septembre 2009

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1 septembre 009 Ordonnance sur l organisation et le pilotage de l administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques (OOPAD) Le Conseil-exécutif du canton de Berne, vu les articles 6a, alinéa et6bdelaloi du 8 mars 006 sur les préfets etles préfètes (LPr) 1),1, alinéa et19, alinéa 6delaloi du 8 mai 1911 sur l'introduction du Code civil suisse (LiCCS) ), 10, alinéa delaloi du 16 mars 1995 portant introduction de la loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite (LiLP) ),19, alinéa dela loi du16septembre 00 sur lepersonnel (LPers) ) et 77, alinéa 1, lettre r et 78 de la loi du 6 mars 00 sur le pilotage des finances et des prestations (LFP) 5), sur proposition deladirection de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques, arrête: Objet Définition générale des compétences; 1. Directoires 1. Généralités Art. 1 La présente ordonnance règle l organisation et le pilotagede l administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques. Elle fixe les droits, les devoirs et les responsabilités du directoire des offices des poursuites et des faillites, de celui des bureaux du registre foncier, decelui de l Office du registre du commerce et de celuides préfectures d unepart, et de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques d autre part, dans leurs relations mutuelles selon le modèledelanouvelle gestion publique. Art. 1 Sous réserve de la législation sur le personnel et de la législation sur les finances, les directoires sont compétentsdansleurdo- maine d activité pour toutes les affaires qui ne sont pas attribuées àun autre organe.ils exploitentdemanière optimaleles ressources mises à leur dispositiondanslecadre des conventions de prestations. 1) ) ) ) 5) RSB 15.1 RSB RSB 81.1 RSB RSB ROB 09 10

2 15..1 Il leur appartient notamment d attribuer de manière judicieuse les ressources financières et les ressources humaines disponibles aux différentes unités.. Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques Membres; conseillers ou conseillères Présidence Art. 1 La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques conclut avec les directoires des conventions de prestations par lesquellesellepilote l administration décentralisée. L Office de gestion et de surveillance assure le controlling de l administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques. Il peut procéder à des inspections. Il soutient les directoires et le comité du directoire des préfecturespar ses activités de conseil.. Organisation Art. 1 Les directoires des offices des poursuites etdes faillites et des bureaux duregistre foncier sont composés des chefs et cheffes des offices ou des bureaux régionaux. Si un office ou un bureau est dirigé par plusieurs personnes, une seule d entre elles peut être membreordinaire du directoire. Lesdirectoires des offices des poursuites et des faillites et des bureaux duregistrefoncier nomment des suppléants ou suppléantes à leurs membres ordinaires. LaDirection de la justice, des affaires communales et desaffaires ecclésiastiques confirmeces nominations. Le directoire del Office du registre du commerce est composé de son chef ou de sa cheffe ainsi que des responsables des domaines spécialisés. Les dispositions des articles 6et6aLPr s appliquent audirectoire despréfectures et àson comité. 5 Les directoires peuvent inviter d autres personnes àparticiper aux séances avec voix consultative. 1 Un président ou uneprésidente est àla tête de chaquedirec- Art. 5 toire. ecclésiastiques nommepour une période dedeux ans les présidents ou présidentes des directoires des offices des poursuites et des faillites et des bureauxduregistre foncier ainsi que leurs suppléants ou suppléantes. Le mandat est renouvelable. Les directoires ont undroit de proposition. Les dispositions des articles 6et6aLPr s appliquent audirectoire despréfectures et àson comité.

3 15..1 Sous réserve d'une autre réglementation, le président oulaprési- dente alaresponsabilité dereprésenter le directoire et d assurer les relations desoffices avec lestiers. Rythme des séances Déroulement des séances, décisions, droit devote Décision prise par voie de circulation Tâches principales des directoires Art. 6 1 Les séances des directoires des offices des poursuites et des faillites, desbureauxduregistre foncier et de l Office du registre du commerceont lieu en fonction des besoins, mais aumoins six foispar an. Le directoire des préfectures se réunit en fonction des besoins, mais au moins deux fois par an. Le comité du directoire des préfectures se réunitenfonction desbesoins, mais au moins six foispar an. Art. 7 1 Les séances des directoires et du comité dudirectoire des préfectures sont dirigées par le président oulaprésidente. Sauf décision contraire des directoires, elles ne sont pas publiques. Ilconvient de tenir un procès-verbaldes résultats. Le quorum du directoire des préfectures est atteint lorsqu au moins huit membres sont présents. Le quorum ducomitédudirectoiredes préfectures est atteint lorsqu au moins les deux tiers des membres sont présents. Les membres des directoires et du comitédudirectoiredes préfectures ont chacun une voix. En cas d égalité, le présidentoulaprési- dente avoixprépondérante. Le quorum des directoires des offices des poursuites et des faillites et desbureauxduregistre foncier est atteint lorsqu au moins quatre membresoumembres suppléantssontprésents. Art. 8 Dans les situations urgentes, ainsi que pourdes affaires de routine ou de nature purement technique, les directoires et le comité du directoire des préfectures peuvent prendredes décisions par voie de circulation. Les dispositions del article 7, alinéas àsont applicables paranalogie.. Tâches Art. 9 1 Lesdirectoires veillent notamment a àconclure les conventions de prestations et àgarantir leur respect; b àgérer les groupes de produits et àassurer que leur fonctionnement est conforme àlalégislation; c àrépartir les ressources au sein du groupe de produits; d àassurer la conduite dans le domaine dupersonnel etdans les domaines technique et organisationnel au sein du groupe de produits;

4 15..1 e àétablir les rapports; f àplanifier la formation du personnel requise, et g àsoutenir l administration centrale, les tribunaux et le Ministère public en cas de besoin. Les directoires peuvent édicter des directives dans leur domaine de compétences. ecclésiastiques définit demanière détaillée les tâches et les responsabilités qui en découlent pour les différents groupes deproduits dans des règlements et dans les conventions deprestations, après consultation desdirectoires. Comité du directoire des préfectures Engagement et licenciement Art. 10 Le comitédudirectoiredes préfectures est enparticulier chargé destâches suivantes: a préparer toutes les affaires du directoire, notamment la convention de prestations, le budget par groupes de produits, leplan intégré «mission-financement», l établissement des rapports et l attribution des ressources aux préfectures; b assurerlacoordinationentre les préfets et préfètes, ainsi qu entre ceux-ci et celles-ci et le reste del administration cantonale; c transmettre les suggestions ou demandes émises par les préfets et les préfètes auconseil-exécutifetaux Directions; d remettre des prises de position dans les domaines concernant les préfectures àladirection de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques lors deprocédures de corapport ou de consultation; e organiser et mettre en œuvre des cours de formation et de perfectionnement; f déléguer des préfets et préfètes ainsi que des collaborateurs et collaboratrices dans les groupes de travail etles organes spécialisés..1 Personnel Art Les directoires des offices des poursuites etdes faillites, des bureaux duregistre foncier et de l Officeduregistre ducommerce ainsi que le comité du directoire des préfectures procèdent à l engagement et au licenciement deleur personnel dans le cadre de leur convention deprestation. Le président oulaprésidente signe les contrats, décisions ou explications requis et en transmet pour information une copie au service compétent de la Direction de la justice, des affairescommunales et desaffairesecclésiastiques. L article 0, alinéa est réservé pour les questions depersonnel qui doivent être réglées d entente avec d autres Directions ou avec la Chancellerie d Etat.

5 Les directoires des offices des poursuites et des faillites, des bureauxduregistre foncier et de l Office du registre du commerce ainsi que le comité du directoire des préfectures répartissent le personnel de manière optimale entre leurs groupes de produits, en tenant compte notamment des périodes desurcharge dans les divers services. Les directoires etlecomité du directoire despréfectures sont responsables du développement du personnel et de la formation des collaborateursetcollaboratrices. Autorisations prévues dans la législation sur le personnel Art. 1 1 Sous réserve de dispositions contraires de la convention de prestations, les directoires des offices des poursuites et des faillites, des bureaux du registre foncier et de l Officeduregistre ducommerce ainsi que lecomité du directoire des préfectures sontcompétents pour octroyer les autorisations prévues dans lalégislation sur lepersonnel suivantes: a définition du lieu de travail effectif (art. 8, al. del ordonnance du 18 mai 005 sur lepersonnel [OPers 1) ]), b congé payé pour une cure thermale ou de convalescence prescrite par un médecin (art. 59 OPers), c conversion de la prime defidélité enrémunération (art. 99, al. 1 OPers), d utilisation devéhicules automobiles privés pour raisons deservice (art. 11, al. 1OPers), e fixation de dérogations aucadre ordinaire de l horaire de travail (art. 15 OPers) et àl horaire de travail annualisé (art. 18, al. 1et OPers), f octroi de congés non payés ou de congés pour la participation à un cours de perfectionnement externe (art. 157, al. 1etart. 175, al., lit. b OPers). ecclésiastiques est l autorité d approbation compétente au sens de l alinéa 1pour les membres des directoires. Elle peut déléguer cette compétenceàun officeouàun service. Les directoires et le comité dudirectoire des préfectures peuvent déléguer les compétences prévues àl alinéa 1, lettres d à f, àdes cadres des régions ou des arrondissements administratifs, d une manière générale ou au cas par cas. La Direction delajustice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques doit être informée de telles délégationsdecompétences. 1) RSB

6 Entretiens d évaluation périodiques Processus cantonaux Autorisations de dépenses Art. 1 1 Le président ou la présidente des directoires des offices des poursuites et des faillites, des bureaux du registre foncier et de l Office du registre du commerce mène les entretiens d évaluation périodiques avec les membres ordinaires des directoires. Le chef ou la cheffe del Office degestion et de surveillance mène les entretiens avec les présidents etprésidentes des directoires des offices des poursuites et des faillites, des bureaux duregistre foncier et de l Office du registre du commerce. Le directeur ou la directrice de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques mène les entretiens d évaluation périodiques avecles préfetsetpréfètes.. Finances Art. 1 1 Les directoires sont responsables delamise enœuvre des processus cantonauxdans leur domained activité. Les directoires sont notamment responsables de l établissement, de la gestion et du respect de leur enveloppe budgétaire et prennent les mesures adéquates en cas d écarts. Ils attribuent àchaque domaine les ressources nécessaires et disponibles. Ils procèdent aucontrolling et établissentles rapports requis. Art Les directoires des offices des poursuites etdes faillites, des bureaux du registre foncier, del Office du registre du commerce et des préfectures autorisent les dépenses comme suit, ledirectoire des préfectures pouvant déléguercette compétence àson comitéentière- ment ou en partie: a dépenses nouvelles uniques n excédant pas francs, b dépenses nouvelles périodiques n excédant pas francs, c dépenses liées uniques n excédant pas francs, d dépenses liées périodiques n excédant pas francs. Les dépenses qui dépassent les montants fixés àl alinéa1doivent être soumises àl organecompétentenmatière d autorisation. Les directoires et le comité dudirectoire des préfectures peuvent déléguer les compétences énumérées àl alinéa 1àdes cadres des régions ou des arrondissements administratifs, d une manière générale ou au cas par cas. La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques doit être informée detelles délégations de compétences.. Informatique Art Les directoires participent àl évaluation et àlabudgétisation desapplications spécialisées requises.

7 Les directoires peuvent faire appel pour ces questions aux conseils de l Office de gestion et de surveillance, ou lui confier certaines tâches dansune convention de prestations. Les directoires attribuent àchaquedomaine les moyens informatiques nécessaires et disponibles. Ils procèdent au controlling et établissent lesrapports requis. Commissions d exploitation Règlements de gestion Tâches principales. Infrastructure et logistique Art Les directoires sont responsables del infrastructure et de la logistiquedanslecadre desressources financières allouées. Les directoires sont représentés dans les différentes commissions d exploitation. Ils s engagentenfaveurd une utilisation optimale des locauxetdes infrastructures disponibles. Art Les directoires des offices des poursuites etdes faillites, des bureaux duregistre foncier et de l Officeduregistre ducommerce règlent les détails relatifs àleur composition etàleur activité dans un règlementdegestion. Les dispositions des articles 6et6aLPr s appliquent audirectoire despréfectures et àson comité. ecclésiastiques approuveles règlements de gestion.. Compétences de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques Art La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques pilote l administration décentralisée en concluant des conventions de prestations avec les directoires et avec le comité du directoire des préfectures. L Office de gestion et de surveillance assume notamment les tâches suivantes dans ses relations avec les directoires etavec le comité du directoire despréfectures: a controlling relatif au respect des conventions de prestations, b inspection des directoires, des offices et de leurs agences, les rapports d inspection étant exclusivement destinés àl autorité de surveillance compétente, c conseil etsoutien aux directoires etaucomité du directoire des préfectures. ecclésiastiques peut, d'une manière générale ouaucas par cas, édicter des instructionsetordonner des mesures provisionnelles pour mettre

8 fin à des situations non conformes à la loi ou risquant de l être ainsi que pourprotéger desintérêts importants, publics ou privés. Personnel Finances Informatique Art. 0 1 La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques fixe les principes desastratégie en matière de personnel. Ces derniers doivent être concrétisés dans les conventions de prestations. L Office de gestion et de surveillance est compétent pour les questions de personnel devant être réglées d entente avec lachancellerie d Etat ou d autres Directions, notamment avec la Direction des finances. Cela vaut en particulier pour les engagements effectués en dehors de l état des postes d un groupe de produits, pour le reclassement de postes prévus dansl état des postes, ainsi que pour des dispositions de la conventiondeprestations en la matière. L Office de gestion et de surveillance assure la communication et la mise en œuvreuniformedes consignes dansledomaine du personnel. Il est l interlocuteur des directoires etducomité du directoire des préfectures.illes conseilledansledomainedupersonnel. Art.1 1 L Office de gestion etdesurveillance fixe les principes de base pour toutes les unités administratives décentralisées dans le domainedes finances etdelacomptabilité. Ilédictedes directives en la matière et est responsable du déroulement correct des affaires dans ce domaine. Il coordonne l établissement du budget, du plan intégré «missionfinancement», duplan des investissements, de l extrapolation, de la clôture des comptes ainsi que ducalcul des coûts, des prestations et des rentrées financières. Il édicte des directivestechniques et veille à ce qu une formation spécifique àladirection soitdisponible. Art. 1 La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques fixe les principes de sa stratégie en matière informatique. Ces derniers doivent êtreconcrétisés dans les conventions de prestations. L Office de gestion et de surveillance met àdisposition, exploite et entretient les plates-formes et les ressourcesinformatiques requises. Il est notamment responsable delamise àjour et de la mise en œuvre des programmes nécessaires, des normes de sécurité, de l entretien, de l installation dumatériel et des réseaux requis, ainsi que delamise en œuvredes autres consignesrelevant de ce domaine. Il assure la partie informatique del exploitation des applications spécialisées. Il effectue les tâches informatiques devant être centralisées etveille àleur mise en œuvre au niveau des directoires et du

9 comité du directoire des préfectures. Il assure en outre la communication, le conseil et le pilotagedansledomaine de l informatique. Infrastructure et logistique Contacts Abrogation d un acte législatif Entrée en vigueur Art. L Office de gestion etdesurveillance représente et coordonne les intérêts et les besoins des directoires et du comité du directoire des préfectures auprès de la Direction des travaux publics, des transports et de l énergie. Dans lecadre de son activité de controlling, il veille au respect des consignes duconseil-exécutif enmatière de locauxetdepostes de travail. Art. L Office de gestion etdesurveillance ades séances régulières avec les présidents et présidentes des directoires. L organisation concrète de ces rencontres est fixée dans les conventions de prestations. Art. 5 L ordonnance du 6 juin 00 sur le Comité directeur des préfets et des préfètes(rsb 15.1.) est abrogée. Art. 6 La présente ordonnance entre en vigueurle1 er janvier 010. Berne, le 9 septembre 009 Au nom du Conseil-exécutif, le président: Käser le chancelier: Nuspliger