Expérimentation in situ et in vivo de projets innovants en Île-de-France

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1 La Région Ile-de- France et bpifrance Banque Publique d Investissement lancent la saison 3 de l APPEL A MANIFESTATION D INTERETS 2014 Expérimentation in situ et in vivo de projets innovants en Île-de-France En partenariat avec Date limite de dépôt : 20 octobre h00 Dossier à déposer sur la plateforme PAR à compter du 6 octobre 2014 : o o Les envois par mail et par courrier postal ne sont pas acceptés Tout dossier incomplet lors de son dépôt sera rejeté. Informations sur et contact mail : ami.experimentation@iledefrance.fr Les dates clés de l appel à manifestation d intérêt : Ouverture de l appel à projet : 26 juin 2014 Clôture de l appel à projet : 20 octobre 2014 Information aux candidats sélectionnés : à partir du 26 janvier 2015 (calendrier prévisionnel) 1/12

2 REGLEMENT D INTERVENTION 1. Préambule La Stratégie Régionale de Développement Economique et de l Innovation (SRDEI) de la Région Ile-de-France a conforté la place prépondérante de l innovation comme véritable levier de création de nouvelles richesses et de nouveaux emplois, du développement de nouveaux produits et services respectueux de l'environnement et d une croissance partagée et durable. Dans ce cadre, la Région a construit depuis plusieurs années une politique ambitieuse de soutien à l innovation sous toutes ses formes. En témoignent son implication auprès des pôles de compétitivité et des incubateurs, la refonte de ses dispositifs d aides directes aux projets de R&D des PME avec la mise en place d une aide à l expérimentation (AIXPé) ou encore le soutien à des structures complémentaires comme Le Paris Région Lab, le Centre Francilien de l Innovation (CFI), le Lieu du Design (LDD), la Fonderie et plus récemment Paris Région Entreprises. L objectif pour la Région est ainsi d accompagner les projets innovants des PME jusqu à leur expérimentation en milieu réel et de les valoriser. 2. La politique d expérimentation régionale Extraits SRDEI juin 2011 L innovation se situe, en effet, au croisement de la recherche, des enjeux sociétaux et des attentes des franciliens. Dès lors, l expérimentation est le meilleur moyen pour identifier ces croisements. L innovation environnementale, par exemple, ne peut fonctionner que s il y a appropriation par le grand public. Les appels à projets visant à l expérimentation doivent donc permettre de mesurer les conditions de diffusion, c est à dire la capacité des publics à s en emparer, et développer des démarches itératives avec les usagers. En pratique, les dispositifs envisagés, devront : - Offrir l opportunité à des entreprises de tester de nouvelles offres sur des champs porteurs d innovation afin de leur ouvrir des marchés à des échelles plus grandes, la commande publique assumant une fonction de portage pré compétitive ; - Mettre à la disposition des entreprises des outils allant du prototypage rapide à la mise sur le marché qui leur permettent de réduire et de mutualiser leur coût de développement innovant sur des marchés encore peu matures. Permettre aussi, sur au moins un territoire par département et grâce à l ingénierie du Centre Francilien de l Innovation, à des entreprises de bénéficier d audits sur leur potentiel d innovation méconnu ; - Permettre à des territoires afin de diffuser l innovation à leur tissu de PME, de s intégrer à la cartographie francilienne de l innovation en se dotant de telles plateformes. En retour, les territoires offrent la capacité de tests à des populations impliquées. Cette démarche ne peut être engagée qu avec une offre d ingénierie à destination des collectivités susceptibles de les accompagner à positionner, bâtir et financer de tels dispositifs. L Île-de-France doit en effet devenir un véritable laboratoire des politiques publiques en faveur de l innovation ouverte. Il s agit là d impliquer les utilisateurs et de prendre en compte les dimensions sociales et l espace pour recevoir, transmettre et émettre l innovation. Ainsi que précise la Stratégie Régionale de l Innovation (SRI), l objectif de la Région est de mettre en relation les grands pôles d innovation et l ensemble des territoires de la Région, 2/12

3 particulièrement les territoires considérés «en difficulté», pour favoriser l émergence de projets, permettant la diffusion de nouveaux produits et services. C est dans ces «gisements d innovation» que l on pourra observer les tendances et tester, à l échelle, les produits de demain. L expérimentation vise à réunir toutes les informations nécessaires pour fournir les éléments techniques de décisions, en vue de la production de nouveaux matériaux, dispositifs, produits, procédés, systèmes, services ou en vue de leur amélioration substantielle (régime cadre notifié n 520-a ). Plus simplement, l expérimentation peut se définir comme le test d un produit ou d un service in situ auprès des usagers. Cette implication des utilisateurs est par ailleurs un facteur de prise en compte des dimensions sociales d autant plus lorsque les expérimentations sur des thématiques innovantes se déploient sur les territoires en difficulté. 3. Objectifs de l aide à l expérimentation AIXPé L est de mener une action concrète visant à contribuer au développement économique durable du territoire et à la valorisation des entreprises de la région. Grâce à cette aide, des partenariats forts se nouent entre l entreprise qui expérimente et le territoire d accueil Un atout pour la compétitivité des entreprises Avec AIXPé, les entreprises ont la possibilité de crédibiliser leurs projets innovants auprès des investisseurs en démontrant le retour sur investissement potentiel. Grâce à une connaissance plus fine de la capacité du public à s emparer de leur projet, elles peuvent améliorer leurs produits et services. En termes d image, le caractère innovant des projets soutenus permet souvent de faire la différence auprès des investisseurs, des consommateurs, des usagers, des habitants. Enfin, au sein de l entreprise, le développement de ces projets rejaillit de manière positive sur le savoir-faire et la motivation des équipes Un outil au service du développement des territoires L originalité d AIXPé est l obligation donnée aux projets soutenus d être implantés sur un territoire francilien. Le caractère opérationnel de l expérimentation renforce les liens avec les acteurs économiques franciliens. Avec les solutions originales développées, les territoires gagnent en attractivité et profitent des créations d emplois générées. De ce fait, ces territoires sont naturellement impliqués dans le bon fonctionnement de l expérimentation Un intérêt direct pour les usagers En plaçant les projets dans des conditions réelles d utilisation sur une période longue (6 à 18 mois), AIXPé permet de faire évoluer le produit par aller-retour successifs, au plus grand bénéfice des usagers. Cette «innovation participative» est encouragée et fait partie des critères de financements des projets. Pour favoriser ces liens avec les usagers, cet AMI donne une place prépondérante à l évaluation des projets. L évaluation est en effet jugée primordiale pour déterminer 1 Le régime cadre notifié des aides à la RDI N520a2007 (a été prolongé jusqu'au 31 décembre 2014 par le régime SA37986) a été approuvé par la Commission européenne le 16 juillet Ce régime reprend l ensemble des possibilités d intervention économique offertes par l encadrement communautaire. Compte-tenu de l absence d un nouvel encadrement sur les aides à la RDI pour la période , les autorités françaises ont notifié à la Commission européenne la prolongation des régimes d aides d Etat à la RDI. Il s agit des régimes N520/a et b/ /12

4 la capacité ou non d un déploiement plus large du projet/service expérimenté et pour présenter un argumentaire fort en direction des collectivités et conseiller utilement l achat public. Elle est réalisée par un tiers externe (Cf. infra). 4. Thématiques de l appel a manifestation d intérêts 2014 «Expérimentation in situ et in vivo de projets innovants sur le territoire francilien» Quatre thématiques prioritaires ont été définies pour cette édition : 1) Mobilité / non mobilité : Innovation pour faciliter l ensemble des déplacements y compris pour les personnes à mobilité réduite, intermodalité et systèmes d information afférents Développement de la mobilité durable pour les déplacements, télétravail, (réduction de la mobilité subie) Logistique du dernier kilomètre, mutualisation de l usage des transports et des flux 2) Environnement, ville durable Efficacité énergétique Traitements des eaux, de l air, de la pollution Valorisation des déchets 3) Santé et mieux vivre A l exclusion de la thérapeutique et des projets qui touchent à l intégrité physique de la personne E-santé Lutte contre le vieillissement et la dépendance Prise en compte des handicaps Services à la personne 4) Big data et cloud computing Stockage des volumes de données Gestion des masses de données Usage et exploitation des données Des projets seront sélectionnés dans chacune de ces 4 thématiques. Mais celles-ci ne sont pas exclusives. Des projets pourront être sélectionnés parmi les thèmes prioritaires indiqués par les territoires d expérimentations cités en annexe 4 au présent règlement d intervention. Des projets dans d autres thématiques pourront également être sélectionnés, sous réserve que ces projets soient soutenus par un territoire partenaire. 5. Modalités de participation Les projets d expérimentation d entreprises sélectionnés dans le cadre d autres appels à projets dédiés à l expérimentation de projets innovants et bénéficiant d une aide financière et ou d un accompagnement, du fait de leur sélection, dans le déploiement de leur expérimentation, ne sont pas recevables Critères d éligibilité 4/12

5 Les projets éligibles sont les suivants : Les projets individuels de développement expérimental et d innovation présentés par les TPE-PME et les ETI implantées en Ile-de-France et relevant de l'industrie ou des services, hors négoce, telles que définies par la Recommandation de la Commission Européenne n 2003/361/CE du 6 mai , reprise par l annexe 1 au Règlement CE N 800/2008 de la Commission Européenne du 6 août Par développement expérimental, on entend le stade de développement pré-concurrentiel. Les critères d éligibilité : TPE-PME ou ETI localisées en Ile-de-France, projet de type développement expérimental, identification d un terrain d expérimentation et/ ou partenariat effectif ou envisagé avec un lieu / territoire situé en Ile-de-France, collaboration entre un porteur de projet et un évaluateur 3, planning de déploiement sur 6 à 18 mois maximum. Une attention particulière sera portée aux candidatures présentées avec un partenariat déjà noué avec un lieu ou un territoire d expérimentation. Toutefois, si le partenariat avec le terrain d expérimentation n était pas finalisé au moment du dépôt du dossier, la Région avec le soutien des structures d accompagnement de l innovation, participeront à la mise en place effective du partenariat recherché (territoire, lieu, grands comptes). Le délai d instruction sera nécessairement allongé. Pour information, vous trouverez en annexe 4 une liste de territoires ayant manifesté un intérêt pour une expérimentation. Cette première liste est non exhaustive et n exclut pas la participation d autres territoires. 6. Modalités de l aide 6.1. Dépenses éligibles Les coûts admissibles sont : - les frais de personnel affectés au projet, identifiés et appartenant aux catégories suivantes : chercheurs, ingénieurs et techniciens ; - les coûts des instruments et du matériel utilisés pour l expérimentation ; - les dépenses liées à l établissement de la preuve du concept (technique, juridique commerciale) ; - les dépenses liées à la réalisation d un démonstrateur ou d un prototype ; - les dépenses liées à l évaluation dans la mesure où elles répondent aux exigences du protocole Montants et taux de l aide L aide AIXPé intervient de la manière suivante : 2 Une entreprise est «toute entité, indépendamment de sa forme juridique, exerçant une activité économique Les associations régulièrement impliquées dans une activité économique peuvent donc être considérées comme des entreprises». 3 L évaluation est effectuée par un organisme externe, indépendant à tous points de vue du porteur de projet afin de garantir l objectivité de l équipe d évaluation par rapport au projet. L évaluateur peut être, par exemple, un laboratoire public ou privé, un cabinet de consultant, une association spécialisée dans le domaine concerné. Une liste non exhaustive d évaluateurs est jointe en annexe au règlement d intervention. 5/12

6 - Taux plafond d intervention : o 45% maximum pour les entreprises de moins de 50 salariés, o 35% maximum pour les entreprises de 50 à 249 salariés, o 25% maximum pour les entreprises de taille intermédiaire Ces taux sont les taux maximum d aides publiques cumulées sur un projet. Dès lors que l aide régionale AIXPé intervient à taux plein, le reste du coût du projet doit être financé par des fonds privés. L entreprise doit donc être en capacité d assumer financièrement le coût de son projet. - Montant plafond : Le plafond d intervention de la Région est déterminé en fonction de l intérêt régional sans toutefois dépasser L aide prend la forme d une subvention ou d une avance remboursable versée en deux fois : 50% maximum à la signature du contrat et le solde à la fin de l expérimentation. - En deçà de d aides attribuées, l aide est versée sous forme de subvention. - Lorsque l aide attribuée est égale ou supérieure à , la totalité de l aide prend la forme d une avance remboursable. Le financement de l aide AIXPé est encadré par : - par le règlement communautaire en vigueur sur le régime d aide à la recherche, au développement et à l'innovation des collectivités territoriales, et de l Etat pour les aides à la R&D&I - par la délibération CR du 19 septembre 2012 relative à la mise en œuvre de la SRDEI, politique de soutien à l innovation : évolution du Fonds régional pour l innovation Critères d évaluation Les critères d évaluation des projets porteront, d une manière globale, sur : - Le caractère innovant du projet (état de l art, produit ou solution non encore mise sur le marché et non déployée localement) ; - La qualité du dossier évaluée au regard de la méthodologie envisagée, sa faisabilité, la structuration des tâches, les moyens mis en œuvre et leur adéquation avec les objectifs visés ; - L identification des usages induits ou escomptés et l implication d une communauté d usages (usagers, utilisateurs) ainsi que la méthode formalisée pour leur implication (principes de fonctionnement du partenariat entre la structure et les usagers) ; - Les retombées en matière de création de valeur, d activité et d emploi (création d emplois dans les phases de déploiement commercial). Les projets retenus devront répondre à tous les critères méthodologiques de la démarche expérimentale : - Définition des objectifs de l expérimentation : o Identifier clairement l objectif poursuivi. Il s agit de savoir à la fois ce que l on veut faire et pourquoi on veut le faire (la définition de l objectif conditionne le choix des variables qui seront retenues pour l évaluation) o Spécifier les ressources humaines et/ou matérielles engagées dans le programme, proportionnées aux objectifs poursuivis 6/12

7 - Définition du protocole d évaluation de l expérimentation réalisé par un prestataire externe à l entreprise (aucun projet ne pourra être jugé recevable sans évaluation, le devis détaillé de l évaluation devra être joint au dossier). L expérimentation doit notamment permettre de valider : - L efficacité du produit/service - La praticité du produit/service - Les améliorations techniques du produit/usure - La durabilité du produit/service in situ - La concertation et l aide à l usage 7. Un lieu d expérimentation Les lieux d expérimentation peuvent être de différentes natures. Des collectivités territoriales peuvent mettre à disposition leur espace public ou leurs bureaux pour de nouveaux services. Une école, un collège ou un lycée peuvent tester de nouveaux outils éducatifs. Enfin, des entreprises (grand groupe ou autre) peuvent aussi être intéressées par le test de nouvelles offres imaginées par les PME. Les candidatures disposant d une lettre d intérêt d un lieu d expérimentation seront analysés prioritairement. Le représentant du lieu d expérimentation envisagé manifeste son soutien au projet via la remise d une lettre d intérêt et identifie une personne contact au sein de sa structure. Il s engage, en cas de sélection du projet, à entamer les démarches utiles au déploiement de la solution innovante. Un courrier type est proposé à cet effet en annexe 2 au règlement d intervention. 8. Conditions générales d expérimentation Les sites d expérimentation seront déterminés en accord avec la structure acceptant d accueillir une expérimentation et dans le respect des dispositions légales ou règlementaires. La solution innovante déployée est et demeure la propriété du porteur de projet. Les porteurs de projets devront apporter la preuve de la certification du produit/service à expérimenter. Les porteurs de projets devront souscrire une assurance destinée à couvrir l expérimentation. Les porteurs de projets seront responsables du produit/service qu ils expérimentent, assumeront l installation, l entretien, le gardiennage, la maintenance et la désinstallation du produit/service. La durée de l expérimentation sera comprise entre 6 à 18 mois et la durée définitive conclue entre le porteur de projet et la structure qui accueille l expérimentation. Les solutions innovantes sont déployées pendant une durée limitée et nécessitent donc d être retirées à la fin de l expérimentation. 9. Procédure de sélection Les projets doivent être soumis dans les délais sur la base d un dossier complet, au format demandé. 7/12

8 AUCUNE INDEMNISATION NE SERA VERSEE AUX CANDIDATS, QUELLE QUE SOIT LA SUITE DONNEE A LEUR PROPOSITION. La sélection des dossiers se fait en deux temps : 9.1. Sélection technique L analyse des dossiers se déroulera selon les étapes listées ci-dessous o lecture des dossiers par les services de la Région et du Paris Région Lab, o analyse des dossiers par des experts indépendants, o présentation des dossiers par les experts aux financeurs de l action composé des représentants de la Région Ile-de-France et de Bpifrance et en présence du Paris Région Lab. Les projets n ayant pas obtenu l accord d un lieu d expérimentation au moment du dépôt de leur candidature et sélectionnés à l issue de l analyse technique seront présentés aux territoires franciliens à l occasion d une bourse aux projets sera organisée par la Région Ilede-France et Paris Région Lab. L examen des candidatures se fait uniquement sur dossier Sélection finale après analyse complémentaire La sélection finale est soumise à : - l engagement d un lieu d expérimentation aux côtés de l entreprise - une situation financière saine de l entreprise (capitaux propres positifs) - la preuve de la capacité de l entreprise à mener à bien le projet compte tenu des concours publics sollicités, - la preuve de la mise à jour des obligations fiscales, sociales et de l'ensemble des réglementations qui sont applicables à l entreprise. Dans le cadre de l examen des dossiers pour la sélection finale des dossiers, le comité AIXPé pourra prendre contact avec les candidats afin d obtenir toute précision qu il jugera utile et se réserve le droit de demander toute pièce qui lui semblera nécessaire pour l instruction du dossier. Le comté AIXPé pourra aussi prendre contact avec les territoires d accueil pour la validation des dossiers Le déploiement des expérimentations sélectionnées Paris Région Lab accompagnera les entreprises et les territoires dans le déploiement effectif des expérimentations. Il pourra notamment apporter des conseils et des orientations, en fonction de ses compétences, sur les aspects techniques et juridiques. Un modèle type de convention de partenariat entre l entreprise et le lieu d expérimentation est joint en annexe 5 au RI, pour information. Les livrables attendus par la Région et Bpifrance seront les suivants : - Une convention de partenariat entre l entreprise et le lieu d expérimentation - Jusqu à 3 réunions oblibatoires de suivi, en partenariat avec Paris Région Lab et les parties prenantes au projet d expérimentation (financeurs, entreprise, territoire...) 8/12

9 o Réunion de lancement o Réunion à mi-parcours avec présentation d un état d avancement o Réunion de clôture - L évaluation du projet expérimenté. 10. Communication Obligation sera faite aux entreprises sélectionnées de faire apparaître dans leurs supports de communication le logo de la Région Ile-de-France et la mention «projet mis en œuvre avec le soutien de la Région Ile-de-France». Par ailleurs, il est conseillé aux entreprises de bien anticiper dans leur budget, le coût des dépenses de communication notamment lorsque la réussite du projet et son déploiement requièrent le recrutement de volontaires à grande échelle. 9/12

10 ANNEXES AU REGLEMENT D INTERVENTION (RI) 1 Modèle type de fiche de prise de contact auprès des lieux d expérimentation et des évaluateurs Annexe 1 au RI : fiche entreprise prise de contact Dans ses recherches de lieu d expérimentation et d évaluateur, le candidat devra remplir de manière intelligible la fiche de présentation jointe en annexe au RI et l adresser par mail de manière ciblée aux lieux d expérimentation envisagés et aux évaluateurs pressentis. 2 Modèle type de lettre d intérêt du lieu d expérimentation Annexe 2 au RI : modèle de lettre d intérêt du lieu d expérimentation 3 Evaluateurs Annexe 3 au RI : liste non exhaustive d évaluateurs 4 Lieux d expérimentation ayant fait part de leur intérêt dans l accueil de solutions innovantes Annexe 4 au RI: liste non exhaustive de lieux d expérimentation 5 Modèle type de convention de partenariat entre une entreprise et un lieu d expérimentation Annexe 5 au RI : modèle de convention de partenariat en vue du déploiement d une expérimentation à ne mettre en place qu en cas de sélection du projet. 10/12

11 RECAPITULATIF DES PIECES A FOURNIR POUR LA COMPLETUDE DU DOSSIER DE CANDIDATURE Tout dossier incomplet et non conforme au modèle sera rejeté 1.1 Pièces techniques à déposer sur la plateforme PAR dans un dossier zippé «ZIP» intitulé «projet + nom de l entreprise».zip : ce dossier zippé devra impérativement contenir les pièces suivantes : Tableaux financiers de demande d aide : ficher A C D E F. A joindre en version Excel Les candidats sont priés de nommer le fichier Excel comme suit : «nom de l entreprise» + «Tableaux financiers».xls Présentation du projet innovant d expérimentation : fichier B. A joindre impérativement en version Word Les candidats sont priés de nommer le fichier Word comme suit : «nom de l entreprise» + «B projet».doc Devis détaillé du protocole d évaluation Devis détaillé des autres prestataires Lettre d intérêt d un lieu d expérimentation Dans la mesure du possible, visuel en HD ou illustration de la solution innovante 1.2 Pièces administratives à déposer sur la plateforme PAR dans un dossier zippé «ZIP» intitulé «pièces adm + nom de l entreprise».zip : ce dossier zippé devra impérativement contenir les pièces suivantes : Dernière liasse fiscale avec annexes (imprimé DGI) ou pour les entreprises âgées de moins d'un an, le résumé du plan d'affaires Kbis valide de moins de 3 mois en original Copie des statuts signés, certifiée conforme par le signataire de la demande d'aide Copie de la CNI ou passeport du dirigeant et de tous les actionnaires détenant plus de 25% le cas échéant, certifiée conforme par le détenteur de la carte d identité Logo de l entreprise en haute définition, format soit PPEG, HIFF ou EPS ATTENTION : LE FORMAT COMPRESSE EN «.RAR» N EST PAS ACCEPTE 11/12

12 I. Procédure de déroulement de l appel à manifestation d intérêt expérimentation Phase d appel à manifestation d intérêts Phase de sélection Phase de notification 26 / 06 / /10 / / 12 / / 01 / 2014 AIXPé Publication de l appel à manifestation d intérêts Assistance aux sociétés pour la constitution du dossier de candidature apportée par les structures d accompagnement de l innovation franciliennes Clôture de l appel à manifestation d intérêts Examen préliminaire des candidatures Expertise des dossiers Comité d étude Etude complémentaire des dossiers - Confirmation de l engagement des lieux d expérimentation - Analyse financière des capacités de l l entreprise à mener le projet Après la sélection des projets : Envoi des notifications d aide aux porteurs des projets Etablissement des contrats de financement de l aide AIXPé Bourse aux projets Clôture finale des sélections mai /12