Charte d utilisation du Service Commun de FACS et Tri Cellulaire (S2C) Faculté des Sciences Fondamentales et Biomédicales

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1 Charte d utilisation du Service Commun de FACS et Tri Cellulaire (S2C) Faculté des Sciences Fondamentales et Biomédicales L'objectif de la présente charte est d'établir les procédures et règles qui doivent être respectées par l'ensemble des acteurs impliqués dans le fonctionnement du service commun de Cytométrie (S2C), et par les utilisateurs désireux de réaliser des expériences dans le cadre de l utilisation de la plateforme S2C. Il est entendu qu'en adhérant à la présente charte, toute personne collaborant, à quel titre que ce soit, avec la plateforme s'engage à respecter, ou à faire respecter les règles précisées ci-dessous par les personnes sur lesquelles il ou elle a autorité ou dont il ou elle dirige le travail. Les engagements sont matérialisés par la signature par chaque personne concernée du présent document, attestant ainsi qu'elle a pris connaissance du contenu de cette charte. REDACTEUR VERIFICATEUR APPROBATEUR NOM STEPHANIE DUPUY CHARBEL MASSAAD CM, JPH, CAL, EK FONCTION Responsable plate-forme Responsable scientifique Comité S2C VISA SD CM S2C 1

2 SOMMAIRE 1. DENOMINATIONS ET MISSIONS 2. STUCTURE 3. ORGANISATION INTERNE 4. FONCTIONNEMENT 5. TARIFICATION ET FACTURATION 6. RESPONSABILITES ET ENGAGEMENTS 7. HYGIENE & SECURITE 8. CONSERVATION DES DONNEES 9. CONFIDENTIALITÉ 10. PUBLICATION DES TRAVAUX REALISES GRACE AU CONCOURS DE LA PLATEFORME 11. DECLARATION D ACCEPTATION DES REGLES D ACCES ET D UTILISATION POUR LES UTILISATEURS 2

3 1. DENOMINATION ET MISSIONS Article 1: Il a été créé à l UFR des Sciences Fondamentales et Biomédicales, un service commun nommé «service commun de Cytométrie (S2C)» cogéré par les fédérations de recherche (FR3636 et FR3567). Article 2: La constitution de ce service commun a pour but d assurer le bon fonctionnement d une infrastructure commune performante, une bonne visibilité des compétences techniques et des matériels de cytométrie en flux présents sur le site. Il a pour objectif de faciliter la mise à disposition et l utilisation de ces matériels à l ensemble de la communauté scientifique, de fournir aux unités de recherche utilisatrices des services d analyse de qualité, d assurer l animation scientifique et la veille technologique, de coordonner les investissements, et de favoriser l interdisciplinarité. 2. STRUCTURES Article 3: La plateforme est installée dans la pièce R268 (deuxième étage) de l UFR des Sciences Fondamentales et Biomédicales situé au 45 rue des Saints Pères dans le 6 ieme arrondissement de Paris. Ce local est spécifiquement affecté à la plate-forme et le matériel du S2C y est hébergé. Article 4: Le S2C regroupe actuellement les ressources suivantes : Analyseur BD FACSCanto II équipé de 3 lasers (Violet 405nm, Bleu 488nm et Rouge 633nm), capable d analyser jusqu à 8 couleurs simultanément. Analyseur / Trieur de cellules BD FACSAria III équipé de 4 lasers (Bleu 488nm, Yellow/green 561nm, Violet 405nm et Rouge 633nm), capable d analyser jusqu à 12 couleurs de façon simultanée. Cet automate peut trier jusqu à 4 sous-populations différentes. Un poste d analyse avec les logiciels BD FACSDiva, Flowjo, Spice pour l exploitation et le retraitement des données. Le service commun pourra intégrer d autres ressources sur décision du comité. 3

4 Article 5: La gestion du S2C est assurée par un «comité» constitué du responsable scientifique du service commun et d un groupe de représentants des utilisateurs. Le comité élit le responsable scientifique. Le Comité est constitué de : Ekaterini KORDELI UMR 8119, Christine-Anne LONGIN UMR8250, Jean-Philippe HERBEUVAL UMR 8606, Charbel MASSAAD - UMR 1124 (Responsable du Service) 3. ORGANISATION INTERNE Article 6: Utilisateurs de la plateforme Toute personne du secteur académique ou privé est considérée comme utilisateur à partir du moment ou : Il en a fait la demande auprès du responsable scientifique de la S2C. L ingénieur de la plateforme a évalué ses connaissances et compétences dans le domaine de la cytométrie. Il est formé à l utilisation des machines et des logiciels d analyse. Il s engage à respecter la charte d utilisation du matériel et à honorer les règles tarifaires. Article 7: Comité S2C Le comité d utilisateurs, en concertation avec les FRs, élabore la politique du service, la stratégie scientifique et d investissement du S2C. Il est composé de 6 personnes : - le responsable scientifique de la plateforme, - de 5 utilisateurs qui sont : - proposés par leur laboratoire d'affectation et les FRs sur la base du volontariat pour un mandat de 3 ans. - désignés à parité par les deux Fédérations de Recherche du site. Il se réunit chaque trimestre ou sur demande exceptionnelle du responsable scientifique. 4

5 Article 8: Responsable scientifique du service commun Le responsable scientifique est élu par le comité S2C. Il doit être membre statutaire de l Université Paris Descartes ou d un EPST; son mandat est fixé à trois ans. Le responsable préside le comité et convoque ses réunions. Il est le porte-parole de la plateforme vis-àvis de l extérieur. Il assure les liens du comité avec les conseils des fédérations, les autorités de tutelle et les organismes de financement de la Recherche. Il agit en concertation avec le comité et après accord de celui-ci. Article 9: Gestion financière des équipements La gestion financière des dépenses courantes pourra être réalisée par le responsable scientifique du S2C sans consultation du comité dans la limite d un montant qui sera fixé annuellement par le comité. Pour toute dépense supérieure à ce montant, le comité devra avoir validé l achat. 4. FONCTIONNEMENT Article 10: Nature et limites de l'assistance technique La plateforme est pilotée par un ingénieur d étude. Il peut réaliser des prestations de service et aider les utilisateurs dans l analyse des données. Une formation et un accompagnement lors des analyses sont fournis lors des premières utilisations des appareils et sur demande ensuite. L'assistance à l utilisateur sera fournie par l ingénieur d étude gestionnaire de la plateforme. Article 11: Conditions d accès à la plateforme Conditions générales d accès L utilisation des instruments est strictement limitée à l équipe de la S2C et aux personnes habilitées par la S2C. L accès ne pourra se faire qu après avoir reçu une formation dispensée par l ingénieur de la plateforme S2C. Seules les personnes ayant suivi cette formation sont habilitées à utiliser les instruments de façon indépendante (libre-service non assisté). 5

6 Horaires d ouverture du local de la S2C Pour les personnes habilitées et autonomes, l accès est possible à tout moment après réservation. Horaires d ouverture du service Le service est assuré du lundi au vendredi de 9h30 à 17h00, hors jours fériés. Réservation La réservation des automates est obligatoire. Elle se fait : En ligne pour l analyseur BD FACS Canto II et pour le PC d analyse: Par téléphone pour le trieur de cellules BD FACS Aria III (2 jours minimum à l avance) au L'utilisateur s'engage à ne pas réserver de façon inconsidérée les stations de travail et garde en mémoire qu'il s'agit d'un outil commun dont il ne peut disposer sans prendre en compte les autres utilisateurs. Aucun utilisateur n'est autorisé à travailler sans réservation préalable et en dehors de ses plages de réservation. Pour le bon fonctionnement de la plateforme il est important que les utilisateurs soient ponctuels à leur rendez-vous. En cas de retard, et pour ne pas pénaliser l utilisateur suivant, le créneau réservé ne pourra être décalé. Tout créneau réservé et annulé moins de 24h à l avance sera facturé. Utilisation des équipements Une copie des procédures d utilisation des automates est placée dans un classeur situé à proximité du cytomètre. Ces dernières doivent être rigoureusement respectées par chaque utilisateur, en particulier les procédures de décontamination et de nettoyage. Ces procédures sont établies et modifiables uniquement par l ingénieur de la plateforme. Une session nominative d utilisation est crée pour chaque équipe sur le cytomètre. Il est interdit d utiliser la session d une autre équipe pour ses expériences. 6

7 Tout utilisateur ayant reçu l habilitation d utilisation des machines est responsable du matériel utilisé. Il doit en conséquence laisser le matériel dans un parfait état de fonctionnement et de propreté après utilisation. Les utilisateurs s engagent à signaler tout incident, dysfonctionnement et problèmes techniques rencontrés au cours de ses manipulations à l ingénieur de la plateforme. La personne inscrite au créneau de réservation sera tenue responsable en cas de problème lié à une utilisation incorrecte de l automate durant cette période. Dans le cas où le non-respect des consignes entraînerait des dommages sur les automates, les coûts induits seront facturés à l équipe. Si, avant le début des expériences, l utilisateur fait le constat d un état de propreté peu satisfaisant de l appareil, celui-ci devra en informer l ingénieur de la plate-forme (ou à défaut le responsable de la S2C). Il est strictement interdit d intervenir techniquement sur les cytomètres. La S2C ne pourra en aucune manière être tenue responsable : Des résultats obtenus suite à une mauvaise utilisation des instruments par les utilisateurs formés. Des pertes directes ou indirectes qui pourraient résulter d une mauvaise utilisation. L ingénieur de la plateforme veille au bon fonctionnement de l instrumentation et au planning. Ce planning tiendra compte des journées prévues pour l'entretien ou la révision du matériel. Aucun utilisateur n est autorisé à accéder au S2C sans avoir lu et signé la charte des utilisateurs et le comité se réserve le droit limiter voir d interdire l accès des utilisateurs aux matériels en cas d utilisation inappropriée ou excessive du matériel. 5. TARIFS ET FACTURATION Article 12: Tarification Les tarifs, spécifiés dans la charte des utilisateurs, sont fixés annuellement par le comité du S2C. Un droit d entrée annuel de 250 est demandé à chaque unité utilisatrice. L utilisation des cytomètres est facturée à l heure ou au forfait. La facturation se base sur le temps d utilisation enregistré par le cytomètre sur chaque session utilisateur et sur le planning de réservation en ligne. 7

8 12.1 Tarif horaire HT UFR extérieurs privé autonomes assistés autonomes assistés autonomes assistés Canto 20 /H 25 /H 30 /H 35 /H 50 /H 60 /H ARIA III / 200 / 250 / 500 Un tri est une séance de 2H30 (allumage/fermeture machine) 12.2 Forfait annuel HT (utilisateurs autonomes) 1h <50 H < 100 H < 200 H Forfait annuel canto II HT H = environ 1 heure cytométrie par semaine (soit 15 /H HT) 100H = environ 2 heures de cytométrie par semaine (soit 13,5 /H HT) 200H = environ 1 heure de cytométrie par jour (soit 12,5 /H HT) Réservation canto: créneau de 2H max (sauf si planning libre) Article 13: Facturation Les factures seront envoyées semestriellement pour la facturation à l heure et annuellement pour celles aux forfaits. La facturation au forfait est payable d avance alors que celle à l heure est réalisée tous les six mois d utilisation. La facture est envoyée par mail au représentant de l unité utilisatrice. C est lui qui ensuite devra transmettre la facture à l équipe concernée. En cas de non-paiement des factures, le comité scientifique interdira l accès à la plateforme. Pour chaque facture le délai de paiement est de 30 jours. 8

9 6. RESPONSABILITES ET ENGAGEMENTS Article 14: Engagements de la plateforme La plateforme s'engage à : Gérer les accès aux différents appareils Fournir les recommandations et les informations sur le fonctionnement des appareils Garantir la confidentialité des résultats Mettre à disposition des moyens d'exploitation des résultats Mettre en œuvre des actions destinées à assurer la pérennité de la performance, de l'expertise des instruments par une maintenance régulière, une veille technologique active et des plans d'action pour la mise à niveau des matériels. De même, le responsable de la plateforme ne saura être tenu responsable de la perte ou de la dégradation des fichiers produits et sauvegardés sur les stations d'acquisition. Article 15: Engagements des utilisateurs Les utilisateurs ont l'obligation : De prendre soin du matériels. De respecter les procédures d'utilisation et de nettoyage. D assurer le respect des règles d'hygiène et sécurité (en particulier le risque biologique et chimique) conformément aux bonnes pratiques de laboratoire. D informer l ingénieur de la plateforme dès qu'un incident se produit. Pendant leur présence au sein de la plateforme, les utilisateurs restent sous la responsabilité du Directeur de leur laboratoire et de leur organisme d'appartenance. Tout utilisateur ne respectant pas les termes et obligation de la présente charte pourra être exclu par le Comité scientifique. 7. HYGIENE, SECURITE ET BONNE PRATIQUE DE LABORATOIRE Article 16: Hygiène et sécurité Chaque utilisateur est tenu de respecter les règles d'hygiène et de sécurité et de bonnes pratiques de laboratoire appliquées dans les laboratoires publics. 9

10 Pour des raisons d'hygiène et de sécurité, il est primordial de suivre les règles suivantes : Ne pas manger ni boire dans les locaux. Porter une blouse et des gants. Retirer ses gants lors de l utilisation du matériel informatique Respecter le tri sélectif réalisé au sein de la plateforme (déchets non contaminés, déchets chimiques, déchets biologiques...) Tout utilisateur doit informer le responsable scientifique de la dangerosité potentielle des échantillons (pathogènes, cellules transgéniques, produits chimiques, radioactivité) qui seront introduits dans les locaux avant toute expérimentation. 8. CONSERVATION ET RECUPERATION DES DONNEES Articles 17: La conservation des données est sous la responsabilité de l'utilisateur, aucune donnée n est conservée par la plateforme. En début de chaque mois les données sont effacées de l ordinateur du cytomètre. Il est strictement interdit d utiliser des périphériques extérieurs (clé USB, disque dur externe) sur les différents équipements. A la fin de l expérience, les données brutes doivent être transférées sur le serveur puis récupérées par l utilisateur soit sur son ordinateur de travail soit sur le PC d analyse commun via la connexion au serveur. Les données sont conservées 3 mois sur le serveur. 9. CONFIDENTIALITE Article 18: Tout utilisateur externe s engage à ne pas publier ou divulguer, de quelque façon que ce soit, les informations scientifiques et techniques appartenant au S2C dont il pourrait avoir connaissance. 10. PUBLICATION DES TRAVAUX REALISES GRACE AU CONCOURS DE S2C Article 19: Les données obtenues sont la propriété du laboratoire de recherche et/ou du chercheur qui mène l'expérimentation. Tout utilisateur interne ou externe s engage à remercier la plate-forme pour les analyses effectuées sur les instruments : Les analyses ont été réalisées en prestation de service uniquement : la S2C sera citée dans les remerciements. 10

11 Les analyses ont impliqué des développements spécifiques et/ou une participation intellectuelle et/ou technique spécifique de la part de l un ou plusieurs des personnels de la S2C (ingénieur plateforme, comité S2C), qui ont eu un impact significatif sur l avancement des travaux. Le ou les personnels de la S2C seront intégrés dans la liste des co-auteurs. Le positionnement sera discuté avec les auteurs. Ces règles sont applicables, que les utilisateurs soient autonomes ou non sur les instruments utilisés pour produire les résultats. L ingénieur de la plateforme s engage à fournir les informations nécessaires à la rédaction des matériels et méthodes concernant les configurations des instruments utilisés, ainsi que les références des organismes ayant financé le matériel et qui doivent être remerciés. 11

12 11. DECLARATION D ACCEPTATION DE LA CHARTE D UTILISATION Je reconnais avoir pris connaissance des conditions d utilisation de la plateforme de Cytométrie en flux (S2C) et déclare accepter les termes de cette charte. Responsable d équipe : Adresse : Nom : Prénom : Qualité : Téléphone : Date : Courriel : Signature : Utilisateur : Nom : Prénom : Qualité : Téléphone : Date : Courriel : Signature : 12