Gestion du projet 4.9. Structure de gestion du projet

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1 4.9. Gestin du prjet Cmme mentinné dans l'article 6 (1) a) du cntrat de subventin (CS), «Le CF s'engage à assurer une gestin prfessinnelle du prjet». Par cnséquent, le chef de file a pur respnsabilité de mettre en place des structures et des prcédures de gestin de prjet efficaces. Le prgramme Interreg Espace Alpin prpsera au CF des frmatins en gestin de prjet particulièrement adaptées à sn rôle. Il est vivement recmmandé de participer à ces frmatins. Outre la pssibilité d'apprfndir ses cnnaissances en matière de gestin de prjet et d'utils spécifiques, ces frmatins ffrent également l'pprtunité d'échanger avec d'autres persnnes travaillant sur des prjets Espace alpin. Structure de gestin du prjet Dans le cadre d'un prjet internatinal, il est tut particulièrement imprtant de mettre en place une structure de gestin perfrmante pur réussir la mise en œuvre du prjet. Les ressurces nécessaires divent dnc être anticipées pur le démarrage, la mise en œuvre et la clôture du prjet. Versin 02 en date du 28/09/2016

2 Il cnvient d'établir une structure rganisatinnelle spécifique au prjet pur la gestin de celui-ci. Dans le cadre d'un prjet ayant trait à l'espace alpin, cette structure rganisatinnelle dit prévir les rganes suivants : le grupe directeur du prjet en tant qu'rgane décisinnel, tel que défini dans l'article 6 de l'accrd de partenariat ; une équipe de gestin du prjet au sein de l'rganisatin du CF, cmpsée d'un chef de prjet, d'un respnsable financier et d'un respnsable de cmmunicatin 1 pur la gestin pératinnelle du prjet ; un respnsable de wrk package prenant en charge la crdinatin des tâches et activités liées au wrk package. Respnsable du WP 1 Le graphique suivant présente un exemple de structure pur cette rganisatin : Grupe directeur du prjet (rgane décisinnel) Équipe de gestin du prjet (gestin pératinnelle CF) Chef de prjet Respnsable financier Respnsable de cmmunicatin Respnsable du WP 2 Respnsable du WP 3 Respnsable du WP 4 Respnsable du WP 5 de prjet 1 de prjet 2 de prjet 3 de prjet 4 de prjet 5 1 Le chef de file a la respnsabilité glbale de la gestin pératinnelle et financière du prjet, ce qui inclut la cmmunicatin interne au partenariat. Le respnsable de cmmunicatin, chef de file du wrk package cmmunicatin est respnsable de la cmmunicatin externe du prjet and la chérence de tutes ces activités avec la stratégie de cmmunicatin. 2

3 Grupe directeur du prjet L'Article 6 de l'accrd de partenariat (AP) signé par tus les participants au prjet stipule qu'«un grupe directeur du prjet (ci-après désigné " GDP ") dit être mis en place de manière à assurer la bnne gestin et l'abutissement du prjet». Le GDP dit être cmpsé de représentants cmpétents de tus les participants au prjet et être présidé par le CF. Il dit se réunir régulièrement. Cnfrmément à l'ap, le GDP est respnsable : du suivi et de la mise en œuvre du prjet ; du règlement de tut litige entre les participants au prjet. Par cnséquent, le GDP dit être régulièrement infrmé de l'avancement du prjet, et ntamment de tut délai u déviatin par rapprt au plan initial. Ces infrmatins divent être furnies par le chef de prjet. Équipe de gestin du prjet Le CF dit s'assurer que sn équipe inclut les fnctins suivantes : chef de prjet, respnsable financier et respnsable de la cmmunicatin interne au prjet (animatin/crdinatin du partenariat transnatinal). Le chef de prjet dirige sn équipe de gestin du prjet et assume l'entière respnsabilité de la gestin pératinnelle du prjet. De manière générale, l'équipe de gestin du prjet est tenue de gérer le prjet de manière efficace et cnfrmément aux nrmes applicables. Elle dit s'assurer que les tâches suivantes, entre autres, snt réalisées cnfrmément au CS et à l'ap : crdnner le lancement, la mise en œuvre et la clôture du prjet cnfrmément au planning spécifié dans la dernière versin de l'applicatin frm (AF) ; garantir sur un plan quantitatif cmme qualitatif l'exécutin des activités planifiées et l'btentin des résultats assciés au prjet, cmme indiqué dans l'af appruvé ; surveiller en permanence l'utilisatin du budget allué dans le cadre du prjet pur chaque participant, et s'assurer que les mdificatins budgétaires restent dans les limites définies et snt cnfrmes aux règles du prgramme ; envyer les états d'avancement dans les délais impartis par le prgramme ; s'assurer que le prjet est mis en œuvre cnfrmément aux règles applicables ; s'assurer que les dépenses déclarées par chaque participant au prjet nt été cntrôlées cnfrmément aux règles et crrespndent aux activités spécifiées dans l'af ; transférer sans délai les fnds du FEDER au prjet ; infrmer immédiatement l'autrité de gestin (AG) et le Secrétariat cnjint (SC) de tute circnstance susceptible de retarder u cmprmettre la réalisatin du prjet ; s'assurer que les activités d'infrmatin et de cmmunicatin snt mises en œuvre cnfrmément aux règles et crdnner les activités liées au prjet crrespndantes ; 3

4 infrmer sans délai le PP de tutes les questins cruciales en rapprt avec la mise en œuvre du prjet. Si le CF vient de Suisse u du Liechtenstein, il cnvient d'assurer une étrite cpératin avec le CF FEDER, ntamment en ce qui cncerne le suivi financier et la prductin de rapprts financiers (tel qu'indiqué dans l'accrd de partenariat cncerné). Respnsable de wrk package Cmme indiqué dans l'af, un respnsable de wrk package dit être nmmé pur chacun des wrk packages (sauf dans le cas du wrk package relatif à la gestin du prjet, ù cette fnctin est prise en charge d ffice par le CF). Il est vivement cnseillé au participant au prjet respnsable de nmmer une seule persnne pur assumer l'entière respnsabilité de la crdinatin et de la mise en œuvre d'un wrk package. Des sus-équipes (puvant inclure d'autres participants au prjet) peuvent être mises en place pur sutenir le respnsable de wrk package. Le respnsable de wrk package dit infrmer régulièrement l'équipe de gestin du prjet de l'avancement de ce dernier en ce qui cncerne la mise en œuvre du wrk package en questin et de tute déviatin par rapprt au plan initial. de prjet Les respnsabilités du partenaire de prjet (PP) snt présentées en détail dans l'accrd de partenariat. Chaque PP dit ntamment : garantir sur un plan quantitatif cmme qualitatif l'exécutin des activités planifiées auxquelles il participe et l'btentin des résultats assciés au prjet, cmme indiqué dans l'af appruvé ; furnir sans délai au CF tute infrmatin requise pur la crdinatin et le suivi de la mise en œuvre du prjet à des fins de prductin de rapprts, et répndre aux demandes du prgramme ; prduire en temps vulu des rapprts sur ses activités et les cûts afférents, cnfrmément à la planificatin du prjet ; infrmer immédiatement le CF de tut élément susceptible de cmprmettre la mise en œuvre du prjet, cnfrmément à la candidature au prjet ; mettre en œuvre les changements apprtés au budget appruvé uniquement lrsque ces derniers snt cnfrmes aux règles de flexibilité et lrsque le CF u les instances du prgramme, le cas échéant, nt dnné leur apprbatin ; mener à bien les activités d'infrmatin et de cmmunicatin apprpriées sus la directin du CF, tel qu'indiqué dans l'af appruvé ; se cnfrmer aux réglementatins et règles applicables de l'unin eurpéenne et du prgramme ; garantir l'utilisatin apprpriée des fnds du FEDER reçus pur le prjet ; sutenir le CF de manière à satisfaire tutes les bligatins définies dans le cntrat de subventin. 4

5 Par cnséquent, le partenaire de prjet dit cllabrer étritement avec le CF (et le CF FEDER, le cas échéant) pur mettre en œuvre le prjet. Prcessus de gestin du prjet Le graphique suivant présente les principaux prcessus de gestin d'un prjet Espace alpin. Apprbatin du CP Date de début du prjet Date de clôture du prjet MISE EN ŒUVRE DU PROJET Délai imparti : envi du RS final Phase préprjet (préparatin du prjet) Lancement Suivi du prjet Crdinatin et prmtin du prjet Clôture Phase pstprjet (rapprts finaux) 5

6 L'une des particularités des prjets Espace alpin réside dans le fait que la planificatin est déjà présente dans la phase pré-prjet. Au curs de cette phase, l'applicatin frm du prjet dit être rédigé et, par cnséquent, les détails relatifs aux impacts et résultats attendus, à la structure du wrk package et aux finances divent être indiqués. Outre les utils de planificatin déjà prévus dans l'af u prpsés par l'ems, il est recmmandé d'utiliser d'autres utils de gestin de prjet prfessinnels, tels que des analyses de cntexte, des analyses d'envirnnement (parties prenantes), des analyses de risque, un diagramme rganisatinnel et des descriptins de rôles. Le prcessus de lancement du prjet dit ntamment se fcaliser sur la préparatin, l'rganisatin et la mise en place d'une réunin de lancement, au curs de laquelle la planificatin du prjet est examinée et ajustée. Elle s'appuie ntamment sur tute recmmandatin émise par les instances du prgramme Espace Alpin, mais également sur les derniers dévelppements de l'envirnnement du prjet. Cette étape est nécessaire, car plusieurs mis séparent généralement la planificatin et le lancement effectif du prjet. La mise en œuvre du prjet dit être cnstamment cntrôlée par l'équipe de gestin du prjet. Ce cntrôle du prjet dit être traité indépendamment du prcessus de prductin de rapprts du prgramme, et ce bien qu'il cnstitue la base de l'état d'avancement à envyer au SC (pur plus d'infrmatins sur la prcédure de prductin de rapprts, vir la fiche d'infrmatin crrespndante). Il est frtement recmmandé de suivre l'avancement effectif du prjet et de le cmparer au plan au mins une fis par trimestre (il peut être nécessaire de réaliser ce suivi plus fréquemment, ntamment lrs d'étapes critiques de la mise en œuvre). Les partenaires de prjet et le respnsable de wrk package divent dnc furnir régulièrement des dnnées standardisées relatives à la mise en œuvre du prjet. Le degré de détail et le mde de cmmunicatin divent faire l'bjet d'un accrd entre les participants au prjet au curs de la réunin de lancement. Tute déviatin par rapprt au plan initial dit entraîner une cntre-mesure. Le cntrôle du prjet dit être réalisé au myen d'utils de gestin de prjet prfessinnels. En parallèle, l'équipe de gestin du prjet dit faire en srte que les bligatins de prductin de rapprts au niveau du prgramme sient satisfaites. Le prcessus de clôture du prjet dit ntamment inclure une évaluatin finale du prjet achevé et une présentatin des tâches et respnsabilités après sa clôture. Un événement final devra être rganisé ; il permettra nn seulement d'infrmer le public des résultats du prjet mais ffrira également aux partenaires de prjet une pprtunité de réfléchir à la réussite du prjet et aux enseignements tirés. Par ailleurs, il cnvient de préparer les rapprts finaux à envyer au prgramme. 6

7 Le prgramme Espace Alpin cnsidère la phase pst-prjet cmme une clôture administrative du prjet. Au curs de cette péride, le cntrôle de premier niveau des dépenses dit être effectué et le rapprt final dit être envyé. Ntez que le chef de file dit être dispnible même après cette phase pur tute actin de suivi au niveau du prgramme (ex : évaluatins, audits réalisé par l'autrité d'audit, par la Cmmissin eurpéenne u par tut autre rganisme autrisé). Dcuments de référence Cntrat de subventin Accrd de partenariat Fiche d'infrmatin 4.7. «Prductin de rapprts en lien avec le prjet» 7