ACHAT DE BIENS ET DE SERVICES

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1 DIRECTIVE ADMINISTRATIVE En vigueur le : 1 er décembre 2002 Dmaine : ADMINISTRATION Plitique : Achat de biens et de services Révisée le : 7 mars 2016 ACHAT DE BIENS ET DE SERVICES Table des matières 1. Objectifs... p Définitins... p Cde d éthique... p Intégrité persnnelle et prfessinnalisme 3.2. Respnsablité et transparence 3.3. Améliratin cntinue 3.4. Cnfrmité 4. Respnsabilité... p Respnsabilités générales des écles et des services 4.2. Le services des ressurces financières 4.3. Achats centralisés 5. Répartitin des tâches... p Autrisatins et limites... p Seuils d apprvisinnement cncurrentiel... p Critères de sélectin des furnisseurs... p Méthdes d achat et de paiement... p Petite caisse 9.2. Carte d apprvisinnement/de crédit 9.3. Bn de cmmande 9.4. Demande de paiement 10. Apprvisinnement... p Apprvisinnement cncurrentiel Apprvisinnement cncurrentiel uvert Apprvisinnement nn-cncurrentiel 11. Évaluatin des sumissins... p Attributin de cntrat... p Gestin de cntrats... p Cnservatin des dssiers et registres d apprvisinnement... p Prcessus de règlement des différends... p Gestin des risques et exigences en matières d assurances... p Cnflits d intérêts... p / 30

2 18. Liquidatin des biens appartenant au Cnseil... p Annexe A Cnsentement d utilisatin de la carte d apprvisinnement u de crédit VISA Desjardins... p Annexe B - Frmulaire d apprbatin... p Annexe C Demande de rembursement Petite Caisse... p Annexe D État de cmpte Carte d achat... p Annexe E Demande de fnds et de paiement... p Annexe F Déclaraatin de cnflit d intérêt pur l équipe d évaluatin... p Annexe G Cde d éthique... p Annexe H Entente de nn divulgatin de l équipe d évaluatin... p Annexe I Exemple d un cntrat... p Annexe J Exemple d une demande de prpsitin... p / 30

3 1. OBJECTIFS Par la frmulatin d une directive administrative sur les achats, le Cnseil vis à faire en srte que l ensemble de ses écles et de ses services puissent se prcurer des biens et des services de haute qualité, à des prix cncurrentiels et dans des délais raisnnables, tut en prtégeant les intérêts du Cnseil. La présente directive s adresse à tus les membres du persnnel respnsables de l acquisitin de biens et de services, et ce, en lien avec la Plitique ADM.21 Gestin des achats de biens et de services. 2. DÉFINITIONS Apprvisinnement cncurrentiel Ensemble de prcédures relatives à l établissement d un cntrat d apprvisinnement grâce à un prcessus de demande de sumissins u de prpsitins. L bjectif visé est l btentin des sumissins de façn équitable, impartiales et cncurrentielle. Apprvisinnement cncurrentiel restreint Prcessus cnsistant à demander à un minimum de tris (3) furnisseurs qualifiés de présenter une prpsitin écrite répndant aux exigences. Bn de cmmande Dcument cntractuel émis à un furnisseur cnfrmément à une sumissin u une demande de prix, lequel exige le furnisseur à furnir les biens u les services. Cntrat Entente fficielle écrite pur l achat de bien u de services, laquelle cnstitue une bligatin légale d effectuer u de ne pas effectuer certains actes liant les parties cmpétentes et déculant par exemple de l acceptatin d une ffre. Demande de prpsitin Dcument visant à demander aux furnisseurs de présenter des slutins à la livraisn de prduits u à la prestatin de services cmplexes u encre de furnir d autres suggestins u des slutins de 3 / 30

4 rechange. Il s agit d un prcessus repsant sur l applicatin de critères d évaluatin prédéfinis dans lequel le prix n est pas le seul facteur pris en cmpte. Demande de qualificatin Dcument servant à recueillir des renseignements sur les capacités et les cmpétences des furnisseurs dans le but de créer une liste de furnisseurs préalablement sélectinnés. Ce mécanisme peut être utilisé pur cnnaître les candidats qualifiés avant que n aient lieu les prcessus cncurrentiels prévus u pur restreindre le bassin de candidats puvant répndre à un besin à curt terme. Le Cnseil n est tutefis pas tenu de se prcurer des biens u des services auprès de l un u de l autre des furnisseurs qui se snt pré-qualifiés. Demande de prix par écrit Prcessus seln lequel le Cnseil demande fficiellement à des furnisseurs de sumettre une sumissin écrite sans aucun prcessus fficiel d appel d ffres. Demande de sumissin Prcessus seln lequel le Cnseil demande fficiellement à des furnisseurs de sumettre une sumissin écrite quant à leurs ffres précises de furnir au Cnseil des biens u des services. Expert-cnseil Persnne u entité qui, aux termes d un accrd, à l exceptin d un cntrat de travail, furnit des cnseils d expert u des cnseils stratégiques et des services cnnexes pur examen et prise de décisin. MERX, Bidding Systèmes électrniques pur les appels d ffres. Offre Une sumissin u prpsitin écrite sumise par un furnisseur en répnse à une demande de sumissin u à une demande de prpsitin. Respnsable budgétaire Persnne respnsable d autriser des acquisitins de biens et services pur sn écle u sn service seln les limites autrisées du tableau de puvirs d apprbatin (T PA). 4 / 30

5 Services d experts -cnseils Cnseils stratégiques u d expert furnis qu ils sient pris en cnsidératin en vue de prendre une décisin. Sumissin Prpsitin de prix u ffre sumise suite à la publicatin d une demande de sumissins. La sumissin désigne la répnse à l une des tris principales méthdes de demande de sumissins, à savir la demande de prpsitin, la demande d ffre et la demande de prix. Valeur des achats Engagement financier ttal estimé pur des achats, tenant cmpte des ptins de prlngatin du cntrat. 3. CODE D ÉTHIQUE 3.1 Intégrité persnnelle et prfessinnalisme : Les activités liées à la chaîne d apprvisinnement menées par le Cnseil divent être cnduites avec intégrité, impartialité, prfessinnalisme et avec respect envers autrui et envers l envirnnement. L hnnêteté, la vigilance et la diligence raisnnable divent être partie intégrante de tutes les activités de la chaîne d apprvisinnement, tant à l intérieur qu à l extérieur du Cnseil. Les renseignements cnfidentiels divent être prtégés. Tutes les persnnes cncernées par une activité liée à la chaîne d apprvisinnement divent s abstenir de prendre part à une activité qui purrait créer u ptentiellement créer un cnflit d intérêts, seln les dispsitins de la directive administrative (PER.18.1) du Cnseil à cet égard, par exemple, en acceptant des cadeaux u des faveurs, en accrdant un traitement préférentiel à certains u en appuyant publiquement des furnisseurs et des prduits. 3.2 Respnsabilité et transparence : Les activités liées à la chaîne d apprvisinnement divent être menées de façn uverte, équitable et transparente, divent être fndées sur la gestin respnsable et divent viser l ptimisatin des fnds du Cnseil et du secteur public. Tutes les persnnes qui prennent part à ces activités divent vir à l utilisatin respnsable, efficiente et efficace des ressurces du Cnseil et du secteur public. 2.1 Améliratin cntinue : Le Cnseil encurage l améliratin cntinue de ses plitiques et ses prcédures relatives à la chaîne d apprvisinnement, le dévelppement prfessinnel des persnnes cncernées seln leur degré de participatin aux 5 / 30

6 activités liées à la chaîne d apprvisinnement et le partage de pratiques exemplaires. 2.2 Cnfrmité : Les persnnes participant à une activité liée à la chaîne d apprvisinnement menée par le Cnseil divent se cnfrmer au présent Cde d éthique et aux lis du Canada et de l Ontari ainsi qu aux plitiques et lignes de cnduite cnnexes du Cnseil. 3. RESPONSABILITÉS 3.1 Respnsabilités générales des écles et des services : ne pas diviser en série u émettre par intervalle un achat u ctryer un cntrat en partie dans le but d utrepasser les prcédures d achat du Cnseil; s assurer de la dispnibilité des fnds dans le budget de leur écle u de leur service ; participer avec le Service des ressurces financières à l établissement de relatins d affaires avec les furnisseurs; cllabrer avec le Service des ressurces financières pur la préparatin de tut appel d ffres, demande de prpsitins u demande de prix en furnissant les devis u les spécificatins techniques; acheter les biens u les services auprès des furnisseurs désignés avec lesquels le Cnseil a cnclu des ententes cntractuelles, à la suite d un prcessus d appel d ffres u d une demande de prix, seln les dispsitins de la présente directive administrative; préparer les bns de cmmande u demandes d achats pur les achats de sn écle u de sn service; seln les limites établies aux présentes directives administratives. 3.2 Le Service des ressurces financières : est respnsable de l administratin de la plitique et de la directive administrative régissant les prcédures d achat; établit des partenariats d affaires avec des furnisseurs afin de prcurer des biens et des services de haute qualité et à des prix cncurrentiels et de cmmuniquer le nm de ces partenariats d affaires aux écles et aux différents services. 3.3 Améliratin cntinue : Le Cnseil encurage l améliratin cntinue de ses plitiques et ses prcédures relatives à la chaîne d apprvisinnement, le dévelppement prfessinnel des 6 / 30

7 persnnes cncernées seln leur degré de participatin aux activités liées à la chaîne d apprvisinnement et le partage de pratiques exemplaires. 3.4 Cnfrmité : Les persnnes participant à une activité liée à la chaîne d apprvisinnement menée par le Cnseil divent se cnfrmer au présent Cde d éthique et aux lis du Canada et de l Ontari ainsi qu aux plitiques et lignes de cnduite cnnexes du Cnseil. 4. RESPONSABILITÉS 4.1 Respnsabilités générales des écles et des services : ne pas diviser en série u émettre par intervalle un achat u ctryer un cntrat en partie dans le but d utrepasser les prcédures d achat du Cnseil; s assurer de la dispnibilité des fnds dans le budget de leur écle u de leur service ; participer avec le Service des ressurces financières à l établissement de relatins d affaires avec les furnisseurs; cllabrer avec le Service des ressurces financières pur la préparatin de tut appel d ffres, demande de prpsitins u demande de prix en furnissant les devis u les spécificatins techniques; acheter les biens u les services auprès des furnisseurs désignés avec lesquels le Cnseil a cnclu des ententes cntractuelles, à la suite d un prcessus d appel d ffres u d une demande de prix, seln les dispsitins de la présente directive administrative; préparer les bns de cmmande u demandes d achats pur les achats de sn écle u de sn service; seln les limites établies aux présentes directives administratives. 4.2 Le Service des ressurces financières : est respnsable de l administratin de la plitique et de la directive administrative régissant les prcédures d achat; établit des partenariats d affaires avec des furnisseurs afin de prcurer des biens et des services de haute qualité et à des prix cncurrentiels et de cmmuniquer le nm de ces partenariats d affaires aux écles et aux différents services. est respnsable de certains achats centralisés tels les cartes d apprvisinnement et les phtcpieurs. La liste des furnisseurs 7 / 30

8 et des prduits désignés est dispnible sur le prtail du Service des ressurces financières dans le guide d achat est mis à jur et transmis par le Service des ressurces financières. tient à jur les dssiers afin de permettre de récapituler les évènements, de prcéder à une vérificatin précise en cas d examen financier, de pursuites judiciaires u de plaintes fficielles; effectue le paiement au furnisseur une fis que la cnfirmatin est btenue de la persnne autrisée de l écle u d un service que la cmmande sit reçue et que le tut est satisfaisant. 4.3 Achats centralisés BIENS ET SERVICES Phtcpieurs Cartes d apprvisinnement Autres biens et services inclus dans le guide d achats Téléphnes cellulaires Équipement infrmatique branché sur le réseau du Cnseil (rdinateurs, prtables, imprimantes, scanneurs, etc.) Lgiciels administratifs Lignes et systèmes téléphniques Entretien préventif des chaudières, déneigement, etc. Réfectin des bâtiments (réparatin de titure, aménagement pur persnne handicapée, etc.) Cnstructin de nuvelles structures Achat des furnitures d entretien SERVICE RESPONSABLE Service des ressurces financières Services des ressurces infrmatiques Service des ressurces matérielles a) Équipements infrmatiques et lgiciels L achat d équipement infrmatique u de lgiciels relève de la respnsabilité du respnsable budgétaire. Cependant, l achat d équipement qui sera branché sur le réseau du Cnseil dit s effectuer en cllabratin avec le Service des ressurces infrmatiques par le biais du technicien 8 / 30

9 infrmatique. Le Service des ressurces infrmatiques a désigné des furnisseurs pur l achat d équipement infrmatique et de lgiciels. Tus les achats devrnt être effectués auprès de ces furnisseurs sinn les frais d entretien et de réparatin sernt imputés directement au budget du respnsable et nn au budget du Service des ressurces infrmatiques. Dans certains cas, les cûts d acquisitin d équipement infrmatique peuvent être imputés au budget du Service des ressurces infrmatiques. Pur placer une demande, le respnsable budgétaire dit en faire la demande auprès du Service des ressurces infrmatiques à l adresse aide@cscmnavenir.ca avant d effectuer l achat. b) Téléphnes cellulaires Les téléphnes cellulaires snt accrdés aux emplyés dnt le pste en requiert l utilisatin. La décisin d acquérir un téléphne cellulaire revient au superviseur immédiat de l utilisateur. Les téléphnes cellulaires snt achetés centralement par le Cnseil seln les mdalités de la D.A. ADM Cependant, les cûts relatifs à l acquisitin et à l utilisatin de ce téléphne sernt imputés au budget du respnsable budgétaire sus la nature cmptable Pur cmmander un téléphne cellulaire, le respnsable budgétaire devra en faire la demande par curriel à l adresse aide@cscmnavenir.ca c) Phtcpieurs La lcatin des phtcpieurs est effectuée par le Service des ressurces financières, mais les cûts d pératin (lcatin et/u cût par cpie) de l appareil sernt imputés au budget du respnsable budgétaire sus la nature cmptable pur les cûts de lcatin et sus 33500/33600 pur les cûts par cpie. Pur recevir un nuveau phtcpieur u pur remplacer un phtcpieur, le respnsable budgétaire devra en faire la demande par curriel à l adresse achats@cscmnavenir.ca 5. RÉPARTITIONDESTÂCHES a) Budget général - le budget général dit être autrisé et appruvé par le Cnseil annuellement. b) Engagement le bn de cmmande dit être préparé par l écle u le 9 / 30

10 service et le lancement de clé dit être fait seln les mdalités suivantes : # Clé Valeur Persnne respnsable Clé 01 Mins de 500$ Secrétaire u tute autre persnne désignée par le respnsable budgétaire Clé 02 De 500$ à $ Clé 03 Plus de $ Surintendant Chef administratif Directin d écle u de service Service des ressurces financières c) Réceptin la réceptin dit être faite dans SAP par l écle u le service suite à une crrbratin des biens et services livrés avec le bn de cmmande et le bn de livraisn. d) Paiement le paiement dit être autrisé par le respnsable budgétaire et cmptabilisé par le Service des ressurces financières suite à la vérificatin de prix et cnfirmatin de la réceptin de biens et services. 6. AUTORISATIONS ET LIMITES Les respnsables budgétaires snt autrisés à appruver les demandes d achats et à signer les ententes cntractuelles seln les mdalités suivantes : Tableau de puvirs d apprbatin (TPA) pur les biens et services (incluant expertscnseils) Mntant (taxes exlcues) Niveau d apprbatin (respnsable budgétaire) $ et plus Directin de l éducatin 10 / 30

11 Jusqu à $ Chef des affaires Surintendance de l éducatin Chef administratif Jusqu à $ Directin du Service des ressurces matérielles Directin des services du transprt et de la paie Jusqu à $ $ et mins Directin du Service des ressurces infrmatiques Directin d écle Autres directins des services administratifs et pédaggiques Les respnsables budgétaires ne divent pas diviser u émettre en intervalle un achat u ctryer un cntrat en partie dans le but de cnturner les exigences relatives au tableau de puvirs d apprbatin. Les respnsables budgétaires peuvent, à leur discrétin, accrder à leur persnnel des limites d autrisatins sans tutefis dépasser 30% de leur prpre limite. Le frmulaire d apprbatin (Annexe B), appruvé par le respnsable budgétaire, dit être remis au service des ressurces financières. 7. SEUILS D APPROVISIONNEMENT CONCURRENTIEL Si la valeur estimée des biens u des services est de $ u plus, le respnsable budgétaire dit avir recurs à un prcessus d apprvisinnement cncurrentiel uvert. Pur les services d experts-cnseils, un prcessus d apprvisinnement cncurrentiel dit être entamé peu imprte leurs valeurs. Biens, services autres que d experts-cnseils et travaux de cnstructin Entre 0$ et 200$ Déburs de petite caisse Entre 200$ et $ Bn de cmmande/carte pur petits achats (uniquement si l utilisatin d un bn de cmmande n est pas pssible) 11 / 30

12 Entre $ et $ Prcessus cncurrentiel restreint (au mins tris furnisseurs snt invités à présenter une sumissin) (Prcédures décrites à la sectin 10.1) $ et plus Prcessus cncurrentiel uvert (Prcédures décrites à la sectin 10.2) Services d experts-cnseils Valeur ttale des achats Méthde d apprvisinnement Entre 0$ et $ Prcessus cncurrentiel restreint u uvert (Prcédures décrites à la $ et plus Prcessus cncurrentiel uvert (Prcédures décrites à la sectin 10.2) Les respnsables budgétaires ne divent pas diviser u émettre en intervalle un achat u ctryer un cntrat en partie dans le but de cnturner les exigences relatives aux seuils d apprvisinnement cncurrentiel. 8. CRITÈRES DE SÉLECTION DES FOURNISSEURS Le Cnseil : favrise l usage et l achat de prduits nn plluants u le mins plluants pssible; exige que tus les prduits cntrôlés seln le Système d infrmatin sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) et reçus du furnisseur sient, dès réceptin, accmpagnée de fiches signalétiques à jur (datant tut au plus de tris ans); encurage la cpératin avec d autres rganismes publics pur les achats de biens et de services afin de maximiser sn puvir d achat; prend en cnsidératin le meilleur rapprt qualité/prix. Dans le cas ù un u des articles seraient vendus à prix mindre chez un autre furnisseur, veuillez cnsulter le Service des ressurces financières par curriel à achats@cscmnavenir.ca en mentinnant le prduit, le nm du furnisseur et le prix. Cette prcédure permettra au Service des ressurces financières de négcier de meilleurs prix avec les furnisseurs 12 / 30

13 désignés. 9. MÉTHODES D ACHAT ET DE PAIEMENT 9.1 Petite caisse Une avance de petite caisse a été remise à chaque écle et service administratif afin de permettre l achat des biens u des services d une valeur minime cmme par exemple des frais pstaux u frais de traiteur. La directin de l écle et service administratif est respnsable d utiliser cette avance strictement pur les achats administratifs. Les achats ne devrnt pas excéder 200 $ par transactin incluant les taxes. L utilisatin de cette avance n est pas permise pur verser une rémunératin quelcnque u acheter des meubles et de l équipement de plus de 200 $. Les demandes de rembursement ne peuvent pas excéder l avance reçue. Seulement les pièces justificatives riginales sernt acceptées pur rembursement. Une demande de rembursement devra bligatirement être envyée à la fin de chaque année fiscale, le 31 aût, pur cmptabiliser les dépenses dans l année curante. Tute demande de rembursement des écles devra être effectuée à travers le cmpte "Rembursement du cnseil tel que stipulé dans le Guide d utilisateur SAP-AGB. Tute demande de rembursement de petite caisse des services administratifs devra être effectuée avec le frmulaire de «Demande de rembursement de petite caisse (Annexe C)» (vir le dssier «Cmptes à payer» sur le prtail du Service des ressurces financières) cmprenant tutes les infrmatins requises dnt la ventilatin des dépenses. Pur éviter des délais dans le rembursement, le respnsable budgétaire devra s assurer de bien cmpléter le frmulaire. 9.2 Carte de credit La carte decrédit est émise au nm de la directin d une écle u d un service.le nmbre de carte est limité à une. Une deuxième carte de crédit peut être émise à la directin adjinte d écle u à la directin adjinte / respnsable d un service à la demande de la directin et suite à 13 / 30

14 l apprbatin de sa surintendance, du chef administratif u du chef des affaires. Dans ces deux cas, les dépenses devrnt être appruvées par la surintendance, le chef administratif u le chef des affaires. La carte de crédit est émise au nm de l emplyé. Pur recevir une carte de crédit, le requérant dit remplir le frmulaire (Annexe A) et dit btenir l apprbatin écrite de sn superviseur immédiat. Il devra ensuite acheminer sa demande à l administrateur respnsable des cartes d achats au Service des ressurces financières. Exceptinnellement, la Directin de l éducatin peut autriser l ctri d une carte de crédit à un membre du persnnel. Avant de cnsidérer l utilisatin d une carte de crédit, il est frtement recmmandé de vir la pssibilité d effectuer l achat par vie de bn de cmmande. Le membre du persnnel détenteur d une carte : s assure qu aucun achat des items centralisés (tel que mentinné au pint 4.3 du dcument) ne se fnt avec sa carte s assure de lire et de se cnfrmer au frmulaire de cnsentement d utilisatin d une carte de crédit (Annexe A) s assure de returner le frmulaire de cnsentement d utilisatin d unecarte decrédit signé à l administrateur au Service des ressurces financières qui fera la demande de la carte Chaque détenteur dit cmpléter le frmulaire «État de cmpte - Carte d achat (Annexe D)» à chaque mis. Le frmulaire devra cntenir les infrmatins suivantes : le nm du détenteur de la carte et le nm de sn écle u de sn service ; le numér de la carte ; le mis au curs duquel les achats nt été effectués ; la descriptin et la raisn de chaque transactin se truvant sur le relevé de Visa Desjardins ; le cde budgétaire pur chaque transactin se truvant sur le relevé de Visa Desjardins ; la signature du détenteur de la carte ; la signature du superviseur immédiat du détenteur de la carte faisant fi de sn apprbatin ; les pièces justificatives riginales (celles-ci snt des reçus détaillés du cmmerçant ; un brdereau de la cmpagnie de carte de crédit n est pas suffisant). 14 / 30

15 Une dérgatin aux cnditins mentinnées ci-dessus purrait entraîner l annulatin de la carte. La décisin d annuler une carte est la respnsabilité du Chef des affaires u de sn délégué. Tute dérgatin aux cnditins sera cmmuniquée au superviseur immédiat et à la directin de l éducatin. Le Service des ressurces financières a la respnsabilité d btenir u d annuler les cartes auprès de Visa Desjardins, d envyer les relevés mensuels aux détenteurs des cartes, d effectuer le paiement ttal à la date prévue afin d éviter les frais d intérêts et d effectuer le suivi pur s assurer que les apprbatins nécessaires snt effectués. Seul le Chef des Affaires u sn délégué est autrisé à changer les paramètres relatifs à l utilisatin de la carte (par exemple les limites de crédit u les transactins autrisées). 9.3 Bn de cmmande Pur les achats de biens et de services de plus de 200$, il est frtement recmmandé de préparer un bn de cmmande. Les avantages d utiliser cette méthde d achat snt les suivants : Les fnds nécessaires à l achat snt réservés; Le respnsable budgétaire est assuré à l avance qu il dispse des fnds nécessaires; Le respnsable budgétaire peut effectuer un meilleur suivi de sn inventaire en sachant ce qui a été cmmandé, ce qui a été livré et ce qui reste à livrer; Le respnsable budgétaire peut cntrôler les achats effectués dans sn budget en centralisant les achats à sn niveau (par exemple, en achetant par bn de cmmande, il évitera qu un enseignant achète au magasin du cin sans autrisatin); Le respnsable n a pas besin de remplir de frmulaire pur effectuer le paiement de sn achat au furnisseur. Les écles et les services divent acheter les biens et les services uniquement auprès des furnisseurs désignés avec lesquels le Cnseil a une entente cntractuelle. Aucun sutien de la part du Service des ressurces financières ne sera accrdé aux écles u aux services administratifs qui aurnt effectué leurs achats chez un furnisseur nn désigné. 15 / 30

16 9.4 Demande de paiement Une demande de paiement peut être utilisée pur effectuer des achats pur lesquels il est impssible de placer un bn de cmmande dans SAP. Pur effectuer un paiement à un furnisseur, le respnsable budgétaire dit remplir le frmulaire «Demande de fnds et de paiement (Annexe E)» (vir le prtail sus service des ressurces financières). Il dit indiquer aux endrits prescrits : Le nm auquel le chèque dit être émis; L adresse ù le chèque dit être envyé, la Raisn de l achat; Le mntant ttal de l achat; le Cde budgétaire; La signature du respnsable budgétaire. Dans le cas ù le chèque dit être émis au nm d un emplyé, le respnsable budgétaire devra remplir le frmulaire «Demande de fnds et de paiement (Annexe E) (vir le prtail sus service des ressurces financières). Tut frmulaire dit tujurs être accmpagné des pièces justificatives riginales. Tut frmulaire incmplet u une tute demande de paiement pur un achat qui aurait pu faire l bjet d une autre méthde d achat (bn de cmmande) entraînera des retards u même le refus du paiement 10. APPROVISIONNEMENT L acquisitin de biens et services nn régie par une entente cntractuelle (dans le cas ù le prduit acheté ne se truve pas dans le guide d achat) dit être effectuée seln les directives suivantes : Prcédure d achats $ et mins pur des biens et services autres qu experts-cnseils: Le respnsable budgétaire se prcure les biens et les services auprès du furnisseur de sn chix. Pur les services d experts-cnseils veuillez-vus référer à la sectin Prcédure d achats de $ jusqu à $ : Le respnsable budgétaire btiendra des demandes de prix par écrit tel que décrit dans la sectin 10.1 de cette directive. Lrsque le furnisseur est chisi, l achat devra faire l bjet d un bn de cmmande et une 16 / 30

17 cpie de la demande écrite de prix devra être envyée à l agent au Service des apprvisinnements avant de prcéder aux mdalités de lancement des clés tel que décrit dans la sectin 5 de la présente directive. Prcédure d achats de $ et plus : Le respnsable budgétaire suivra un prcessus d apprvisinnement cncurrentiel seln le prcessus établi à la sectin 10.2 de cette directive. Lrsque le furnisseur est chisi, l achat devra faire l bjet d un bn de cmmande. Les dcuments riginaux relatifs à l apprvisinnement divent être envyés à l agent au Service des apprvisinnements avant de prcéder aux mdalités de lancement des clés tel que décrit dans la sectin 5 de la présente directive. Lrsque les achats snt effectués par bn de cmmande, le respnsable budgétaire devrait effectuer l entrée de marchandise dans les tris jurs uvrables suivant la réceptin de la marchandise. Dans le cas d une erreur lrs de la livraisn u de la réceptin de prduits endmmagés, le respnsable budgétaire dit cmmuniquer avec le furnisseur dans les plus brefs délais. Pur un retur de marchandise, le respnsable budgétaire dit cmmuniquer avec le furnisseur avant d effectuer un retur Apprvisinnement cncurrentiel restreint Demande de prix par écrit Le respnsable budgétaire est autrisé à faire des achats dnt la valeur est : entre 0$ et $ pur des services d experts-cnseils en btenant des prpsitins de prix écrites des furnisseurs en suivant les prcédures décrites ci-dessus (a à f) u en allant en appel d ffre en suivant les prcédures décrites à la sectin entre $ et $ pur tut bien et services autres qu experts-cnseils en btenant des prpsitins de prix écrites des furnisseurs en suivant les prcédures décrites ci-dessus (a à f) u en allant en appel d ffre en suivant les prcédures décrites à la sectin a) Les répndants ptentiels divent recevir des directives, des cnditins et des termes clairs et précis ; b) La date et l heure de la clôture divent permettre aux répndants d avir suffisamment de temps pur la préparatin de la répnse ; c) La demande de prix dit être envyée à un minimum de tris (3) furnisseurs. Il est tujurs préférable de faire demande à plus de tris furnisseurs. Le respnsable budgétaire peut se référer à la liste des furnisseurs appruvés du Cnseil pur identifier les furnisseurs. Lrsque le nmbre de furnisseurs sur la liste des 17 / 30

18 furnisseurs appruvés est mins que tris, d autres furnisseurs ne figurant pas sur la liste devrnt être recherchés. d) L ffre la plus basse sera généralement retenue. Cependant, s il est déterminé que les intérêts du Cnseil seraient mieux servis par un des autres furnisseurs, il sera pssible de retenir les services de ce sumissinnaire. Dans ce cas, le respnsable budgétaire dit justifier les raisns de sn chix dans ses dssiers, et dit btenir l apprbatin du Chef des affaires u de sn délégué. e) Les prpsitins de prix écrites reçues par le respnsable budgétaire divent être envyées à l agent au Service des apprvisinnements f) Un bn de cmmande est émis au furnisseur sélectinné 10.2 Apprvisinnement cncurrentiel uvert Cllecte d infrmatin Lrsque les recherches infrmelles liées à des furnisseurs u des prduits dnnent des résultats insuffisants, le Cnseil peut avir recurs à des prcessus fficiels tels qu une demande d infrmatin u une demande de déclaratin d intérêt, si cela est justifié en tenant cmpte du temps et des effrts exigés. La répnse d un furnisseur ptentiel à une demande d infrmatin u à une demande de déclaratin d intérêt ne dit pas entraîner la sélectin préalable de ce furnisseur ni accrître les chances des furnisseurs participants d être retenus pur un cntrat subséquent. a) Demande d infrmatin Ceci est un mécanisme visant à recueillir des renseignements généraux sur des furnisseurs, des services u des prduits. Les furnisseurs snt infrmés de la descriptin générale u préliminaire d un prblème u d un besin et snt invités à furnir de l infrmatin u à dnner des cnseils sur la façn de mieux circnscrire le prblème u le besin u encre à prpser d autres slutins. La répnse d un furnisseur ptentiel à une demande d infrmatin ne dit pas entraîner la sélectin préalable de ce furnisseur ni accrître ses chances d être retenu pur un cntrat subséquent. 18 / 30

19 b) Demande de déclaratin d intérêt Ceci est un mécanisme visant à recueillir des renseignements sur l intérêt manifesté par les furnisseurs relativement à une pssibilité de cntrat u à mieux cnnaître les capacités u les cmpétences des furnisseurs. Ce prcessus est utilisé quand le Cnseil cherche à savir plus précisément dans quelle mesure les furnisseurs peuvent ffrir les slutins u les services requis. La répnse d un furnisseur ptentiel à une demande de déclaratin d intérêt ne dit pas entraîner la sélectin préalable de ce furnisseur ni accrître ses chances d être retenu pur un cntrat subséquent. c) Demande de qualificatin L bjectif est de recueillir des renseignements sur les capacités et les cmpétences des furnisseurs dans le but de créer une liste de furnisseurs préalablement sélectinnés. Ce mécanisme peut être utilisé pur cnnaître les candidats qualifiés avant que n aient lieu les prcessus cncurrentiels prévus u pur restreindre le bassin de candidats puvant répndre à un besin à curt terme. Le Cnseil n est pas tenu de se prcurer des biens u des services auprès de l un u l autre des furnisseurs qui se snt pré-qualifiés. Prcessus d appel d ffres Le Service des ressurces financières crdnnera le prcessus d appel d ffres et de demande de prpsitins avec le respnsable budgétaire cncerné. Le service des ressurces financières dit vérifier et appruver tute demande de sumissins avant qu elle ne sit publiée. Une acquisitin u un cntrat ne peut être divisé en série u émis par intervalle afin de se sustraire aux exigences telles que définies ci-dessus Le respnsable budgétaire est respnsable du dévelppement et de la préparatin des termes et cnditins des demandes de sumissin (appel d ffres) incluant la déterminatin et l administratin des cautinnements de sumissin et des garanties de bnne exécutin. L annnce du prcessus d apprvisinnement cncurrentiel dit se faire au myen d un système d appels d ffres électrnique (tel que 19 / 30

20 Merx, Bidding, site internet du Cnseil u autre) auquel tus les furnisseurs canadiens nt accès facilement. Les furnisseurs sernt accrdés au mins 15 jurs civils pur préparer leur sumissin pur des biens u des services d une valeur de $ u plus. La date de présentatin des sumissins et la date de clôture divent être indiquées clairement dans les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel. La date de clôture des sumissins crrespndra à une jurnée nrmale de travail (du lundi au vendredi, à l exceptin des jurs fériés prvinciaux et natinaux). Les ffres sumises après l heure de tmbée citée dans un appel d ffres, sernt returnées aux furnisseurs sans avir été uvert. Les ffres de sumissins sernt dépuillées publiquement après la clôture par une représentante u un représentant du Service u écle requérant u sn délégué et par un représentant du Service des ressurces financières u sn délégué. Les sumissins sernt évaluées par l équipe d évaluatin seln les critères relatifs à chaque appel d ffres. Les membres de l équipe d évaluatin divent signer une déclaratin de cnflit d intérêt, préalablement à l évaluatin. Des addendas, si requis, sernt préparés par le respnsable budgétaire et publiés sept (7) jurs avant la date de clôture par le Service des ressurces financières. Dans le cas ù le délai est mins de sept (7) jurs, la date de clôture dit être repussée de sept (7) jurs à partir de la date d émissin du dernier addenda. Aucune mdificatin ne sera acceptée après la date limite spécifiée dans l appel d ffres. Le sumissinnaire peut cependant mdifier u retirer sa sumissin à n imprte quel mment avant la fermeture de l appel d ffres. Tus les changements u les mdificatins divent être initialisés par la persnne signataire de la sumissin. Le Cnseil se réserve le drit de refuser tute sumissin. Le Cnseil ne s engage pas à retenir la plus basse sumissin en justifiant sa décisin. Nnbstant les mdalités susmentinnées, les exigences des demandes de prix citées sernt renncées pur l apprvisinnement des articles cidessus : Les livres de biblithèque, les manuels sclaires et les publicatins; Les biens et les services dispnibles seulement de surces uniques; L apprvisinnement des biens et des services suite à une urgence, 20 / 30

21 suite à l apprbatin de la directin de l éducatin; Les biens qui snt en pénurie suite à des cnditins de marché; Les biens u les services reliés aux immbilisatins lrs de situatin d urgence; Les services cntractuels reliés au transprt. Le prcessus des sumissins pur les services cntractuels reliés au transprt sclaire sera celui suivi par les cnsrtiums de transprt Apprvisinnement nn cncurrentiel Le Cnseil peut prcéder à un apprvisinnement nn cncurrentiel uniquement dans des situatins décrites dans les clauses d exemptin, d exceptin u de nn-applicatin de l Accrd sur le cmmerce intérieur (ACI) u d un autre accrd cmmercial. Avant de prcéder à un apprvisinnement nn cncurrentiel, les dcuments à l appui divent être remplis et appruvés par la directin de l éducatin et/u le Chef des affaires et/u par leur délégué. Achat en situatin d urgence Là ù, seln l pinin de la directin de l éducatin, il s agit d une urgence exigeant l achat immédiat de biens u de services, la directin de l éducatin peut faire des achats qui s avèrent nécessaires pur régler la situatin d urgence, même si ces achats ne snt pas prévus dans le budget et peuvent ne pas se cnfrmer strictement aux exigences établies dans la directive administrative prtant sur les achats. La Directin de l éducatin est autrisée à appruver des demandes d achat d urgence seln les limites du Tableau des puvirs d apprbatin (sectin 6). Les achats d urgence peuvent avir lieu dans les situatins suivantes : a) Il existe un danger véritable u imminent envers la vie u la santé et la sécurité d une u plusieurs persnnes. b) Des biens persnnels u immbiliers risquent, de façn véritable u imminente, d être endmmagés u détruits. c) Il y a un déversement d une matière exigeant une attentin immédiate en vertu de la Li sur la prtectin de l envirnnement. d) Il existe des circnstances puvant dnner lieu à des pertes 21 / 30

22 financières u ayant la pssibilité de nuire au persnnel et aux élèves ccupant un établissement du Cnseil u de nuire à la prestatin d un prgramme. e) L uverture u le bn fnctinnement d une écle u d un service purrait être affecté. Dès que pssible après avir effectué l achat d urgence, la directin de l éducatin dit préparer et sumettre un rapprt écrit au Service des apprvisinnements, lequel précise les détails de l urgence et les achats précis qui nt été faits en raisn de l urgence, et ce, à des fins de vérificatin. À la suite de l apprbatin, un bn de cmmande, et dans certains cas un cntrat sera émis au furnisseur, seln la situatin et ce, dès que pssible après la situatin d urgence. Achats de surce unique Les achats de surce unique sernt permis dans les circnstances suivantes : a) Pur les achats d urgence dans la présente directive administrative. b) Lrsque la cmpatibilité à l équipement u aux installatins déjà en place est essentielle. c) Lrsqu il est pssible de démntrer que les frais de transprt u des facteurs techniques nt pur effet de limiter, sur le plan gégraphique, les surces d apprvisinnement dispnibles. d) Pur les achats mettant en jeu la cnfidentialité liée à la sécurité, aux affaires plicières et autres circnstances semblables. e) Pur les achats des biens u des services relatifs à des questins de nature cnfidentielle u prtégée et qu il est raisnnable de crire que la cmmunicatin de ces questins dans le cadre d un prcessus cncurrentiel uvert purrait cmprmettre leur caractère cnfidentiel u nuire de quelque autre façn aux intérêts du Cnseil. f) Lrsqu un seul furnisseur est en mesure de satisfaire aux exigences de la demande d achat u du cntrat dans les circnstances dnnées (furnisseur exclusif). g) Quand aucune ffre de sumissin n'a été reçue en répnse au prcessus d apprvisinnement mené cnfrmément à la présente directive administrative sur les achats. h) Pur des cntrats prtant sur des biens et des services dnt l apprvisinnement est cntrôlé par un furnisseur qui détient 22 / 30

23 un mnple d rigine législative. i) Pur les cntrats prtant sur les abnnements à des jurnaux, magazines u autres péridiques. Le requérant dit furnir dans la demande d achats les détails de la circnstance justifiant un achat de surce unique, et ce, à des fins de vérificatin et dit être appruvé au préalable par la directin de l éducatin seln les mdalités du tableau de puvir d apprbatin à la sectin 6. À la suite de l apprbatin, un bn de cmmande et dans certains cas, un cntrat sera émis au furnisseur. 11. ÉVALUATION DES SOUMISSIONS Critères d évaluatin Avant que le prcessus d apprvisinnement cncurrentiel ne sit amrcé, des critères d évaluatin divent être élabrés, passés en revue et appruvés par le respnsable budgétaire. Les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel divent décrire clairement les critères bligatires, ctés par pints et autres qui servirnt à évaluer les sumissins, y cmpris le facteur de pndératin de chaque critère. La pndératin alluée aux critères dit refléter les valeurs recherchées versus cûts (analyse cûts / bénéfices). Les critères d évaluatin ne peuvent être mdifiés que par vie d un addenda aux dcuments d apprvisinnement cncurrentiel. Le Cnseil peut demander aux furnisseurs de lui suggérer des stratégies u slutins de rechange dans le cadre de leur sumissin. Dans ce cas, le Cnseil dit établir des critères pur évaluer ces stratégies u slutins avant d entreprendre le prcessus d apprvisinnement cncurrentiel. Ces stratégies u slutins ne peuvent être prises en cnsidératin que si elles snt demandées explicitement dans les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel. Divulgatin du prcessus d évaluatin Les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel précisent la méthde et le prcessus utilisés pur l évaluatin des sumissins, dnt la méthde 23 / 30

24 utilisée en cas de résultats égaux. Les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel divent préciser que les sumissins qui ne respectent pas les critères bligatires sernt rejetées. Équipe d évaluatin Une équipe d'évaluatin sera chargée d'examiner tutes les sumissins cnfrmes et de leur dnner une nte. Les membres de l'équipe d'évaluatin divent signer une déclaratin sur les cnflits d'intérêts et une entente de nn-divulgatin des renseignements cnfidentiels (Annexes F et H). Grille d évaluatin Chaque membre de l'équipe d'évaluatin dit remplir une grille d'évaluatin pur dnner une nte à chaque sumissin. Les ntes d'évaluatin divent être inscrites dans des dssiers qui sernt cnservés à des fins de vérificatin. Les évaluateurs divent s'assurer que tutes les déclaratins qu'ils fnt, ralement u par écrit, snt équitables, factuelles et justifiables. Sumissin gagnante La sumissin qui btient la plus haute nte lrs de l'évaluatin et qui respecte tutes les exigences bligatires énncées dans le dcument d'apprvisinnement cncurrentiel sera déclarée la sumissin gagnante. Nn-discriminatin Le Cnseil ne fera pas de discriminatin ni n accrdera un traitement de faveur lrs de l'attributin d'un cntrat à un furnisseur dans le cadre d'un prcessus d'apprvisinnement cncurrentiel. 12. ATTRIBUTION DU CONTRAT Exécutin du cntrat 24 / 30

25 Les mdalités de l'accrd entre le Cnseil et le furnisseur retenu divent être définies fficiellement dans un cntrat écrit devant être signé avant la furniture des biens u des services. Dans les situatins ù l achat des biens u services dit être prcuré sans délai et que le furnisseur et le Cnseil ne s'entendent pas sur les mdalités définitives du cntrat, les parties peuvent utiliser un bn de cmmande prvisire. La justificatin d'une telle décisin dit être dcumentée pur apprbatin par le Chef des affaires u sn délégué. Établissement du cntrat Pur cnclure le cntrat, l'accrd intégré dans les dcuments d'apprvisinnement sera utilisé. Là ù un accrd n est pas intégré dans les dcuments d apprvisinnement, les mdalités de l'accrd entre le Cnseil et le furnisseur retenu divent être définies fficiellement dans un cntrat écrit etdevant être signé avant la furniture des biens u des services. Clauses de résiliatin Tus les cntrats divent cmprendre des clauses apprpriées pur l'annulatin u la résiliatin du cntrat. À cet effet, le cnseil demande un avis juridique pur la rédactin de telles clauses. Dans le cas d'apprvisinnements pur des prjets cmplexes, le Cnseil devra prévir, s'il y a lieu, l'ajut de clauses cntractuelles les autrisant à annuler u à résilier l'accrd à certaines étapes clés du cycle de vie du prjet. Mdificatins de la durée de l accrd La durée de l'accrd de même que tute pssibilité de prlngatin divent être établies dans les dcuments d'apprvisinnement cncurrentiel. Tute mdificatin de la durée de l'accrd dit btenir l'apprbatin du Chef des affaires u de sn délégué. La prlngatin de l'accrd au-delà de la date fixée dans les dcuments d'apprvisinnement cncurrentiel dnne lieu à un prcessus d'apprvisinnement nn cncurrentiel (sectin 13) lrsque la prlngatin a une incidence sur la valeur de l'apprvisinnement u sur les résultats attendus. Lettres d intentin et de refus 25 / 30

26 Le respnsable du prjet enverra une lettre d intentin au furnisseur retenu dans un délai de dix (10) jurs, suivant la décisin du cmité d évaluatin. Des lettres de refus sernt ensuite envyées aux furnisseurs nn sélectinnés dans un délai de dix (10) jurs, suivant la cnfirmatin du furnisseur retenu. Une cpie des lettres d intentin et de refus dit être remise à l agent au Service des apprvisinnements. Avis d attributin du cntrat Lrsque la valeur des achats est de $ u plus, le Cnseil dit afficher, de la même façn que l'nt été les dcuments d'apprvisinnement, l'avis d'attributin du cntrat. Cet avis ne dit être affiché qu'une fis que l'accrd entre le furnisseur retenu et le Cnseil a été signé. Il dit indiquer le nm du furnisseur retenu, la date d'entrée en vigueur et de fin de l'accrd, et les pssibilités de prlngatin. Séance d infrmatin à l intentin des furnisseurs nn retenus Lrsque la valeur des achats est de $ u plus, le Cnseil dit infrmer tus les furnisseurs nn- retenus qu'ils peuvent participer à une séance d'infrmatin sur l'évaluatin de leur sumissin. Le Cnseil dnnera aux furnisseurs nn retenus 60 jurs civils à partir de la date de l'avis d'attributin du cntrat pur présenter une demande de participatin à une séance d'infrmatin sur l'évaluatin de leur sumissin. 13. GESTION DE CONTRATS Les apprvisinnements et les cntrats en déculant divent être gérés de façn respnsable et efficace. Les paiements divent être faits cnfrmément seln les mdalités du cntrat. Tut paiement dit être accmpagné de facture et de pièces justificatives. Pur être en mesure de gérer les différends avec les furnisseurs pendant tute la durée d'un cntrat, une sectin sur le mde de 26 / 30

27 règlement des différends sera inclut. Lrsqu il s agit de services, le Cnseil dit : Établir clairement les paramètres des tâches à accmplir, dnt les bjectifs, le cntexte, la prtée, les restrictins, les respnsabilités du persnnel, les résultats tangibles visés, l'échéancier, les rapprts d'étape, ainsi que les exigences en matière d'apprbatins et de transfert de cnnaissances. Établir des règles pur les demandes de rembursement et le rembursement des dépenses cnfrmes à la directive administrative (PER. 2.2) et s'assurer que tutes les demandes de rembursement des dépenses et les rembursements respectent ces règles. S'assurer que les demandes de rembursement des dépenses snt présentées et que des rembursements snt effectués uniquement lrsque le cntrat prévit explicitement le rembursement des dépenses. 14. CONSERVATION DES DOSSIERS ET REGISTRES D APPROVISIONNEMENT Tus les dcuments d'apprvisinnement et les autres renseignements pertinents aux fins de la présentatin de rapprts et de la vérificatin divent être cnservés pendant une péride de sept (7) ans dans un frmat permettant de les récupérer sur demande. 15. PROCESSUS DE RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS Les dcuments d'apprvisinnement cncurrentiel divent décrire des prcédures de règlement des différends liés à des sumissins pur faire en srte que tut différend sit traité de façn éthique, équitable, raisnnable et au mment pprtun. 16. GESTION DES RISQUES ET EXIGENCES EN MATIÈRE D ASSURANCE Le respnsable budgétaire s assure que tutes les cnsidératins en matière de gestin du risque et d assurance nt été abrdées de façn apprpriée avant de prcéder au traitement de tute demande d achats pur lesquelles 27 / 30

28 il est respnsable dans le cadre de sn budget. Le respnsable budgétaire, en cnsultatin avec la persnne respnsable apprpriée, s assurernt des actins suivantes: Li sur la santé et la sécurité au travail Que le furnisseur retenu cnnaît tutes les exigences de la Li sur la santé et la sécurité au travail et que le furnisseur s engage à se cnfrmer à tutes les exigences de cette li; Que le furnisseur retenu est respnsable de tute infractin à la Li sur la santé et la sécurité au travail et accepte d indemniser et de dégager le Cnseil de quelque respnsabilité que ce sit résultant de tute infractin à cette li; Que le furnisseur retenu sumet un Certificat de décharge de la Cmmissin de la sécurité prfessinnelle et de l'assurance cntre les accidents du travail avant d entreprendre tut travail; Que le furnisseur respecte les lis de la Cmmissin de la sécurité prfessinnelle et de l assurance cntre les accidents de travail de l Ontari (CSPAAT). Vérificatin des antécédents criminels Que le furnisseur retenu recnnaît que le Cnseil est tenu de suscrire aux dispsitins du Règlement 521/01 de la Li sur l éducatin de l Ontari lequel prte sur la cllecte de renseignements persnnels se rapprtant aux antécédents criminels; Que le furnisseur retenu ayant un cntact direct et régulier avec les élèves, dit cntacter le pste de plice le plus prche afin que ce dernier puisse vérifier les dssiers de plice et les déclaratins d infractins annuelles de tus les particuliers qui, dans le cadre de l exécutin du cntrat avec le Cnseil, snt appelés à entrer en cntact direct et régulier avec les élèves; Que le furnisseur retenu, ses emplyés et ses mandataires appelés à entrer en cntact direct et régulier avec les élèves dans le cadre de l exécutin du cntrat avec le Cnseil, divent sumettre une 28 / 30

29 déclaratin écrite signée à chaque année énumérant tutes les cndamnatins, tus les mandats et tutes les accusatins en curs qui ne figurent pas dans le relevé du dssier de plice ni dans la dernière déclaratin d infractin recueillie par la tierce partie au nm du Cnseil Il incmbe au respnsable budgétaire de s assurer que le furnisseur lui envie une cpie des déclaratins annuelles pur ses dssiers. Exigences en matière d assurance Que le furnisseur retenu furnit une cnfirmatin d assurance par écrit avant d entreprendre tut travail. Que le Cnseil sit nmmé cmme assuré additinnel dans la plice d assurance du furnisseur et que la plice renferme une clause de respnsabilité réciprque et de séparatin. Que le mntant d assurance furnit par le furnisseur est de 2 (deux) jusqu à 10 (dix)millins seln l ampleur des prjets respectifs. Que la plitique d assurance du furnisseur n est pas mdifiée u annulée, en aucun cas et d aucune façn, sans avis écrit envyé par le furnisseur au Cnseil au myen du currier recmmandé, lequel avis dit être reçu par le Cnseil au mins trente (30) jurs civils avant l entrée en vigueur de la mdificatin u de l annulatin. 17. CONFLIT D INTÉRÊTS Il y a cnflit d intérêt lrsqu un membre du cnseil sclaire, un membre du persnnel du Cnseil u un parent bénévle peut directement tirer un avantage pécuniaire en exerçant une influence sur une décisin u un résultat. Les membres du cnseil sclaire, les membres du persnnel du Cnseil et les parents bénévles divent se cnfrmer aux dispsitins du Cde de déntlgie du Cnseil, aux pratiques éthiques en matière d apprvisinnement et aux plitiques relatives aux cnflits d intérêt. Un membre du cnseil sclaire, un membre du persnnel du Cnseil u un parent bénévle pur lequel un cnflit d intérêt existe n a pas le drit de participer au prcessus d achat sauf s il déclare publiquement la présence d un cnflit d intérêt au Cnseil, participe au prcessus de sumissin cncurrentiel et s abstient d influer sur le prcessus u la sélectin d une manière u d une autre. 29 / 30