1. Introduction. Bienvenue dans votre application de gestion de la stérilisation. VISIODENT STERILISATION vous permet :

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2 Table des matières 1. Introduction Comment accéder à l application? Paramétrage du matériel Matériel préconisé Installation de DentalEcoLink Paramétrage de l application Choix du Stérilisateur Instruments et Kits Ajouter un instrument Créer un instrument Gérer les Kits et Cassettes Paramètres STERILISATION Vos premiers pas pour la gestion de la stérilisation Gestion de la péremption Gestion des kits à préparer Création de cycle de stérilisation Impression des étiquettes code-barres et fiches de stérilisations Impressions d un lot d étiquettes Impression de l étiquette d un instrument parmi un kit Impression de la fiche de cycle Gérer la traçabilité de vos kits de stérilisation Sortie de stocks des kits ou instruments stérilisés Gestion de la traçabilité

3 1. Introduction Bienvenue dans votre application de gestion de la stérilisation. VISIODENT STERILISATION vous permet : D obtenir en un seul clic la liste des kits et instruments à préparer pour votre journée, D être alerté sur les dates de péremption des kits et instruments déjà stérilisés, De gérer vos cycles de stérilisation/traçabilité Nous allons vous montrer comment : 1 Accéder à l'application 2 Paramétrer le matériel 3 Paramétrer le logiciel 4 Utiliser l'application Gestion de la péremption Gestion des kits à préparer Création de cycle de stérilisation Impression d étiquettes et fiches de stérilisation 3

4 2. Comment accéder à l application? Pour accéder à la gestion de la stérilisation, allez sur votre Espace Client - et cliquez sur l onglet «STERILISATION». Une fois l application lancée, vous accédez à un écran de synthèse. 3. Paramétrage du matériel Tout comme pour le module de Gestion des stocks et commandes, le module stérilisation et traçabilité requiert l installation et le paramétrage de matériel externe (douchette pour scanner les codes-barres et imprimante d étiquettes). Afin d optimiser la gestion de la stérilisation, nous vous préconisons l utilisation du matériel suivant : Lecteur Code-Barres Lecteur Motorola LS2208 Lecteur Code-Barres Lecteur SYMBOL DS98 08 Lecteur Code-Barres Lecteur SYMBOL LI

5 Imprimante DYMO LABELWRITER 450 TURBO (Pour l installation, se reporter au manuel du fabricant, cliquez ici ) Etiquettes DYMO (étiquettes recommandée n x 25mm) Dans l application en ligne Gestion de la stérilisation, cliquez sur l icône de paramétrage en haut à droite de votre écran Parmi les 4 sous-menus proposés, cliquez sur DentalEcoLink. Vous trouverez votre identifiant de cabinet et identifiant de praticien ainsi que deux onglets pour télécharger le programme version Windows ou Mac. Version Windows Version Mac Une fois téléchargé, installez le programme en renseignant vos identifiants de cabinet /praticien et suivez la procédure d installation. 5

6 4. Paramétrage de l application Le paramétrage de l application est essentiel au bon fonctionnement de votre module. Pour paramétrer votre stérilisateur, cliquez sur l onglet «STERILISATEURS». VISIODENT vous propose une liste préexistante de stérilisateurs. Pour sélectionner un stérilisateur, cliquez sur l icône «+» à la droite du tableau. Si votre stérilisateur n est pas renseigné, il faut le créer. Cliquez sur le bouton «CREER». Puis renseignez les informations suivantes : la marque, le modèle une désignation servant à caractériser le stérilisateur. Si vous ne souhaitez pas remplir ce champs, ajouter un espace dans la zone de texte. Puis cliquez sur «ENREGISTRER» Votre stérilisateur est maintenant créé! 6

7 Ajouter un instrument Pour créer vos kits, il est nécessaire d enregistrer préalablement tous vos instruments qui les composeront. Pour ajouter un instrument, cliquez sur l onglet «INSTRUMENTS ET KITS». VISIODENT vous propose un catalogue préexistant d instruments. Cliquez sur «AJOUTER UN INSTRUMENT». L ajout d un instrument se fait à partir du moteur de recherche. Par exemple, dans la zone «ARTICLE», saisissez DAVIER. Le moteur de recherche vous propose une liste d instruments contenant ce nom. Sélectionnez «Daviers Bontempi Molaires» et cliquez sur l icône «+» situé à la droite du tableau. Une fenêtre «Détail de l instrument» s ouvre. Vous y renseignez pour quel type de traitement cet instrument est utilisé. Remarque : il est important de stipuler le type de traitement pour lequel l instrument servira. En effet, les différents modules Visiodent sont interconnectés. Ainsi en attribuant un type de traitement à un RDV sur l agenda en ligne, l application détectera le matériel qu il faudra préparer. La configuration des différents types de traitement se fait dans les paramétrages de l agenda en ligne Visiodent. Reportez-vous à son manuel consultable sur l Espace client) 7

8 Cliquez ensuite sur «ENREGISTRER». L instrument est maintenant référencé dans votre liste d instruments! Si l instrument n existe pas dans notre base de données, vous pouvez le créer. Créer un instrument Cliquez sur le bouton «créer». Une fenêtre s ouvre. Saisissez la désignation, la catégorie, le ou les types de traitement pour lesquels l instrument sera utilisé, le type d emballage et le nombre de jours avant sa péremption. Cliquez sur «ENREGISTRER». Gérer les Kits et Cassettes Après avoir saisi vos instruments, il est possible de créer des «Kits» ou «Cassettes». Sélectionnez l onglet «KITS ET CASSETTES» Saisissez la désignation du kit, ajoutez les instruments qui sont intégrés dans le kit en cliquant sur «AJOUTER (sélectionnez les instruments)», associez le kit à des «TYPES DE TRAITEMENT» et définissez la durée de péremption de ces kits. Cliquez sur «ENREGISTRER». 8

9 Dans les paramètres de stérilisation, des valeurs par défaut sont déjà renseignées. Pour renseigner la ou les personnes responsables de la stérilisation des instruments, cliquez sur «OPERATEURS», puis «CREER». Remplissez le nom de l opérateur et enregistrez. Vous pouvez maintenant démarrer votre gestion de la stérilisation. 9

10 5. Vos premiers pas pour la gestion de la stérilisation Dès l ouverture de l application en ligne «Gestion de la stérilisation», vous avez deux onglets vous permettant d avoir une vue d ensemble sur la péremption de vos kits de stérilisation. Le premier onglet liste les kits de stérilisation dont la date de péremption approche tandis que le deuxième onglet liste ceux étant déjà périmés et qui doivent de nouveau être stérilisés. Vous pouvez également retrouver ces deux onglets dans le menu de l application en cliquant sur «PEREMPTION» 10

11 Dans le menu «STERILISATION», une fonction «LISTE DES KITS A PREPARER» vous permet de connaitre à l avance tous les instruments et kits qui seront utilisés pour vos rendez-vous. Cliquer sur le menu «STERILISATION» et «KITS STERILISES» et cliquez sur «CREER» Renseignez les informations obligatoires (comportant un astérisque rouge) : L opérateur Le stérilisateur utilisé Le type de cycle Le mode de stérilisation La date et heure si différente de celle attribuée par défaut La traçabilité* Le nombre d articles. Des informations complémentaires doivent être renseignées comme le Numéro de lot (que vous pouvez définir ou fourni par l autoclave), un complément d information sur l indicateur de conformité du cycle. * VISIODENT vous propose 2 niveaux de traçabilité 11

12 le niveau de traçabilité simplifiée : il suffit d indiquer le nombre d instruments introduits pour la stérilisation le niveau de traçabilité complète : une fenêtre vous propose de sélectionner les instruments et kits à suivre en cliquant sur l icône «+». A chaque sélection, les instruments sont renseignés dans le tableau en bas à gauche de votre écran. Une fois les instruments renseignés, cliquez sur «enregistrer». 12

13 Le nouveau cycle de stérilisation sera automatiquement ajouté dans la liste des kits stérilisés. Vous pouvez toujours le modifier en cliquant sur l icône «MODIFICATION», symbolisé par un crayon, ou de le supprimer avec l icône «SUPPRESSION», symbolisé par une corbeille. Tous vos kits stérilisés sont également archivés dans l onglet «HISTORIQUE», où vous pouvez retrouver les fiches de cycle ou les étiquettes. Remarque : Si dans l onglet «STERILISATION» / «KITS STERILISE» vous avez la possibilité de visualiser et modifier vos cycles de stérilisation, dans l onglet «HISTORIQUE» / «LOTS STERILISES», la modification n est pas permise. Impressions d un lot d étiquettes Vous avez la possibilité d imprimer toutes les étiquettes «code-barres» d un kit de plusieurs instruments afin de l apposer sur vos sachets stérilisés. Pour cela, cliquez sur le bouton pour générer l étiquette PDF du kit de stérilisation. Voici un exemple d étiquettes «code-barres». 13

14 Impression de l étiquette d un instrument parmi un kit L application permet également d imprimer l étiquette d un instrument au sein d un kit de plusieurs instruments. Pour cela, dans le menu «STERILISATION» / «KITS STERILISE» cliquez sur le bouton du kit concerné. Recherchez dans la fenêtre en bas à gauche, l instrument pour lequel vous souhaitez obtenir l étiquette et cliquez sur Remarque : seuls les kits avec une traçabilité complète détaillent la liste des instruments stérilisés. Il n est donc pas possible d obtenir le code-barres individuel d un instrument si la traçabilité choisie était «SIMPLE». Impression de la fiche de cycle Depuis le menu «STERILISATION» puis «KITS STERILISES», vous pouvez générer une fiche de stérilisation. Cliquez sur le bouton afin de générer un PDF imprimable. 14

15 Voici un exemple de fiche de stérilisation. Toutes vos fiches de stérilisation sont archivées et visibles dans le menu «HISTORIQUE» / «LOTS STERILISES». 15

16 6. Gérer la traçabilité de vos kits de stérilisation La traçabilité de la stérilisation de vos instruments est de nos jours capitale. Visiodent vous facilite cette procédure. Pour attribuer l utilisation d un kit d instruments stériles à un patient, ouvrez la fiche d un patient dans votre logiciel Visiodent. Saisissez l acte chirurgicale puis scannez à l aide de la douchette le code-barres du kit de stérilisation. Le numéro du code-barres du kit de stérilisation sera aussitôt enregistré dans le dossier patient. Pour le visualiser, cliquez sur «COMMENTAIRE SEANCE». Parallèlement, le kit de stérilisation sera retiré du stock des kits disponibles. Il est possible de retrouver et imprimer la fiche de traçabilité de vos patients en effectuant une recherche par patient ou n lot du produit. Pour accéder à la gestion de la stérilisation, allez sur votre Espace Client - et cliquez en cliquant sur l onglet «TRAÇABILITE». Une fois l application lancée, vous accédez à un module de recherches. 16

17 Pour retrouver la fiche de traçabilité, deux possibilités : Soit en recherchant avec le patronyme du client (nom et prénom) Soit en recherchant par N de lot en renseignant la référence du lot et son type (produit, Instruments ou Implants) Après avoir retrouvé un dossier patient, vous trouverez dans la section «Résultats», l intégralité des dossiers de traçabilité le concernant. En sélectionnant l un des lots, la fonction «Imprimer» apparaitra. 17

18 Gestion de la stérilisation en ligne 18