Règlement de la Consultation Acquisition et mise en œuvre du Logiciel d Administration et de Gestion du Service Militaire Adapté : LAGON

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1 Règlement de la Consultation Acquisition et mise en œuvre du Logiciel d Administration et de Gestion du Service Militaire Adapté : LAGON Date limite de remise des offres 7 mai 12h00 Projet «LAGON» 1

2 Sommaire 1 Objet du marché 3 2 Procédure, forme et durée du marché Procédure de consultation Forme du marché Durée du marché 3 3 Variantes et options Variantes Options 4 4 Composition du dossier de consultation 4 5 Informations complémentaires 4 6 Offres des candidats Présentation des offres Dossier de candidature Dossier d offre Informations diverses Indemnités versées au titre de l appel d offres 7 7 Jugement des offres Examen des candidatures Critères de sélection des offres 8 8 Modalités de transmission des offres Conditions générales de transmission électronique des offres Conditions particulières de transmission électronique des offres 11 9 Délai de validité des offres Négociations Date limite de réception des offres 12 Projet «LAGON» 2

3 1 Objet du marché REALISATION DE LAGON Le présent marché a pour objet l acquisition et la mise en œuvre d un système informatique de gestion et de pilotage des activités du Service Militaire Adapté, dénommé SMA dans le présent document. Les activités couvertes par ce système sont : Les activités d employeur du SMA : Gestion administrative des ressources humaines pour une partie de ses personnels ; Les activités de formateur et d acteur social du SMA : Gestion de l offre de formation et de l insertion des stagiaires. Le détail des fournitures, des prestations et des caractéristiques techniques minimales attendues au titre du marché est fourni dans le CCTP. 2 Procédure, forme et durée du marché 2.1 Procédure de consultation Le présent marché est un marché global passé par application des dispositions des articles 33, 57 à 59 du Code des marchés publics relatifs à la procédure d appel d offres ouvert 2.2 Forme du marché Le marché est passé sous la forme d un marché à bons de commandes mono-attributaire, au sens de l article 77 du Code des marchés publics, sans montant maximum. Il comprend une part forfaitaire et une part à bons de commande. La part forfaitaire comprend les prestations relatives à la réalisation de la 1 ère version de LAGON telle que décrite au CCTP : Conception du système LAGON ; Réalisation du système LAGON ; Tests d intégration ; Reprise des données ; Appui à la recette de la solution. Cet ensemble de prestations traité à prix forfaitaire est dénommé dans le présent document Prestation Initiale. Le montant de la Prestation Initiale correspond au minimum du marché. La part à bons de commande comprend les prestations relatives : A la mise en production et déploiement ; Au maintien en conditions opérationnelles ; Aux évolutions de LAGON ; A la réversibilité. Le montant du marché est estimé par le SMA à environ 1 million d euros, voire 1,5 million d euros. 2.3 Durée du marché Le marché a une durée initiale de trois (3) ans, courant à compter de sa date de notification au Titulaire. Le marché peut être reconduit une fois pour une période de un (1) an. Projet «LAGON» 3

4 Cette durée peut être prolongée au maximum d une année (12 mois) par décision du pouvoir adjudicateur, notifiée avec un préavis de trois mois avant la date anniversaire du marché. Le titulaire ne peut pas refuser cette prolongation. La Prestation Initiale et la prestation de mise en production et déploiement sont exclues du périmètre de la reconduction. Si le SMA décide de ne pas reconduire le marché, il informe le Titulaire deux mois au plus tard avant la fin de validité du marché par tout moyen permettant d attester la date de réception de la décision. La non-reconduction du marché ne s analyse pas en une résiliation et ne donne par lieu à indemnisation. 3 Variantes et options 3.1 Variantes Les variantes ne sont pas autorisées. 3.2 Options Le marché ne comporte pas d'option. 4 Composition du dossier de consultation Le dossier de consultation du présent appel d'offres comprend les pièces suivantes : Le présent Règlement de la Consultation et ses annexes : o Annexe 1 (comprise dans le présent document) : document d information relatif à la procédure de dématérialisation des offres ; o Annexe 2 : le cadre de réponse ; o Annexe 3 : la simulation financière établie à partir de la grille de prix ; L'Acte d'engagement et son annexe financière, la grille de prix ; Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (C.C.A.P.) ; Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P.), ses annexes et ses documents de référence en sus des annexes ; Un modèle de lettre de candidature à souscrire pour les Marchés Publics (formulaire DC 1) ; Un modèle de déclaration du candidat à souscrire pour les Marchés Publics (formulaire DC 2). Les candidats ne peuvent apporter de modifications ou compléments au Cahier des Clauses Administratives Particulières et au Cahier des Clauses Techniques Particulières, sous peine de rejet de l offre, ni modifier les structures de la grille de prix annexée à l'acte d'engagement et de la simulation financière annexée au règlement de la consultation, sous peine de rejet de l'offre. 5 Informations complémentaires Les questions relatives au dossier de consultation doivent être transmises au Service Militaire Adapté via la plate-forme de dématérialisation au plus tard 14 jours avant la date limite de remise des offres. Projet «LAGON» 4

5 Dans le respect des dispositions de l article 57 III du Code des marchés publics, les réponses aux questions posées par les candidats leur sont communiquées, ainsi qu à l ensemble des sociétés ayant retiré un dossier de consultation par la plateforme au plus tard six jours avant la date limite de remise des offres. Il n est pas fait mention du nom des candidats ayant posé les questions. Aucune réponse n est communiquée oralement ou par courriel. Si pendant l'étude du dossier par les candidats la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, les dates au plus tard de transmission des questions et des réponses sont reportées d'autant. Pour toute question relative à l utilisation de la solution de dématérialisation « les candidats peuvent contacter le support téléphonique de la plateforme, tous les jours ouvrés au numéro suivant : Offres des candidats 6.1 Présentation des offres Les offres sont entièrement rédigées en langue française. Les candidats doivent remettre un dossier complet comportant : Un dossier de candidature ; Un dossier d'offre Dossier de candidature Le dossier de candidature comprend les éléments suivants : Situation juridique Références requises : Une lettre de candidature (imprimé DC 1 ou équivalent) complétée et signée et, le cas échéant, l'habilitation du mandataire par ses cotraitants. En cas de groupement momentané d entreprises, une seule lettre de candidature est à remettre, mais chaque membre du groupement doit remettre l ensemble des autres pièces et renseignements demandés y inclus ceux relatifs aux capacités techniques et financières. Le document relatif au pouvoir de la personne signant les pièces relatives au marché, cette personne devant être habilitée à engager la société. Si le signataire des pièces du marché est habilité de droit à engager la société, il peut fournir : un extrait K bis, les statuts de la société, la délibération du conseil d administration ou tout autre document. Si le signataire agit en vertu d une délégation de pouvoir, il doit fournir une attestation de délégation signée par la personne habilitée de plein droit à engager la société et tout document attestant que la personne qui délègue est elle-même habilitée à engager la société ; Une déclaration sur l'honneur dûment datée et signée que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales. Le candidat a la possibilité de produire l'état annuel des certificats reçus (imprimé NOTI2) ou les certificats fiscaux et sociaux délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales (photocopies, datées et signées) ; Une déclaration sur l'honneur que le candidat ne fait pas l'objet d'une interdiction de concourir (article 43 du code des marchés publics) ; Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet et l autorisant à poursuivre son activité. Le cas échéant, une déclaration de sous-traitance (formulaire DC 4). Projet «LAGON» 5

6 La déclaration de sous-traitance doit clairement faire apparaître l identité du sous-traitant, la nature des prestations sous-traitées, le prix des prestations sous-traitées et les capacités professionnelles et financières du sous-traitant. La capacité professionnelle du sous-traitant est appréciée sur la base d une présentation des principales prestations réalisées par le sous-traitant. La capacité financière du sous-traitant est appréciée sur la base de son chiffre d affaires. Par ailleurs, le candidat doit produire, en complément de cette déclaration de sous-traitance, une déclaration du sous-traitant indiquant qu il ne tombe pas sous le coup d une interdiction d accéder aux marchés publics. Capacité économique et financière Références requises : Une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les services objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles. Dans le respect des dispositions de l article 45 III alinéa 2 du Code des marchés publics, si le candidat est objectivement dans l impossibilité de produire, pour justifier de sa capacité financière, la déclaration ci-dessus demandée par le SMA, il peut prouver sa capacité par tout autre document considéré comme équivalent. Référence professionnelle et capacité technique Références requises : Une présentation des principales prestations réalisées au cours des trois dernières années auprès d acteurs des domaines d activité public et privé en rapport avec les prestations objet du marché. Pour chaque prestation présentée sont indiqués : le destinataire (public ou privé), le montant du contrat, sa date de début et sa date de fin, les principales tâches réalisées, les principaux résultats obtenus. Les déclarations énumérées ci-dessus sont fournies par le candidat soit sur papier libre, soit en remplissant les formulaires suivants : La lettre de candidature (formulaire DC1 complété et signé) ; La déclaration du candidat (formulaire DC2). Pour justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d autres opérateurs économiques sur lesquels il s appuie pour présenter sa candidature, le candidat produit : Les mêmes documents concernant cet opérateur économique que ceux qui lui sont exigés par le pouvoir adjudicateur pour sa propre candidature et ; Un engagement écrit de l opérateur économique de mettre à disposition ses capacités pour l exécution des prestations. NOTA : L attention du candidat est attirée sur le fait que sa candidature peut être utilement présentée par l emploi des formulaires facultatifs DC 1 et DC 2, fournis dans le dossier de consultation et également téléchargeables à l adresse Internet suivante du Ministère de l Economie, des Finances et de l Industrie à l adresse suivante htm) Il est précisé qu en cas d utilisation des formulaires DC1 et DC2, seul le formulaire DC1 doit être signé Dossier d offre Le dossier d offre constitue le projet de marché et comprend les éléments suivants : L'Acte d'engagement (formulaire DC3 fourni dans le DCE) dûment rempli, daté et signé par une personne habilitée à engager la société ; Projet «LAGON» 6

7 La grille de prix, annexe financière à l acte d engagement dûment complétée. Les prix sont indiqués Hors Taxe et Toutes Taxes Comprises. Cette grille de prix à valeur contractuelle pour le candidat retenu ; La simulation financière dûment complétée. Cette simulation, qui constitue un outil d analyse de l offre financière, n a pas de valeur contractuelle ; Une proposition méthodologique établie conformément au «Cadre de réponse» défini en annexe au Règlement de la Consultation. Cette proposition méthodologique aura valeur contractuelle pour le candidat retenu. 6.2 Informations diverses Les prix sont libellés en euros. Le candidat doit impérativement : Compléter toutes les cellules et onglets de la grille de prix annexée à l Acte d Engagement et de la simulation financière annexée au présent règlement de la consultation ; Répondre à chacun des thèmes et sous-thèmes listés au «Cadre de réponse» annexé au présent Règlement de la Consultation et en respectant le plan ainsi que la numérotation de ce document. Les soumissionnaires doivent indiquer les prix de leur offre aux emplacements prévus à cet effet dans la grille de prix, annexée à l acte d engagement, et non dans un tableau en annexe à celle-ci. Toutes les cases doivent comporter une proposition de prix. Cette règle a pour but de faciliter la comparaison des offres. Dans le cas où les prix relatifs à cette annexe ne figurent pas dans le dossier remis par le soumissionnaire, ou dans le cas où les prix absents de l annexe à l acte d engagement figurent dans le dossier de manière confuse ou d une portée différente de celle formulée par le pouvoir adjudicateur, l offre du soumissionnaire est considérée comme incomplète donc irrégulière. Dans le cas où des informations relatives aux thèmes et sous-thèmes listés au «Cadre de réponse» ne figurent pas dans le dossier remis par le soumissionnaire, l offre du soumissionnaire est considérée comme incomplète donc irrégulière au sens de l article 35 du Code des marchés publics. 6.3 Visite facultative Des visites sont organisées du 2 avril au 19 avril 2013 inclus. L attention des sociétés est attirée sur le fait que les exemples des éditions devant être produits par LAGON, fournis à titre informatif, sont consultables par journées entières de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00 dans les locaux du commandement du SMA situés 27, rue Oudinot PARIS sur rendez-vous auprès du Lieutenant-Colonel Seiller par courriel à l adresse suivante : yanick.seiller@outre-mer.gouv.fr. Il ne sera autorisé, par candidat, qu une seule consultation d une journée. 6.4 Indemnités versées au titre de l appel d offres Aucune indemnité n est versée aux candidats. 7 Jugement des offres 7.1 Examen des candidatures Dans le respect des dispositions de l article 52 I du Code des marchés publics, si le SMA constate que des pièces dont la production était réclamée sont absentes ou incomplètes, elle a la possibilité Projet «LAGON» 7

8 de demander à tous les candidats concernés de compléter leur dossier de candidature dans un délai identique pour tous. Le SMA en informera par courriel les autres candidats qui auront la possibilité de compléter leur candidature dans le même délai. Les candidatures des soumissionnaires sont examinées conformément à l'article 58-II du Code des marchés publics (examen des candidatures dans le cadre d'un appel d'offres ouvert) au vu des documents demandés à l article «Dossier de candidature» du présent Règlement de la Consultation. Seront éliminées les candidatures ne présentant pas des garanties professionnelles, financières et techniques suffisantes au regard de l objet et de la complexité du marché. En application de l article 52.I alinéa 5 du Code des marchés publics, en cas de groupement d entreprises, l appréciation des capacités professionnelles, techniques et financières des membres du groupement est globale. Il n est pas exigé que chaque membre du groupement ait la totalité des compétences techniques requises pour l exécution du marché. Pour justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d autres opérateurs économiques sur lesquels il s appuie pour présenter sa candidature, le candidat, même s il s agit d un groupement, peut demander que soient également prises en compte les capacités professionnelles, techniques et financières d autres opérateurs économiques, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre ces opérateurs économiques et lui. Dans ce cas, il justifie des capacités de ce ou ces opérateurs économiques et apporte la preuve qu il en dispose pour l exécution du marché. 7.2 Critères de sélection des offres Les offres inappropriées, irrégulières et inacceptables au sens de l article 35 du Code des marchés publics sont éliminées. Les autres offres sont classées par ordre décroissant. L'offre la mieux classée est retenue. Nota : Une offre irrégulière est une offre qui tout en apportant une réponse au besoin du pouvoir adjudicateur, est incomplète ou ne respecte pas les exigences formulées dans l avis d appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation. Une offre est inacceptable si les conditions qui sont prévues pour son exécution méconnaissent la législation en vigueur, ou si les crédits budgétaires alloués au marché après évaluation du besoin à satisfaire ne permettent pas au pouvoir adjudicateur de la financer. Une offre inappropriée est une offre qui apporte une réponse sans rapport avec le besoin du pouvoir adjudicateur et qui peut en conséquence être assimilée à une absence d offre. Les offres sont analysées en fonction des critères suivants et de la pondération associée : Sous cette réserve et après analyse des offres conformes, le marché sera attribué au candidat ayant présenté l offre économiquement la plus avantageuse, jugée telle sur la base des critères pondérés d attribution du marché ci-après énumérés : 65 points pour la valeur technique de l offre appréciée sur la base de : o Compréhension du contexte du SMA et des enjeux du projet LAGON (5 points) ; o Qualité fonctionnelle : adéquation de la solution proposée aux exigences fonctionnelles (20 points) ; o Qualité de l architecture technique et qualité logicielle (15 points) : Dispositifs de sécurité utilisés et démarche sécurité mise en œuvre ; Evolutivité et pérennité des solutions techniques choisies, capacité de synchronisation ; Projet «LAGON» 8

9 o o Niveau d ergonomie de la solution et démarche de mise en ergonomie ; Démarche, planning et outils permettant l exécution des prestations (hors ergonomie et sécurité) (10 points) ; Equipe dédiée : organisation et profils mobilisés (15 points). 35 points pour le prix : o Pour le critère prix, la note du candidat est fixée selon le calcul suivant : Note du candidat = 35* (Prix de l offre de la moins chère / Prix de l offre considérée) Sans préjudice des dispositions de l article IV.3 du présent Règlement de la consultation, chaque sous-critère pondéré de jugement de la valeur technique est apprécié sur la base des éléments fournis par le candidat dans la fiche ou rubrique correspondante du cadre de réponse joint au dossier de la présente consultation. 8 Modalités de transmission des offres La présente consultation est soumise aux dispositions de l article 56 II 2 du Code des marchés publics imposant la remise des offres par voie électronique pour les marchés de fournitures et de services informatique d un montant supérieur à HT. Afin de faciliter la démarche de remise d une offre dématérialisée, un guide d utilisation sommaire, ne dispensant pas le candidat de s informer par ses propres moyens, est présenté ci-après. 8.1 Conditions générales de transmission électronique des offres Il est fait application de l article 56 du code des marchés publics et de l arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics. Les modalités de dépôt des dossiers dématérialisés sont définies par ledit arrêté. Tout dépôt électronique s effectue par voie électronique, sur la plate-forme de dématérialisation Ce site est libre d accès. La transmission électronique se fait par l envoi d un seul dossier unique contenant la candidature et l offre. Les candidats disposent d une assistance technique pour toute question ou problème rencontré dans l utilisation de la plate-forme de dématérialisation pour l envoi de leur offre auprès des conseillers techniques du site joignables tous les jours ouvrés au numéro suivant : Pour pouvoir faire une offre électronique, l entreprise doit s assurer de répondre aux pré-requis techniques de la plate forme de dématérialisation (voir le site ) Il est recommandé aux candidats de respecter les recommandations suivantes : Les formats des fichiers envoyés ne pourront être que :.doc /.rtf./.pdf /.xls ; Si recours à la compression des dossiers, utiliser format Zip (.zip) ou tout autre format équivalent largement diffusé ; Ne pas utiliser certains formats, notamment les.exe, les formats vidéo ; Projet «LAGON» 9

10 Ne pas utiliser certains outils, notamment les macros ; Tous les fichiers envoyés doivent être traités préalablement à l anti-virus ; Faire en sorte que l offre ne soit pas trop volumineuse, et que chaque fichier inclus dans l enveloppe ne dépasse pas les 25 Mo. (Il peut y avoir plusieurs fichiers) ; Que le nombre total de fichiers déposés ne soit pas supérieur à 50 fichiers. (Si le nombre de fichiers d offre est supérieur à 50 fichiers, il faut regrouper les fichiers qui n ont pas vocation à être signés dans un dossier zip, sans que sa taille ne dépasse 25 Mo). Parallèlement à l envoi électronique de leur offre, les candidats peuvent faire parvenir au SMA, une copie de sauvegarde (ensembles des documents constituant la candidature et l offre) sur support physique électronique (CD-Rom, DVD-Rom, Clé USB ) ou sur support papier. La copie de sauvegarde doit obligatoirement parvenir au SMA avant la date limite de réception des offres et comporter la mention «ne pas ouvrir- COPIE DE SAUVEGARDE Marché AOO- Lagon-» afin de permettre son identification. Les soumissionnaires souhaitant remettre une copie de sauvegarde peuvent donc la transmettre : Soit par la voie postale en recommandé avec avis de réception postal à l adresse indiquée ci-dessous : Commandement du Service Militaire Adapté 27, rue Oudinot Paris Soit par remise en main propre contre récépissé. Les remises en main propre se font à l accueil du Commandement du Service Militaire Adapté, (ouvert du lundi au vendredi de 9h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00). La copie de sauvegarde n est ouverte que si un virus empêche l'ouverture de l'offre déposée par voie électronique ou si l'offre électronique, indépendamment du fait du candidat, n'est pas parvenue au SMA dans les délais de dépôt des offres. Si la copie de sauvegarde n'est pas ouverte, elle est détruite par le SMA. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que les documents relatifs à leur candidature et à leur offre, transmis par voie électronique ou envoyés sur support physique électronique dans le cadre d une copie de sauvegarde, sont signés par le candidat au moyen d un certificat de signature électronique, qui garantit notamment l identification du candidat. Conformément aux articles à du code civil et du décret du 30 mars 2001, modifié par le décret n du 18 avril 2002, les opérateurs économiques doivent signer électroniquement les candidatures et les actes d engagement en présentant un certificat de signature électronique. Ce certificat doit être délivré par une autorité de certification accréditée et permettre de faire le lien entre une personne physique et le document signé électroniquement. Pour signer leur candidature et leur offre, les candidats choisissent librement un certificat de signature obligatoirement référencé par le Ministère de l Economie, de l Industrie et de l Emploi (liste consultable sur le site : Projet «LAGON» 10

11 Pour chaque document sur lesquels une signature est exigée, la signature doit émaner d une personne habilitée à engager la société. Cette personne est soit le représentant légal de la société, soit toute autre personne bénéficiant d une délégation de pouvoir ou de signature établie par le représentant légal de la société. Les frais de recours à la signature électronique sont à la charge du candidat. L attention des candidats est attirée sur le fait que la signature d'un fichier «zip» contenant lui-même plusieurs documents ne vaut pas signature de chacun de ces documents. Dans une procédure dématérialisée, les candidats doivent signer électroniquement tous les documents qui doivent recueillir une signature manuscrite dans une procédure papier. La signature du «zip» est possible pour garantir l'intégrité de l'enveloppe, mais la signature peut émaner d'une autre personne que celle habilitée à signer l'offre (personne assurant le transfert sur le profil d'acheteur). Pour plus de renseignements sur la dématérialisation des offres, les soumissionnaires peuvent consulter sur le site Internet du Ministère de l Economie, des Finances et de l Industrie les fiches pratiques et le guide sur la dématérialisation (thème : marchés publics) : Il est recommandé aux soumissionnaires de ne pas transmettre leur offre en «dernière minute» et de s être assurés par un test préalable qu ils maîtrisent bien le mode de fonctionnement de la plateforme. 8.2 Conditions particulières de transmission électronique des offres Afin de permettre au SMA d identifier rapidement les documents lors de l ouverture des candidatures et des offres, il est demandé à tous les candidats de numéroter et de remettre dans l ordre les pièces du dossier, et d utiliser les règles de nommages comme indiqué dans le tableau cidessous ; Sous-fichier «Dossier de candidature» : Dossier Document Nommage Dossier de Candidature (C) PIECES IMPERATIVES Pièce n 1 : Déclaration DC 1 ou lettre de candidature C_DC 1_Nom_Candidat Pièce n 2 : Déclaration DC 2 Pièce n 3 : Références financières Pièce n 4 : Références professionnelles Pièce n 5 : Pouvoir de la personne habilitée Pièce n 6 : Jugement, si règlement judiciaire Si sous-traitance, Déclaration DC 4 (anciennement DC 13), C_DC 2_Nom_Candidat C_REF_FIN_Nom candidat C_REFS_PRO_Nom_Candi dat C_POUV_Nom Candidat C_JUG_Nom Candidat C_DC 4_Nom Candidat Projet «LAGON» 11

12 Sous-fichier «Dossier d offre» : Dossier Document Nommage Dossier d offre (O) Pièce n 1 : AE_DC3 Nom_Candidat PIECES IMPERATIVES Acte d engagement Pièce n 2 : grille de prix Grille_Prix Nom_Candidat Pièce n 3 : simulation SIMUL Nom candidat financière Pièce n 4 : proposition méthodologique PROP_Métho Nom_Candidat 9 Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est de 180 (180) jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres. 10 Négociations L administration n entamera aucune négociation avec les sociétés soumissionnaires. 11 Date limite de réception des offres Les date et heure limites de réception des offres sont fixées au : 7 mai 2013 à 12 heures Toute remise de pli au-delà de ces dates et heures limites ne pourra être prise en compte. Projet «LAGON» 12