Dématérialisation des procédures des instances paritaires C.A.P. / C.T. Sommaire :

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1 Dématérialisation des procédures des instances paritaires C.A.P. / C.T. Sommaire : 1. Introduction 2. Accès à l espace membre 3. Cas du titulaire présent 4. Cas du titulaire absent : convocation d un suppléant 5. Situation du suppléant 6. Consultation de l ordre du jour de la séance 7. Annulation d une séance 1

2 1. Introduction Chacun des membres recevra un courriel en fonction de sa qualité au sein de l instance concernée. Les membres titulaires recevront le courriel suivant : Objet : CONVOCATION à la réunion du. Madame, Monsieur Je vous informe que vous êtes convoqué(e) à la réunion des membres du..qui aura lieu le à, à l'adresse suivante : 1, Bd de Saltgourde Maison des communes MARSAC SUR L ISLE Vous trouverez de plus amples renseignements concernant cette réunion en consultant la pièce jointe à ce message ainsi que votre espace personnel sur le site internet du CDG 24, en vous connectant avec vos identifiants. IMPORTANT : MERCI DE CONFIRMER VOTRE PRESENCE (OU ABSENCE) EN VOUS RENDANT SUR VOTRE ESPACE PERSONNEL EN CLIQUANT SUR LE LIEN SUIVANT : Espace membre des Instances Paritaires Cordialement Le Président 2

3 Les membres suppléants recevront le courriel suivant : Objet : Information - Réunion du du.. Madame, Monsieur Je vous informe d une réunion des membres du qui aura lieu le à., à l'adresse suivante : 1, Bd de Saltgourde Maison des communes MARSAC SUR L ISLE Vous trouverez de plus amples renseignements concernant cette réunion en consultant la pièce jointe à ce message ainsi que votre espace personnel sur le site internet du CDG 24, en vous connectant avec vos identifiants. Cordialement Le Président 3

4 2. Accès à l espace membre Le courriel que vous recevrez contiendra un lien vous permettant d accéder à votre «espace membre». En cliquant sur ce lien, vous arrivez sur la page suivante : Saisissez votre identifiant Saisissez votre mot de passe Cliquer sur le bouton «Identification» Autre moyen pour accéder directement à votre «espace membre» : Aller sur la page d accueil du site du CDG24 Cliquer sur «Espace Membres Organismes paritaires» situé en bas à gauche de l écran 4

5 3. Cas du titulaire présent L écran suivant s affiche : Vous accédez à la liste des séances : Futures séances : Vous devez cliquer sur un des boutons suivants : «Je serai présent» «Je serai absent» Anciennes séances : L historique des séances s affiche sous forme de liste. Si vous cliquez sur la désignation de la séance, vous obtenez les informations générales de cette dernière. 5

6 En cliquant sur le libellé de la séance, l écran suivant s affiche : Vous pouvez également depuis ce menu : signaler votre présence ou votre absence à la réunion ; consulter l ordre du jour et les pièces jointes ; retourner à la liste des séances par le menu «Retour liste des séances». Revenons à l écran «Liste des séances» : Une fois que vous avez cliqué sur le bouton correspondant, vous pouvez visualiser si vous êtes inscrit à la séance ou bien absent. 6

7 4. Cas du titulaire absent : convocation d un suppléant Si le titulaire répond «Je serai absent», la liste des suppléants disponibles apparaît. Le titulaire peut alors convoquer un de ses suppléants en cliquant sur le bouton «Convoquer». Un message apparaît afin de valider la convocation du suppléant par le titulaire absent. 7

8 Dans le menu de la liste des séances, le titulaire sera donc inscrit comme «Absent» à la séance. 8

9 5. Situation du suppléant Le titulaire absent convoque le suppléant de son choix qui recevra le mail suivant afin de confirmer sa présence ou son absence à la séance. Objet : CONVOCATION à la réunion..du.. Madame, Monsieur M. membre titulaire étant absent, vous êtes convoqué(e) à la réunion des membres. qui aura lieu le.. à, à l'adresse suivante : 1, Bd de Saltgourde Maison des communes MARSAC SUR L ISLE Vous trouverez l'ordre du jour de cette réunion en consultant la pièce jointe à ce message et tous les documents concernant cette réunion en accédant à votre espace personnel sur le site internet du CDG, en vous connectant avec vos identifiants. IMPORTANT : MERCI DE CONFIRMER VOTRE PRESENCE (OU ABSENCE) EN VOUS RENDANT SUR VOTRE ESPACE PERSONNEL EN CLIQUANT SUR LE LIEN SUIVANT : Espace membre des Instances Paritaires Cordialement Le Président De la même façon que le titulaire, le suppléant devra se connecter à son espace membre et s identifier 9

10 Si le suppléant est absent, il devra à son tour convoquer un des suppléants disponibles restants. Si aucun suppléant n est disponible : Le module ne proposera pas de convoquer un suppléant. 6. Consultation de l ordre du jour de la séance Après vous être connecté à votre espace membre, vous avez la possibilité d accéder aux informations relatives à la séance en cliquant sur son libellé (cf. ci-dessus p 6). L écran suivant apparaît : Apparaissent les sujets mis à l ordre du jour. Le détail de ces sujets figure sur la (les) pièce (s) jointe (s) listée (s) sous le sujet. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le libellé de l élément (ex : «procès verbal 26/02/2014»). En cliquant sur cet élément, cela ouvre le fichier joint. Vous avez ainsi la possibilité de l enregistrer sur votre disque dur et/ou de l imprimer

11 Annulation d une séance Lorsqu une séance est annulée, vous recevrez le courriel suivant : Objet : ANNULATION de la réunion..du.. Madame, Monsieur La réunion du.est annulée. Merci de ne plus tenir compte des convocations et informations passées pour cette séance. Nous vous convoquerons et ou informerons à nouveau pour la future réunion. Cordialement Le Président Les éléments d informations relatifs à la séance ne pourront plus être visualisés à partir de votre Espace Membre. 11