Comité de pilotage Carte Achats. 29 novembre 2012

Transcription

1 Comité de pilotage Carte Achats 29 novembre 2012

2 Ordre du jour Retour d expérience sur la mise en place de la Carte Achat niveau 3 Rexel France Point sur les rencontres avec : la CARSAT SUD EST la CNAMTS le RSI la CCMSA Point sur la solution Portail SNCF et la Carte Achat Tour de table 2

3 Retour d expérience sur la mise en place de la Carte Achat niveau 3 Rexel France LA CARTE D ACHAT PUBLIC REXEL AU SERVICE DE L UCANSS.pptx 10h00-11h00

4 Point les rencontres : CARSAT SUD EST CNAMTS RSI CCMSA

5 CARSAT SUD-EST Journée du 27 novembre 2012 : Personnes présentes : le service achats le service ordonnancement le service comptable Patrice Bacquet CNAV 5

6 CARSAT SUD-EST Début opérationnel du programme janvier cartes sont commandées Approvisionnement du marché fournitures de bureau et cartouches d encre A l étude approvisionnement en commerce de proximité Limites par carte : de seuil maximum par commande Un projet mené dès le départ entre l ordonnateur et l agent comptable mais : Un changement d agent comptable en cours de projet Une clôture des comptes à venir La mise en place d un nouveau Progiciel de Gestion Intégrée en juin 2013 La CARSAT a donc fait le choix d être en ordre de marche d ici à la fin de l année et de commencer les transactions dès début janvier

7 CARSAT SUD-EST Les modes de fonctionnement prévus : Un engagement annuel prévu pour les commandes Un processus d approvisionnement en cours de simplification Suppression d un niveau de validation Une validation du service fait par le service ordonnancement Une transmission au fil de l eau des pièces à l agence comptable pour contrôle après validation du service fait Un virement mensuel sur présentation du relevé d opérations certifié par le service comptable. Les opérations sont liquidées sur les comptes fournisseurs avec un tiers opposable Crédit Mutuel. L objectif est de tester les circuits et de modéliser les procédures internes sur deux catégories d achat avant la bascule sur le nouveau PGI. 7

8 CNAMTS : Deux rencontres avec la CNAMTS organisées par Frédéric Geoffroy : 9 octobre CNAMTS Présentation des principes de fonctionnement de la Carte Achat à la Direction Financière de la CNAMTS. L objectif de cette rencontre était d appréhender les modes de fonctionnement de la Carte Achat et l intérêt ou non de ce produit pour la CNAMTS et les caisses en région. 16 octobre réunion DRAC à la CNAMTS Présentation à l ensemble des agents comptables des organismes de la Carte Achat lors de la réunion «Délégués des Représentants des Agents Comptables» L objectif était de répondre aux interrogations des différents agents comptables sur ce produit afin de clarifier le mode de fonctionnement et de permettre de relayer l information en région. 8

9 CNAMTS : Des réunions enrichissantes avec beaucoup d interrogations autour : Du mode de fonctionnement en partant du budget jusqu au paiement Des rôles et responsabilités entre ordonnateur et agent comptable Des documents transmis pour contrôle Des gains attendus pour les ordonnateurs et les agents comptables. Une Caisse Nationale ayant une meilleure vision de la Carte Achat : Une compréhension de la nécessité de rédiger une procédure par la caisse nationale à destination des caisses régionales Un intérêt décelé pour les : UGECAM, la possibilité de «supprimer» les régies d avances, les organisations régionalisées 9

10 RSI : Une réunion organisée par Bruno Velluet avec les référents achats des caisses régionales Présentation du mode de fonctionnement de la Carte Achat et de ses apports Rappel de la nécessité de travailler en collaboration avec son agent comptable dès le départ du projet Des interrogations légitimes sur l utilité de ce produit sur les petites structures La caisse nationale souhaite démarrer au plus tôt son programme Carte Achat afin de tester le produit et pouvoir ainsi faciliter le déploiement dans les caisses régionales. Le pilote caisse nationale est prévu avant la fin de l année et le déploiement sur l ensemble des régions en cours d année Néanmoins un «bémol» à ce déploiement : le renouvellement du marché d émission Carte Achat. 10

11 CCMSA : Une réunion organisée par Annie Pelletier Froment et Dounia Kellafh avec les agents comptables des caisses régionales, présentation : Du mode de fonctionnement en partant du budget jusqu au paiement Des rôles et responsabilités entre ordonnateur et agent comptable Des documents transmis pour contrôle Des gains attendus pour les ordonnateurs et les agents comptables. Retour d expérience de la MSA MAINE et LOIRE par l agent comptable Cette double intervention est bénéfique : Un apport théorique sur les principes, les règles, les obligations, les gains Un retour d expérience par un agent comptable qui permet de rassurer les différents agents comptables et d amener du concret sans «langue de bois». Un rappel de l agent comptable de la CCMSA de l intérêt de ce produit et un encouragement vis-à-vis des régions à le mettre en œuvre 11

12 Le portail SNCF entreprises et la Carte Achat

13 Portail SNCF et Carte Achat La carte achat est-elle compatible avec le portail entreprise :encore des «flous» à ce sujet induits par : La SNCF Et/ou American Express Le discours est «avec la carte achat ou une carte bancaire classique vous êtes bloqués après 5 commandes par mois». Il n y a pas de blocage autre que celui du paramétrage de votre carte, il s agit du seuil d autorisation accordé par votre banque et dans le cas de la carte achat vous avez la main sur ce produit. Il convient donc de rappeler dans vos marchés que vous souhaitez payer par Carte Achat avec une explication «sommaire» du mode de fonctionnement. 13

14 Portail SNCF l offre de service : L offre intègre des services tels que : Aide à la gestion des voyages Paiement en compte (carte logée Amex ou Air Plus) Reporting mensuel détaillé (en format CSV, on peut le retravailler). Vous pouvez depuis le Portail Entreprise : Créer et gérer les profils et leurs préférences de voyage Poser une option ou réserver directement un billets et les abonnement de train, (confirmation par envoi systématique) Renouveler les abonnements et visualiser leurs échéances Annuler ou modifier les réservations en toute autonomie, (confirmation par envoi systématique) Payer avec une carte bancaire (Carte bleue, Visa, Mastercard et American Express) ou avec un paiement en compte enregistré dans votre profil Retirer ses billets sans la carte qui a fait le paiement à la différence de voyagescnf.com 14

15 Portail SNCF l offre de service : Des frais de création et de mise en service du Portail Un forfait annuel de réservation et de support test en fonction du volume d achat Des services optionnels sont disponibles, le reporting classique : date de la commande, numéro de dossier voyage, trajets, nombre de passagers, classe, montant du dossier Ou le reporting premium les informations du reporting classique + : les dates voyages allés et retours et heures de départs, tarifs utilisés, mode de retrait, moyen de paiement. Cartefranceacvetccav.pdf Brochures_Portail_Entreprises_SNCF_2012.pdf 15

16 Tour de table : Point projet des caisses Point Crédit Mutuel

17 Point sur le portail UCANSS/APECA: Au 26 novembre : 45 inscrits : La MSA et la Maladie représentent 71 % des inscrits Repartition par branche des connections portail UCANSS/APECA 4% 13% 5% Recouvrement Vieillesse Maladie 40% Famille RSI MSA 31% Ucanss 2% 5% 17