Importation de contacts dans iextranet Mode d emploi

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1 Importation de contacts dans iextranet Mode d emploi Page 1

2 Sommaire Qu est-ce que le module «Importation de contacts» iextranet?... 3 Principe de fonctionnement... 3 Comment le gestionnaire récupère le fichier modèle pour importer ses contacts?... 4 Importation de fichier d ajout de contacts... 5 Le descriptif des valeurs de colonnes du fichier pour l import des contacts iextranet :... 6 Quelques points importants à considérer :... 7 Page 2

3 Qu est-ce que le module «Importation de contacts» iextranet? Ce module permet aux gestionnaires et superviseurs d un espace d effectuer un import automatique de contacts extraits d un carnet d adresse Outlook/Lotus Notes/etc. Principe de fonctionnement L import s effectue en utilisant un fichier Excel ou CSV disponible en téléchargement depuis la plateforme : Vous pouvez récupérer le fichier type depuis la plate-forme iextranet ou créer votre propre fichier en suivant les indications de ce document. Il suffit ensuite de remplir le fichier en respectant l intégration des données suivant le type des champs. Enregistrer le fichier en local et l importer depuis le carnet d adresse. iextranet crée l ensemble de vos contacts de façon automatique. Page 3

4 Comment le gestionnaire récupère le fichier modèle (matrice) pour importer ses contacts? Une fois dans le carnet d adresse de votre espace cliquez sur «importer» : Ici vous pouvez récupérer le fichier modèle (template) au format XLS (plus maniable) ou CSV en cliquant sur le lien de téléchargement «cliquez ici». Enregistrer le fichier localement sur votre disque dur : Page 4

5 Importation de fichier d ajout de contacts Ouvrez le fichier téléchargé et procédez à sa modification Si vous souhaitez apporter des modifications sur les membres existants, il suffit d effectuer une exportation en cliquant sur «Exporter» : Vous pouvez apporter les modifications nécessaires en conservant impérativement les autres paramètres non modifiés et réimporter le fichier enregistré au préalable sur votre disque dur en cliquant sur «importer» : L ensemble des modifications/ajouts sera pris en compte une fois la procédure d importation terminée. Page 5

6 Le descriptif des valeurs de colonnes du fichier pour l import des contacts iextranet : ID Elément Détail 1 Nom Requis 2 Prenom Requis 3 Requis 4 Societe Non Requis 5 Department Non Requis 6 Fonction Non Requis Non Requis, Requis si l option d authentification par sms a été 7 Telephone activée. 8 Adresse Non Requis 9 Ville Non Requis 10 Pays Non Requis 11 Code postal Non Requis 12 Identifiant Requis si vous souhaitez autoriser le membre d accéder aux options de collaboration avancée. 13 Mot de passe Obligatoire si un identifiant a été défini. Si la plateforme génère automatiquement les mots de passe cette colonne n est pas obligatoire. En cas de non-modification du mot de passe, videz le contenu de la colonne. IMPORTANT : s il s agit d un import correctif, ne pas préciser de mot de passe, car iextranet ne permet pas la réutilisation du même mot de passe deux fois de suite et vous risquez d avoir des erreurs. 14 Statut Si laissé vide = Ouvert. Indiquez «Fermé» afin de fermer le compte IPDF «Vrai» ou «faux», Si laissé vide = faux (si l option a été activée sur le workspace 15 Groupes Si vous souhaitez intégrer un utilisateur dans un groupe existant, il suffit d indiquer le nom du groupe entre guillemets et en respectant la casse. Vous pouvez également créer de nouveaux groupes à la volée en indiquant leurs noms ici. L intégration dans plusieurs groupes est possible. Il suffit de les séparer à l aide d une virgule. 16 Envoyer un mail Par défaut aucun mail n est envoyé. Si la valeur de la case = «Vrai» un mail est envoyé pour avertir l utilisateur de son accès à la plateforme. 17 Telecharger «Vrai» ou «faux». Si aucun droit n est accordé à l utilisateur, «télécharger» est considéré comme «vrai» si vide. 18 Ajouter «Vrai» ou «faux», Si laissé vide = «faux» 19 Modifier «Vrai» ou «faux», Si laissé vide = «faux» 20 Supprimer «Vrai» ou «faux», Si laissé vide = «faux» 21 Partager «Vrai» ou «faux», Si laissé vide = «faux» 22 Public «Vrai» ou «Faux». Disponible si vous avez opté pour l option de contacts publics 23 Langue d envoi d s Par défaut : celle du gestionnaire, Sinon, il faut indiquer la langue pour les utilisateurs nécessitant une autre langue. 24 Date de fermeture du compte Si vide, aucune date de fermeture ne sera appliquée. Sinon, il suffit de définir une date afin de désactiver le compte au moment voulu. Format en chiffres : jour/mois/année (ex. : 05/12/2014) 25 Athentification par sms «Vrai» ou «Faux». Si vous souhaitez activer l authentification il faut que le contact ait un numéro de portable indiqué dans sa fiche. Si laissé vide = «faux» Page 6

7 Quelques points importants à considérer : Il est possible d effectuer une extraction, mettre à jour le contenu, importer à nouveau le fichier afin que les modifications prennent effet. Le fichier d import ne supprime pas les contacts. Si vous souhaitez en supprimer, il faut y procéder via l interface web. Si aucun droit n est défini pour l utilisateur, le droit de télécharger sera appliqué par défaut Au besoin, l authentification forte doit être activée depuis la plateforme. Le format du fichier doit être.xls (limité à lignes) ou csv pour un nombre plus important. L'entête des fichiers "xls" et "csv" ne doit pas être modifiée. Le login étant unique, si un contact n en possède pas initialement, lors d'une modification/ importation de fichier, l'ajout d'un login au contact crée un nouvel utilisateur. La modification du champ «identifiant» d'un compte existant résulte à la création d un nouveau compte ; car ce champ en plus d'être unique ne peut pas être modifié. Le champ "Envoyer un " n'est pris en compte que lors de la création du compte Le champ "Public" n'est pris en compte que lors de la création initial du compte. Si vous souhaitez rendre un contact public à postériori, vous devez éditez sa fiche via le portail web d iextranet. Valeurs Possibles pour «vrai» ou «faux» : 0 ou 1, «true» ou «false». Le champ n est pas sensible à la casse (case insensitive). Page 7