Direction Générale des Services Pôle Juridique Bureau des Affaires Générales et Institutionnelles GUIDE ELECTORAL

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1 Direction Générale des Services Pôle Juridique Bureau des Affaires Générales et Institutionnelles Affaire suivie par Marie-Sylvia BAILLEUL GUIDE ELECTORAL Élections aux 3 conseils Conseil d'administration, Commission de la Recherche (CR), et Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU) du Conseil Académique Scrutin : Mardi 25 mars 2014 de 9h00 à 18h00 Collèges des Étudiants 1. Calendrier électoral Affichage de l'arrêté de convocation des électeurs Vendredi 7 février 2014 Affichage des listes électorales Jeudi 13 février 2014 Dépôt des candidatures au Pôle Juridique Bureau des Affaires Générales et Institutionnelles Bâtiment A3 Du lundi 3 au lundi 17 mars 2014 à 16h Dates d'enregistrement électronique pour les procurations Du jeudi 13 février au lundi 17 mars 2014 à 16h Scrutin Mardi 25 mars 2014 de 9h à 18h Proclamation des résultats vendredi 28 mars 2014

2 2. Bureaux de vote Les étudiants votent dans l un des bureaux de vote de leur choix suivants : Maison des étudiants Hall du fond à droite Bâtiment SUP Salle 1 Polytech Salle Pasteur P1 salle 15 M1 Salle Cartan SN1 Face au secrétariat pédagogique IAE, Avenue du Peuple Belge Bâtiment IAE Salle 301 Télécom Lille Salle C02N IUT A Bloc central centre de ressources IUT A le recueil Rue de la recherche département GMP Bâtiment SH3 Salle n 13 A4 À l'entrée du bâtiment 3. Modalités de vote Chaque bureau de vote est composé d un président et de six assesseurs maximum. Chaque liste a le droit de proposer un assesseur et un assesseur suppléant désignés parmi les électeurs du collège concerné. Pendant la durée du scrutin, la propagande est autorisée dans l enceinte de l université, à l exception des salles où sont installés les bureaux de vote. Le vote est secret. Le passage à l isoloir est obligatoire. Chaque électeur signe la liste d émargement en regard de son nom et de celui de son ou de ses mandants éventuels et met dans l urne son bulletin de vote préalablement introduit dans l enveloppe. Les étudiants devront être munis de leur carte d étudiant et de celles de leurs mandants. Les étudiants pourront voter dans l un des 12 bureaux de vote. Le vote sera identifié au moyen de la carte d étudiant multiservices. 4. Nombre de sièges à pourvoir Conseil d'administration Commission Recherche Commission Formation Titulaires Suppléants

3 5. Durée des mandats Les mandats sont d une durée de deux ans pour les étudiants. 6. Mode de scrutin L'élection s'effectue au suffrage direct. Le scrutin est secret. Il s agit d un scrutin de liste à un tour à la représentation proportionnelle au plus fort reste. Le panachage est interdit. Les suppléants sont élus dans les mêmes conditions que les titulaires. 7. Électeurs Il est établi une liste électorale, conformément aux textes en vigueur. Sont électeurs d office dans le collège des usagers du CA et de la CFVU : Les personnes régulièrement inscrites en vue de la préparation d un diplôme ou d un concours, ayant la qualité d étudiants (y compris les doctorants) y compris celles recrutées pour les activités de tutorat ou de service en bibliothèque (article L du code de l éducation), Les personnes préparant des diplômes de l enseignement supérieur par la voie de l apprentissage, Les allocataires de recherche, régis par le décret n du 3 avril 1985 modifié, inscrits dans l établissement et qui ne sont pas moniteurs, Les doctorants contractuels recrutés en application du décret n qui n accomplissent pas d activités d enseignement ou qui accomplissent des activités d enseignement pour un service inférieur au tiers des obligations statutaires (moins de 64 heures de T.D.), ainsi que ceux qui accomplissent un service supérieur à ces obligations statutaires et qui n ont pas demandé leur inscription au sein du collège B du CA et de la CFVU. Particularité pour la Commission Recherche, seuls votent les étudiants inscrits en troisième cycle (préparant un doctorat) au titre de la formation initiale ou continue (conformément aux articles L712 5 et L612 7 du code de l éducation) Remarques générales : Nul ne peut être électeur ni éligible dans le collège des usagers s il appartient à un autre collège de l établissement. Nul ne peut prendre part au vote s il ne figure sur les listes électorales. Toute personne remplissant les conditions pour être électeur d office et dont le nom ne figure pas sur la liste électorale, peut demander au Président, par l intermédiaire du Pôle Juridique, de faire procéder à son inscription, y compris le jour du scrutin (dans ce dernier cas, la demande est faite à l'accueil du bâtiment A3).

4 IL CONVIENT QUE CHAQUE ELECTEUR VERIFIE SA PRESENCE SUR LES LISTES QUI SERONT AFFICHEES SUR LE PORTAIL DE L UNIVERSITE ET A L'ACCEUIL DU BÂTIMENT A3. 8. Vote par procuration Les électeurs peuvent exercer leur droit de vote par mandataire en lui donnant procuration manuscrite (modèle de procuration sur le site de l université coordonnées en dernière page ). Le mandataire doit être inscrit sur la même liste électorale que le mandant. Le mandant devra rédiger de façon manuscrite une procuration, la signer, la faire contresigner par son mandataire et enregistrer celle ci à l'administration centrale (accueil du bâtiment A3) muni des 2 cartes multi services (celle du mandant et celle du mandataire). Un outil informatique relié à la base de données «RIMBAUS» a été développé pour l enregistrement des procurations par l'administration. Les dates d'ouverture pour l'enregistrement électronique des procurations sont fixées du jeudi 13 février au lundi 17 mars 2014 aux heures d'ouverture du bâtiment 8h 12h30 13h30 18h, afin que la traçabilité du vote par procuration soit apparente sur les listes d émargements et visible sur le système d'identification lors du passage à l'urne. Toutefois, les procurations (manuscrites) pourront être prises en compte jusqu'au jour du scrutin. Elles devront, dans ce cas, être présentées à l'administration centrale (bâtiment A3) sur présentation des 2 cartes multi services (celle du mandant et celle du mandataire). L'administration délivrera un acte autorisant le vote par procuration. Ce vote ne pourra avoir lieu qu'au bureau de vote de la MDE. Les télécopies ne sont pas autorisées. Nul ne peut être porteur de plus de deux mandats. Le mandataire doit se présenter au bureau de vote avec sa carte d étudiant, la procuration (validée par l'administration centrale) et la carte d étudiant de son mandant (seuls les documents originaux seront acceptés). Un mandat permet de voter pour les trois conseils. Néanmoins, le mandant devra obligatoirement remplir et signer une procuration pour chacun des différents conseils concernés. Au total le mandataire peut donc être porteur au maximum de six procurations (pour X aux CA CFVU CR pour Y aux CA CFVU CR). Les procurations ne devront comporter qu une seule et même écriture originale. (toute fraude est passible de poursuites disciplinaires.) Le vote par correspondance n est pas autorisé. 9. Constitution des listes de candidatures Sont éligibles au sein des collèges dont ils sont membres tous les électeurs régulièrement inscrits sur les listes électorales. Pour chaque représentant des usagers, un suppléant est élu dans les mêmes conditions que le titulaire. Constitution des listes : Les listes de candidats sont composées au vu de l objectif de représentation équilibrée entre les hommes et les femmes, chaque liste de candidats est composée alternativement d'un candidat de chaque sexe.

5 Le nombre maximum de candidats sur une liste doit être égal au double du nombre de sièges de titulaires à pourvoir. Cependant les listes peuvent être incomplètes dès lors qu elles comportent un nombre de candidats au moins égal à la moitié des sièges de membres titulaires et suppléants à pourvoir : CA CR CFVU 10 candidats maximum 5 candidats minimum 8 candidats maximum 4 candidats minimum 32 candidats maximum 16 candidats minimum Les listes de candidats ne doivent pas préciser qui est candidat à un siège de membre titulaire et qui est candidat à un siège de membre suppléant. Elles indiquent les noms des candidats rangés par ordre préférentiel. Les candidats peuvent préciser l appartenance ou le soutien dont ils bénéficient et qu ils souhaitent voir figurer sur le bulletin de vote. Ces mentions doivent être identiques pour chacun des candidats d une liste. Candidatures et représentation des grands secteurs de formation Cas particuliers du CA Pour l élection au conseil d administration de l université, le secteur électoral est unique. Chaque liste doit être constituée de façon à assurer la représentation des deux grands secteurs de formation enseignés dans l université : «Sciences et technologies» et «Sciences humaines et sociales». Sont rattachés à chacun de ces deux secteurs les structures de l établissement suivantes : Secteur Sciences et Technologies : Secteur Sciences Humaines et Sociales : UFR de Biologie UFR de Chimie UFR d Informatique, Electronique, Electrotechnique, Automatique (IEEA) UFR de Mathématiques UFR de Physique UFR des Sciences de la Terre Ecole Polytechnique Universitaire de Lille (Polytech Lille) Institut Universitaire de Technologies A (hors département GEA) Télécom Lille UFR de Géographie UFR des Sciences économiques et sociales Centre Université Economie d Education Permanente (CUEEP) Département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) de l IUT A Institut d Administration des Entreprises (IAE) Les listes de candidats sur lesquelles ne seraient pas représentés les deux secteurs de formation seront irrecevables. En revanche, la position sur la liste de chacun des représentants des secteurs de formation est indifférente. Comment seront élus les titulaires et les suppléants? Les membres suppléants sont élus dans les mêmes conditions que les membres titulaires, au scrutin de liste à la proportionnelle au plus fort reste. C est le nombre de sièges obtenus par chaque liste qui déterminera la qualité des élus (titulaire ou suppléant).

6 Exemple avec un extrait de la déclaration de candidature : Candidats classés par ordre préférentiel 4 sièges à pourvoir : NOM - PRENOM 1 A 2 B 3 C 4 D 5 E 6 F 7 G 8 H La liste remporte 3 sièges : Sont élus, dans l ordre de présentation de la liste : A B C en tant que titulaires et D E F en tant que suppléants respectifs 10. Modalités de dépôt de candidature Le dépôt de candidature est obligatoire. Deux types de documents sont à déposer : «La liste de candidats» (formulaire à disposition auprès du Pôle Juridique, de l'accueil du bâtiment A3 ou à télécharger sur le site de l université coordonnées en dernière page). Elle doit être accompagnée des «déclarations individuelles de candidature» manuscrites et signées par chaque candidat (un modèle est à disposition auprès du Pôle Juridique, de l'accueil du bâtiment A3 ou à télécharger sur le site de l université coordonnées en dernière page). La déclaration individuelle de candidature devra impérativement être accompagnée d une photocopie de la carte d étudiant ou à défaut d un certificat de scolarité de l année en cours. Les listes déposeront un modèle de bulletin de vote format A4 noir et blanc (sous forme de fichier électronique envoyé à m arie sylvia.bailleul@univ lille1 et sous format papier) établi selon le modèle figurant sur le site de l université. Dépôt Du lundi 3 au lundi 17 mars 2014 à 16h00 Direction générale des Services Pôle juridique Bureau des Affaires Générales et Institutionnelles, Bâtiment A3 1 er étage, bureau 136bis Cité scientifique VILLENEUVE D ASCQ CEDEX Les listes de candidats seront affichées dans l'ordre de leur dépôt et seront consultables sur le site de l université.

7 11. Publicité des programmes Les listes de candidats déposées peuvent élaborer une profession de foi (format A4recto/verso format PDF sans lien actif). Celle ci devra être transmise par adresse électronique à partir du 3 mars et au plus tard le lundi 17 mars 2014 à 16h à marie sylvia.bailleul@univ lille1.fr. Les professions de foi seront adressées aux électeurs via leurs adresses électroniques attribuées par l Université. Elles seront également mises en ligne sur le site de l Université Lille 1. Les listes de candidats pourront disposer sur demande, d un tirage papier noir et blanc des professions de foi. Ce tirage sera pris en charge par l université (à raison de 5000 exemplaires maximum, par liste, tous conseils confondus). 12. Résultats des élections Le dépouillement est public. Il s effectue à la clôture du scrutin dans chacun des bureaux de vote. Il ne porte que sur la comptabilisation des votants, des suffrages exprimés, des bulletins blancs ou nuls et des voix obtenues par chaque liste. Le nombre des enveloppes est vérifié dès l'ouverture de l'urne. Si leur nombre est différent de celui des émargements, il en est fait mention au procès verbal. Les bulletins blancs et nuls sont annexés au procès verbal ainsi que les enveloppes non réglementaires et contresignés par les membres du bureau. Chacun des bulletins annexés doit porter mention des causes de l'annexion. Sont considérés comme nuls : les bulletins comportant un nombre de noms supérieur à celui des sièges à pourvoir ; les bulletins blancs ; les bulletins dans lesquels les votants se sont fait reconnaître ; les bulletins trouvés dans l'urne sans enveloppe ou dans des enveloppes non réglementaires ; les bulletins écrits sur papier d'une couleur différente de celle qui a été retenue pour le collège ; les bulletins ou enveloppes portant des signes intérieurs ou extérieurs de reconnaissance ; les bulletins comprenant des noms de personnes n'ayant pas fait acte de candidature. Si une enveloppe contient plusieurs bulletins, le vote est nul quand les bulletins comportent des listes différentes. Les bulletins multiples ne comptent que pour un seul quand ils désignent la même liste. A l issue des opérations électorales, chaque bureau de vote dresse un procès verbal qui est transmis au Président de l Université, en le déposant le soir même auprès du Pôle Juridique, à l'accueil du bâtiment A3. Le Président proclame les résultats du scrutin dans les trois jours suivant la fin des opérations électorales, soit le vendredi 28 mars Les résultats du scrutin seront immédiatement affichés et mis en ligne sur le site internet de l Université Lille 1.

8 13. Recours Une commission de contrôle des opérations électorales présidée par un magistrat du tribunal administratif de Lille, connaît de toutes les contestations présentées par les électeurs, par le Président de l Université Lille 1 ou par le Recteur. Elle est saisie au plus tard le cinquième jour suivant la proclamation des résultats. Elle doit statuer dans un délai de quinze jours. La commission de contrôle des opérations électorales est placée auprès du Tribunal Administratif de Lille (adresser le recours au secrétariat de la commission, Rectorat, Division de l enseignement supérieur). Tout électeur peut invoquer l irrégularité ou la nullité des opérations électorales devant le tribunal administratif de son ressort. Ce recours n est recevable que s il est précédé d un recours préalable devant la commission de contrôle des opérations électorales. Le Tribunal Administratif doit être saisi au plus tard le sixième jour suivant la décision de la commission de contrôle. Pour retirer tous les documents nécessaires et pour toute information, s adresser à : (procurations, actes de candidatures, etc. ) Direction Générale des Services Pôle Juridique Bureau des Affaires Générales et Institutionnelles Bâtiment A3, Bureau 136 bis Cité Scientifique, VILLENEUVE D ASCQ CEDEX Messagerie électronique : marie sylvia.bailleul@univ lille1.fr Tél : Site internet : lille1.fr/presentation/vie+institutionnelle/