Navigation. Manuel SAP régional

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1 Manuel SAP régional

2 Contents 1. Connexion à SAP Accès... 4 Environnement Connexions multiples Fenêtre SAP Barre de menus Barre d icône Barre de titre... 9 Barre d outils Barre d état Menu SAP Personnalisation Gestion des favoris Gestion des raccourcis Transactions Accès aux transactions Codes utilisés Fenêtres de transaction Zones d affichage Zones modifiables Codes dans la liste déroulante Onglets Structure de table Recherche Fenêtres de recherche Sélection multiple Liste personnelle Sélections dynamiques Session SAP Ouverture de sessions Fermeture de sessions Aide Déconnexion de SAP

3 3

4 1. Connexion à SAP 1.1. Accès Il existe deux manières pour se connecter à SAP. - Accès à SAP en cliquant sur le bouton présent sur le bureau d ordinateur - Accès à SAP via le menu Démarrer > Tous les programmes > SAP Front End > SAP Logon Environnement Les environnements SAP disponibles pour la plate-forme SAP Régional sont les suivants : - DRG : environnement de développement - QRG : environnement de qualité - PRG : environnement de production L utilisateur choisit l environnement dans lequel il souhaite travailler en double-cliquant sur celui-ci. 4

5 L écran suivant apparaît. Il faut renseigner : - Le mandant (entité technique SAP qui correspond au niveau le plus élevé de la hiérarchie SAP. Il possède ses propres données telles que les données fournisseurs, clients, plan comptable, ) - Le nom d utilisateur - Le mot de passe - Le champ «Langue» n est pas nécessaire 1.2. Connexions multiples Si un utilisateur est déjà connecté à SAP et tente d établir une nouvelle connexion, la fenêtre suivante s affiche. Il est possible d ouvrir simultanément 5 sessions. 5

6 2. Fenêtre SAP Une fenêtre SAP est divisée en différentes parties : - Barre de menus - Barre de titre - Zone de commande - Barre d icônes - Barre d outils - Zone de navigation (Menu SAP) - Barre d état 6

7 2.1. Barre de menus Elle se trouve tout en haut de la fenêtre et varie selon la transaction utilisée. La barre de menus comprend deux parties : - À gauche : menu déroulant qui varie selon la transaction - A droite : menu déroulant valables pour toutes les transactions (Système/Aide) Par exemple - Barre de menus pour la transaction de création d un fournisseur (FK01) 7

8 - Barre de menus pour la transaction de création d une facture fournisseur (demande de paiement) (FB60) 2.2. Barre d icône Seules les icônes «en surbrillance» sont utilisables. Les icônes inactives sont grisées. 8

9 2.3. Barre de titre Elle affiche le nom de la fenêtre de transaction. Par exemple Pour la transaction de création d un fournisseur (FK01) Barre d outils Elle contient les icônes relatives à la fenêtre et à la transaction en cours d exécution. Les icônes varient selon la fenêtre affichée. 9

10 2.4. Barre d état Elle se trouve dans le bas de la fenêtre SAP et fournit des informations générales sur le système SAP et la transaction utilisée. La barre d état comprend 2 parties - à gauche : affichage des différents types de messages. - à droite : affichage d information du système. L utilisateur peut décider d afficher ou pas ces informations en cliquant sur ou sur 1

11 2.5. Menu SAP Le menu SAP donne accès aux différents modules SAP notamment - Bureautique : boite de réception et d envoi de courrier, flux de validation. - Gestion comptable Comptabilité financière : comptabilité générale (grand livre), comptabilité clients, Fournisseurs, Banques, etc. Contrôle de gestion : comptabilité des centres de coûts, ratios statistiques, cycles, etc. Gestion du secteur public : comptabilité budgétaire, etc Personnalisation Chaque utilisateur peut personnaliser le menu SAP via la barre de menus > Autres Fonctions > Options. 1

12 Différentes options sont disponibles : - Affichage des favoris en début ou fin de menu - Affichage des favoris uniquement et pas du menu - Affichage des noms techniques des transactions dans la zone de navigation du menu Exemple : Menu sans noms techniques Exemple : Menu avec noms techniques Sans transactions SAP Transactions SAP 1

13 Gestion des favoris La gestion des favoris permet de trouver plus aisément une transaction souvent utilisée par un utilisateur. Création de favoris Il existe trois manières de gérer les favoris. - Via la barre de menus : L utilisateur sélectionne une transaction SAP et choisit «Favoris» L utilisateur clique sur «Créer» Le nouvel élément apparaît dans la liste des favoris - Via le clic de droite : L utilisateur sélectionne une transaction SAP L utilisateur clique sur le bouton de droite de la souris L utilisateur sélectionne «Ajouter aux favoris» - Via l icône : 1

14 L utilisateur sélectionne une transaction SAP L utilisateur clique sur l icône de la barre d outils Gestion des dossiers favoris Création de dossiers Il est possible d ajouter un dossier aux favoris via Favoris > Ajouter dossier. L utilisateur entre le nom du dossier qu il souhaite créer. Le dossier créé s affiche dans la liste des favoris. Déplacement, modification et suppression de dossiers Il est toujours possible de déplacer des dossiers vers le haut ou le bas via Favoris > Déplacer. 1

15 Pour supprimer des dossiers, Favoris > Supprimer. Pour modifier le nom de dossiers, Favoris > Modifier Gestion des raccourcis Il est possible de créer des raccourcis pour accéder à des transactions SAP à partir du bureau de votre ordinateur en cliquant sur l icône Créer Raccourci. Une fenêtre «Créer nouveau raccourci SAP» s ouvre. 1

16 Cliquer sur «Suite» pour passer à l écran suivant. Cliquer sur «Terminer». Résultat: un raccourci est créé sur votre bureau pour la transaction choisie. Si vous n êtes pas encore connectés à SAP, la fenêtre suivante apparaît. Le mot de passe SAP doit y être renseigné. 1

17 Cliquer ensuite sur «Connexion». Résultat : vous apparaissez immédiatement à la transaction du raccourci (dans notre cas, dans la transaction FMX1 : Créer une réservation de fonds). Si vous revenez en arrière avec l icône, vous arrivez au menu principal SAP. 1

18 3. Transactions Dans le système SAP, une transaction est une tâche ou une fonction à exécuter, comme la création d'un bon de commande, l'affichage d'un fournisseur, la création d'un centre financier, la création d'un actif, la modification d'un contrat, etc. Chaque transaction SAP possède un nom technique. Par exemple : La transaction «Saisie facture fournisseur" possède le code FB60 (NB : plus haut dans le document, il a été expliqué comment il est possible d afficher les noms techniques). Il est également possible d afficher le code transaction dans la barre d état en cliquant sur ensuite sur Transaction. et 3.1. Accès aux transactions L'accès aux transactions peut se faire via le menu SAP ou en entrant le code de transaction dans la zone de commande. 1

19 Il est également possible d entrer les raccourcis ci-dessous dans la zone de commande. 1

20 3.2. Codes utilisés La liste des codes transaction utilisées dans la zone de commande peut être affichée en cliquant sur. L utilisateur peut alors sélectionner le code transaction sans l encoder à nouveau et appuyer sur ENTREE pour l exécuter Fenêtres de transaction Dans une transaction, le corps de la fenêtre contient la zone de travail et les zones de saisie où il est possible d entrer, modifier ou afficher des informations en vue d'exécuter une tâche dans le système. Par exemple : corps de la fenêtre de la transaction FMX1 : Création d'une réservation de fonds. Type de zones On distingue trois types de zones dans le système : obligatoires, par défaut et facultatives. 2

21 - Zones obligatoires : généralement indiquées par une coche obligation d entrer des données dans ces zones, faute de quoi un message d'erreur s'affiche et empêche de continuer le traitement - Zones par défaut contiennent déjà une valeur entrée par le système. ces valeurs peuvent être modifiées. - Zones facultatives possibilité d y entrer des données, mais le système ne l'exige pas Zones d affichage Lorsqu un utilisateur consulte un document, toutes les zones sont affichées en grisé et ne peuvent pas être modifiées. Si le document se trouve dans le flux de validation pour approbation, il est impossible de modifier le contenu des zones Zones modifiables Lorsqu un utilisateur apporte des modifications à un document, certaines zones sont affichées en grisé et d'autres pas. Une zone en grisé ne peut pas être modifiée. 2

22 Codes dans la liste déroulante Dans certaines transactions, il est possible d afficher des codes dans la liste déroulante en cliquant sur puis en choisissant Options. Il faut alors cocher «Afficher clés dans zones de listes déroulantes» et sélectionner «OK». 2

23 Onglets Les onglets permettent de compléter, consulter et naviguer entre plusieurs fenêtres. Ils fournissent une vue d'ensemble précise des transactions. Les onglets permettent en outre de passer d'une zone de saisie à une autre sans compléter toutes les données. Pour accéder à une zone, cliquez sur l'onglet approprié. 2

24 Structure de table La fenêtre de structure de table permet, si nécessaire, de modifier le format de table standard de SAP. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si les tables SAP standard contiennent des colonnes inutilisées. Les icônes situées sous les tables sont spécifiques aux transactions. Exemple : icônes utilisées dans les tables pour la transaction FB Recherche Dans la plupart des zones de données, SAP fournit une fonction de "recherche de code". Cette fonction permet d'effectuer une sélection dans une liste de valeurs. Les critères de recherche sont organisés dans un ordre précis. 2

25 4.1. Fenêtres de recherche Exemple : un utilisateur veut trouver un fournisseur dans le système mais il a oublié son numéro. La fonction de recherche de code permet d'entrer des informations telles que le pays, la ville ou le nom afin de trouver les données du fournisseur. Ces informations sont des critères de recherche. L utilisateur peut avoir accès à l outil de recherche de la manière suivante. - Utilisation de l icône de l outil de recherche ou de la touche F4 dans la zone de données - Des fenêtres de recherche apparaissent dans lesquels l utilisateur peut entrer différents critères (NB : si aucun critère n est renseigné, toutes les entrées possibles seront affichées). 2

26 - L'astérisque (*) peut remplacer n'importe quel caractère. 2

27 4.2. Sélection multiple En cliquant sur possible., d'autres critères de recherche sont disponibles. Une sélection multiple est En plaçant le curseur dans la zone où effectuer une sélection multiple, puis sur de sélections sont disponibles. d autres options 2

28 Par exemple : effectuer une sélection multiple dans la zone «Nom» Liste personnelle Lorsque les résultats de la recherche sont affichés, une liste personnelle peut être définie. Une telle liste est particulièrement utile pour les utilisateurs travaillant souvent sur les mêmes données. Il faut : 2

29 - Sélectionner le fournisseur à insérer dans la liste personnelle - Cliquer sur - Répéter l opération pour les autres fournisseurs à ajouter dans la liste - Pour afficher la liste personnelle, cliquer sur - Pour supprimer une données de la liste personnelle, cliquer sur 2

30 - Pour revenir à la fenêtre de recherche initiale, cliquer sur 4.4. Sélections dynamiques L'icône documents. signifie qu'il vous est possible d'ajouter des critères de recherche pour trouver des Exemple: Liste des postes individuels fournisseurs (transaction FBL1N) Une liste de zones proposées apparaît. Il est possible de sélectionner la zone de recherche voulue et de la reprendre en cliquant sur. 3

31 Quand une sélection est active, cette information apparaît en début d écran. 5. Session SAP Un Mode est une fenêtre active de SAP. Lors de la première connexion à SAP, l utilisateur entame le travail dans une seule fenêtre (Mode) Ouverture de sessions Une nouvelle session peut être de différentes manières : - Via la barre de menus > Système > Nouvelle fenêtre GUI. 3

32 - Via la barre d icônes en cliquant sur - Via la zone de commande en tapant /OXXXX (XXXX= code transaction) Si plusieurs sessions sont ouvertes dans SAP, il est possible de travailler dans la session 1 tout en consultant les informations pertinentes dans la session 2. Il est possible d'ouvrir 6 sessions simultanément Fermeture de sessions Si vous n'avez plus besoin d'une session, il est recommandé de la fermer. Chaque session emploie en effet des ressources et accroît la charge du système. Avant de mettre un terme à une session, enregistrez toutes les données que vous voulez conserver car aucun message ne demande d enregistrer les données. Il est possible de fermer des sessions de différentes manières : - Via la barre de menus > Système > Fin de session 3

33 - Dans le coin de la fenêtre SAP en cliquant sur - Via la zone de commande en tapant /i puis ENTREE. 6. Aide La touche F1 permet d'obtenir de l'aide au sujet de zones, menus, fonctions ou messages. La touche F1 fournit également des informations techniques sur les zones. Exemple: Saisir facture fournisseur (Transaction FB60). Si vous voulez plus d'informations sur la zone date comptable, placez le curseur dans la zone de saisie puis appuyez sur F1. 3

34 7. Déconnexion de SAP Il est possible de se déconnecter via n importe quelle fenêtre. - Via Système > Fin de session - Via la case de fermeture 3

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