AJACCIO. Dossier technique Mai I ers MACA*de la. Société Française de Cancérologie Privée.

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1 I ers MACA*de la * Les Meilleurs Articles Cancérologiques de l Année choisis par les orateurs les "must" de la littérature de l année en pratique clinique Société Française de Cancérologie Privée 9-12 Mai 2012 ORGANISATION H. RHLIOUCH, Président de la SFCP G. AUCLERC, Past-Président D.BONNARD, Secrétaire Gal Ph. JANORAY, Trésorier J.F. MORERE J.Ph. SPANO COMITÉ SCIENTIFIQUE E. ACHILLE, E. CHIRAT, Ph. DALIVOUST, Ph. GOMEZ, J.L. GUILLET, D. JAUBERT, H. LAUCHE, D. MANOUX, A. MATHIEU, H. VIGNER, R. VILLET. Dossier technique

2 Organisation La lettre de Zohar Communication La lettre du CNO Informations pratiques Les Hôtels localisation Les Hôtels disponibilités et tarifs Sponsoring Organiser un symposium Espace commercial paramètres techniques & tarifs plan des stands Rétro-planning Sommaire Devis Cancéro-congrès Contacter Zohar Communication

3 zohar Chère Madame, Cher Monsieur. Neuilly, le 15 Septembre 2011 La SFCP a décidé d organiser son prochain Congrès National au Palais des Congrès d (site : du 09 au 12 mai ZOHAR Communication s est vue confier l organisation logistique de toutes les prestations qui auront lieu sur place. Dans ce but et depuis plusieurs mois, à votre intention, tous les hôtels d Ajaccio disponibles ont été retenus pour la SFCP durant ces 3 jours, ainsi que les fournisseurs externes, nécessaires à cette manifestation (autocaristes, standistes, prestataires audiovisuels ) L unité de lieu a été recherchée afin de garantir la présence de tous les participants aux sessions scientifiques et de renforcer la convivialité attendue par les Congressistes. Une équipe SFCP sera présente en permanence pour l encadrement du Congrès. Tout est intégré dans la proposition et fait partie d un package éclaté selon les postes indiqués dans le devis du bureau d Organisation. Vous trouverez sur le site un dossier technique, logistique et financier (soumis et accordé par le CNO) vous permettant de choisir plus facilement la participation que vous aurez déterminée (symposium, stand, apéritif/débat, sacoches, invitations, subvention ). Un choix de prestations complémentaires sur place (stand, mobilier, sympo, transferts particuliers ou individuels.) vous sera proposé selon vos demandes. ZOHAR Communication est l agence de la SFCP. Toutes les prestations autres que mentionnées dans le devis ( telles que transports, transferts privés, dîners-hors dîner du congrès.) ainsi que la gestion de vos invités étant assurée par vos soins ou au travers de vos agences habituelles. Dans l attente de vos décisions, nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire. Nous vous prions d agréer, Chère Madame, Cher Monsieur, l expression de nos salutations distinguées. F. AUCLERC B. de CHEVRON VILLETTE NB : Tous les dossiers techniques, avec ces informations, sont sur le site SFCP Pour éviter pertes de temps et d Informations, merci de transmettre ce dossier aux différents services (et ou- agences) concernés et de privilégier un seul interlocuteur). Afin de ne pénaliser aucune société, seules les réponses écrites seront traitées, et dans l ordre chronologique de réception. Les différentes demandes seront ensuite attribuées, dans le même souci d équité, au reçu des devis retournés signés et accompagnés du virement des 1ers arrhes. ATTENTION La capacité des hôtels d n est pas extensible, La SFCP ayant réservé le maximum de chambres, notre recommandation est de vous inscrire le plus rapidement possible

4 La lettre du CNO

5 Napoléon Golfe Castel Vecchio Impérial Albion Fesch Kalliste Mercure Spunta di Mare Cala di Sole La Pinède Palais des Congrès Campo Dell'Oro San Carlu La Parata Dolce Vita Les Sanguinaires Les Calanques Les Mouettes Palazzu u Domu Sofitel Coralia Marina Viva 1 km Les Hôtels Localisation

6 Nom Tarifs Congrès HT Supplément double HTC Petit-déjeuner HT Nombre chambres 2* 4* 2* 4* 4* 2* 4* 2* 5* Albion Cala di Sole Calanques Campo dell Oro Castel Vecchio Coralia Marina Viva Dolce Vita FESCH Golfe Impérial Kalliste Mercure Mouettes Napoléon Palazzu u Domu Parata Pinède San Carlu Sanguinaires Spunta di mare Sofitel 145,00 120,00 130,00 174,00 135,00 160,00 205,68 149,00 180,00 125,00 125,00 182,00 160,00 210,00 145,00 145,00 150,00 110,00 293,83 20,00 20,00 60,00 42,32 prix double à usage single 30,00 30,00 20,00 10,00 prix double à usage single 12,00 20,00 prix double à usage single 20,00 prix double à usage single 7,50 prix double à usage single prix double à usage single prix double à usage single Inclus dans tarifs 11,34 8,53 9,48 offert Inclus dans tarifs 18,95 8,28 8,53 8,03 13,23 17,06 10,43 16,11 9,00 7,11 10,00 9,00 24, rateurs Les Hôtels Disponibilités Hôtelières du 9 au 12 Mai 2012 Résultat de notre consultation

7 Plusieurs actions de sponsoring sont possibles : Et après accord du Comité d organisation du Congrès Prise en charge des livres d abstracts - 4éme page de couverture - 2ème page de couverture - 3ème page de couverture - page intérieure Insertion dans les sacoches Prise en charge des sacoches Prise en charge des bloc-notes et stylos Clés USB Parapluies Déjeuner/Débat Apéritif/Débat Sponsoring

8 PROCESS général à tout symposium Le 1er programme du Congrès sera mis en ligne dans le courant d Octobre Les industriels souhaitant l organisation d un symposium peuvent envoyer leur demande aussitôt en précisant l objet de leur communication. Le Comité Scientifique statuera sur la validité de leur demande et leur en confirmera la possibilité ainsi que le positonnement le mieux adapté dans le programme. Tous les symposia confirmés par le Comité Scientifique seront indiqués dans le programme final qui sera disponible sur le site internet ainsi que sur le programme final imprimé. La présentation et la promotion du symposium ne seront autorisées (sauf demande expresse préalable accordée par le Comité d organisation du Congrès) que dans l espace exposant. Les coûts liés aux intervenants, prestataires (techniciens spécifiques ou autres ) sont à la charge de la société sponsor. Une salle de Preview est mise à disposition au centre du Congrès. Les différents intervenants y ont accès à tout moment. Cependant il est hautement recommandé que les dernières vérifications de chacun interviennent au moins 1h avant leur intervention. Un technicien sera présent dans chaque salle de conférence. Conditions financières pour tout symposium Versement de 50% à signature du devis Versement de 50% -60 jours avant le début de l intervention Symposium Comme habituellement, un symposium peut être envisagé, dans le cadre du Congrès, après accord du Comité d Organisation et pour une durée de 60 minutes. Grande salle (450 places) TVA 19,6% Petite salle (120 à 200 Places) TVA 19,6% Les industriels désirant organiser un symposium prennent en charge la responsabilité logistique et financière de leur opération ainsi que tous les frais inhérents de leurs orateurs intervenant pendant leur symposium. Leur symposium (et son intitulé) sera annoncé dans le programme et le montant demandé correspond à la location de la salle ainsi que le matériel de base : -Ecran -PC -Flèche laser -Table orateurs pour 2 à 4 personnes (avec 3 micros fixes) -1 pupître (avec 1 micro pupître) -2 micros HF -1 technicien -2 hôtesses pour passage des micros (questions/réponses) Après examen et accord du Comité scientifique du Congrès, les sociétés sponsors devront informer l Organisation du Congrès pour le matériel complémentaire qu elles souhaitent apporter dans le cadre de leur symposium

9 Les stands sont vendus en espace nu. Une structure de base commune à tous est comprise dans le prix indiqué, à savoir : 3 Cloisons 1 boîtier électrique correspondant à 1 kw 1 rail de 3 spots 1 enseigne 1 moquette (même couleur pour tous) L espace commercial se tiendra dans le rez de chaussée du Palais des Congrès C est le lieu de passage obligé de tous les Congressistes. Pour tout souhait de stand nous vous remercions de renvoyer le formulaire dûment rempli et signé, par e mail et courrier à ZOHAR : zohar-communication@orange.fr / 13 Rue Montrosier Neuilly S/Seine En n oubliant pas de préciser Nom de la personne responsable du dossier et ses coordonnées : Téléphone, fax, Nom du service concerné (service Congrès, service relations manifestations, service marketing Oncologie ) Adresse postale Bon de commande ++++ ATTENTION : Si Le libellé doit différer entre le devis et l envoi de facture merci de nous indiquer les 2 informations AVEC PRECISION pour chaque cas. Espace commercial

10 TARIFS DES STANDS 6 m² TVA 19,6% 9 m² TVA 19,6% 12 m² TVA 19,6% 18 m² TVA 19,6% 27 m² TVA 19,6% Table Avec 2 chaises TVA 19,6% Conditions financières pour les stands : Versement de 50% à signature du devis Versement de 50% 60 jours avant le début du Congrès LIVRAISON DU MATÉRIEL Les industriels ont la possibilité de faire livrer leur matériel au Palais des Congrès d Ajaccio 3 jours avant la manifestation soit dès le lundi matin 07/05/12. Leur matériel et documents seront entreposés dans une salle réservée à cet effet (voir conditions et libellé précis dans le rétro-planning). MONTAGE ET DÉMONTAGE Le montage des stands pourrait commencer le mardi près-midi au palais des Congrès (sous réserve de la disponibilité du Palais des Congrès à cette date) et de toute façon dès le mercredi matin 09/05. Le démontage se fera à partir du samedi 12/05 à 12h30 et devra être terminé à 18h. ASSURANCE Le matériel des stands doit être couvert par chaque utilisateur et donc par une assurance spécifique que l utilisateur aura contractée auprès de la compagnie d assurances de son choix. MATÉRIEL COMPLÉMENTAIRE Le matériel complémentaire souhaité se fera selon les besoins exprimés et sera facturé après signature de devis spécifique à chaque entité. Espace commercial

11 TERRASSE COUVERTE 150m 2 VUE MER BAR espace détente stands 6m 2 stands 9m 2 stands 12m 2 stands 18m stand 27m 2 asc vers salle plénière salle de sous com et restaurant vestiaire Entrée principale a accueil PC sécurité administration Stands

12 Possibilité d envoi du matériel à l avance par vos transitaires au Palais des Congrès d Ajaccio avec sur chaque colis spécification, bien en évidence : Ce rétroplanning a été élaboré dans le but de faciliter la gestion de votre dossier et d en assurer le suivi dans les meilleures conditions, merci de communiquer ce dossier technique à tous vos services (et-ou-agences ) concernés. Expéditeur : Laboratoires X, Mme Y Destinataire : Congrès SFCP 9-12 Mai 2012 Doc Sympo ou Doc Stand ou Doc sacoche Congrès ou Doc salle plénière Ces documentations seront stockées dès leur arrivée. Octobre 2011 Présentation et mise sur site SFCP dossiers techniques et devis Bureau d Organisation 30 Novembre 2011 Décision des laboratoires pour stands et symposia Choix des hôtels et éventuellement prestations complémentaires Définition de choix d agences ou non des laboratoires Finalisation des devis (selon choix chaque laboratoire) 31 Décembre 2011 Retour des devis acceptés et signés et bons de commande avec virement 1ers arrhes (selon indication des devis SFCP/CC) Envoi de la 1ère liste des orateurs. Envoi coordonnées hôtels (mais déjà dans dossier technique) 30 Janvier ère liste des médecins invités + Orateurs /laboratoires 15 Février 2012 Règlement des 2e versements et confirmation des médecins invités Date limite pour le choix des orateurs pris en charge par les laboratoires (liste actualisée) Envoi catalogue standiste Demande prestation traiteur, audio visuel spécifique symposium, standiste (mobilier ) A titre indicatif nous vous indiquons que le matériel et la documentation pourront être stockés 3 jours avant la manifestation dans des locaux spécifiques du Palais des Congrès 25 Mars 2012 Envoi des devis prestataires (stands, matériel, prestations spécifiques stands) 10 Avril 2012 Finalisation des commandes (Traiteur et stand) Rétro-planning Versement du 3e Acompte

13 CancéroCongrès - SFCP Docteur Ph. Janoray 11 Rue Montigny Dijon Cancéro Congrès DEVIS: Référence Bureau d organisation pour Congrès SFCP Iers MACA Corse 9-12 Mai 2012 possibilité de télécharger sur le devis Excel pour LABORATOIRE ou inscription INDIVIDUELLE Inscriptions Inscriptions Congrès prix réduit (jusqu au 30/02/12) 650,00 Inscriptions Congrès staff (si quota médecins atteint avec un maximum de 4 staffs) 250,00 Inscriptions Congrès tardive (après le 30/02/12) 700,00 Total inscriptions Prix HT Unitaire TVA Montant TVA Prix Total TTC 19,60% SYMPOSIUM et STAND Symposium salle plénière (grande salle) ,00 Symposium petite salle ,00 Stand 9 m2 (espace nu) 7 000,00 Stand 12 m2 (espace nu) ,00 Stand 18 m2 (espace nu) ,00 RELEVÉ D IDENTITÉ BANCAIRE HSBC France titulaire du compte Cancéro-Congrès SARL chez Dr Janoray 11 Rue Montigny Dijon RIB - identifiant de Compte National code banque : code guichet : numéro de compte : clé rib : 58 IBAN - identifiant international FR code bic : CCFRFRPP domiciliation : HSBC FR DIJON Prestations Hôtel et repas Hôtel (base double à usage single) 3 nuits 170 /nuit (moyenne retenue ***) 510,00 petit déjeuner inclus 3 nuits (moyenne retenue ***) 36,00 2 déjeuners (jeu-ven)+ 1 Brunch (sam) (45 /déj) 135,00 1 dîner Congrès le vendredi soir 11 Mai 50,00 5 pauses x 8,00 40,00 Transferts Aéroport/palais des Congrès/hôtels/Aéroport 4 jours 45,00 Montant Total (moyenne retenue par personne) 1466,00 *** Les prix des différents hôtels sont affichés sur une page spéciale car 15 hôtels sont retenus) Ce prix ne comprend pas : les prestations non mentionnées Conditions de paiement : 40% à signature du devis le transport 30% au 1er janvier 2012 Les cloisons de stands, le mobilier, moquette et parquet Solde au 1er Avril 2012 les différentes prestations sur stand Conditions d annulation (selon les prestataires) Signature Laboratoire ou Individuel Signature Cancéro toute reservation et tout courrier sont à renvoyer par e mail et courrier à ZOHAR zohar-communication@orange.fr / 13 Rue Montrosier Neuilly S/Seine

14 pour tout renseignement et confirmation concernant la SFCP & Cancéro-Congrès, s adresser à : zohar zohar communication 13 rue Montrosier Neuilly sur Seine zohar-communication@orange.fr Contacts