Taxipost, courrier express, etc.) se fera sous l entière responsabilité du soumissionnaire. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d ouverture des offres n ait pas été déclarée ouverte. Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant : - que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore notifié sa décision à l'adjudicataire, - et que l'offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour civil précédant le jour fixé pour la réception des offres. L'offre doit être introduite en deux exemplaires papier, dont un original et une version sur support électronique (CD-ROM) au format PDF. En cas de divergences entre la version papier et la version électronique, l exemplaire original de la version papier fera foi. Le soumissionnaire procédera à un scan antivirus du support électronique afin d éviter toute contamination par virus de l infrastructure informatique du SPF Finances. Il indiquera dans son offre : le logiciel utilisé pour le scan antivirus (et la version de celui-ci), ainsi que la garantie que le support a été vérifié et ne contient pas de virus. Le SPF Finances procédera également à un scan antivirus après l ouverture des offres. L offre sera glissée dans une enveloppe, qui sera ensuite scellée, portant les deux indications suivantes : - le numéro du cahier spécial des charges : S&L/AO/380/ la date et l heure de la séance d ouverture des offres : le 19/05/2015 à 14h30 Ce pli scellé sera glissé dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes : - dans le coin supérieur gauche : - le mot : «OFFRE» ; - le numéro du cahier spécial des charges : S&L/AO/380/ si la soumission est déposée par porteur : les données relatives aux personnes de contact chargées de la réception des offres : BOSMAN Heidi (NL) LACROIX Isabelle (FR) WOUTERS Bart (NL) à l endroit prévu à cet effet : l adresse du destinataire. Le soumissionnaire qui remet son offre par porteur doit savoir que le North Galaxy n est accessible que par l entrée «visiteurs», située au rez-de-chaussée, boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES, et ce, uniquement pendant les heures de bureau, soit de 9 h à 11 h 45 et de 14 h à 16 h.

11 Cahier spécial des charges 11/79 S&L/AO/380/2014 Si l offre est déposée par porteur, un accusé de réception ne sera délivré que si la demande en est faite expressément. Il est important de noter que seul cet accusé de réception peut servir de preuve du dépôt de l offre. Le soumissionnaire assume l entière responsabilité des modalités d envoi et de réception de son offre dans les délais impartis. Les offres doivent être expédiées ou déposées à l adresse suivante : Service public fédéral FINANCES Service d'encadrement Logistique Division Achats À l'attention de Mme Isabelle LACROIX, Attaché North Galaxy Tour B4 Boulevard du Roi Albert II, 33 Boîte BRUXELLES C Modification ou retrait d une offre déjà introduite Lorsqu un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou introduite, ceci doit se dérouler conformément aux dispositions de l article 91 de l arrêté royal du 15 juillet La modification ou le retrait d une offre déjà introduite est possible via des moyens électroniques qui satisfont au prescrit de l article 52, 1 de l AR du 15 juillet 2011 ou sur papier. Afin de modifier ou de retirer une offre déjà envoyée ou introduite, une déclaration écrite, correctement signée par le soumissionnaire ou par son mandataire, est exigée. L'objet et la portée des modifications doivent être indiqués avec précision. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut également être communiqué par téléfax, ou via un moyen électronique qui n est pas conforme à l article 52, 1 de l AR du 15 juillet 2011, pour autant : 1 qu il parvienne au président de la séance d ouverture des offres avant que ce dernier ouvre la séance, 2 et qu'il soit confirmé par lettre recommandée envoyée au plus tard la veille du jour de la séance d'ouverture. Remarque : pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient déposées par voie électronique. Le choix appartient bien entendu au soumissionnaire et n influencera en aucune façon l analyse et l évaluation de l offre. C.1.2. L ouverture des offres Pendant la séance d ouverture du 19/05/2015 à 14 h 30, dans une des salles de réunion du North Galaxy, boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES, il sera procédé à l ouverture des offres déposées pour le présent marché (sans proclamation des prix).

12 Cahier spécial des charges 12/79 S&L/AO/380/2014 C2. Offres C.2.1. Données à mentionner dans l offre L attention des soumissionnaires est attirée sur l article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l article 64 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités. IMPORTANT Le soumissionnaire est tenu d utiliser le formulaire d offre dans le cadre de cet appel d'offre. «Si le pouvoir adjudicateur prévoit parmi les documents du marché un formulaire destiné à établir l offre et à compléter le métré récapitulatif ou l inventaire, le soumissionnaire en fait usage. À défaut d utiliser ce formulaire, il supporte l entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu il a utilisés et le formulaire.» (Article 80 de l'arrêté royal du 15 juillet 2011). L offre et les annexes jointes au formulaire d offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire indique la langue qu il choisit pour l interprétation du contrat. Faute de s en être exprimé, il sera censé avoir choisi la langue dans laquelle il a rédigé son offre. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à son offre. Les soumissionnaires sont tenus de s engager expressément au respect de toutes les dispositions administratives et contractuelles du présent cahier spécial des charges. Toute réserve ou nonengagement sur l une de ces dispositions peut entraîner l irrégularité de l offre. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur. Le soumissionnaire veillera à une numérotation continue et ininterrompue de toutes les pages de l offre et de ses annexes. In het geval van een papieren offerte zal ook elke pagina geparafeerd worden. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l offre : - de eenheidsprijzen (exclusief btw); - de btw-bedragen; - de eenheidsprijzen (inclusief btw); - la signature de la ou des personnes, selon le cas, ayant mandat pour signer l offre ; - la qualité de la ou des personnes, selon le cas, qui signent l offre ; - la date à laquelle la ou les personnes précitées, selon le cas, ont signé l offre ; - le numéro d immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) ; - le numéro d inscription à l O.N.S.S. ; - le numéro et le libellé du compte du soumissionnaire ouvert auprès de la Banque de la Poste ou d un autre établissement financier ; - les nom, prénoms, qualité ou profession, nationalité et domicile du soumissionnaire ou, lorsque celui-ci est une société, ses raison sociale ou dénomination, forme juridique, nationalité et siège social ; - tous les éléments et documents nécessaires pour l évaluation des offres. C.2.2. Structure de l offre

13 Cahier spécial des charges 13/79 S&L/AO/380/2014 L offre du soumissionnaire se compose obligatoirement de quatre volets distincts : Volet A : «Volet administratif et financier» Ce volet se compose des éléments suivants : I. Formulaire d offre Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l ordre imposé : 1. Le formulaire d offre dûment complété, daté et signé ; 2. Les postes de prix dûment complétés (éventuellement avec le détail des différents coûts). Il ne sera tenu aucunement compte des prix mentionnés à d autres endroits de l offre. 3. Pour toute offre introduite par un mandataire, l acte authentique ou sous seing privé (ou une copie de cet acte) joint par le mandataire prouvant qu il est habilité à engager l entité pour laquelle il soumissionne. Le mandataire peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle est publié son mandat. II. Documents relatifs aux critères de sélection Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes : Les documents relatifs aux critères de sélection qui permettent d évaluer la capacité financière et économique du soumissionnaire (voir point Sélection qualitative). Le cas échéant, le soumissionnaire indique quelle part du marché il sous-traitera. Volet B : «Volet technique» Dans ce volet, le soumissionnaire joint les informations dans le cadre de l exécution du marché. L offre suit plus facilement la structure du volet E «Prescriptions techniques» du présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire reprend dans ce volet aussi l ensemble des informations que le pouvoir adjudicateur autorise pour évaluer l offre sur la base des critères d attribution repris dans le présent cahier spécial des charges. Les documents de nature technique (pas de brochures publicitaires) qui sont joints à l'offre en tant qu annexe peuvent être rédigés en anglais pour autant qu'ils ne soient pas disponibles dans la langue dans laquelle l'offre a été établie. Volet C : «Annexes obligatoires» Références des projets récemment menés à bien tant dans le secteur privé que dans le secteur public (voir modèle) Volet D : «Annexes spécifiques» Dans ce volet, le soumissionnaire joint l ensemble des annexes et des documents utiles non exigés dans les volets précédents. C.2.3. Durée de validité de l offre Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 240 jours civils, à compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres.

14 Cahier spécial des charges 14/79 S&L/AO/380/2014 C.2.4. Documents et attestations à joindre à l offre Les soumissionnaires joignent à leur offre : - l ensemble des documents demandés dans le cadre des critères d exclusion, de sélection et d attribution (comme un extrait du casier judiciaire, une preuve de paiement de dettes ONSS, etc.) ; - les statuts et/ou tous autres documents utiles prouvant la compétence du ou des signataires. C3. Prix. Le présent marché est un marché à prix unitaire. L adjudicataire est censé avoir inclus dans ses prix tous les coûts possibles qui pèsent sur les services. Tous les prix seront obligatoirement mentionnés en euros. Il ne sera tenu aucunement compte des prix mentionnés à d autres endroits que le volet administratif et financier de l offre. C4. Droit d accès Sélection qualitative Régularité des offres Critères d attribution C.4.1. Droit d accès et sélection qualitative Les soumissionnaires sont évalués sur la base du droit d accès et de la sélection qualitative tels que mentionnés ci-après. Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères du droit d accès et de la sélection qualitative sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres sur la base des critères d attribution repris dans le présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan formel et matériel. C Droit d accès Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion figurant ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l exactitude de cette déclaration sur l honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l offre est la mieux classée. À cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné par les moyens les plus rapides, et dans le délai qu il déterminera, de fournir les renseignements ou documents permettant de vérifier sa situation personnelle. Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu il peut obtenir gratuitement par des moyens électroniques auprès des services qui en sont gestionnaires. Premier critère d exclusion 1 Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l Office National de Sécurité Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées, s il apparaît, qu au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il : 1 a transmis à l Office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et

15 Cahier spécial des charges 15/79 S&L/AO/380/ n a pas, pour ces déclarations, une dette en cotisations supérieure à euros, à moins qu il n ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à euros, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s il établit, avant la décision d attribuer le marché, qu il possède, à la fin du trimestre civil visé au deuxième alinéa, à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 2, 1 de la loi du 15 juin 2006, ou d une entreprise publique au sens de l article 2, 2 de la loi du 15 juin 2006, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l égard de tiers pour un montant au moins égal, à euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, le soumissionnaire étranger doit : 1 être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi ; 2 être en ordre avec les dispositions du 1 er, s il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. 3. À quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s informer, par tous moyens qu il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. Deuxième critère d exclusion Conformément à l article 20 de la loi du 15 juin 2006, est exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure d attribution, le soumissionnaire qui a fait l objet d une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour : 1 participation à une organisation criminelle telle que définie à l article 324bis du Code pénal ; 2 corruption telle que définie à l article 246 du Code pénal ; 3 fraude au sens de l article 1er de la Convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 ; 4 blanchiment de capitaux tel que défini à l article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. En vue de l application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur a le droit de demander aux soumissionnaires de fournir les renseignements ou documents nécessaires. Lorsqu il a des doutes sur la situation personnelle de ces soumissionnaires, il peut s adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu il estime nécessaires à ce propos.

16 Cahier spécial des charges 16/79 S&L/AO/380/2014 Troisième critère d exclusion Est exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure d attribution, le soumissionnaire qui : 1 est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de réorganisation judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans d'autres réglementations nationales ; 2 a fait l'aveu de sa faillite ou fait l'objet d'une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans d'autres réglementations nationales. Quatrième critère d exclusion Est exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui a fait l objet d une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle. Cinquième critère d exclusion Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave, constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur pourra justifier. En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s engage à respecter les normes définies dans les conventions de base de l Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier : 1 l interdiction du travail forcé (convention n 29 relative au travail forcé ou obligatoire, 1930, et convention n 105 relative à l abolition du travail forcé, 1957) ; 2 le droit à la liberté syndicale (convention n 87 relative à la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) 3 le droit d organisation et de négociation collective (convention n 98 relative au droit d organisation et de négociation collective, 1949) ; 4 l interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (convention n 100 sur l égalité de rémunération, 1951, et convention n 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) ; 5 l âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n 138 sur l âge minimum, 1973), ainsi que l interdiction des pires formes de travail des enfants (convention n 182 sur les pires formes de travail des enfants, 1999). Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave en matière professionnelle au sens de l article 61, 2, 4 de l AR du 15 juillet Les dispositions qui précèdent s appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à l article 61 de l arrêté précité. Sixième critère d exclusion Le soumissionnaire doit être en règle avec le paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays où il est établi. Pour que le soumissionnaire ou le candidat soit considéré en règle, il joindra à sa demande de participation ou à son offre, selon le cas, une attestation certifiant qu il est en règle avec le paiement de ses cotisations selon les dispositions légales du pays où il est établi. Cette attestation doit se rapporter à la dernière période fiscale précédant la date de réception ultime des demandes de participation ou des offres, selon le cas.

17 Cahier spécial des charges 17/79 S&L/AO/380/2014 Le candidat ou le soumissionnaire est en règle avec les obligations applicables en Belgique susmentionnées s il n a aucune dette supérieure à euros pour l ensemble de ses cotisations, sauf s il bénéficie pour cette dette de délais de paiement qu il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à euros, le candidat ou le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s il établit, avant la décision de sélection ou d attribution du marché, selon le cas, qu il possède, à la fin du trimestre civil visé au deuxième alinéa, à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 2, 1 de la loi, ou d une entreprise publique au sens de l article 2, 2 de la loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l égard de tiers pour un montant au moins égal, à euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. Septième critère d exclusion Est exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui s est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre ou qui n a pas fourni ces renseignements. C Sélection de qualité Critères de sélection relatifs à la capacité financière et économique du soumissionnaire Premier critère relatif à la capacité financière et économique du soumissionnaire Au cours des trois derniers exercices, le soumissionnaire doit avoir réalisé un chiffre d affaire annuel sur des activités en lien direct avec les fournitures et services décrits dans le cahier des charges pour le Lot 1 : de euros Lot 2 : de euros Lot 3 : de euros Lot 4 : de euros Si le soumissionnaire introduit une offre pour plusieurs lots, il est nécessaire de justifier d un chiffre d affaire minimal correspondant à la somme des valeurs limites pour les lots pour lesquels il se porte candidat. Il joindra à son offre une déclaration relative à son chiffre d affaires réalisé pendant les trois derniers exercices. Le soumissionnaire étranger fournira également les comptes annuels des trois derniers exercices. Si le candidat ou le soumissionnaire n est pas en mesure de soumettre, pour des raisons à justifier, les références demandées, il peut démontrer sa capacité économique et financière sur la base d autres documents acceptés par le pouvoir adjudicateur. Critères de sélection relatifs à la capacité technique du soumissionnaire Dans le cas d un marché de services/livraisons, la compétence technique ou professionnelle du candidat ou du soumissionnaire peut être démontrée selon une des manières suivantes, en fonction de la nature, de la quantité ou de l importance et de l objectif des services/livraisons. Premier critère relatif à la capacité technique du soumissionnaire. Le soumissionnaire doit présenter les références suivantes pour des services exécutés ces trois dernières années : - Pour ce qui concerne le lot Entretien de cinq éléments logiciels pour trois environnements (lot 1), seules les sociétés qui justifient de l exécution d un contrat d une taille similaire au présent marché au cours des trois dernières années sont admises à ce marché. Par contrat de taille similaire, le pouvoir indicateur entend un contrat de maintenance des cinq éléments logiciels en question (à savoir des environnements Quintiq pour l ensemble des

18 Cahier spécial des charges 18/79 S&L/AO/380/2014 fonctionnalités développées au sein de MODA, une application mobile de type Aïdoo, une application de rapportage, une licence pour l utilisation professionnelle d une cartographie de géolocalisation pour une application track&trace pour véhicules et une application track&trace pour conteneurs)) - Pour ce qui concerne le lot 2 (l acquisition de licences Quintiq), le soumissionnaire doit justifier d au moins trois références attestant qu il a exécuté un contrat de taille similaire au présent marché au cours des trois années précédentes. Par taille similaire, le pouvoir adjudicataire entend la fourniture de licences Quintiq. - Pour ce qui concerne le lot 3 (l acquisition de licences Aïdoo), le soumissionnaire doit justifier d au moins trois références attestant qu'il a exécuté un contrat de taille similaire au présent marché au cours des trois années précédentes. Par taille similaire, le pouvoir adjudicataire entend la fourniture de licences Aïdoo. - Pour ce qui concerne le lot 4 (l acquisition d une licence pour l utilisation professionnelle de la cartographie pour géolocalisation d un système track&trace), le soumissionnaire doit justifier d au moins trois références attestant qu il a exécuté un contrat de taille similaire au présent marché au cours des trois années précédentes. Par taille similaire, le pouvoir adjudicataire entend la fourniture de licences Track&Trace. Modèle de référence) est obligatoire pour la présentation des références. Deuxième critère relative à la capacité technique du soumissionnaire Le soumissionnaire mentionnera tout recours à la sous-traitance ainsi que la partie du marché qui sera sous-traitée et le nom des soustraitants concernés. C.4.2. Régularité des offres La régularité des offres des soumissionnaires sélectionnés sera examinée conformément à l article 95 de l arrêté royal du et aux dispositions du présent cahier spécial des charges comme indiqué ci-dessus. Les offres irrégulières seront exclues. Chaque offre sera examinée afin de s assurer qu elle est conforme aux besoins exprimés. S'il est déterminé qu'un besoin formulé n'a pas été satisfait, l offre sera considérée comme irrégulière. La solution proposée dans l offre du soumissionnaire doit satisfaire aux besoins techniques mentionnés dans le présent cahier spécial des charges. Toute proposition financière ou de coût qui est incomplète, qui comprend des contradictions ou des inexactitudes significatives ou qui ne respecte pas les exigences en termes de proposition de coût, telles que formulées dans le présent cahier spécial des charges, peut être déclarée irrégulière. Seules les offres régulières seront prises en considération pour être confrontées aux critères d'attribution ci-dessous. C.4.3. Critères d attribution Pour le choix de l offre la plus intéressante d un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à une série de critères d attribution. Ces critères seront pondérés afin d obtenir un classement final. C Liste des critères d attribution Le marché est attribué au soumissionnaire qui a introduit l offre la plus intéressante compte tenu : Lot 1 Les critères d'attribution pour le lot 1 sont

19 Cahier spécial des charges 19/79 S&L/AO/380/2014 Critères d attribution Points 1. Prix (TVA comprise) /70 2. SLA /30 Lot 2 Critères d attribution Points 1. Prix (TVA comprise) /70 2. Délai et conditions de livraison pour licences Quintiq /30 Lot 3 Critères d attribution Points 1. Prix (TVA comprise) /70 2. Délai et conditions de livraison licences Aïdoo /30 Lot 4 Critères d attribution Points 1. Prix (TVA comprise) /70 2. Délai de livraison licences cartographie standard sur le marché de géolocalisation pour les applications track & trace /30 C Méthode de détermination de l offre la plus avantageuse Les critères d attribution seront évalués de la manière suivante : 1. Critères d évaluation prix Les Points pour ce critère d attribution sont calculés par lot selon la formule suivante. P = 70 X Pm Po Où P est le nombre de points attribués au soumissionnaire pour le critère «Prix» ; Pm est le prix global TVAC le plus bas proposé par un soumissionnaire dans une offre valable ; Po le prix global TVAC du soumissionnaire dont l offre est évaluée. Le nombre de points obtenus est arrondi à la deuxième décimale. 2. Critère d'évaluation des SLA

20 Cahier spécial des charges 20/79 S&L/AO/380/2014 Les offres qui obtiennent un score inférieur à 60 % pour le critère du niveau de service (SLA) ne sont pas prises en considération pour la suite de la procédure. Le soumissionnaire est prié de joindre un projet de SLA et de DAP (Dossier Accords et Procédures) à l offre. Dans le cadre de son évaluation, le pouvoir adjudicateur tiendra compte des éléments suivants (voir aussi point E Prescriptions techniques) : Répartition des points sur 100 points (à ramener ensuite à 30): 1. Pondération du SQP (Service Quality Plan): 5 points 2. Pondération du SIP (Service Improvement Plan): 5 points 3. Pondération du Master SLA: 40 points 4. Pondération du DAP (Dossier Accords et Procédures): 15 points 5. Pondération du modèle de rapportage : 10 points 6. Pondération des pénalités : 25 points Lors de l évaluation du SQP et du SIP, les critères suivants seront pris en compte : La qualité et l applicabilité pratique du document ; Les réponses apportées à l objectif défini du document (voir paragraphe concerné «E.3.6 Service Level Agreement (SLA)»). Lors de l évaluation du Master SLA, les critères suivants seront pris en compte : Conformité au modèle de SLA en annexe F ; Bonne compréhension des normes de service définies ; Qualité de la description de la manière dont on satisfera aux normes de service ; Exhaustivité des niveaux de service à traiter. Lors de l évaluation du DAP, les critères suivants seront pris en compte : Exhaustivité du document quant au contenu à traiter (voir paragraphe concerné «E.3.6 Service Level Agreement (SLA)»); Qualité du document en termes de structure et de lisibilité. Elaboration des processus ITIL (voir paragraphe concerné «E.3.6 Service Level Agreement (SLA)»). Lors de l évaluation du modèle de rapportage, les critères suivants seront pris en compte : Exhaustivité par rapport au contenu demandé (voir paragraphe concerné «E.3.6 Service Level Agreement (SLA)»). Structure et clarté du rapportage proposé. Formule pour le calcul des pénalités : Les points pour ce critère d attribution sont calculés selon la formule suivante. Où B est le nombre de points qui est attribué au soumissionnaire pour le sous-critère amendes du SLA ; la pondération du sous-critère amendes ; n le nombre de KPI qui font l objet d une amende ; fait référence au numéro dans le tableau KPI ; l amende de base minimale ou l amende supérieure proposée dans l offre du soumissionnaire pour le KPI ;

21 Cahier spécial des charges 21/79 S&L/AO/380/2014 l amende maximale proposée pour KPI dans les offres de tous les soumissionnaires retenus ou l amende de base minimum proposée si aucune amende plus élevée n a été proposée. 3. Délais de livraison de tous les types de licences Le critère d attribution pour les délais de livraison est évalué pour chaque type de licence de la même manière, décrite ci-dessous. Le soumissionnaire est prié de joindre un planning détaillé et réaliste avec une description des différentes tâches. En cas de planning manquant, vague ou irréaliste, aucun point ne sera attribué pour ce critère d évaluation. Des points seront cependant attribués aux autres offres en fonction du délai d'exécution propre à chaque soumissionnaire par rapport au délai d'exécution le plus avantageux conformément à la formule suivante : Où : UP = 30 X UPm UPo UP est le nombre de points attribués au soumissionnaire pour le critère «Délai de livraison» ; UPm est le délai d exécution le plus rapide (en jours ouvrables) à partir de l attribution du marché jusqu à la livraison des licences pour l utilisateur final (dans une offre régulière accompagnée d un planning détaillé et réaliste) ; UPo est le délai d exécution du soumissionnaire (en jours ouvrables) à partir de l attribution du marché jusqu à la livraison des licences pour l utilisateur final (dans une offre régulière accompagnée d un planning détaillé et réaliste) ; Si le soumissionnaire s écarte substantiellement des délais réels figurant dans le cahier des charges, le pouvoir adjudicateur ne manquera pas d invoquer les articles 44 et suivants de l AR exécution du 14 janvier Le nombre de points obtenus est arrondi à la deuxième décimale.

22 Cahier spécial des charges 22/79 S&L/AO/380/2014 C Cotation finale Une cote finale est attribuée à chaque offre en additionnant les points obtenus pour les quatre critères susmentionnés. IMPORTANT Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire appel pour l analyse des offres à un ou plusieurs experts externes au SPF Finances. L offre la plus intéressante obtient la cote finale la plus élevée.

23 Cahier spécial des charges 23/79 S&L/AO/380/2014 EXÉCUTION D1. Fonctionnaire dirigeant Seul le fonctionnaire dirigeant est compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle. Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un fonctionnaire du pouvoir adjudicateur) sera désigné dans la notification d attribution du marché. Les limites de ses compétences y seront indiquées. Le fonctionnaire dirigeant peut déléguer une partie de ses compétences. D2. Révision de prix Les règles de révision sont les suivantes : Les prix peuvent être revus chaque année. L adjudicataire demande, chaque année, la révision des prix par le biais d un courrier recommandé adressé au pouvoir adjudicateur, à l attention du Service d encadrement B&CG Division Engagements, Boulevard du Roi Albert II 33 boîte 785, 1030 Bruxelles. La révision des prix entre en vigueur : à la date anniversaire de l avis d attribution du marché si l adjudicataire a introduit sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après l anniversaire de l attribution du marché. le 1 er jour du mois suivant l envoi de la lettre recommandée si l adjudicataire a laissé passer un ou plusieurs jours anniversaire. La révision des prix ne porte que sur les services qui ont été effectivement fournis après le 1er jour du mois précité (attention : l adjudicataire doit introduire une nouvelle demande pour la révision des prix des services à prester après l anniversaire suivant). La révision des prix est calculée à l aide de la formule suivante : Pr = Po x [( 0,80 X S ) + 0,20] So où : P = prix revu Po = prix initial So= indice des salaires de la commission paritaire 218 d application le mois qui précède l ouverture des offres. S = comme S0 ci-dessus, mais d application le mois qui précède le jour anniversaire de la notification de l attribution du marché. Pour les indices, voir : Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de réviser les prix en cas d indice décroissant. Dans ce cas, la révision suit les règles ci-dessus, sauf que la lettre recommandée émane du pouvoir adjudicateur. Cette adaptation de prix ne peut se faire qu une fois par an.