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1 Guide Convention Collective DEPLACEMENTS VEHICULE Page 1 - Prise en charge : la règle Cotisations sociales Comptabiliser les temps de déplacement Modèle de fiche de déplacement Se déplacer à pied / en formation le dimanche et les jours fériés Les courses Les courses / Facturation Se déplacer en mandataire Les assurances 11

2 1 Prise en charge : la règle Le travail d Aide à Domicile suppose pour les salariés l obligation de se déplacer au domicile des personnes aidées. Ces déplacements font partie intégrante de leur travail et donc, l employeur se doit de prendre en charge financièrement, à la fois : les frais occasionnés par l utilisation de leur moyen de locomotion (frais kilométriques) le temps nécessaire à ce déplacement Il ne peut déroger à ces obligations Le principe de remboursement des frais kilométriques est institué par la Convention Collective. Un accord de branche vient ensuite en préciser le montant qui est donc susceptible d évoluer dans le temps. Actuellement, les remboursements se font depuis le 1 er mars 2008 selon les conditions suivantes : - utilisation d un véhicule à moteur : 0,35 / km - utilisation d un deux roues à moteur : 0,15 / km - La Convention Collective prévoit le remboursement des titres de transport en commun sous conditions (cf. : accord de branche du 29/11/05). Cet accord précise toutefois qu en aucun cas, ce remboursement ne peut dépasser 50% du coût du titre de transport Ces remboursements de frais ne rentrent pas dans la rémunération brute et ne doivent donc pas être soumis à cotisations sociales. condition 1 condition 2 Tous les déplacements ne donnent pas lieu à prise en charge financière. On ne tient compte ici que du temps de déplacements consécutifs : - entre deux dossiers prestataires et plus généralement entre deux lieux où le salarié est considéré comme effectuant un temps de travail effectif pour le service prestataire exemple: - déplacement consécutif entre un dossier en service prestataire et un passage à la médecine du travail, - déplacement consécutif entre une formation et un dossier en service prestataire, - déplacement consécutif entre un dossier en service prestataire et une réunion d information obligatoire, - - effectué au cours de la même demi-journée. Ne sont pas pris en compte les déplacements domicile - travail et travail domicile. 2

3 1 Prise en charge : la règle (suite) Exemple récapitulatif des différents cas pouvant se présenter au cours d une demijournée (matin ou après-midi) Légende : OUI : - Prise en compte des frais kilométriques et du temps de déplacement NON : - Pas de prise en compte des frais kilométriques et du temps de déplacement départ domicile prestataire mandataire prestataire retour domicile NON NON NON NON départ domicile prestataire prestataire mandataire retour domicile NON OUI NON NON départ domicile mandataire mandataire prestataire retour domicile NON NON NON NON départ domicile mandataire prestataire prestataire retour domicile NON NON OUI NON départ domicile prestataire prestataire prestataire retour domicile NON OUI OUI NON 3

4 2 Cotisations sociales En matière de cotisations sociales, il y a lieu de distinguer : Le remboursement des frais kilométriques qui comme «toute indemnité visant le remboursement des frais professionnels engagés par les salariés échappe à l assiette des cotisations». La prise en compte du temps de déplacement (10 minutes par exemple) qui est considéré comme du temps de travail effectif et doit donc être rémunéré comme tel. - Le temps de déplacement doit être compris dans le montant de la rémunération brute - Le temps de déplacement est rémunéré au taux horaire en vigueur du salarié le mois de sa réalisation - Le temps de déplacement est soumis à l ensemble des cotisations sociales. Pas de cotisations sociales Application de Cotisations sociales 4

5 3 Comptabiliser les temps de déplacement La notion de déplacement doit être prise au sens large du terme. Un salarié peut être amené à se déplacer dans le cadre de son travail aussi bien : - d une commune à une autre - qu à deux endroits d une même commune. Dans ces deux cas, les kilomètres parcourus (bien sûr, dans l hypothèse où la commune est étendue) et le temps passé doivent être comptabilisés. La question du temps passé pour aller d un dossier prestataire à un autre pose immanquablement question. Comment doit-on les comptabiliser? - au temps réel? - en instaurant une règle admise par tous (1 km pour 1 minute par exemple)? La jurisprudence sur ce point est claire. Elle indique que le décompte du temps de déplacement doit se faire au temps réel. Il n existe en fait que deux moyens permettant d établir la réalité du temps effectif : - par informatique (télégestion) ou - par relevé manuel (fiches) Exemple : Un salarié qui doit effectuer 5 kilomètres pour se rendre d une personne aidée en prestataire à une autre (aidée aussi par le biais de ce même service) peut être amené à mettre 5, 6 ou 10 minutes, suivant le jour et selon la fluidité de la circulation. Il devra normalement être rémunéré sur ce temps. Cette règle parait la plus juste. Elle se heurte toutefois à des questions de preuve. L employeur se doit de contrôler la véracité des relevés qui lui sont transmis. La correspondance 1 mn = 1 km peut être une base utile de vérification. Il est souhaitable d en informer les salarié. Il convient de ne pas oublier que temps de déplacement en milieu rural et urbain est aussi différent. En matière de contrôle, Il est essentiel de se montrer rigoureux. L employeur peut contester le temps de déplacement qui lui est déclaré s il estime qu il n est pas conforme à la réalité. Le paiement de forfaits (en ¼ heures), même s ils sont plus favorables au salarié, par exemple n est pas conforme à la légalité. Ils peuvent être contestés devant un Conseil des Prud hommes. Exemple page suivante : Modèle de fiche de déplacement 5

6 4 Modèle de Fiche de déplacement Une fiche de déplacement vierge peut être remise à chaque début de mois au salarié en même temps que le planning et les fiches de travail. Modèle indicatif : Association : Mois : Nom : Prénom : FICHE DE DEPLACEMENT L'Association ne prend en charge que les déplacements entre deux prestataires effectués au sein d'une même demi-journée. Cette fiche doit être remplie avec rigueur et justesse. Elle pourrait donner lieu à contrôle. Rappel utile jour Déplacement lieu heures soit en mn Km entre M D et M A entre M D et M A entre M D et M A entre M D et M A Exemple : signature du salarié : jour Déplacement lieu heures soit en mn Km 4 entre Mme DUVAL Saumur D 9h00 5 3,5 et Mme RENE Bagneux A 9h05 Contrôler les informations données Chaque salarié travaille selon un planning établi en début de mois. Ce planning, éventuellement modifié en cours de mois, doit permettre à l employeur de connaître précisément les plages d intervention entre deux prestataires donnant lieu à remboursement des frais de déplacement. Tout salarié doit pouvoir attester en fin de mois de ses déplacements. L association se devra de contrôler : - le planning d intervention, - la fiche de présence, - la fiche de déplacement. 6

7 5 Se déplacer à pied / en formation / le dimanche Se déplacer à pied Selon l UNA, si un salarié se rend du domicile d un usager à un autre à pied, le temps exact de ce trajet doit être prise en compte comme du temps de travail effectif. Toutefois, cette règle doit pouvoir s appliquer que dans des cas particuliers : - lorsque le salarié ne possède pas de véhicule ou que son véhicule est momentanément hors d usage, - lorsqu il n existe pas de système de transports en commun lui permettant de se rendre plus rapidement sur son lieu de travail. Dans tous les autres cas, l employeur peut demander à son salarié de prendre son véhicule et refuser de prendre en charge le déplacement à pied par définition plus long. Se déplacer en formation Les heures passées en formation doivent être rémunérées comme du temps de travail effectif, pour la durée totale de la formation. Exemple : Un salarié en formation 4 heures dans une journée sera rémunéré 4 heures (et peu importe que ce jour, en fait il avait 3 heures d activité de prévu). Le temps de déplacement doit être pris en charge par l employeur (puisqu il est formé dans le cadre du service prestataire). La prise en compte se fait au temps réel. Les kilomètres lui seront remboursés sur la base de la distance entre le siège de l Association et le lieu de formation. Il est du devoir de l employeur qui demande à son (ou ses) salariés de partir en formation d en organiser les modalités. Il peut pour de fait : - imposer le moyen de transport (par exemple, le train plutôt que la voiture plus onéreuse), - demander à ses salariés de pratiquer le co-voiturage pour alléger les frais de déplacement. Se déplacer le dimanche ou les jours fériés Les heures de déplacement entre deux interventions prestataire le dimanche sont considérées comme des temps de travail effectif et doivent donc être majorées à 25% au même titre que les heures effectuées au domicile des particuliers. Cf. Chapitre III Article 9 Accord de branche du 31/10/97 7

8 6 Se déplacer pour faire les courses Il rentre dans la fonction de l Aide à Domicile d effectuer les courses de la personne aidée. Elle doit être assurée pour cela. Ici aussi, le déplacement est règlementé par l article de la CCN qui traite : - des déplacements entre deux séquences consécutives de travail - mais aussi des frais de transports des salariés au cours de leur travail. Ils doivent être effectués dans le courant de l intervention (temps de travail effectif) et les kilomètres sont remboursés aujourd hui selon les conditions suivantes (depuis le 01/03/08) - utilisation d un véhicule à moteur : 0,35 / km - utilisation d un deux roues à moteur : 0,15 / km La preuve de l effectivité de ce type d aide peut se faire par la prise en compte d une fiche de déplacement spécifique pour les courses. Elle peut prendre la forme suivante et être mis à disposition du salarié. (Gérer une fiche par mois et par personne aidée est conseillé). Modèle indicatif : FICHES DE COURSES Association : Mois : Effectuées pour le compte de Mme / M. Aide à Domicile : Nom : M Prénom : Heures magasin Km A/R signatures jour intervention pers. Aidée Intervenant 1 de à à 2 de à à 3 de à à 4 de à à 5 de à à 6 de à à 7 de à à 8 de à à 9 de à à 10 de à à 11 de à à 12 de à à 13 de à à 14 de à à 15 de à à 16 de à à 17 de à à 8

9 7 Les courses la facturation / Cas particulier La facturation L Aide à domicile qui effectue des courses pour le compte de la personne âgée doit normalement le faire sur son temps de travail. Cette activité peut se réaliser : - à pied (si le magasin est à proximité du domicile), - en conduisant le véhicule de la personne aidée, - en conduisant son propre véhicule. Dans le 3 ème cas, le fait pour l aide à domicile de prendre son véhicule a pour effet de majorer pour l employeur le coût de l intervention à domicile. Outre le temps de travail, l employeur devra supporter le remboursement des kilomètres. Il n est donc pas illogique que l employeur facture : - les heures de travail réalisées au domicile, - les coûts du déplacement occasionné pour faire les courses (sur la base du taux fixé par la Convention, c'est-à-dire les frais remboursés aux salariés). A priori, sur APOLOGIC, ces deux éléments apparaissent obligatoirement sur la même facture. CONTRAT DE SERVICE : Toutefois, pour plus de clarté, il est essentiel que le contrat de service signé par la personne aidée mentionne le remboursements systématiques des frais occasionnés par les activités effectuées hors du domicile (course, mais aussi déplacement au cimetière, au coiffeur, promenade, ) Cas particulier : Effectuer des courses avant de commencer à travailler chez la personne aidée : Rien n interdit à ce que la liste des courses soit remise par la personne aidée à l AD la veille afin que celle-ci puisse les effectuer avant d arriver chez le bénéficiaire. Toutefois, il va sans dire que pendant ses courses, elle est en activité et que son temps de travail doit être comptabilisé comme tel. Exemple : - intervention prévue de 9h00 à 10h00 - courses de 9h00 à 9h20 - arrivée chez la PA et ménage de 9h20 à 10h00 Activité totale rémunérée : 1 heure 9

10 8 Prolongation : Déplacement et service mandataire Prolongation Déplacement et service mandataire Se rendre chez un employeur privé L employeur n a aucune obligation de payer les kilomètres du salarié qui vient travailler à son domicile ou qui rentre chez lui son intervention effectuée (le principe est le même que pour le salarié en prestataire qui se rend chez son premier bénéficiaire de la journée). Toutefois, dans l hypothèse où l employeur l accepte, il convient de le préciser explicitement : - au niveau du contrat de travail afin que la charge puisse apparaître valablement sur le bulletin de salaire. Effectuer des courses en service mandataire La Convention Collective du particuliers employeur ne prévoit rien en terme de paiement des kilomètres. La négociation doit se faire au cas par cas. Il est évident qu une employée de maison qui utilise son véhicule doit pouvoir être remboursée de ses kilomètres. Pour des questions de facilité, il serait souhaitable de prendre comme base le tarif prestataire (soit actuellement 0,35 / km), mais à ce niveau là, il n existe aucune obligation. Le contrat de travail doit préciser cette possibilité. Les déplacements qui sont considérés comme des frais professionnels apparaissent sur le bulletin de salaire et ne sont pas soumis à cotisations. 10

11 9 La question des assurances L assurance Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel dans de cadre de déplacement professionnels doivent absolument être assurés pour ces déplacement. Cette contrainte n est pas anodine. L accident d un salarié, non assuré pour l usage professionnelle de son véhicule, s il agit sous la responsabilité de son employeur engagera la responsabilité de ce dernier et cette responsabilité ne sera pas couverte par la responsabilité de la structure. Concrètement, l obligation d assurance se détermine dans le contrat du salarié à l embauche qui peut préciser (ou non) ce point. Responsabilité de l employeur Dans l hypothèse où le salarié est susceptible d utiliser son véhicule dans le cadre de son travail, il est du devoir de l employeur : - de veiller à la conformité du contrat d assurance du véhicule utilisé par son salarié, - de vérifier régulièrement ses dires. Dans le cadre de notre activité, il peut être souhaitable d instaurer cette l obligation d assurance automatiquement dès l embauche puisque cette clause peut être précisée au sein du contrat de travail signé par le salarié. Article : «M déclare avoir contacté auprès de la compagnie. une assurance couvrant sans limitation de somme sa responsabilité civile à l égard des tiers et pour des besoins professionnels. M s engage à communiquer à l Association sa police d assurance qui devra mentionner l engagement pris par la compagnie d assurance de prévenir l Association en cas de diminution de la garantie ou de résiliation du contrat pour quelque cause que ce soit.» Qui paie ce surcoût? Lors de la signature du contrat de travail, le salarié s engage à ce que son contrat d assurance lui permette d utiliser son véhicule à des fins professionnels. Il doit normalement en assumer le coût financier. L employeur peut toutefois bien sûr décider de le lui rembourser, même s il n en a pas l obligation légale. 11