INTERFACE EXCEL BARRE D'OUTIL ACCÈS RAPIDE 2. BARRE DE TITRE 3. COMMANDES DE LA FENÊTRE 4. RUBAN 5. LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE

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2 SOMMAIRE Interface 3 Ruban 4 Mode Backstage 5 Modes d affichage 6 Terminologie 7 Navigation 8 Liste personnalisée 9 Mise en forme conditionnelle 10 Formules 11 Références 16 Graphiques 17 Fonctions 23 Bibliographie 30 2

3 INTERFACE BARRE D'OUTIL ACCÈS RAPIDE 4 2. BARRE DE TITRE 3. COMMANDES DE LA FENÊTRE 5 4. RUBAN 6 5. LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE CELLULE ACTIVE 7. BARRES DE DÉFILEMENT 8. FEUILLE DE CALCUL 9. BARRE D'ÉTAT MODES D AFFICHAGE 9 CONTRÔLE DE ZOOM 3

4 RUBAN Les onglets rassemblent les fonctions qui permettent d agir sur les éléments d un document Les groupes contiennent les commandes Les commandes se présentent sous la forme de Bouton ou de Galerie 4

5 MODE BACKSTAGE Les fonctions de gestion générale du document se trouvent sous l onglet Fichier. Il permet de basculer en mode Backstage. C A Commandes courantes de gestion du fichier et du document B Liste des options disponibles B C Informations associées aux options A 5

6 MODES D AFFICHAGE Le mode d affichage Normal présente la feuille de calcul pour un travail le plus confortable possible (pas de visualisation des éléments de mise en page, mais une lisibilité optimale du contenu des cellules) Le mode Avec sauts de page permet de visualiser le nombre de pages nécessaires pour l impression de la feuille de calcul Le mode Mise en page affiche la feuille de calcul de façon comparable au résultat de l impression (modification possible du contenu des cellules, des formules, etc.) Le mode Personnalisé enregistre les paramètres d affichage et d impression actuels pour une utilisation ultérieure 6

7 TERMINOLOGIE Un fichier ou document Excel est nommé CLASSEUR. Il contient une ou plusieurs feuilles de calcul (une par défaut), présentées sous forme d onglets en bas de page. Une FEUILLE DE CALCUL est constituée de lignes (numérotées à l aide de chiffres) et de colonnes (étiquetées à l aide de lettres) Une CELLULE est l intersection entre une ligne (horizontale) et une colonne (verticale) de la feuille ; elle est identifiée par la combinaison de la lettre de sa colonne et du numéro de sa ligne. Une cellule peut recevoir un CONTENU, nommé valeur La valeur peut être une VALEUR LITTÉRALE numérique (-13, 58 %, 1984) ou alphanumérique (Titre, Nom, Prénom), une FORMULE (expression représentant un calcul en fonctions de données) ou même d autres OBJETS (images, sons, vidéos) Une cellule possède un STYLE, qui se décompose en style de valeur (dépendant du type de données considérées) et style de cellule (indépendant du contenu) 7

8 NAVIGATION TOUCHE(S) EFFET Flèche droite ou Tabulation Sélectionne la cellule de la colonne suivante Flèche gauche ou Maj+Tab Flèche haut Flèche bas ou Entrée Home Ctrl+Home Ctrl+End Pg Up Pg Dn Alt+Pg Up Alt+Pg Dn Ctrl+Pg Up Ctrl+Pg Dn Sélectionne la cellule de la colonne précédente Sélectionne la cellule de la ligne précédente Sélectionne la cellule de la ligne suivante Sélectionne la première cellule de la ligne Sélectionne la cellule A1 Sélectionne la dernière cellule contenant des données Sélectionne la cellule de la même colonne, un écran plus haut Sélectionne la cellule de la même colonne, un écran plus bas Sélectionne un écran vers la gauche Sélectionne un écran vers la droite Sélectionne la feuille précédente du classeur Sélectionne la feuille suivante du classeur 8

9 LISTE PERSONNALISÉE Définition d une liste personnalisée (du texte, des chiffres ou les deux), exploitable par la fonction de remplissage automatique : Saisir la liste et la sélectionner Cliquer Fichier / Options / Options avancées Dans la section Général, cliquer sur Modifier les listes personnalisées Dans la boîte de dialogue Listes personnalisées, cliquer sur Importer La série fait désormais partie des listes personnalisées ( A ) Cliquer sur OK (2x) A 9

10 MISE EN FORME CONDITIONNELLE Une fonction qui consiste à apporter une mise en forme particulière à une sélection en fonction d une ou plusieurs conditions Onglet Accueil / Groupe Style / Mise en forme conditionnelle 10

11 FORMULES Principal intérêt d Excel = permettre l AUTOMATISATION des calculs Le nom de FORMULE s applique à l expression qui permet à Excel d effectuer automatiquement un calcul soit interne, soit à partir des valeurs d autres cellules et d afficher un résultat Une formule débute toujours par le signe égal ( = ) Équation mathématique : = Formule Excel : =

12 FORMULES ÉLÉMENTS D UNE FORMULE OPÉRATEURS VALEURS NUMÉRIQUES RÉFÉRENCES DE CELLULES PARENTHÈSES FONCTIONS ils permettent d appliquer des opérations entre des valeurs (addition, soustraction, multiplication, etc.) ce sont des valeurs littérales sous forme de nombres ou de caractères elles désignent d autres cellules contenant des valeurs numériques ou des chaînes de caractères elles contrôlent l ordre d évaluation des calculs elles permettent d effectuer des opérations plus sophistiquées que les opérateurs habituels 12

13 FORMULES OPÉRATEURS MATHÉMATIQUES OPÉRATEUR OPÉRATION OPÉRATEUR OPÉRATION + Addition = Égal à - Soustraction < Inférieur à * Multiplication <= Inférieur ou égal à / Division > Supérieur à % Pourcentage >= Supérieur ou égal à ^ Puissance <> Différent de 13

14 FORMULES PRIORITÉ DES OPÉRATEURS ORDRE OPÉRATEUR DESCRIPTION 1 ( ) Parenthèses 2 : ; [espace] Opérateurs de référence 3 - Négation (comme dans -1) 4 % Pourcentage 5 ^ Exposant 6 * et / Multiplication et division 7 + et - Addition et soustraction 8 & Addition de chaînes de caractères 9 = < > <= >= <> Opérateurs de comparaison 14

15 FORMULES OPÉRATEURS DE RÉFÉRENCE OPÉRATEUR EXEMPLE OPÉRATION : =SOMME(D3:E12) ; =SOMME(D3:E12;F3) Opérateur de plage. Évalue comme une seule référence toutes les cellules de la plage désignée. Opérateur d union. Évalue les deux références comme une seule. [espace] [espace] =SOMME(D3:D20 D10:E15) =SOMME(Totaux Ventes) Opérateur d intersection. Évalue les cellules communes aux deux références. Opérateur d intersection. Évalue la ou les cellules à l intersection des plages Totaux et Ventes. 15

16 RÉFÉRENCES Par défaut, les RÉFÉRENCES dans les cellules sont RELATIVES Adresse décrite par rapport à la position de la cellule contenant la formule Adaptation automatique de la formule lors de déplacement ou copie d une formule à une autre position Lorsqu une formule doit faire référence à la valeur d une cellule particulière, on utilise une RÉFÉRENCE ABSOLUE Les références absolues sont précédées du signe $ [ taper F4 ] L emploi d une adresse absolue fait toujours référence à la même cellule, même si la formule est déplacée Combinaison possible des références absolues et relatives Ces RÉFÉRENCES MIXTES comprennent une colonne absolue et une ligne relative ($C6) ou une colonne relative et une ligne absolue (C$6) 16

17 GRAPHIQUES Conversion des données (brutes ou calculées) d une feuille de calcul en GRAPHIQUES illustration des données de façon parlante Une grande variété de types de graphiques : histogrammes, barres, courbes, secteurs, anneaux, nuages de points, radars, surfaces, bulles, boursiers, cônes, cylindres, pyramides (en 2 ou 3D) Un graphique peut être placé sur la feuille de calcul comportant les données ou créé dans une feuille spécifique Création des graphiques à partir du Ruban ou du bouton Analyse rapide Après la création d un graphique, des boutons dans la feuille et l onglet Outils de graphique permettent de perfectionner et de clarifier la présentation des données 17

18 GRAPHIQUES CRÉATION DU GRAPHIQUE DEPUIS LE RUBAN Sélectionner la plage de données à représenter par un graphique Cliquer l onglet Insertion, puis Graphiques recommandés Choisir un type de graphique dans la liste proposée Cliquer OK 18

19 GRAPHIQUES CRÉATION DU GRAPHIQUE AVEC LE BOUTON ANALYSE RAPIDE Sélectionner la plage de données à représenter par un graphique Cliquer le bouton Analyse rapide Dans la liste des catégories, cliquer Graphiques Cliquer un type de graphique pour l insérer 19

20 GRAPHIQUES MODIFICATION DU GRAPHIQUE (ONGLET CRÉATION) L onglet CRÉATION regroupe plusieurs commandes liées à la configuration d un graphique : Déplacer le graphique, Modifier le type de graphique, Changer le style du graphique, Opter pour une disposition rapide, Ajouter un élément de graphique 20

21 GRAPHIQUES MODIFICATION DU GRAPHIQUE (ONGLET FORMAT) Cliquer l élément à mettre en forme Cliquer l onglet Format, puis Mise en forme de la sélection 21

22 GRAPHIQUES MODIFICATION DU GRAPHIQUE (BOUTON PLUS) Éléments de graphique Styles du graphique Filtres du graphique 22

23 FONCTIONS Les FONCTIONS sont des formules prédéfinies qui effectuent une série de calculs plus ou moins complexes sur les plages de valeurs spécifiées par les arguments Excel offre plus de 300 fonctions réparties en 13 catégories Les fonctions débutent par le signe égal ( = ) Ce sont des formules spéciales identifiées par un nom distinct (SOMME, MOYENNE, ARRONDI, ) Les fonctions ont besoin d arguments pour désigner les cellules contenant les valeurs à utiliser dans les calculs Les arguments sont placés entre parenthèses SOMME(A5;B5;C5) ; MOYENNE(B5:B12) 23

24 FONCTIONS TYPES DE FONCTIONS CATÉGORIE FINANCES LOGIQUE TEXTE DATE & HEURE RECHERCHE ET RÉFÉRENCE MATH & TRIGO STATISTIQUES DESCRIPTION Fonctions pour le calcul de prêts, d amortissement, de rentabilité et de taux d intérêt Fonctions pour vérifier une condition Fonctions de manipulation de chaînes de texte Fonctions pour le calcul de dates et de durées Fonctions servant à localiser des valeurs particulières ou des références dans une feuille de calcul Fonctions pour des calculs mathématiques très divers Fonctions pour le calcul de moyennes, de probabilités, de tendances, etc. 24

25 FONCTIONS TYPES DE FONCTIONS (suite) CATÉGORIE BASE DE DONNÉES INFORMATIONS INGÉNIERIE CUBE COMPATIBILITÉ WEB DESCRIPTION Fonctions pour compter, additionner et filtrer les éléments d une base de données Fonctions pour tester et vérifier les données Fonctions pour toutes sortes de calculs spécialisés Fonctions pour les bases de données complexes, permettant à Excel d obtenir des données SQL Fonctions destinées à rendre le classeur compatible avec d anciennes versions d Excel Fonctions destinées aux pages et services web, ainsi qu au contenu XML 25

26 FONCTIONS FONCTIONS COURANTES FONCTION CATÉGORIE DESCRIPTION SYNTAXE SOMME Math & Trigo Calcule la somme des nombres dans une plage de cellules SOMME(nombre1;nombre2; ) SOMME.SI Math & Trigo Additionne des cellules spécifiées selon un certain critère SOMME(plage;critère;somme_plage) ARRONDI Math & Trigo Arrondit un nombre au nombre de chiffres indiqué ARRONDI(nombre;no_chiffres) ARRONDI.AU. MULTIPLE Math & Trigo Donne l arrondi d un nombre au multiple spécifié ARRONDI.AU.MULTIPLE(nombre;multiple) 26

27 FONCTIONS FONCTIONS COURANTES (suite) FONCTION CATÉGORIE DESCRIPTION SYNTAXE MAX Statistiques Donne la valeur la plus grande parmi une liste de valeurs MAX(nombre1;nombre2; ) MIN Statistiques Donne la valeur la plus petite parmi une liste de valeurs MIN(nombre1;nombre2; ) MOYENNE Statistiques Renvoie la moyenne des arguments MOYENNE(nombre1;nombre2; ) NB.SI Statistiques Détermine le nombre de cellules non vides répondant à la condition à l intérieur d une plage NB.SI(plage;critère) 27

28 FONCTIONS FONCTIONS COURANTES (suite) FONCTION CATÉGORIE DESCRIPTION SYNTAXE SI Logique Renvoie l une des deux valeurs spécifiées selon que la condition est vraie ou non SI(test_logique;valeur_si_vrai; valeur_si_faux) ET Logique Renvoie VRAI si tous les arguments sont vrais ou FAUX si au moins l un est faux ET(valeur_logique1;valeur_logique2; ) OU Logique Renvoie VRAI si au moins un argument est vrai ou FAUX si tous les arguments sont faux OU(valeur_logique1;valeur_logique2; ) AUJOURD HUI Date & Heure Renvoie la date actuelle AUJOURDHUI() 28

29 FONCTIONS ERREURS DANS LES FORMULES ERREUR CAUSE ##### Indique que la colonne est trop étroite pour afficher le résultat du calcul #DIV/0! Indique que la formule divise un nombre par 0 #NOM? #REF! #VALEUR! #N/A #NUL! Indique que la formule contient un nom ou une référence de cellule qu Excel ne reconnaît pas Indique que la formule se réfère à une cellule non valide Indique que la formule contient une référence de cellule qu Excel ne peut employer dans un calcul Indique que la formule se réfère à une valeur non disponible Indique que la formule se réfère à une intersection de cellules qui ne se croisent pas 29

30 BIBLIOGRAPHIE Elaine Marmel «Poche visuel Excel Word PowerPoint Access 2013» Éditions First-Gründ, Paris, 2013 Fabrice Lemainque «Travaux pratiques Excel 2013» Dunod, Paris, 2014 Jean-François Sehan «Le livre de Excel Word PowerPoint Outlook OneNote 2013» Éditions First-Gründ, Paris,