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1 qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq PÉRIODE DE FORMATION EN ENTREPRISE wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg Seconde professionnelle hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc Du 11 mai au 20 juin 2015 vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopfghjklzxcvbnmqwertyuiopf ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrt Mail professeurs référents yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas dfgh

2 SOMMAIRE Présentation du dossier 1 Documents pédagogiques : Conseils pour l élaboration du rapport de stage 2 Fiche de présentation de l entreprise d accueil 3 Fiche de présentation du service 5 Fiche de situation professionnelle 6 Conseil de savoir être 8 Évaluation du rapport de stage épreuve EP2 9 Documents d entreprise 10 Documents administratifs : Mesures à respecter en cas d absence 11 Notice sur remboursement de frais 12 Fiche de remboursement de frais (à compléter) 13

3 Vous partez en période de formation en entreprise dans quelques jours. Assurezvous de faire le nécessaire afin que cette période soit le plus profitable possible pour vous. Elle doit vous permettre d acquérir ou de consolider vos connaissances et vos savoirfaire mais elle doit avant tout vous permettre de compléter votre passeport professionnel et de préparer l épreuve EP2 du BEP (culture professionnelle). Vous trouverez dans ce dossier trois types de documents : Des fiches conseils pour l élaboration de votre rapport de stage de savoirêtre Des documents pédagogiques 1 fiche de situation professionnelle : Ce document est à dupliquer en 3 exemplaires. Vous devez impérativement compléter ces 3 fiches au cours de votre stage avec 3 situations que vous rencontrerez en entreprise. Vous axerez votre travail sur des situations que vous ne rencontrez pas au lycée, telles que : Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Gestion du courrier électronique Accueil de visiteurs, réception d appels téléphoniques de clients, d usagers. Ces fiches devront ensuite être saisies sur cerise avant votre retour au lycée le 26 juin. A cette date, vos professeurs vérifieront votre travail. des informations sur vos objectifs de stage et la façon dont vous serez évalué. des informations sur la date à laquelle vous serez évalué à votre retour de stage. La liste des documents qu il serait intéressant de récupérer lors de votre stage. Des documents administratifs les mesures à respecter en cas d absences des documents pour remboursement frais (transport, repas) 1

4 Éllaboratiion du rapport de stage Le rapport de stage est réalisé tout au long du stage. Il fera l objet d une évaluation à votre retour de stage (coefficient 6). Il comporte différentes parties : une page de garde avec votre nom, le nom du lycée, le nom de l entreprise, votre classe et votre spécialité ; un sommaire paginé ; une introduction dans laquelle vous vous présentez, vous indiquez le nom de l entreprise et du service dans lequel vous étiez, et annoncez votre plan (le contenu de votre rapport) ; une fiche de présentation de l entreprise et du service selon le modèle fourni dans ce dossier et disponible sur le site du lycée ; un organigramme dans lequel vous devez vous situer ; 3 fiches de situation professionnelle selon le modèle fourni, également disponible sur le site du lycée, accompagnées des documents obtenus le cas échéant (lettre, facture, tableau ) ; une conclusion rédigée dans laquelle vous préciserez ce que vous avez appris, si le stage vous a plu et si cela vous a conforté dans votre choix de formation. Remise du rapport Vous vous présenterez le jour de l oral avec votre rapport final sous forme papier Vous pouvez le présenter relié, dans un lutin ou classeur souple. Attention, les fiches de situation professionnelle sont à saisir dans votre espace sur cerise. Le rapport de stage est à réaliser informatiquement, vous devrez vous présentez muni de ce rapport pour votre oral EP2. Vous trouverez sur le site du lycée dans la rubrique «stages» tous les fichiers dont vous pourriez avoir besoin, à savoir : le présent dossier, la fiche de situation professionnelle, la fiche de présentation de l entreprise et du service. 2

5 I. PRÉSENTATIION DE L ORGANIISATIION D ACCUEIIL Nom de l organisation : Représentée par : Fonction : Adresse : Siège social : Téléphone : Télécopie : Adresse électronique : Site Internet : Forme juridique : Entreprise individuelle SARL Association EURL SA, SAS Autre (à préciser) Capital social : Domaine d activité : Service Industrie Commerce 3

6 Activité principale : Effectif : < 50 salariés entre 50 et 500 salariés > 500 salariés Gamme(s) de produits fabriqués ou vendus, ou nature de la prestation de service : Complétez le schéma cidessous en indiquant le nom des partenaires de l organisation FOURNISSEURS CONCURRENTS ORGANISATION ADMINISTRATION CLIENTS 4

7 PRÉSENTATION DU SERVICE Nom du service : Activité du service : Responsable : Effectif : Répartition de l effectif par qualification : Matériel à disposition : Organisation du service (qui fait quoi?) : 5

8 BEP métiers des services administratifs FICHE DE SITUATION PROFESSIONNELLE Nom et prénom du candidat : Titre de la fiche : Compétence BEP (n et intitulé) : Date de réalisation : Lieu de réalisation : Contexte de réalisation : réel simulé Correspondance avec le référentiel (voir tableau des correspondances) : Conditions de réalisation : autonomie Accompagné observé 1 Le contexte de réalisation de la situation professionnelle Description du cadre (organisation, service) : Description des tâches demandées, les résultats attendus 2 Les conditions de réalisation de l activité professionnelle Moyens à disposition, outils à disposition, délais, personnes ressources 6

9 La réalisation : démarche, choix, décisions, essais Traitement : Les éléments complexes, les aléas, incidents, imprévus 3 Les productions résultant de la situation professionnelle : résultats et productions obtenus 4 Analyse de l action menée (réussite, difficultés) 5 Décrivez votre compétence 7

10 Conseiills de savoiirêtre Soyez curieux (curieuse) mais dans la limite du raisonnable. Votre curiosité est un signe de votre motivation de comprendre l entreprise, sa façon de travailler. Pensez à demander si vous pouvez garder une copie de tel document ou faire des copies d écran (logiciels, procédure d enregistrement) tout en le justifiant. Soyez en situation d écoute active pour une collaboration et une coopération au sein de votre service et de votre équipe de travail. N hésitez pas à demander des informations complémentaires pour réaliser un travail, dire que vous n avez pas compris une tâche qui vous a été confiée. Vous ne serez pas considéré(e) comme une personne qui ne sait rien. Bien au contraire, vous serez considéré(e) comme une personne responsable. Rien n est plus préjudiciable en termes de coûts et de temps pour une entreprise qu un travail mal accompli (par exemple : perte de temps pour retrouver un document si mal classé physiquement ou informatiquement, erreur d écritures ou de saisie, image de l entreprise, ). Soyez ponctuel, vous êtes tenu de respecter les horaires indiqués sur votre convention de stage. Soignez votre présentation, vous êtes en milieu professionnel et l image que vous donnez est importante. N utilisez pas l internet de l entreprise à des fins personnelles. N utilisez pas votre téléphone portable pendant vos heures de travail. L utilisation de celuici est possible pendant vos pauses. Ne portez pas vos écouteurs pendant vos heures de travail. 8

11 Évalluatiion de votre rapport de stage Évaluation Elle sera faite dans le cadre de l épreuve EP2 «Culture professionnelle» coefficient 6. Voici la liste des capacités sur lesquelles vous serez évalué(e) : décrire le type d activité de l entreprise qui vous accueille ; identifier les relations professionnelles à l intérieur et à l extérieur de l entreprise (dans le cadre du travail que vous aurez effectué) ; vous situer dans l entreprise et le service ; présenter les activités réalisées (les 3 fiches et les documents obtenus) et savoir de quel champ elles relèvent (technique, organisationnel ou relationnel) ; relier les activités réalisées aux tâches du travailleur administratif ; positionner vos activités dans un processus administratif (un enchaînement de tâches) ; justifier votre action et évaluer les résultats que vous avez obtenus ; mesurer votre contribution à l activité du service ; formuler des propositions simples d amélioration. Convocation Les oraux EP2 auront lieu entre le 26 juin et le 3 juillet Vous recevrez une convocation pour cette épreuve.. Au cours de cette même semaine, une demijournée sera consacrée à la vérification et la saisie de vos fiches «cerise». Les informations précises et les horaires de passage de l oral seront consultables sur le site du lycée à partir de la fin mai. 9

12 DOCUMENTS D ENTREPRISE Liste non exhaustive Lors de votre période de formation en entreprise, vous allez prendre connaissance de différents types de documents. Après accord de votre tuteur (tutrice), vous pouvez récupérer ces documents (en les anonymant si nécessaire). Ces documents seront exploités en cours l an prochain. Vous trouverez, cidessous, une liste non exhaustive de ces documents à récupérer. Documents d ordre général Règlement intérieur Mode opératoire, consignes pour réaliser un travail Journal d entreprise Documents liés à l accueil physique et/ou téléphonique Livret d accueil Fiche d accueil Procédure d accueil Fiche téléphonique Charte d accueil téléphonique Documents liés à la sécurité dans l entreprise Affiche de sécurité, plan d évacuation, Consignes de sécurité, d évacuation Documents liés à la gestion d un déplacement professionnel Ordre de mission Procédure de note de frais Procédure pour l organisation d un déplacement Documents liés à la gestion du personnel Convocation de salariés (à une visite médicale, réunion, formation, ) Demande d absence Documents liés à la représentation du personnel Documents comité d entreprise ou comité d établissement (affiches, activités proposées aux salariés, ) Compte rendu de réunion de comité d établissement ou d entreprise 10

13 EN CAS D ABSENCE Prévenez votre tuteur en entreprise le plus rapidement possible en précisant le motif de votre absence et faites lui parvenir votre arrêt de maladie dans les 48 heures. Prévenez ensuite le lycée, Madame Bouchereau, Madame Ziani ou la vie scolaire : Par téléphone au Par fax au Par marielaure.bouchereau@acversailles.fr Toute absence doit être rattrapée. Les rattrapages effectués seront précisés sur l attestation de stage finale. 11

14 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT ET DE REPAS Le lycée peut prendre en charge tout ou partie des frais supplémentaires occasionnés par votre stage. Le transport Si votre lieu de stage est situé hors de votre zone habituelle de transport, le lycée prend en charge la différence de coût occasionnée. Exemple : vous avez une carte orange zones 2 et 3 et vous êtes en stage à Paris, le lycée vous rembourse la différence entre la carte zones 2 et 3 et la carte zones 1, 2 et 3 que vous devrez vous procurer pour votre stage. Si le mois n est pas complet (décembre ou janvier), vous avez intérêt à prendre des cartes semaines, voire même des tickets. Vous devez bien évidemment choisir la solution la plus économique. Les repas Si l entreprise qui vous accueille ne vous fournit pas de tickets restaurant ou l accès gratuit à la cantine, vous pouvez vous faire rembourser vos repas pour la partie comprise entre 2,44 et 5,49 soit un maximum de 3,05 par repas. Exemple : Pour une dépense inférieure à 2,44 : aucun remboursement Pour une dépense de 4,50 : remboursement 4,50 2,44 = 2,06 Pour une dépense de 6 : remboursement 5,49 2,44 = 3,05. Un formulaire de demande de remboursement vous est fourni dans ce dossier. Toute demande doit être accompagnée des factures originales. 12

15 LYCEE MONTESQUIEU LE PLESSISROBINSON FRAIS DE TRANSPORT ET DE REPAS P.F.M.P. Du 11 mai au 20 juin 2015 Nom : Prénom : Classe : Adresse : Jours d absence lors du stage : oui non Si oui, combien : Pour vous rendre au lycée, vous utilisez : les transports en commun* avec : carte à la semaine, tarif : carte au mois, tarif : carte imagine R, tarif : un autre moyen de transport : lequel : Pour vous rendre sur votre lieu de stage, vous utilisez : les transports en commun* avec : carte à la semaine, tarif : carte au mois, tarif : ticket, tarif : Vos repas au cours du stage : Nombre de repas pris sur le lieu du stage : Frais engagés par repas *: *Pièces justificatives à fournir : Photocopie convention de stage Photocopie attestation de stage Relevé d identité bancaire ou postal Tickets de transport justificatif carte Imagine R (originaux) Factures journalières de repas (originaux) 13