Projet de règlement grand-ducal déterminant les conditions et modalités du système d appréciation des compétences de direction et d encadrement des

Transcription

1 Projet de règlement grand-ducal déterminant les conditions et modalités du système d appréciation des compétences de direction et d encadrement des fonctions dirigeantes

2 Texte du projet de règlement grand-ducal Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau, Vu l article 1er de la loi modifiée du 9 décembre 2005 déterminant les conditions et modalités de nomination de certains fonctionnaires occupant des fonctions dirigeantes dans les administrations et services de l Etat; Vu l avis de la Chambre des Fonctionnaires et Employés publics ; Notre Conseil d Etat entendu ; Sur le rapport de Notre Ministre déléguée à la Fonction publique et à la Réforme administrative et après délibération du Gouvernement en conseil; Arrêtons: Chapitre 1 er. Dispositions générales Art. 1er Le présent règlement grand-ducal a pour objet de fixer les conditions et modalités du système d appréciation des compétences de direction et d encadrement du fonctionnaire dirigeant en application de l article 1 er alinéa 3 de la loi modifiée du 9 décembre 2005 déterminant les conditions et modalités de nomination de certains fonctionnaires occupant des fonctions dirigeantes dans les administrations et services de l Etat. Art. 2 Les dispositions du présent règlement s appliquent au fonctionnaire occupant une fonction dirigeante telle que définie à l article 1er alinéa 2 de la loi modifiée du 9 décembre 2005 prémentionnée. 2

3 Art. 3 (1) Au sens du présent règlement grand-ducal, il y a lieu d entendre par «ministre du ressort» : le membre du Gouvernement ayant dans ses attributions le département ministériel ou l administration dont relève le fonctionnaire dirigeant ; «fonctionnaire dirigeant»: l agent exerçant une fonction dirigeante et chargé de la coordination, de l encadrement et de la direction d un département ministériel ou d une administration ; «collaborateur direct» : le subordonné du fonctionnaire dirigeant n occupant pas de fonction dirigeante et travaillant directement en équipe avec le fonctionnaire dirigeant et défini comme supérieur hiérarchique dans l organigramme de l administration prévu par l article 7 du règlement grand-ducal fixant les conditions et modalités de la gestion par objectifs des administrations et services de l Etat ; «collaborateur direct désigné» : le collaborateur direct choisi par et parmi les collaborateurs directs à la majorité absolue au cours du premier des trois derniers mois de la période de référence et chargé du suivi du questionnaire anonymisé ; «agent»: le fonctionnaire ou l employé de l Etat autre que le fonctionnaire dirigeant ou le collaborateur direct ; «référentiel de compétences» : ensemble des compétences d encadrement et de direction requises dans le cadre des missions et responsabilités du fonctionnaire dirigeant ; «loi modifiée du 9 décembre 2005» : loi modifiée du 9 décembre 2005 déterminant les conditions et modalités de nomination de certains fonctionnaires occupant des fonctions dirigeantes dans les administrations et services de l Etat ; «administration» : le département ministériel, l administration ou le service de l Etat. (2) La «période de référence» est celle sur laquelle porte la fixation du programme de travail de l administration et l appréciation des compétences de direction et d encadrement du fonctionnaire dirigeant telle que prévue par l article 4 du statut général des fonctionnaires de l Etat. Chapitre 2. Du système d appréciation des compétences de direction et d encadrement du fonctionnaire dirigeant Art. 4 Le système d appréciation des compétences de direction et d encadrement des fonctionnaires dirigeants comprend la définition du référentiel de compétences et le déroulement de la procédure d appréciation, décrits dans les sections 1 respectivement 2 du présent chapitre. Le système d appréciation vise, pour la période de référence en cause, l appréciation des fonctionnaires dirigeants quant à la réalisation du programme de travail de l administration tel que défini à l article 5 du règlement grand-ducal fixant les conditions et modalités de la gestion par objectifs des administrations et services de l Etat et quant à ses qualités personnelles sur base du référentiel de compétences défini à l article 5 du présent règlement grand-ducal. 3

4 Section 1. Du référentiel des compétences Art L appréciation des compétences de direction et d encadrement du fonctionnaire dirigeant se fait sur la base du référentiel de compétences qui comprend quatre domaines principaux : - les qualités personnelles et interpersonnelles - la pensée stratégique et l esprit innovateur - les qualités d encadrement - les capacités opérationnelles 2. Le domaine des qualités personnelles et interpersonnelles vise à apprécier si le fonctionnaire dirigeant : - sait faire preuve d intégrité et respecte les valeurs - démontre une connaissance de soi et une volonté de se développer - sait faire preuve de jugement et sait prendre des décisions - maîtrise la communication et les relations interpersonnelles 3. Le domaine de la pensée stratégique et de l esprit innovateur vise à apprécier si le fonctionnaire dirigeant : - sait faire preuve de perspective et encourage la nouveauté - sait définir et implémenter une stratégie - possède une intelligence organisationnelle - sait gérer la complexité et le changement 4. Le domaine des qualités d encadrement vise à apprécier si le fonctionnaire dirigeant : - démontre de l engagement et de la détermination - sait mobiliser - sait négocier - recourt à la médiation et à la gestion des conflits 5. Le domaine des capacités opérationnelles vise à apprécier si le fonctionnaire dirigeant : - a le sens des responsabilités - est orienté vers la réalisation du programme de travail de l administration - sait organiser - sait gérer et développer les collaborateurs 4

5 Section 2. De la procédure de l appréciation Art. 6 La procédure de l appréciation relative à une période de référence déterminée se déroule au cours des trois derniers mois de cette période de référence, appelée période d appréciation. Elle se termine en tout cas avec le dernier jour du mois qui précède le début de la période de référence consécutive. Art. 7 (1) Au début de chaque période d appréciation, le collaborateur direct désigné soumet aux agents et aux collaborateurs directs de l administration un questionnaire anonymisé élaboré à partir du référentiel des compétences défini à l article 5 du présent règlement. (2) Le collaborateur direct désigné est en charge de l envoi, du suivi et du dépouillement du questionnaire anonymisé d une part et de l organisation de la session de dialogue et de la rédaction du rapport d appréciation d autre part. (3) L envoi du questionnaire a lieu au moins un mois avant le jour fixé pour la session de dialogue dont question ci-dessous et le délai de réponse maximal est de quinze jours francs. (4) Si l effectif du personnel de l administration est inférieur ou égal à cinquante agents, le collaborateur direct désigné réalise le dépouillement de l ensemble des questionnaires du personnel de l administration. (5) Si l effectif du personnel de l administration est supérieur à cinquante agents, les collaborateurs directs soumettent le questionnaire anonymisé, transmis par le collaborateur direct désigné, aux agents de leur service un mois avant le jour fixé pour la session de dialogue. Les agents doivent retourner le questionnaire au collaborateur direct dans un délai maximal de sept jours francs. Le collaborateur direct a pour mission de dépouiller les questionnaires anonymisés de ses agents et de communiquer le résultat global obtenu au collaborateur direct désigné et ce dans un délai maximal de sept jours francs. (6) Suite au dépouillement des questionnaires respectivement au traitement des résultats globaux par le collaborateur direct désigné, ce dernier convoque une session de dialogue à la fin du deuxième mois de la période d appréciation à laquelle participent les collaborateurs directs ainsi que le fonctionnaire dirigeant. Lors de cette session de dialogue sont analysés : le fonctionnement et les résultats de l administration sur base du programme de travail de l administration les résultats du questionnaire anonymisé (7) Suite à la session de dialogue, le collaborateur direct désigné rédige dans le mois qui suit un rapport provisoire d appréciation formalisant les points abordés lors de la session de dialogue. 5

6 Le rapport d appréciation comporte : une synthèse des conclusions retenues lors de la session de dialogue les résultats du questionnaire anonymisé des propositions de développement et d amélioration quant aux compétences d encadrement et de direction du fonctionnaire dirigeant. Le rapport d appréciation est adopté à la fin du troisième mois à la majorité des voix des collaborateurs directs, l abstention n étant pas permise. Le cas échéant, l opinion du collaborateur direct minoritaire peut y être annexée. Le rapport validé est remis au ministre du ressort. Art. 8. Le présent règlement grand-ducal entre en vigueur le 1 er janvier Art. 9. Notre Ministre déléguée à la Fonction publique et à la Réforme administrative est chargée de l exécution du présent règlement qui est publié au Mémorial. 6

7 Exposé des motifs L objet du présent règlement grand-ducal, à savoir la mise en place d un système d appréciation des compétences de direction et d encadrement des fonctions dirigeantes, a pour base deux points énumérés dans le programme gouvernemental du 29 juillet En effet, ce dernier s engage sous le chapitre consacré à la Fonction publique et de la Réforme administrative à continuer «au cours de la période de moderniser l appareil de l Etat par un ensemble de réformes concernant le statut et les carrières de ses agents, le fonctionnement des administrations et les procédures administratives. Ces réformes s effectueront dans le souci de la qualité, de l efficacité et de la transparence de l administration publique. Elles tiendront compte du principe que la responsabilité et l engagement du fonctionnaire doivent avoir une répercussion sur l évolution de sa carrière.» Plus spécifiquement, le point 3 consacré aux activités de la réforme administrative prévoit que «dans un souci d accroissement de l efficience et de la qualité du travail de l administration, le Gouvernement demandera à ses administrations d avoir recours de manière systématique à une gestion par objectifs en tant qu instrument de pilotage dans le domaine de la gestion du personnel et de l organisation. Cet instrument permettra de lier les objectifs stratégiques et mesurables, à définir à chaque fois en début d année, aux objectifs de travail des collaborateurs, à apprécier en fin d année dans le cadre des entretiens annuels.» S ajoute le point 5 qui prévoit que «la loi du 9 décembre 2005 sera adaptée de façon à prévoir pour certains postes à très haute responsabilité la possibilité de décharger les fonctionnaires concernés à tout moment de leurs responsabilités lorsque les conditions nécessaires à l exercice de leurs fonctions ne sont plus remplies ou un désaccord fondamental par rapport à la politique générale du Gouvernement est constaté.» La base légale du présent règlement grand-ducal est inscrite à l article 1 er alinéa 3 de la loi modifiée du 9 décembre 2005 déterminant les conditions et modalités de nomination de certains fonctionnaires occupant des fonctions dirigeantes dans les administrations et services de l Etat. Le dispositif prévu par le présent règlement grand-ducal entend d une part introduire un système d appréciation pour les fonctionnaires dirigeants et d autre part déterminer les conditions et modalités d implémentation de ce système. L appréciation en tant que telle repose sur la réalisation du programme de travail de l administration et sur les compétences de direction et d encadrement du fonctionnaire dirigeant. En ce qui concerne plus particulièrement les compétences de direction et d encadrement, quatre grands domaines d appréciation ont été définis dans le cadre du référentiel de compétences, à savoir, les qualités personnelles et interpersonnelles, la pensée stratégique et l esprit innovateur, les qualités d encadrement ainsi que les capacités opérationnelles. La procédure d appréciation se déroule en deux étapes dont la première est une enquête menée auprès des agents de l administration sur base d un questionnaire anonymisé et la deuxième une session de dialogue où sont discutés entre le fonctionnaire dirigeant et les collaborateurs directs les points positifs respectivement les lacunes éventuelles au niveau de la gestion du service et de l encadrement du personnel. En effet, cette discussion devrait permettre au fonctionnaire dirigeant de mener un entretien constructif avec ses collaborateurs les plus proches. Elle devrait aboutir à des suggestions qui sont censées permettre au 7

8 fonctionnaire dirigeant d améliorer et de développer à l avenir ses compétences d encadrement et de «leadership». Les conclusions sont actées dans un rapport d appréciation qui après validation est remis au ministre du ressort. S il est vrai que les points du programme gouvernemental cités ci-avant ne mentionnent pas spécifiquement l introduction d un système d appréciation pour les agents occupant une fonction dirigeante, il est néanmoins dans un souci de cohérence du système et d équité par rapport aux agents du niveau supérieur n occupant pas de fonction dirigeante et soumis à un système d appréciation, logique de prévoir également un système d appréciation pour le fonctionnaire dirigeant. En outre, de part leurs responsabilités accrues, à savoir qu ils participent souvent au processus décisionnel et politique en préparant les décisions du ministre, qu ils coordonnent leur service et qu ils donnent les instructions nécessaires aux autres fonctionnaires de l administration, il s avère d autant plus important que les fonctionnaires dirigeants soient appréciés par rapport à leur travail. Dans cette optique, il semble également utile d avoir, à l issue de l appréciation un document formel, (dans le présent cas le rapport d appréciation) qui permet de retracer les points forts et faibles voire l incompétence du fonctionnaire dirigeant. Il y a encore lieu de relever que le système d appréciation introduit par le présent texte ne prévoit ni des mesures de récompense, ni des mesures de sanction. En d autres termes, le rapport d appréciation n a aucun impact sur les conditions d avancement respectivement sur la rémunération du fonctionnaire dirigeant. Le présent règlement grand-ducal n est pas accompagné d une fiche financière, dans la mesure où les dispositions y inscrites ne génèrent pas de dépenses supplémentaires à charge du budget de l Etat. 8

9 Commentaire des articles Ad article 1 er Cette disposition fixe l objet du nouveau texte, à savoir la mise en œuvre d un système d appréciation des compétences de direction et d encadrement du fonctionnaire dirigeant, et ce sur base de l article 1 er alinéa 3 de la loi modifiée du 9 décembre 2005 déterminant les conditions et modalités de nomination de certains fonctionnaires occupant des fonctions dirigeantes dans les administrations et services de l Etat. Cette disposition prévoit que les fonctionnaires nommés à une fonction dirigeante sur base de la loi pré-mentionnée doivent faire preuve des compétences de direction et d encadrement requises pour l exercice de leurs fonctions, et que ces compétences sont soumises à un système d appréciation dont les conditions et modalités sont fixées par voie de règlement grand-ducal. Ad article 2 L article 2 définit le champ d application quant aux agents concernés par le présent règlement grand-ducal, à savoir tous les fonctionnaires dirigeants au sens de la loi modifiée du 9 décembre 2005 pour autant qu ils gèrent une administration. Les agents qui sont chefs d administration sans pour autant occuper une fonction dirigeante au sens des dispositions de la loi sont appréciés par le supérieur hiérarchique auxquels ils doivent rendre compte. Ces derniers sont évalués selon le mécanisme établi par le règlement grand-ducal fixant les conditions et modalités du système d appréciation des compétences professionnelles et personnelles des fonctionnaires et employés de l Etat. Ad article 3 Dans un souci de lisibilité et de clarté du nouveau texte, le paragraphe 1 de cet article donne certaines définitions permettant une bonne compréhension du texte. Le paragraphe 2 fait référence, pour la définition de la période de référence, au statut général qui fixe la durée de chaque période de référence à trois ans. En effet, les appréciations des fonctionnaires dirigeants sont menées parallèlement aux appréciations des agents qui n occupent pas de fonction dirigeante ce qui permet de rendre le système d appréciation plus transparent et plus cohérent. Il est évident que la première période de référence peut, dépendant de l entrée en vigueur du projet de loi modifiant entre autres le statut général des fonctionnaires de l Etat, avoir une durée de plus de trois années. Ad article 4 Le système d appréciation des compétences de direction et d encadrement du fonctionnaire dirigeant se base sur deux instruments, à savoir la gestion par objectifs et plus précisément l analyse quant à la réalisation du programme de travail de l administration d une part et l appréciation du référentiel des compétences d autre part. Le programme de travail de l administration tient compte de l évolution prévisible de l administration, de sa situation actuelle et des orientations arrêtées par le ministre du ressort 9

10 et le chef d administration voire le fonctionnaire dirigeant. Il traduit la stratégie de l administration sur un terme de trois ans. Le programme de travail est défini sur la base de plusieurs éléments qui permettent de discerner l orientation générale de l administration : ses missions telles qu elles sont inscrites dans les lois et règlements, le programme gouvernemental, les plans d action, les projets internes éventuels, l organigramme, les résultats d enquête de satisfaction auprès des usagers ou bien encore les exercices d évaluation de la qualité. La fixation et l implémentation du programme de travail de l administration reviennent au fonctionnaire dirigeant, raison pour laquelle la réalisation du programme de travail de l administration est l un des critères d appréciation. Le référentiel des compétences, quant à lui, comporte les compétences applicables pour les fonctionnaires dirigeants, c est-à-dire l ensemble des compétences de direction et d encadrement pertinentes dans le cadre de leur fonction et au regard de l environnement culturel et organisationnel dans lequel ils évoluent. C est sur base de ces qualités personnelles indispensables à un dirigeant que les fonctionnaires occupant une fonction dirigeante sont également appréciés. Ad article 5 Le système d appréciation des compétences de direction et d encadrement du fonctionnaire dirigeant est construit autour de quatre domaines à apprécier. Il s agit des qualités personnelles et interpersonnelles, de la pensée stratégique et de l esprit innovateur, des qualités d encadrement ainsi que des capacités opérationnelles du fonctionnaire dirigeant. Le premier domaine d appréciation, à savoir les qualités personnelles et interpersonnelles, a pour objectif d apprécier si le fonctionnaire dirigeant a une attitude et des comportements exemplaires et s il promeut les valeurs de l organisation tout en agissant en cohérence avec celles-ci. Est également à considérer si le fonctionnaire dirigeant est à même de reconnaître ses forces et ses faiblesses et de combler ces dernières par une démarche de développement professionnel. L analyse et l appréciation avec discernement d une situation et des individus afin de prendre des décisions opportunes et pertinentes est une autre qualité que le fonctionnaire dirigeant devrait posséder. Finalement, savoir communiquer et interagir avec les autres afin de convaincre et de bâtir des relations de confiance est une dernière caractéristique du domaine relatif aux qualités personnelles et interpersonnelles. Le deuxième domaine d appréciation, à savoir la pensée stratégique et l innovation, comprend les capacités du fonctionnaire dirigeant d adopter une vision d ensemble orientée vers le futur permettant de saisir des opportunités de changement d une part et d initier, de développer et de décliner une stratégie globale en ligne avec le programme de travail de l organisation d autre part. S ajoute à cela que le fonctionnaire dirigeant doit pouvoir connaître et mettre à profit les spécificités formelles et informelles de l organisation afin de réaliser le programme de travail de manière efficiente et consensuelle et il doit savoir s adapter et accompagner l organisation face au changement et à la complexité, afin de répondre aux constantes évolutions de l environnement. 10

11 Le troisième domaine d appréciation, à savoir le domaine des qualités d encadrement, est à définir par rapport à l engagement du fonctionnaire dirigeant vis-à-vis de l organisation ainsi que par rapport à sa motivation, à son courage et à son énergie pour réaliser sa mission. Il doit pouvoir fédérer les agents et influencer habilement leurs attitudes et comportements pour réaliser le programme de travail de l administration. Dans certains cas, il doit obtenir des concessions. Finalement, il doit être à même de faire face aux situations difficiles et aux problèmes interpersonnels de manière adéquate et constructive. Finalement, le quatrième domaine d appréciation relatif à ses capacités opérationnelles a pour objectif d apprécier si le fonctionnaire dirigeant assume la responsabilité de ses décisions et actions et s il est capable de les expliquer de façon claire et transparente. Par ailleurs, ce critère vise également à savoir si le fonctionnaire dirigeant concentre ses efforts sur la recherche de l excellence et sur le réalisation du programme de travail de l administration, s il organise le travail de manière efficiente et pérenne afin d optimiser les ressources disponibles et finalement s il responsabilise et développe les collaborateurs afin de les faire progresser en compétences et au sein de l organisation. Contrairement au système d appréciation de l agent du niveau supérieur non dirigeant prévu par le règlement grand-ducal fixant les conditions et modalités de la gestion par objectifs des administrations et services de l Etat et du développement professionnel des fonctionnaires et employés de l Etat, le système d appréciation pour les fonctionnaires dirigeants ne prévoit pas de mentions qui sont attribuées à chaque critère. Ad article 6 L article 6 définit la période endéans laquelle se déroule la procédure d appréciation. Elle est identique à celle de la procédure d appréciation de l agent du niveau supérieur et non dirigeant. Ad article 7 L article 7 définit le déroulement de la procédure d appréciation. Les cinq premiers paragraphes de cet article sont relatifs à l enquête qui est menée sur base d un questionnaire anonymisé auprès de l ensemble du personnel de l administration. Un modèle de questionnaire à adapter par le chef de l administration sera fourni aux administrations par le Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative pour les assister lors de cette nouvelle démarche. Il est à souligner que la participation au questionnaire est sur une base volontaire. Il y a lieu de relever encore qu il a été retenu, afin d éviter toute lourdeur administrative, qu au cas où l effectif du personnel de l administration est supérieur à cinquante agents, les chefs de service de l administration se chargent du dépouillement du questionnaire anonymisé et transmettent par après un résultat global de leur service au collaborateur direct désigné en charge du suivi du questionnaire. Le 6 ième paragraphe introduit la session de dialogue au sein de laquelle sont discutés l accomplissement du programme de travail et les compétences du fonctionnaire dirigeant sur 11

12 base des réponses données dans le questionnaire anonymisé. Le fonctionnaire dirigeant et ses collaborateurs directs participent à la session. Finalement, le 7 ième paragraphe définit le contenu du rapport d appréciation et sa procédure de validation. Ad article 8 Dans la mesure où les termes de cette disposition sont clairs et ne peuvent pas prêter à confusion, aucun commentaire n est nécessaire. Ad article 9 Dans la mesure où les termes de cette disposition sont clairs et ne peuvent pas prêter à confusion, aucun commentaire n est nécessaire. 12