JUIN Nom... Prénom... Ecole... Classe... EXAMEN DE BUREAUTIQUE

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1 ÉCOLE DE COMMERCE DE GENEVE NICOLAS-BOUVIER ANDRE-CHAVANNE AIMEE-STITELMANN EXAMEN DE DIPLOME - ECD JUIN 2012 Nom... Prénom... Ecole... Classe... EXAMEN DE BUREAUTIQUE Durée : 240 minutes Nombre de pages : 9 (y compris celle-ci) Matériel autorisé : toute documentation papier personnelle, consultation de la zone disque personnelle de l école uniquement. Matériel interdit : les supports de données externes (memory stick, disquettes, lecteurs MP3, accès Internet, etc.) Consigne en cas de panne : Il vous sera accordé un délai supplémentaire de 15 minutes au maximum. Pensez donc à sauver régulièrement votre travail. La note est établie en fonction des résultats, même partiels. Tout élève dont le fichier est introuvable se verra attribué la note 1.5 1/9

2 Remarques préliminaires Copiez sur votre disque personnel le dossier EXAMEN qui se trouve sous G:\Données sur Daurade\CoursClasses\BUR3ECd et renommez-le Classe-NOM-Prénom-EXABUR 1 Pour restituer votre examen, copiez votre dossier Classe-NOM-Prénom-EXABUR sous : R:\Rendu\Nom de votre enseignant(e)\nom de votre classe N OUBLIEZ PAS D ENREGISTRER REGULIEREMENT VOTRE TRAVAIL SUR VOTRE DISQUE PERSONNEL! 1 Ainsi, pour l élève Jean bidon de la 3DZ, cela donnerait : 3DZ-BIDON-Jean-EXABUR 2/9

3 Mise en situation Vous êtes agent de voyage à l agence Touareg Travel située 14 avenue Blanc 1202 Genève. Vous organisez les voyages et vous vous occupez du suivi avec les clients. Pour ce faire vous devez : réaliser une offre de voyage attractive pour la Tanzanie ; envoyer une lettre par publipostage afin de demander aux clients une confirmation de leur voyage ; compléter un classeur Excel afin d établir quelques statistiques. Il vous est remis un dossier «Tanzanie» comprenant : un fichier contenant du texte à exploiter pour l offre de voyage : Tanzanie.doc ; un dossier Images contenant les images à intégrer ; un fichier contenant le texte de la lettre : Lettre.doc ; un fichier contenant les données pour le publipostage : Adresses.doc ; un classeur contenant différentes feuilles pour les calculs : TouaregTravel.xls Prenez le temps de lire, pour chaque partie, les consignes dans leur totalité avant de commencer votre examen! Sauvegardez régulièrement votre travail! 3/9

4 1. Offre de voyage 50 pts Vous disposez d un fichier Tanzanie.doc contenant toutes les informations nécessaires. Enregistrez-le en le nommant Nom Prénom Tanzanie.doc. (Exemple : Dupont Jean Tanzanie.doc) Composez cette offre de manière lisible, esthétique et structurée, tout en gardant une cohérence de présentation et en tenant compte des règles de disposition vues en classe. L offre donne en détail le programme du voyage et ses conditions. Consignes formelles : Avant de commencer à travailler avec le logiciel, lisez complètement l ensemble des directives ci-dessous. L offre ne doit pas dépasser 7 pages en tout. La première page comprendra : le titre : «Offre de voyage janvier 2013» une image le texte «Terre partagée de la nature.» Vous créerez des styles, selon les règles d usages vues en classe. Ce texte comporte 2 niveaux : texte en rouge et texte en bleu. Le texte en italique sera mis en zone de texte avec une bordure de couleur et une trame de couleur. Le texte «Vaccination contre la fièvre jaune obligatoire!» figurera dans une forme automatique avec une trame de couleur. La page contenant le texte récapitulatif du voyage (lieux, hôtel, dates, chambre, prix par chambre) sera en orientation paysage. Toutes les autres pages seront en format portrait. Pied de page : la première page contiendra le texte : Touareg Travel ainsi que vos Prénom et Nom, centrés sur 2 lignes la page contenant le sommaire ne comportera aucun pied de page les autres pages contiendront le texte : Tanzanie ainsi qu une numérotation des pages, avec une position inversée gauche-droite sur les pages paires et impaires. 4/9

5 Toutes les images fournies (sauf l image Touareg.jpg) sont à insérer en relation avec le texte et doivent recevoir un habillage correct. Deux notes de bas de page sont à insérer après les mots : PRIX PAR CHAMBRE : Le prix s entend pour deux personnes pour le nombre total de nuits Le visa pour la Tanzanie : Passeport valable au minimum 6 mois après la date de retour en Suisse, obtention du visa avant le départ Votre travail doit comporter au minimum des bordures et des trames (en plus de celles utilisées pour les zones de texte et la forme automatique), du texte sur deux ou plusieurs colonnes, des puces personnalisées ainsi qu un tableau. Vous réaliserez un sommaire automatique comprenant deux niveaux. 2. Publipostage 40 pts Vous disposez d un fichier Lettre.doc, enregistrez-le en le nommant Nom Prénom Lettre.doc (Exemple : Dupont Jean Lettre.doc). Vous disposez également d un fichier Adresses.doc contenant toutes les informations nécessaires pour effectuer un publipostage. Consignes formelles Avant de commencer à travailler avec le logiciel, lisez complètement l ensemble des directives ci-dessous. La lettre doit tenir sur deux pages et sera disposée selon les règles vues en classe. Dans l adresse de l expéditeur vous écrirez le nom de l agence en WordArt et vous le grouperez avec l image Touareg.jpg réduite à 40 %. Les données en rouge sont à remplacer par les données nécessaires à la fusion, certaines données peuvent être soumises à une condition. Vous effectuerez trois mises en évidence différentes aux endroits les plus appropriés. Le talon-réponse doit être mis en page correctement. Il doit être détachable et contenir des cases à cocher. Vous préparerez la fusion pour les personnes ayant choisi comme destination la Tanzanie et dont le champ A envoyer comporte le mois de juin. Vous nommerez ce nouveau fichier Res-1 Tanzanie.doc. 5/9

6 3. Tableur 90 pts Vous disposez d un fichier Excel TouaregTravel.xls contenant toutes les informations nécessaires. Renommez-le Nom Prénom TouaregTravel.xls (Exemple : Dupont Jean TouaregTravel.xls). SONT FOURNIS : Une feuille de calcul Données qui contient les paramètres qui seront utilisés pour différents calculs. Une feuille de calcul Clients qui contient la liste des clients de l agence de voyage et dont certains ont déjà commandé des voyages pour La feuille Voyages 2013 qui contient la liste des voyages que l agence organise et propose à ses clients pour l année La feuille Budget 2013 qui contient des comptes d exploitation verticaux mensuels prévisionnels pour l année TRAVAIL A EFFECTUER : Lisez complètement l ensemble des directives ci dessous avant de commencer à travailler avec le logiciel. Prenez également le temps d observer le contenu des différentes feuilles avant de commencer. Vous remarquerez que certaines cellules ont un petit triangle rouge dans le coin supérieur : c est une info-bulle qui précise la signification de certaines informations. Complétez les cellules par des nombres réalistes et poursuivez votre travail quitte à y revenir plus tard, si vous n arrivez pas à faire l une ou l autre des formules demandées. Il est vivement conseillé de compléter les feuilles dans l ordre qui apparaît dans l énoncé. 6/9

7 Dans la feuille Données : 15 pts Remarque : Il n y a pas de formules à élaborer pour cette feuille, sauf pour la cellule B6. Il s agit simplement de mettre en forme différentes cellules. Réalisez ce formatage selon les directives suivantes : a. Cellule B6 : calculez le salaire mensuel de coordination. Il est obtenu en faisant la différence entre le salaire mensuel brut et la déduction mensuelle de coordination. b. Ligne 1 et 13 : le titre sera fusionné et centré sur les 2 premières cellules avec une police plus grande sur fond gris, comme spécifié dans la bulle. c. La colonne A aura un fond brun, comme spécifié dans la bulle. d. La colonne B aura un fond bleu clair et une police bleue en gras foncée, comme spécifié dans la bulle. e. La cellule B2 sera affichée en pourcent entier alors que les cellules B14 et B15 seront affichées en pourcent avec 1 décimale. f. La cellule B4 aura un format personnalisé «personnes». g. Tous les prix seront affichés en francs suisses sans décimales. Vous avez le choix entre «CHF», SFr.» ou «F». h. Toutes les bulles seront finalement supprimées. Dans la feuille Voyages 2013 : 8 pts Remarque : De manière générale et si possible, aucune constante ne doit figurer dans vos formules. Ces constantes figurent dans la feuille Données. a. Colonnes E : calculez le prix facturé au client sachant que l agence s octroie une marge de 40% telle qu elle figure dans la feuille Données. Le résultat doit être arrondi à la dizaine la plus proche. b. Filtrez votre tableau de telle manière que n apparaissent que les voyages pour le mois de juin. Copiez ensuite cette liste dans une nouvelle feuille que vous nommerez Voyages Juin c. Pour terminer, affichez à nouveau tous les voyages, en supprimant le filtre de la question précédente. 7/9

8 Dans la feuille Clients : 15 pts Remarque : De manière générale et si possible, aucune constante ne doit figurer dans vos formules. Ces constantes figurent dans la feuille Voyages a. Colonnes H à K : à partir des informations contenues dans la colonne G, recherchez respectivement le mois, la destination, le coût et le prix de chaque voyage. Aucun message d erreur ne devra apparaître en cas d absence d informations dans les cellules de la colonne G. b. Colonnes J et K : appliquez un format monétaire sans décimales. c. Faites en sorte que la première ligne soit toujours visible. Dans la feuille Budget 2013 : 52 pts Remarque : De manière générale et si possible, aucune constante ne doit figurer dans vos formules. Ces constantes figurent soit dans cette feuille, soit dans les feuilles Données ou Clients. Attention, la disposition de cette page est déjà partiellement élaborée. a. Cellule B2 à M2 : calculez automatiquement le nombre de voyages par mois commandés par les clients. b. Cellules B3 à M3 : calculez le total des prix des voyages mensuels facturés aux clients, il s agit donc du chiffre d affaires. c. Cellules B5 à M5 : calculez le bénéfice brut qui représente la différence entre le chiffre d affaires et le coût des voyages. d. Cellules B6 à M6 : calculez les salaires totaux en tenant compte du salaire fixe mensuel et du nombre d employés travaillant à l agence. e. Cellules B7 à M7 : les charges sociales sont constituées par les salaires bruts multipliés par le taux de charges sociales, additionné des salaires coordonnés multipliés par le taux de caisse de retraite. f. Cellules B8 à M12 : les autres charges fixes, à savoir Loyer, Communications, Entretien-Nettoyage, Amortissements et Impôts sont reprises telles quelles. g. Cellules B13 à M13 : calculez le total des frais fixes. h. Cellules B14 à M14 : calculez le prix de revient qui s obtient par l addition des frais variables et des frais fixes. 8/9

9 i. Cellules B15 à M15 : calculez le résultat net qui est la différence entre le bénéfice brut et les frais fixes. j. Cellules B16 à N16 : ces cellules fonctionnent comme des feux de signalisation routière. Lorsque la perte est grave la cellule affichera la couleur rouge, lorsque la perte est raisonnable elle affichera la couleur orange et la cellule sera de couleur verte en cas de bénéfice. Pour parvenir à vos fins, voici la marche à suivre : si la valeur absolue 2 de la perte est plus grande que le bénéfice brut, la cellule contiendra le nombre 3. Si la valeur absolue de la perte est plus petite ou égale au bénéfice brut, la cellule contiendra le nombre 2. Si l on est en présence d un bénéfice, alors la cellule contiendra le nombre 1. Appliquez un format conditionnel qui lorsque le contenu de la cellule est égal à 3, elle sera en rouge (fond et police), lorsque le contenu de la cellule est égal à 2, elle sera en orange (fond et police) et lorsque le contenu de la cellule est égal à 1 elle sera en vert (fond et police). k. Colonne N : calculez le total de tous les éléments mensuels. l. Réalisez un graphique qui montre le chiffre d affaires, le prix de revient et le résultat net du premier semestre (de janvier à juin). Ce graphique figurera entre les colonnes A et G comme le montre le modèle ci-dessous, qu il faut respecter (vous avez cependant le choix des couleurs ) : 140'000 F 120'000 F 100'000 F 80'000 F 60'000 F 40'000 F 20'000 F - F -20'000 F Janvier Février Mars Avril Mai Juin Chiffre d'affaires (V) Prix de revient Résultat net m. Cette feuille tiendra sur 2 pages (1 page par semestre), la colonne A sera répétée sur la 2 ème page, elles auront une entête muni du nom, prénom et classe à gauche ainsi que la date du jour à droite. De plus, elles auront un pied de page muni du nom de la feuille à gauche et du nom du classeur à droite. 2 La valeur absolue d un nombre consiste à rendre positif un nombre négatif et le laisser positif lorsqu il est positif. 9/9

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