sur le guichet de cyberadministration de l Etat (OGCyb)

Transcription

1 Ordonnance du 15 mai 2017 Entrée en vigueur : sur le guichet de cyberadministration de l Etat (OGCyb) Le Conseil d Etat du canton de Fribourg Vu la loi du 2 novembre 2016 sur le guichet de cyberadministration de l Etat (LGCyb) ; Vu le préavis de la Commission de la cyberadministration du 27 avril 2017 ; Sur la proposition de la Direction des finances et de la Chancellerie d Etat, Arrête : Art. 1 Organe de gestion (art. 10 et 11 al. 1 LGCyb) L organe chargé de la gestion du guichet est la Chancellerie d Etat. Il bénéficie de l appui technique du Service de l informatique et des télécommunications. Art. 2 Moyens d identification et de signature (art. 10 LGCyb) 1 Dans toute la mesure du possible, le guichet autorise l utilisation des moyens d identification et de signature électroniques reconnus par la Confédération ou les organes suisses de la cyberadministration. 2 Le moyen d authentification du niveau le plus élevé admis sur le plan cantonal peut être utilisé pour toutes les procédures traitées par le biais du guichet, même lorsqu il n est pas requis pour la transaction en cause. Art. 3 Changement des conditions d utilisation (art. 10 LGCyb) 1 Tout changement important des conditions générales d utilisation est préalablement validé par la Commission de la cyberadministration, sur le préavis de l Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données. 2 En cas de changement important des conditions générales d utilisation, chaque personne ayant reçu une autorisation d accès en est informée par voie électronique et est invitée à accepter les nouvelles conditions. Tant que les nouvelles conditions n ont pas été acceptées, l utilisation du guichet peut être restreinte ou bloquée. 1

2 Art. 4 Obligations des usagers et usagères (art. 9 LGCyb) 1 La personne autorisée à accéder au guichet est tenue : a) de mettre à jour les données la concernant par le biais du guichet ; b) de prendre toutes les précautions nécessaires afin d éviter qu une tierce personne ne puisse utiliser ses moyens d identification et de signature électroniques. 2 La personne qui craint une utilisation abusive de ses droits avertit immédiatement l organe de gestion du guichet. Celui-ci fait bloquer le compte concerné et prend, au besoin, les mesures d investigation nécessaires. 3 La personne qui accède involontairement à des données alors qu elle n y est pas dûment autorisée s engage à les traiter de manière confidentielle, à ne pas les utiliser à d autres fins et, le cas échéant, à les détruire. Elle en informe l organe de gestion du guichet. Art. 5 Fin de l autorisation (art. 10 LGCyb) 1 La personne concernée peut, moyennant un préavis d un mois, renoncer à son droit d utiliser le guichet, sans indiquer de motifs. Les règles spécifiques de certaines applications métier demeurent réservées. 2 En cas de contravention aux règles d utilisation du guichet ou d autre forme d abus, l autorisation d utilisation est révoquée. La décision est, si possible, précédée d un avertissement. 3 En cas de nécessité, notamment s il y a lieu de craindre des abus, l organe de gestion du guichet prend des mesures provisionnelles, par exemple en faisant bloquer temporairement l autorisation d accès. 4 Un compte électronique inactif depuis plus de trente-six mois est supprimé après un avertissement. Art. 6 Avantages (art. 4 al. 5 LGCyb) La législation spéciale règle les cas où un avantage est accordé aux personnes physiques ou morales qui procèdent à certaines transactions par le biais du guichet, à condition que l Etat retire un avantage substantiel de l utilisation de la voie électronique. Art. 7 Annuaire des usagers et usagères (art. 10ss LGCyb) Aux fins d exploitation technique du guichet de cyberadministration, il est créé un annuaire des usagers et usagères pouvant contenir les informations suivantes : a) l identifiant de la personne concernée relatif à son compte ; 2

3 b) l historique de ses transactions ; c) l historique de ses paiements ; d) les données relatives au contrat et aux conditions générales ainsi que les habilitations liées à son compte (procurations, rôles par domaine d activité, etc.) ; e) les autres données personnelles fournies volontairement ainsi que, pendant le temps nécessaire à la réalisation correcte de la transaction, les données qui doivent être traitées pour l exécution de la transaction requise. Art. 8 Conservation des données (art. 12ss LGCyb) 1 Le guichet fournit à la personne concernée un aperçu de l historique des transactions qu elle a réalisées au cours des vingt-quatre derniers mois. 2 Les autres données de l annuaire des usagers et usagères sont conservées dans le guichet durant les périodes suivantes : a) pendant la durée du contrat d utilisation et durant une année à compter de la fin de celui-ci : les moyens de preuve relatifs à la signature du contrat et de ses avenants ainsi qu à l acceptation des conditions générales ou de leurs modifications ; b) pendant vingt-quatre mois : les données nécessaires à l établissement de l aperçu de l historique ; c) pendant vingt-quatre mois au maximum : les données de contrôle du fonctionnement du guichet, y compris le traçage des unités administratives qui ont accédé aux données du compte ; d) jusqu à leur prise en charge par l application métier (soit, sauf incident, durant la durée de la transaction) : les données personnelles sensibles recueillies pour traiter la demande d une prestation spécifique. 3 Au terme de la durée de conservation susmentionnée, les données sont effacées du guichet. Des données techniques anonymisées peuvent toutefois être conservées à des fins statistiques. 4 L identificateur cantonal et les données nécessaires à l individualisation de la personne qui y correspond sont conservées dans le référentiel cantonal jusqu au décès de la personne physique ou jusqu à la dissolution de la personne morale concernée ainsi que pour la durée des procédures consécutives à leur disparition. 5 La conservation des autres données du référentiel cantonal ainsi que celle des données traitées par les unités administratives, dans le système d information qui leur est dévolu, sont régies par la législation applicable à la procédure concernée et par celle sur l archivage. 3

4 Art. 9 Identification des personnes physiques (art. 10 et 15 LGCyb) 1 Le système informatique compare les données que la personne fournit pour s identifier avec celles du référentiel cantonal et signale à l usager ou l usagère les éventuelles divergences afin de disposer de données exactes et actualisées dans le référentiel cantonal et les registres et bases de données pertinents (art. 10 al. 2 LGCyb). L usager ou l usagère est invité e à corriger sa saisie ou à entreprendre les démarches nécessaires pour actualiser les données requises. 2 Si l accès est refusé, la personne concernée en est informée par un message, si possible électronique, brièvement motivé. Elle peut demander que l unité administrative compétente rende une décision au sens du code de procédure et de juridiction administrative ou examine si un motif particulier justifie néanmoins de lui autoriser l accès au guichet. Art. 10 Droit d accès particulier (art. 10 et 14 LGCyb) 1 Si le droit d accès à certaines prestations est soumis à des exigences particulières, sa gestion incombe à l unité administrative concernée. 2 La mention du numéro AVS ne peut être exigée que si une base légale fédérale ou cantonale autorise ou prescrit son usage. La communication volontaire de cette information par l usager ou l usagère demeure réservée. Art. 11 Représentation des personnes physiques (art. 11 LGCyb) 1 La personne qui dispose d un compte électronique et veut conférer à d autres personnes le pouvoir de la représenter et d effectuer par le biais du guichet des transactions en son nom et pour son propre compte signe une procuration au moyen d un formulaire établi par la Chancellerie d Etat. 2 La procuration peut être générale ou limitée à certaines procédures. Dans tous les cas, elle définit clairement l étendue des pouvoirs de représentation, et en particulier les prestations concernées. 3 Le représentant ou la représentante doit être clairement identifiable et doit disposer d un compte ainsi que de son propre moyen d identification électronique. 4 Le représentant légal ou la représentante légale, de même que la personne qui, hors guichet, bénéficie d une procuration, peut demander à la Chancellerie d Etat l activation de ses droits sur le compte de la personne représentée et, au besoin, l ouverture d un compte électronique au nom de la personne représentée. 5 Les éventuelles restrictions dans le choix des représentants et représentantes ou des mandataires prévues par la législation spéciale demeurent réservées. 6 Les règles sur la représentation s appliquent par analogie à l octroi de droits de lecture sur un compte électronique. 4

5 Art. 12 Contrat d utilisation par des personnes morales et d autres entreprises (art. 10 et 16 LGCyb) 1 Le contrat d utilisation du guichet par une personne morale est, en principe, passé dans la forme écrite ordinaire. La Chancellerie d Etat détermine dans quels cas le contrat d utilisation peut être passé de manière électronique. Il en va de même pour les modalités relatives à la représentation. 2 Le contrat peut prévoir que des employé e s ou des tierces personnes seront autorisés à agir au nom et pour le compte de la personne morale. Le cas échéant, il mentionne la personne qui est habilitée à gérer ces autorisations (désigner les personnes, définir et révoquer leurs droits, informer l organe de gestion du guichet). 3 Les alinéas 1 et 2 valent par analogie pour les entreprises sans personnalité morale. 4 Pour le surplus, les règles concernant les personnes physiques s appliquent par analogie. Art. 13 Assistance Les usagers et usagères bénéficient d une aide en ligne et d une assistance par voie de télécommunication dans les deux langues officielles. L assistance par voie de télécommunication peut être limitée aux horaires de travail de l administration cantonale. Art. 14 Attributions de la Chancellerie d Etat L ordonnance du 12 mars 2002 fixant les attributions des Directions du Conseil d Etat et de la Chancellerie d Etat (RSF ) est modifiée comme il suit : Art. 9 let. n (nouvelle) [La Chancellerie d Etat a dans ses attributions :] n) le secrétariat et le guichet de cyberadministration de l Etat, Art. 15 Emoluments (art. 4 al. 2 et 3 LGCyb) Le tarif du 9 janvier 1968 des émoluments administratifs (RSF ) est modifié comme il suit : Art. 1 ch. 29 [Les émoluments à percevoir pour les actes émanant du Grand Conseil, du Conseil de la magistrature, du Conseil d Etat, du Tribunal cantonal, des Directions et de la Chancellerie cantonale sont fixés, selon le tarif suivant, sans préjudice des taxes et émoluments prévus dans les lois, des droits de timbre et d enregistrement, des frais et débours : 5

6 Déclarations Fr. ] 29. a) Prestations particulières des organes chargés de la gestion du guichet de cyberadministration de l Etat b) Interventions techniques particulières selon devis desdits organes accepté Art. 16 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er juin Le Président : La Chancelière : M. ROPRAZ D. GAGNAUX-MOREL 6