Direction de l Administration et des Finances

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1 Direction de l Administration et des Finances Sous-Direction des Achats Appel d offres N 05/2012 Création d un site internet pour mise en réseau des institutions francophones de formation aux opérations de paix (site RIFFOP) Date limite de dépôt de candidature : Lundi 10 septembre 2012 à 17h Paris, le 13 juillet 2012 Consultation : Contact: aof @diffusion.francophonie.org

2 TABLE DES MATIERES I. Clauses générales... p.4 II. Clauses particulières... p.6 III. Cahier des charges... p Contexte... p Objet de l appel d offres... p Objectifs du site internet... p Contenu du site internet... p Positionnement du site et publics cibles... p Considérations techniques... p Partie internautes ou front office... p Analyse d audience....p Ergonomie et éléments graphiques....p Résultats attendus... p Création d un site fluide, intuitif et autonome... p Fonctionnalités du site public... p Flux RSS... p Actualités et archives des actualités... p Agenda... p Moteurs de recherche internes... p Envoi de la page ou du lien à un tiers, Agrandissement/Réduction du texte et fonction impression... p Création d un espace utilisateur sur inscription pour accéder aux méthodes (spécifiquement la méthode d apprentissage du français) et aux bulletins... p Mise en ligne interactive de la méthode d enseignement du français... p Bulletin d information téléchargeable sur le site... p Suggestion de documents... p Bibliothèque de documents... p Fonctionnalités de l espace personnel des membres professionnels... p Référencement du site... p Conseils et options possibles... p Mise en place d une messagerie privée pour les membres professionnels... p Mise en place d un forum «professionnel» (accès restreint)... p Espace personnel de stockage pour les membres professionnels... p Création et envoi du bulletin d information : Mailing... p Hébergement... p Médias Sociaux... p Organisation et environnement du projet... p Prestations attendues... p Déroulement du projet... p Cadrage graphique et ergonomique... p Planning exécution... p Tests d avant production... p Transfert de compétences... p Assistance technique... p Annexes... p.26 1

3 1/ L Organisation internationale de la Francophonie lance un appel d offres en vue du recrutement d un prestataire pour la mise en place d une plate-forme visant la mise en réseau des institutions francophones de formation aux opérations de paix (création du site internet RIFFOP), pour une période de 4 mois à compter du 1 er novembre / Est admis à soumissionner tout prestataire qui possède toutes les garanties requises pour assurer dans de bonnes conditions l exécution de cette demande. 3/ Les personnes physiques ou morales en liquidation de biens ou de règlement judiciaire ne sont pas admises à soumissionner. 4/ Les offres des candidats seront entièrement rédigées en français et doivent être envoyées en 4 exemplaires papier et réceptionnées par l Organisation le lundi 10 septembre 2012 à 17h au plus tard, le cachet de l OIF faisant foi. L enveloppe extérieure portera l adresse : Organisation internationale de la Francophonie Sous-Direction des Achats Commission des Marchés Appel d offres n 05/ avenue Bosquet Paris - France «NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE COURRIER ET L ACCUEIL» et contiendra deux enveloppes intérieures : La première enveloppe intérieure portera la mention : APPEL D OFFRES 05/2012 Offre technique Sous-Direction des achats Commission des marchés «A ne pas ouvrir» Cette 1 ère enveloppe intérieure présentera le descriptif technique de l offre et toute autre information utile permettant d apprécier les conditions d exécution de la demande, à l exclusion des prix. Ce descriptif indiquera clairement les références de l appel d offres et la date. La seconde enveloppe intérieure portera la mention : APPEL D OFFRES 05/2012 Offre financière Sous-Direction des achats Commission des marchés «A ne pas ouvrir» Cette 2 ème enveloppe intérieure présentera l offre financière conformément au cahier des charges ciaprès et indiquera clairement les références de l appel d offres et la date. Les soumissionnaires devront bien distinguer l offre financière de l'offre technique. Toute enveloppe ouverte ou ne respectant pas la formalisation ci-dessus demandée ne pourra pas être acceptée. 2

4 5/ Les soumissionnaires doivent prendre toutes les dispositions requises pour que leur offre soit reçue à l Organisation Internationale de la Francophonie au avenue Bosquet, Paris (France), au plus tard à la date et l heure indiquées ci-dessus, le cachet de l Organisation faisant foi. Ils sont informés par ailleurs qu aucune offre présentée par télécopie ou de manière électronique ne pourra être acceptée. 6/ Les soumissions seront conformes au cahier des charges. Toute proposition qui serait incomplète entraînerait son rejet. Dans le cas où la rédaction du dossier d appel d offre présenterait une quelconque difficulté d interprétation, une demande de précision pourra être adressée par écrit à l adresse aof @diffusion.francophonie.org, et ce jusqu au 5 septembre Des informations complémentaires et les précisions en réponse aux questions émises seront affichées sur la toile De plus, elles seront envoyées par courrier électronique à chaque soumissionnaire ayant transmis son adresse électronique à aof @diffusion.francophonie.org. 7/ La soumission agréée fera l objet d un contrat entre l OIF et le prestataire retenu et aucun soumissionnaire ne pourra être considéré comme retenu sans qu il en ait été avisé par écrit. 3

5 I-CLAUSES GENERALES Article 1: Les soumissionnaires ne devront pas se trouver en situation de conflit d intérêt par rapport à cet appel d offres et devront préciser les liens contractuels qu ils ont pu entretenir avec l Organisation Internationale de la Francophonie. Article 2: Les prestations seront effectuées selon le cahier des charges, celui-ci faisant partie intégrante du présent appel d offres. Article 3 : Les soumissions doivent comporter les indications suivantes : 1. pour l offre technique : la désignation précise des prestations conformément au cahier de charges et aux clauses particulières qui suivent les présentes clauses générales ; 2. pour l offre financière : le montant hors taxes de la soumission. Doit être fournie également toute autre donnée financière demandée par les clauses particulières du cahier de charges ; 3. la date, le cachet et la signature du soumissionnaire. Article 4 : Le soumissionnaire est tenu de fournir une documentation relative à son entreprise, et notamment en : indiquant la situation fiscale et sociale de son entreprise et en justifiant de la régularité de la situation administrative au regard de la législation et de la réglementation sociale et fiscale de son pays ; identifiant la forme juridique de son entreprise et en indiquant le nom de la personne physique ayant le pouvoir d engager celle-ci ; indiquant les numéros d enregistrement aux registres professionnels ; fournissant le chiffre d affaires hors taxes (HT) des trois derniers exercices clos ; joignant une déclaration spécifiant si le soumissionnaire est en redressement judiciaire ou non ; spécifiant l équipement technique, les moyens d étude et de recherche, les ressources humaines susceptibles d être mobilisées pour la réalisation des prestations afférentes à cet appel d offres ; fournissant une liste de références professionnelles et de références relatives à l exécution de marchés comparables à celui pour lequel il soumissionne. Les soumissionnaires peuvent utiliser des bordereaux récapitulatifs de ces renseignements, lorsque ceux-ci existent dans leur pays. Article 5 : Sera retenu le soumissionnaire qui aura fait l offre la plus intéressante en termes de rapport qualité-prix. Article 6 : En cas de prestation supplémentaire, le contrat peut faire l objet d un avenant aux mêmes conditions, par accord entre l OIF et le prestataire. Article 7 : L OIF se réserve le droit de résilier le contrat dans les conditions suivantes : a) en cas d inexécution même partielle des prestations sollicitées, la résiliation est prononcée huit (8) jours après une mise en demeure envoyée par lettre recommandée et restée sans effet ; il sera alors, le cas échéant, pourvu aux besoins du service par des commandes passées d urgence ou tout autre moyen jugé convenable, aux risques et périls du prestataire défaillant. La différence entre les prix de la prestation ou de la commande que l OIF pourrait être obligée de passer serait prélevée sur les sommes dues au prestataire défaillant à divers titres sans préjudice des droits à exercer contre d autres biens du prestataire défaillant en cas d insuffisance de ces 4

6 sommes. b) lorsque le prestataire s est livré à des actes frauduleux, notamment sur la nature et la qualité des services, les biens, services ou travaux refusés pour vice de fabrication ou ne remplissant pas les conditions du marché, ou non conformes à la commande, devront être repris aux frais du prestataire dans les huit (8) jours et remplacés sans indemnité lorsqu il s agit de biens, ou renouvelés aux frais du prestataire, selon un calendrier à déterminer, lorsqu il s agit de travaux ou de toute autre prestation. c) en cas de dissolution de l entreprise, de liquidation de biens ou de règlement judiciaire, si le titulaire du marché ne peut exécuter intégralement son contrat. Article 8 : Les personnes morales qui ont effectué des études préalables ne peuvent, par la suite, bénéficier des contrats qui en découlent. Article 9 : L appel d offres et toute information, quel qu en soit le support, communiquée au soumissionnaire ou à laquelle celui-ci pourrait avoir accès à l occasion de cet appel d offres et de la mission, est confidentielle, à l exception de l usage d informations confidentielles pour répondre au présent appel d offres. L OIF se réserve le droit de demander à ce que l ensemble des documents et informations fournis, quel qu en soit le support, lui soit retourné à la fin du présent appel d offres. Article 10 : L OIF aura la propriété pleine et entière des «Résultats» des prestations décrites dans les cahiers de charges et réalisées par le soumissionnaire. Par les «Résultats» sont entendus de tous livrables, études, savoir-faire quels que soient leur nature, leur forme et leur support. Article 11 : Les soumissionnaires s engagent à ce que les règles de discrétion et de confidentialité professionnelles en vigueur soient respectées, notamment en ce qui concerne le secret des entretiens tenus au cours de la réalisation des commandes. Article 12 : Les soumissions ainsi que les travaux conduits doivent être effectués en français, langue de travail de l OIF. Article 13 : Tout litige découlant d un contrat éventuel sera tranché, à défaut d un accord amiable, définitivement suivant le règlement de conciliation et d arbitrage de la Chambre de Commerce Internationale de Paris, par un ou plusieurs arbitres nommés conformément à ce règlement. La langue applicable à la procédure sera la langue française et les arbitres statueront selon le droit français. L arbitrage aura lieu à Paris. 5

7 II. Clauses Particulières Présentation de l Organisation internationale de la Francophonie (OIF) L Organisation internationale de la Francophonie est une organisation multilatérale fondée en 1970 regroupant actuellement 70 États et gouvernements partageant l usage de la langue française. L OIF est une personne morale de droit international public et possède une personnalité juridique, dont le siège est à Paris, France. Elle est financée par les États et gouvernements membres sous forme de contributions obligatoires ou volontaires. Son budget annuel est de l ordre de 80 millions d euros. L OIF remplit une triple mission : politique, diplomatique et de coopération. Elle déploie ses actions selon quatre axes : La promotion de la langue française et de la diversité culturelle et linguistique ; La promotion de la paix, de la démocratie et des droits de l homme ; L appui à l éducation, la formation, l enseignement supérieur et la recherche ; Le développement de la coopération au service du développement durable et de la solidarité. Une attention particulière est portée aux jeunes et aux femmes ainsi qu à l accès aux technologies de l information et de la communication dans l ensemble des actions de l OIF. L OIF emploie environ 300 collaborateurs répartis entre le Siège (Paris), deux organes subsidiaires (CIJF à Paris et l IEPF à Québec) et 9 unités hors siège (quatre représentations permanentes à New York, Bruxelles, Genève et Addis-Abeba ; Quatre Bureaux régionaux à Lomé, Libreville, Hanoi et Portau-Prince et une antenne régionale à Bucarest). Lors du XIIème Sommet des chefs d États de la Francophonie à Québec en 2008, une convention entre le gouvernement de la République française et l Organisation, relative à la mise à disposition de locaux pour y installer la Maison de la Francophonie, a été signée. Située au avenue Bosquet dans le 7ème arrondissement de paris, le siège de l Organisation regroupe désormais sur un seul site tous les services de l Organisation Internationale de la Francophonie. Objet : L Organisation internationale de la Francophonie souhaite recruter un prestataire de services afin qu il assure la création d un site internet mettant en réseau les centres de formation francophones au maintien de la paix (site internet RIFFOP). Maître d ouvrage : Organisation internationale de la Francophonie (OIF) avenue Bosquet Paris - France Offre technique La proposition technique demandée comprendra : - la fiche de réponse technique placée en annexe n 7 (fichier joint à l appel d offre intitulé «offre technique») dûment renseigné par le soumissionnaire, ainsi que les documents suivants: 6

8 une note de présentation de la société ou de l organisme postulant, ses références en matière de création de sites internet et la présentation des organismes partenaires, le cas échéant ; une note méthodologique précisant la conduite de projet, méthode, équipe et une proposition de calendrier d exécution ; une note précisant la compréhension du sujet une note comprenant une description générale de la solution proposée en réponse à la problématique posée ; une note justifiant les choix technologiques ; une proposition de maquette graphique des pages suivantes : page d accueil du site public ; page d accueil de l espace des membres professionnels ; page des centres membres ; page du répertoire des formations francophones au maintien de la paix ; une proposition de logo du sigle RIFFOP ; page pour la recherche et les résultats ; page de la bibliothèque des documents ; page de l agenda ; page messagerie privée ; page «passer une annonce» et «communiquer une information au gestionnaire du site» ; page de création du bulletin trimestriel ; page du forum «professionnel». Il est demandé aux soumissionnaires à cet appel d offre d aller plus loin et de proposer une solution fiable, souple, évolutive qui englobe les souhaits de la maîtrise d ouvrage, tant pour la création graphique, pour l ergonomie et le système de gestion de contenu qui sera proposé. Dans le processus de sélection des offres, il pourra être demandé aux prestataires sélectionnés de faire une présentation des possibilités de sa solution au comité de sélection dans la deuxième quinzaine de septembre 2012 (sur place à l OIF ou par système de visioconférence pour les entreprises basées à l étranger). La maîtrise d ouvrage tient à avoir un système de gestion et d administration du site et des extranets simple d utilisation, convivial et efficace. Le cahier des charges doit être parafé. En complément du dossier papier, une copie sera fournie sur un support numérique (CD/DVD ou clé USB). Lors de la signature du contrat avec le soumissionnaire sélectionné, l'équipe affectée au projet doit être la même que celle proposée lors de la soumission au présent appel d'offres. En cas d'impossibilité dûment justifiée des personnes au parcours, expérience et qualifications équivalents devront être désignées. Le non-respect de cette clause est un motif de rupture de contrat. Offre financière L offre financière doit préciser le coût hors taxes (H.T.) et toutes taxes comprises (TTC) détaillé de l ensemble des prestations selon le cahier des charges. Aucun élément du présent appel d offres ne doit être interprété comme une entrave à la capacité du soumissionnaire de démontrer qu il est en mesure d assurer les services requis. Les renseignements de l offre financière doivent être présentés comme suit : Section 1 : Table des matières de l offre financière. Section 2 : La proposition financière comprendra une proposition commerciale détaillée en fonction des modules d intervention et du nombre de jours de prestation. 7

9 Le soumissionnaire donnera une Proposition des différents coûts inhérents à sa proposition, rubrique par rubrique, en se référant à la liste des activités demandées et autres frais estimatifs. Il convient de présenter un exposé suffisamment détaillé du budget global de manière que l on puisse distinguer clairement les dépenses : par grands postes incluant les déplacements, honoraires; par étapes de travail. Les soumissionnaires sont invités à préciser les prix unitaires offerts par jour de travail pour chaque niveau de qualification du personnel. Ces coûts devront être indiqués en spécifiant la durée des missions, le nombre et le niveau des membres du personnel concernés et indiquer le temps que le soumissionnaire entend attribuer pour chaque niveau d experts à chaque étape de travail. Ils doivent couvrir les honoraires des experts, ainsi que tous les frais généraux et administratifs induits. Les montants seront donnés à la fois en hors taxe et toutes taxes comprises et doivent être exprimés en euros. Section 3 : Autres renseignements pertinents. Le soumissionnaire peut apporter des précisions dans cette section, s'il croit que le comité de sélection de l'oif en sera ainsi plus en mesure d évaluer sa proposition. Aucun élément du présent appel d offres ne doit être interprété comme une entrave à la capacité du soumissionnaire de démontrer qu il est en mesure d assurer les services requis. Les sections doivent être présentées dans cet ordre et être séparées par des onglets. Les soumissionnaires sont invités à présenter une synthèse de leur offre financière en se servant de la fiche réponse placée en annexe n 8 (fichier joint à l appel d offre intitulé «offre financière»). Propriété des offres L OIF conserve la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre de la présente procédure d'appel d'offres. En conséquence, les soumissionnaires ne peuvent exiger que leur offre leur soit renvoyée. Entreprise commune et consortium Lorsque le soumissionnaire est une entreprise commune ou un consortium de deux personnes ou plus, l'offre doit être unique en vue de constituer un seul marché, chacune de ces personnes doit la signer et est solidairement responsable de l'offre et de tout marché. Ces personnes désignent celle d'entre elles qui est habilitée à les représenter et à engager l'entreprise commune ou le consortium. La composition de l'entreprise commune ou du consortium ne peut être modifiée sans le consentement préalable écrit de l OIF. L'offre ne peut être signée par le représentant de l'entreprise commune ou du consortium que si celuici a été expressément mandaté à cet effet, par écrit, par les membres de l'entreprise commune ou du consortium et si l'acte notarié ou si l'acte sous seing privé conférant ce mandat est présenté à l OIF en accord avec le point 4 (contenu des offres) des présentes instructions aux soumissionnaires. Toutes les signatures apposées au bas du mandat doivent être certifiées conformes selon les lois et règlements nationaux de chacune des parties composant l'entreprise commune ou le consortium, de même que la procuration écrite établissant que les signataires de l'offre sont habilités à prendre des engagements au nom des autres membres de l'entreprise commune ou du consortium. Chaque 8

10 membre de l'entreprise commune ou du consortium doit fournir les preuves requises comme s'il était lui-même soumissionnaire. Ouverture des offres L'ouverture et le dépouillement des offres ont pour objet de vérifier si les soumissions sont complètes, si les garanties de soumission ont été fournies, si les documents ont été dûment inclues et si les soumissions sont, d'une manière générale, en ordre. Après l'ouverture des offres, aucune information relative au dépouillement, à la clarification, à l'évaluation et à la comparaison des offres, ainsi qu'aux recommandations concernant l'attribution du marché, n'est divulguée jusqu'à ce que le marché ait été attribué. Toute tentative d'un soumissionnaire visant à influencer le comité d'évaluation dans la procédure d'examen, de clarification, d'évaluation et de comparaison des offres ou visant à obtenir des informations sur le déroulement de la procédure ou à influencer l OIF dans sa décision relative à l'attribution du marché entraîne le rejet immédiat de son offre. Toutes les offres reçues jusqu à la date limite de soumission des offres indiquées dans l avis de marché seront conservées par l OIF. Les offres tardives seront rejetées. Evaluation des offres Examen de la conformité administrative des offres Cette phase a pour objet de vérifier si l'offre est conforme, quant au fond, aux prescriptions du dossier d'appel d'offres. Une offre est conforme lorsqu'elle respecte toutes les conditions modalités et spécifications contenues dans le dossier d'appel d'offres, sans déviation ni restriction importante. Les déviations ou restrictions importantes sont celles qui affectent le champ, la qualité ou l'exécution du marché ou qui, d'une manière substantielle, s'écartent du dossier d'appel d'offres ou limitent les droits de l OIF ou les obligations du soumissionnaire au titre du marché et portent atteinte à la situation, au regard de la concurrence, des soumissionnaires ayant présenté des offres conformes. Cette classification des offres administrativement non conformes devra être dûment justifiée dans le procès-verbal d'évaluation. Lorsqu'une soumission n'est pas conforme au dossier d'appel d'offres, elle est immédiatement rejetée et ne peut, par la suite, être rendue conforme par des corrections ou par la suppression des déviations ou restrictions. Evaluation technique Les offres jugées administrativement conformes par la commission des marchés seront transmises au comité technique de l OIF. Après analyse, ce comité leur attribuera une note technique. Dans un souci de transparence et de traitement égal ainsi que pour faciliter le dépouillement et l'évaluation des offres, le comité technique peut demander à chaque soumissionnaire des explications sur son offre dans un délai raisonnable à fixer par le comité technique. La demande d'explication et la réponse sont faites par écrit, mais aucun changement à la substance de la soumission ne sera sollicité, proposé ou autorisé. Une telle demande d'explication ne doit pas fausser la concurrence. Evaluation financière Seules les offres financières des soumissionnaires dont les offres techniques ont été retenues seront évaluées. 9

11 Critères de sélection des offres Critères éliminatoires Les critères suivants sont éliminatoires : Absence de dossier administratif (cf. article 4) ; Absence des fiches réponses renseignées et signées ; Absence de document méthodologique ; Absence d information sur l équipe technique (liste des personnes composant l équipe et CV de chacun) ; Absence de parafes sur le cahier des charges. Critères de sélection Les offres des soumissionnaires seront analysées selon les critères suivants. Ces critères sont cités sans ordre de priorité, sont fournis à titre d information et ne constituent pas un engagement de la part de l OIF. Appréciation de la société et de l équipe - Expérience générale et références Connaissance et expérience dans le domaine de la création et mise en œuvre de sites web Expérience en ergonomie, fonctionnalités et art graphique du web (références graphique des projets antérieurs) Appréciation de la fiabilité à long terme de l entreprise Appréciation de la qualité de l équipe (complémentarité des experts, précision du rôle de chacun) Appréciation de la proposition Démarche et méthodologie Appréciation de la vision globale du projet et solution proposée Appréciation de l ergonomie, des fonctionnalités et du visuel graphique Appréciation du «back office» Qualité du calendrier d exécution (étapes de travail) Options fonctionnelles proposées L analyse des propositions se fera à partir des dossiers reçus ainsi qu à partir de la présentation des soumissionnaires de leur offre devant le comité technique d évaluation. L OIF se réserve le droit de demander à certains soumissionnaires sélectionnés de présenter leur offre devant le comité technique d évaluation (phase 1 2 ème étape). 10

12 Méthodologie de sélection des offres La sélection des offres se fera sur une note globale sur 100. La 1 ère étape de la phase 1 consiste en l'analyse des offres techniques sur la base : Phase 1 (1 ère étape) Analyse sur dossier technique De la conformité des prestations proposées par les soumissionnaires avec l expression des besoins et les spécifications du cahier des charges ; De la pertinence des solutions de mise en œuvre proposées au regard des besoins de l OIF. Cette 1 ère étape de la phase 1 compte 35 points. NB : Seuls les soumissionnaires ayant reçus 25 points lors de l évaluation seront reçus pour la 2 ème étape de la phase 1. La 2 ème étape de la phase 1 consiste en l analyse des offres techniques sur la base : Phase 1 (2 ème étape) Audition D une présentation et d une démonstration des solutions proposées devant le Comité de sélection. Cette 2 ème étape de la phase 1 compte 25 points. NB : La phase 1 (1 ère et 2 ème étape) est notée sur 60 points et la note minimale de passage pour la phase 2, l évaluation de l offre financière, est de 40 points. La phase 2 consiste en l'analyse de l'offre financière sur la base du coût le plus avantageux possible de l'offre. Cette phase compte pour 40 points. Phase 2 La note attribuée lors de l analyse financière sera calculée selon la formule suivante : Montant de l offre la moins disante 1 Note Financière (NF) = 40 X Montant de l offre proposée 1 Offre la moins disante ayant obtenu la note technique minimale requise. La note finale (sur 100 points) est la somme des notes des deux phases. Sera retenu le soumissionnaire dont le dossier présente le meilleur rapport qualité/prix. 11

13 Pénalités de retard Pénalités applicables Si le fournisseur ne pouvait pas terminer le projet de déploiement de tout ou partie des équipements commandés à la date de livraison fixée dans son offre, l OIF pourra de plein droit et sans mise en demeure préalable retenir à titre de pénalité 0,3 % du montant hors taxe de la facture correspondant aux éléments non livrés par jour de retard calendaire, à compter du premier jour de retard. Les pénalités ne pourront excéder 15 % du montant hors taxe de la facture. Modalités de paiement La répartition des paiements s effectuera comme suit : 30% du montant du marché à la signature du contrat ; 70% du montant du marché à la remise de l ensemble des supports mentionnés dans le cahier des charges, signature des procès-verbaux de réception et de toute documentation relative au projet. Des informations complémentaires sur les missions et les actions de l Organisation internationale de la Francophonie sont accessibles sur le site internet de l Organisation : 12

14 III. Cahier des charges Le document de cahier des charges ci-après décrit : - Contexte - Objet de l appel d offres - Objectifs du site - Contenu du site internet - Positionnement et publics cibles - Considérations techniques - Partie internautes ou front office - Ergonomie et éléments graphiques de base - Résultats attendus - Fonctionnalités du site public - Fonctionnalités de l espace personnel des membres professionnels - Référencement - Conseils et options possibles - Médias sociaux - Organisation et environnement du projet - Prestations attendues - Déroulement du projet Des informations complémentaires sur les missions et les actions de l Organisation internationale de la Francophonie sont accessibles sur le site internet de l Organisation : 1. CONTEXTE Lors de la réunion technique sur «Les capacités francophones de formation au maintien de la paix», organisée par la Délégation à la paix, à la démocratie et aux droits de l Homme (DDHDP) de l Organisation internationale de la Francophonie (OIF) à Paris les 30 juin et 1 er Juillet 2011, a été recommandée la création d une plateforme en ligne permettant la mise en réseaux de 11 centres et instituts proposant des formations au maintien de la paix en français. Etaient représentés à cette réunion technique : 3 centres de formation à vocation généraliste (Le Centre National de gestion des forces de maintien de la Paix, de déminage et des déchets de guerre -NMPEC, le Centre Régional du Caire pour la Formation en Résolution de Conflits et Maintien de la Paix en Afrique CCCPA, et l Ecole de Maintien de la Paix Alioune Blondin BEYE -EMP) ; 5 centres à vocation policière (l École Internationale des forces de sécurité -EIFORCES, le Centre de perfectionnement aux techniques de maintien de l ordre - CPTMO, l Ecole d application des officiers Mihai Viteazul, le Centre de Perfectionnement de Police Judiciaire -CPPJ, le Centre de perfectionnement et de gendarmerie Mobile de Ouakam -CPGM ; 3 centres proposant des formations à distance et/ou itinérantes (l Institut de formation aux opérations de paix -IFOP, le Réseau francophone de recherche sur les opérations de paix -ROP et l Institut des Nations unies pour la Formation et la Recherche - UNITAR). Etaient également présents les concepteurs de méthodes francophones d apprentissage à vocation transversale : l une axée sur l analyse stratégique (la Méthode 13

15 succincte d analyse stratégique -MSAS) et l autre sur l enseignement du français à destination des militaires du continent africain (la méthode d enseignement du français sur objectifs militaires - MEFSOM). La mise en place de cette communauté des pratiques, permet la formation du Réseau des Instituts francophones de Formation aux Operations de Paix (RIFFOP) constitutif de toutes ces institutions. Elles ont souhaité que l OIF se voie confier la maitrise d ouvrage initiale de ce projet, c est à dire la création et la gestion transitoire de la plateforme, avant que l un des Centres francophones de formation au maintien de la paix ne prenne le relais pour assurer la gestion à long terme du projet. A moyen terme (6 mois), le transfert de la gestion de cette plate-forme sera ainsi effectué au profit d un des centres de formation, disposé à pérenniser le fonctionnement régulier du site. La DDHDP a donc élaboré un projet de plate-forme, qui s articulera comme il suit : D une part, la plate-forme disposera de ressources accessibles au public francophone intéressé par la formation dans le domaine du maintien de la paix (institutions et individus), assurera une visibilité de l offre francophone de formation et permettra la diffusion de la méthode d apprentissage du français sur objectifs spécifiques développée en partenariat avec l OIF ; D autre part, elle mettra en place un espace professionnel à accès restreint qui favorisera les interactions entre les différents centres francophones de formations au maintien de la paix, d une part, et les acteurs multilatéraux du maintien de la paix, d autre part, au premier rang desquels l Organisation des Nations unies, mais aussi l Union africaine (UA), la Communauté Economique des Etats d Afrique Centrale (CEEAC) et la Communauté Economique des Etats de l Afrique de l Ouest (CEDEAO). Toutes ces institutions sont qualifiées de «membres professionnels» dans le présent cahier des charges. La liste non exhaustive des membres professionnels du réseau comprend à ce jour: Les structures de formation francophones ci-dessus mentionnées soit : le NMPEC, le CCCPA et l EMP, l EIFORCES, le CPTMO, l École de Rosu, le CPPJ, le CPGM, l IFOP, le ROP, l UNITAR ; Les concepteurs des méthodes francophones (SMAS et Méthode d enseignement du français sur objectifs militaires) ; Le Département des opérations de maintien de la paix (DOMP), et particulièrement le Service de formation intégré (SFI) ; Les autres acteurs multilatéraux du maintien de la paix : UA ; CEDEAO ; CEEAC ; L International Association of Peacekeeping Training Centres (IAPTC) ainsi que sa section africaine (Association Africaine des Formateurs au Soutien de la Paix -APSTA) ; Les Départements et Directions en charge des questions de formation au maintien de la paix au sein des administrations des Etats apportant un soutien au renforcement des capacités francophones de maintien de la paix (par exemple : la Direction de la Coopération de Sécurité et de Défense (DCSD) du Ministère français des Affaires étrangères et européennes ; le Département Stratégie du Ministère belge de la Défense, etc.) ; 14

16 L Organisation Internationale de la Francophonie. 2. OBJET DE L APPEL D OFFRES Cet appel d offres porte sur la réalisation d un site internet et d une partie extranet présentant le Réseau des instituts francophones de formation aux opérations de paix (RIFFOP). En plus de la réalisation de ce site, le marché porte également sur les outils et environnement de gestion des informations et de la structure qui le compose. 3. OBJECTIFS DU SITE INTERNET Dès sa mise en ligne, les objectifs de la plateforme seront de : Mettre en place un espace d interaction à accès restreint entre les membres professionnels de la formation au maintien de la paix ; et ainsi favoriser la communication, les synergies et les partenariats entre eux ; Centraliser et diffuser des informations actualisées relatives aux standards, normes et contenus des formations au maintien de la paix dispensées par les acteurs multilatéraux : l ONU prioritairement (documents de doctrine, standards et procédures de labélisation des formations promus par le système des Nations Unies), mais aussi l UA, la CEEAC, la CEDEAO ; Diffuser auprès du plus grand nombre de francophones et non-francophones (particulièrement les militaires et les policiers) la Méthode simplifiée d analyse stratégique conçue par la Belgique (MSAS) et la Méthode d enseignement du français sur objectifs militaires (MEFSOM), qui seront disponibles gratuitement en téléchargement PDF dans un premier temps, puis à terme sous un format interactif en ligne pour la MEFSOM ; Assurer une plus grande visibilité des centres francophones de formation au maintien de la paix et de leurs activités auprès du public cible (intéressé par le maintien de la paix et la formation disponible dans ce domaine) ; Mettre en place une communauté des pratiques à accès restreint pour les centres francophones spécialisés dans les opérations de maintien de la paix. Le site se doit donc d avoir une présentation ergonomique et un fonctionnement intuitif. Il est prévu qu il soit fréquenté par un grand nombre de visiteurs (prévoir visites sur l année de mise en ligne). L espace à accès restreint sera exclusivement réservé aux membres professionnels du réseau. Ils seront identifiés en amont par l OIF. A ce jour une vingtaine de membres professionnels est envisagé, à terme il faudra probablement en compter le double. Il est à noter que toutes les modifications et l alimentation du site seront, pendant la durée du contrat, introduites par la personne en charge de la gestion quotidienne (chargée de centraliser, d actualiser et de diffuser les informations). Cette personne devra pouvoir bénéficier de l assistance du prestataire retenu. 15

17 Le site du Réseau africain pour le secteur de sécurité (RASS/ASSN) pourrait constituer un modèle à suivre en termes de mise en page ( 4. CONTENU DU SITE INTERNET (cf. représentation annexe 1) Le site disposera notamment des informations suivantes : - Carte du monde : elle indiquera les pays dans lesquels sont situés les centres de formation francophones et fera office de page d accueil. Il sera possible de cliquer sur le pays accueillant chaque centre pour accéder aux informations les concernant spécifiquement (cf. annexes 2 et 3). - Présentation des centres de formation francophones en fonction de leur vocation (centres de formation généralistes, centres de formation à vocation policière, instituts de formation itinérants, institutions et autres acteurs multilatéraux du maintien de ma paix, partenariat). Cette rubrique devra comprendre également le partenariat entre les différents centres ainsi que des liens vers la liste des cours (cf. annexe 4). - Répertoire des formations francophones au maintien de la paix : cette rubrique comprendra un calendrier des cours ainsi que deux tableaux récapitulatifs : un tableau reprenant la liste des formations francophones selon les domaines (avec liens vers les descriptifs des cours) et un tableau reprenant la liste des formations francophones selon les phases de formations (avec liens vers les descriptifs des cours). - Méthodes francophones : chaque utilisateur devra s inscrire en ligne via un formulaire et créer un espace personnalisé pour pouvoir accéder à la méthode d apprentissage du français sur objectifs militaires et à la méthode d analyse stratégique. L inscription se fera automatiquement avec une validation par . - Bibliothèque des documents, qui donnera accès à trois catégories de documents : aux normes et standards de formation, aux procédures de labélisation/validation des formations aux opérations de paix et aux modules de formation du Service de formation intégré (SFI). Elle sera également composée d un glossaire (cf. annexe 11). - Actualités, contacts, plan du site, FAQ (Foire aux questions). - Flux RSS, «Nous contacter», mentions légales. - Agenda, moteur de recherche (accès public). - Connexion profil personnel public : un identifiant et un mot de passe seront exigé. Il devra y avoir la possibilité de retrouver son mot de passe ou son identifiant en cas d oubli. - Réseaux sociaux : Facebook et Twitter. - Logos des différents centres et de l OIF : en cliquant sur chacun des logos le visiteur pourra être automatiquement redirigé vers le site de l institution lorsqu il existe, ou vers la page de présentation des centres établis sur la plateforme. - Accès professionnels/ membres du réseau : un clic renverra à une page de connexion exigeant un identifiant et un mot de passe (cf. infra, les détails des fonctionnalités de l espace personnel des membres professionnels). 5. POSITIONNEMENT DU SITE ET PUBLICS CIBLES Le site devra être l espace de croisement entre l offre et la demande francophone de formation aux opérations de paix. Les candidats aux formations devront y trouver facilement 16

18 des offres de formation adaptées à leur profil, à leurs objectifs professionnels et aux besoins des organisations utilisatrices de ces compétences. Le public institutionnel (organisations internationales et régionales, Ministères et autres organismes nationaux, organisations non-gouvernementales (ONG), réseaux professionnels, centres de recherche) devra y trouver des ressources (documentaires notamment) et des compétences (humaines plus précisément) susceptibles de combler ses besoins. Un plus large public pourra suivre l actualité de la formation aux opérations de paix, observer les dynamiques des différents centres de formation et y trouver des données statistiques à travers les rapports diffusés. 6. CONSIDERATIONS TECHNIQUES Choix de la technologie à utiliser pour la gestion et la maintenance du site : L OIF laisse à l appréciation des soumissionnaires le choix du système de gestion de contenu. Cependant, l utilisation d outils logiciels libres est une obligation car le site sera hébergé dans un environnement LAMP-Linux Apache MySql PHP. Le site doit être compatible avec tous les navigateurs utilisés sur la toile (Internet explorer, Firefox, Mozilla, Safari, etc.). La maîtrise d œuvre souhaite que les technologies web les plus récentes soient utilisées afin de construire un site léger et rapide à l ouverture des pages. Il est primordial de prendre en compte le fait que nombre d utilisateurs de cette plateforme se trouvent dans les pays du Sud, où les débits de connexion ne sont pas toujours très importants. Ainsi, le site internet doit être optimisé pour les liaisons internet de bas débits. En outre, la conception du site incorporera les dispositifs logiciels facilitant la communication avec d autres sites web, tout particulièrement les portails des centres de formation disposant d un site internet, le portail de l OIF < et celui du SFI < Afin d atteindre ces objectifs, nous préconisons l utilisation des outils du web 2.0 chaque fois que cela est possible et judicieux. L offre des soumissionnaires doit inclure les caractéristiques techniques requises par un serveur d hébergement pour garantir un fonctionnement optimum du RIFFOP reconstitué comme décrit ci-dessus. 7. PARTIE INTERNAUTES OU FRONT OFFICE 7.1 Analyse d audience Dans le cas où le client décidera d héberger son site avec le prestataire choisi, il est souhaité que le système de gestion du contenu offre une fonction d'analyse complète d'audience du site permettant de connaître les données sur la fréquentation globale du site, de ses pages, la localisation géographique des visiteurs, etc. 17

19 7.2 Ergonomie et éléments graphiques Si l OIF laisse à l appréciation des soumissionnaires le choix de la ligne graphique et de l ergonomie, elle souhaite toutefois que certaines exigences soient prises en compte dans l inspiration des graphistes et ergonomes des sociétés intéressées par cet appel d offres : le site doit être à la fois léger, bien organisé et de présentation classique (institutionnelle); l habillage graphique doit tenir compte du public cible : institutions et professionnels du maintien de la paix. Différents services et fonctions doivent être proposés sur le site : moteurs de recherche internes, glossaire, téléchargement du bulletin d information, plan du site, fonction d impression, d agrandissement/ rétrécissement et d envoi de pages/liens à un tiers; la liste des différentes rubriques horizontales doit s afficher sur toutes les pages avec pour principe que le passage de la souris sur les titres des rubriques affiche un menu déroulant permettant de découvrir les sous-rubriques ; les logos de l OIF et ou RIFFOP doivent être présent sur toutes les pages; la charte graphique du site doit être cohérente avec celle des autres sites de la Francophonie. Il est aussi prévu la création : D un logo du sigle RIFFOP ; De 12 vignettes explicitant les caractéristiques propres à chaque formation pour en permettre une appréhension plus simple. Ces vignettes devront représenter : le public cible (civil, policier ou militaire : 3 vignettes) ; le mode de délivrance de la formation (in situ, à distance ou mixte : 3 vignettes) ; le niveau de formation (formation préalable au déploiement-formation d initiation et d orientation-formation continue : 3 vignettes) ; le mode d accès au cours (inscription ou candidature : 2 vignettes), et d une vignette cours spécialisé (1 vignette). Ces vignettes peuvent être crées sur le modèle de celles utilisées par l UNITAR (exemple : ). 8. RÉSULTATS ATTENDUS 8.1 Création d un site fluide, intuitif et autonome Il est impératif de disposer d une plateforme fluide et légère. La répartition mondiale du public cible (personnes intéressées et/ou impliquées dans les opérations de maintien de la paix), principalement localisé dans les pays de l hémisphère Sud, nécessite la prise en compte de certains paramètres dans la construction du site tels que les débits de connexion souvent faibles. Il est également nécessaire d autonomiser au maximum la gestion du site après sa livraison. Le back office (gestion quotidienne du site, des mises à jour) doit être facile à gérer et ne pas nécessiter de connaissances techniques avancées. Il est nécessaire de garder à l esprit que la gestion du site sera à terme transférée à l un des centres de formation au maintien de la paix situé dans un pays du Sud. 18

20 9. FONCTIONNALITÉS DU SITE PUBLIC La page d accueil doit être optimisée afin de pouvoir contenir l essentiel des informations en respectant un équilibre entre esthétique et ergonomie. 9.1 Flux RSS Le flux RSS est une fonctionnalité très utile pour accéder rapidement aux dernières informations et nouveautés d un site internet et pour que chaque utilisateur puisse déterminer spécifiquement les rubriques pour lesquelles il a de l intérêt. Ce flux devra faire l objet d une actualisation fréquente et régulière (sur une base hebdomadaire). 9.2 Actualités et archives des actualités Une rubrique présentera chaque mois les activités majeures de chaque centre sous forme de texte (formations en cours ; accueil de séminaires ou de conférences ; visite de hautes personnalités, etc.). La configuration du site doit permettre l utilisation d outils multimédias c est-à-dire la possibilité de la mise en ligne de photos et de vidéos par le gestionnaire pour illustrer cette rubrique. Les actualités seront par la suite (dans un délai d un mois) classées dans les archives des actualités en fonction de leur mois et année de parution. 9.3 Agenda La rubrique Agenda, présentera les événements internationaux, à l échelle mondiale, relatifs à la formation dans le domaine des OMP. Elle devra se présenter sous la forme d un agenda et non de texte. L accès aux événements devra être possible par date (recherche par mois, par année) et aussi par catégories d événements (réunion technique; conférence, séminaires ) 9.4 Moteurs de recherche internes Deux moteurs de recherches devront être mis en place pour effectuer des recherches interne (sur le contenu du site). Le premier sera accessible au grand public et apparaîtra sur la page d accueil. Le second sera accessible à partir de l espace privé et permettra d effectuer des recherches soit exclusivement sur cet espace restreint soit sur l ensemble du site. Ils permettront tous deux, en entrant un mot ou une série de mot, de renvoyer à des pages où apparaissent les mots recherchés. 9.5 Envoi de la page ou du lien à un tiers, Agrandissement/ Réduction du texte et fonction Impression Ces fonctions doivent être disponibles sur toutes les pages de la plateforme publique et est particulièrement importante pour l accès à la MEFSOM. La fonction envoi de la page ou du 19

21 lien n apparaîtra cependant pas sur l espace privé, dont les ressources sont disponibles uniquement pour les membres du RIFFOP. 9.6 Création d un espace utilisateur sur inscription pour accéder aux méthodes (spécifiquement à la méthode d apprentissage du français) et aux bulletins Afin de mieux connaître le profil des utilisateurs des méthodes et des visiteurs du site et dans l optique de les fidéliser à visiter la plateforme, est souhaité la création de compte utilisateurs/visiteurs identifiés «public». Cette inscription sera ouverte, c est-à-dire que toute personne intéressée pourra s inscrire (à la différence du compte des membres professionnels). Un formulaire d inscription lors de la première visite, donnera ensuite accès aux méthodes et au téléchargement du bulletin. Le formulaire d inscription permettant la création d un profil personnel suivra le modèle suivant : Profil de l utilisateur (menu déroulant : institution ou individu représenté par des icônes représentatives c est-à-dire une petite maison pour instituts) - obligatoire Nom complet: - optionnel Année de création (institution)/ naissance (individus) : (calendrier déroulant)- optionnel Profession : - optionnel Adresse courriel : - obligatoire Pays (avec menu déroulant)- obligatoire (A déterminer s il s agit de la résidence ou de la nationalité) Langue(s) parlée(s) : (trois cases réponses avec menu déroulant pays du monde) obligatoire Domaine d expertises : RSS, déminage etc. (menu déroulant) optionnel Avez -vous déjà suivi une formation au sein d un centre de formation au maintien de la paix? oui/non (menu déroulant)- optionnel Si oui, dans quelle(s) structure(s) (menu déroulant noms des structures et l option autre) Choix d un identifiant : - obligatoire Les mots de passe seront générés automatiquement pour ces utilisateurs «publics». Il est à noter qu un certain nombre d utilisateurs de la méthode seront des non-francophones, le formulaire se doit donc d être le plus intuitif possible. La création effective de l espace personnel devra intervenir après la validation par l utilisateur de son adresse (envoi d un lien de confirmation de la viabilité de l adresse sur l adresse courriel). La personnalisation du profil sera minimale. L utilisateur aura accès aux mêmes ressources publiques du site que l utilisateur non inscrit mais il pourra, à la différence de ce dernier, avoir accès aux méthodes et aux bulletins disponibles par téléchargement Mise en ligne interactive de la méthode d enseignement du français Dès la conception de la plateforme, la méthode sera accessible en format PDF librement téléchargeable et imprimable une fois l inscription effectuée. A terme, est envisagée une utilisation interactive de cette méthode : la mise en ligne des exercices, la possibilité de les faire en ligne, d enregistrer les résultats et la progression dans l espace personnel de chaque utilisateur public. 20