Art. n Article mise à jour Changements pratiques (à l usage de l Helpdesk des Partenaires et pour les formations)

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1 DG ECHO Annexe III: Conditions Générales applicables aux conventions de subvention de l Union Européenne avec des Organisations Humanitaires QUEL SONT LES CHANGEMENTS DANS LE NOUVEAU REGLEMENT FINANCIER (ET SES REGLES D APPLICATION)? Changements applicables aux conventions de subvention signées à partir du 1/01/2013 Art. n Article mise à jour Changements pratiques (à l usage de l Helpdesk des 6 Accès de tiers aux documents relatifs à Ia L accès de tiers aux documents relatifs à l action est convention Sans préjudice de l Article 23 des présentes Conditions générales, les Parties s engagent à n accorder à des tiers l accès à des documents, informations ou autres matériels directement afférents à la convention de subvention après avoir obtenu l autorisation écrite de l autre Partie. Cette obligation reste valable pendant une période de 5 ans à compter de la date de paiement du solde et pendant trois ans à compter de la date de paiement du solde dans le cas où le montant maximal de la subvention n'excède pas euros. Ceci est sans préjudice de l'obligation de l'organisation humanitaire de respecter la législation nationale relative actuellement garanti pendant une période de 5 ans à compter de la date de paiement du solde de l action (précédemment, il était de 5 ans après la date de fin de l'action). NB : si aucun paiement final n'est dû, on doit accorder le droit d'accès pendant 5 ans après la réception de la note de débit / lettre de clôture. Il a été introduit une nouvelle date-butoir en cas de subvention de faible valeur: quand le total de la subvention attribuée est 60,000, la période de droit d'accès est réduite à 3 ans à compter de la date de paiement du solde (ou réception de note de débit/de lettre de clôture). La référence aux règlements nationaux a été renforcée. En plus de l'obligation d'accorder l'accès aux documents, à la conservation des documents comptables. l'organisation Humanitaire doit respecter également les règlements nationaux applicables sur la conservation des documents comptables 9.2 Entrée en vigueur de la convention de subvention Un représentant dûment habilité de l Organisation humanitaire signe et renvoie un original de la convention de subvention à la Commission par lettre recommandée avec accusé de réception ou selon une procédure équivalente dans les quinze jours calendrier suivant sa Il n est plus nécessaire de signer les accords dans la même année que la Commission; c'est-à-dire que la Commission peut signer le 29 Décembre de l année N et l Organisation Humanitaire le 2 Janvier de l année N+1.

2 réception. En tout état de cause, l Organisation humanitaire doit signer la convention de subvention avant la fin de l année civile pendant laquelle la convention a été signée par la Commission. Sous réserve des exigences énoncées dans le présent article, les conventions de subvention sont réputées conclues et entrent en vigueur à la date de réception, par la Commission, de la convention de subvention originale signée par l Organisation humanitaire, indépendamment de la date de démarrage de l'action visée à l'article 2 des Conditions particulières. En cas de non-respect des dispositions du présent article, la Commission se réserve le droit de déclarer la convention de subvention nulle et non avenue. 13 Article 13. Attribution de contrats Dispositions contractuelles Lorsque la mise en oeuvre de l action nécessite l attribution de marchés par l Organisation humanitaire, la proposition d action mentionne les activités envisagées et les procédures de passation de marchés y relatives. ( ) Règles applicables en matière de passation de marchés L Organisation humanitaire achète des fournitures, des travaux ou des services dans le contexte de l action conformément aux principes, règles et procédures concernant la passation de marchés, telles qu établis à l annexe IV du Contrat Cadre de Partenariat. Ces principes, règles et procédures font partie intégrante de la convention de subvention. En cas de non-conformité, Pas de changement pratique, seulement la référence légale a été mise à jour.

3 la Commission décide de l'éligibilité des coûts concernés. Les dispositions du paragraphe précédent sont sans préjudice du droit de la Commission d imposer des sanctions administratives et financières conformément au règlement (UE, EURATOM) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n 1605/2002 du Conseil (ci-après "le Règlement financier")1et au Règlement délégué (UE) de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d'application du règlement (UE) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l'union (ciaprès les "Règles d'application") g) Coûts éligibles ( ) g) le soutien financier aux bénéficiaires, y compris sous la forme d'une distribution de numéraire, sous réserve des conditions énoncées à l'article 137 du Règlement financier et à l'article 210 des Règles d'application; Les distributions d'espèces aux bénéficiaires demeurent éligibles: le nouvel article du Règlement Financier (Art. 137) clarifie et élargit les conditions de base qui doivent être réunies par l'organisation Humanitaire qui implémente ces activités: -les conditions pour donner de l'aide financière sont strictement définies dans la convention de subvention, afin d'éviter que l'organisation Humanitaire n'exerce un pouvoir d'appréciation; -le montant de cette aide financière aux tiers est de faible valeur: l'article 210 des règles d'application spécifie que le montant maximal par chaque bénéficiaire final doit être de (avant il était ), mais aucun seuil maximal n existe non plus (il existait un seuil de ); ce plafond pourrait être accru dans le cas où l'aide financière aux tiers est l'objectif

4 principal de l'action; -les activités qui peuvent recevoir une telle aide financière doivent être citées dans la convention de subvention ; -les définitions des personnes ou des catégories de personnes pouvant recevoir une telle aide financière et les critères d'attribution doivent être mentionnés dans la convention de subvention k) AJOUTE k) conformément à l'article 126.3(c) du Règlement financier et à l'article 187 des Règles d'application, les taxes, charges et droits payés par l'organisation humanitaire, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), à condition qu'ils ne puissent pas être récupérés et qu'ils soient inclus dans les coûts éligibles directs, à moins que la Convention en dispose autrement. Pas de changements pratiques; les taxes, les charges et les droits sont éligibles si l Organisation Humanitaire peut démontrer qu ils ne peuvent pas être récupérés et que ces coûts sont bien inclus dans les coûts directs éligibles. Néanmoins, la Convention pourra décider d exclure automatiquement les taxes, les charges et les droits des coûts éligibles MODIFIE Coûts non éligibles - les droits, taxes et charges (y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)), excepté dans le cas où l'organisation humanitaire justifie qu elle ne peut pas les récupérer, conformément à l'article 126.3(c) du Règlement financier et à l'article 187 des Règles d'application. Si le remboursement se produit après la soumission du rapport final, l'organisation humanitaire informe la Commission qui lancera leur recouvrement. Aucun changement pratique: une référence à l'article du règlement financier (au lieu de la législation nationale) a été ajoutée. Les règles d application (Art. 187) fournissent maintenant une explication détaillée des cas dans lesquels la TVA n'est pas récupérable selon les activités de l'organisation Humanitaire, et pas selon son statut. En conséquence, des preuves sur le statut fiscal ne seront plus sollicitées (avec une exception pour les activités des autorités publiques dans les États membres).

5 20.1 Préfinancement La Commission verse un préfinancement à l Organisation humanitaire dans les jours calendrier suivant l entrée en vigueur de la convention de subvention. ( ) Intérêts bancaires générés par le préfinancement SUPPRIME Le préfinancement est désormais versé dans les 30 jours calendrier (au lieu de 45) suivant l entrée en vigueur de la convention de subvention. Précédemment les intérêts produits dans le cas où le préfinancement était de plus de 750,000 ET la durée de l action était supérieure à 12 mois, étaient dus à la Commission. Le Partenaire devait rendre compte de ces intérêts et ce montant était décompté du paiement final. Cette règle ne s'applique plus et il n'y a plus aucune obligation d'affecter ces intérêts à la mise en œuvre d autres actions humanitaires Approbation des Rrapports narratif et financier finaux L Organisation humanitaire présente un rapport descriptif final et un rapport financier final conformes à l article 10.2 des présentes Conditions générales dans le délai établi à l article 4.2 des Conditions particulières. Les rapports narratif et financier finaux sont réputés acceptés par la Commission 45 jours calendrier après leur réception en l absence de toute autre réaction de la part de la Commission. Si l Organisation humanitaire ne transmet pas les rapports finaux dans le délai visé à l article 4.2 des Conditions particulières, le délai La date-butoir distincte pour l'acceptation du rapport par la Commission a été supprimée. La double date-limite pour l'acceptation du rapport et de la demande de paiement a été supprimée. Une date-butoir de paiement unique (60 jours) a été ajoutée.

6 d acceptation des rapports finaux est prorogé d une période égale à la durée du retard. Dans ce cas, la Commission informera l Organisation humanitaire en conséquence Délai de paiement La Commission établit les coûts totaux éligibles de l action et, le cas échéant, paie le solde dû à l Organisation humanitaire dans les 60 jours calendrier suivant l'enregistrement du rapport final accompagné de la demande de paiement correspondante, à condition que le rapport ait été approuvé. La date-butoir pour le paiement final a été réduite: précédemment le solde final était dû dans les 45 jours après l'acceptation des rapports finaux par la Commission et la phase d'acceptation pourrait durer jusqu'à 45 jours après la soumission des rapports finaux par l'organisation Humanitaire. Cette datebutoir de 90 jours (45+45) a été réduite, car la nouvelle règle déclare que le paiement final est dû dans les 60 jours après l'enregistrement dans le système de la réception des rapports finaux et de la requête du paiement. Le mécanisme d «Arrêt du chronomètre» demeure le même dans la nouvelle règle Intérêts pour retard de paiement La Commission paie des intérêts pour retard de paiement. Il y a retard de paiement quand un paiement intervient après l expiration du délai fixé à l article 22.1 des présentes Conditions générales. Le taux applicable est celui que la Banque centrale européenne applique à ses principales actions de refinancement, tel que publié dans la série C du Journal officiel de l Union européenne, le premier jour du mois au cours duquel le paiement était dû, majoré de trois points et demi de pourcentage. Les intérêts de retard portent sur la période écoulée entre la date limite de paiement et la date effective du Aucun changement pratique, cette disposition était déjà en place (pratique commune) dans la fiche C.5. Elle est maintenant inclue et mieux expliquée dans les Conditions Générales.

7 paiement. Les intérêts ne sont pas considérés comme une recette de l action aux fins de la détermination du montant définitif au sens de l article 20 des présentes Conditions générales. La suspension des paiements par la Commission en vertu de l article 22.4 des présentes Conditions générales ne peut être considérée comme un retard de paiement. Par dérogation au premier alinéa, lorsque les intérêts calculés sont d'un montant inférieur ou égal à 200 euros, ils ne sont payés à l'organisation humanitaire que sur demande, présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif Réduction des subventions ( ) Les dispositions du paragraphe précédent sont sans préjudice du droit de la Commission d imposer des sanctions financières et administratives conformément aux dispositions du Règlement financier et de ses Règles d'application. Pas de changement pratique: la référence a été modifiée (c'était stipulé précédemment dans les Modalités d'exécution) Audit La Commission ou toute autre organisation mandatée par la Commission peut contrôler l usage que l Organisation humanitaire fait de la contribution de l'union européenne. De tels audits peuvent être entrepris pendant la mise en oeuvre de la convention de subvention jusqu à cinq ans après le paiement définitif de celle-ci. Cette période sera limitée à trois ans lorsque le montant maximal de la subvention n'excède pas Précédemment des audits pouvaient être conduits jusqu'à 4 ans après le paiement final; dans les nouvelles règles le calendrier est le même que celui de l'article 6. Cette disposition a accrue la cohérence des règles, car précédemment la durée pour la conservation des documents comptables ne correspondait pas aux durées des audits potentiels. D'ailleurs, les mêmes limitations du maximum de 3 ans après le

8 euros. paiement final pour les subventions 60,000 ont été ajoutées Les conclusions de l audit peuvent conduire à des (en conformité avec l article 6). décisions de restitution à la Commission. L Organisation humanitaire assure à la Commission ou à toute autre organisation mandatée par la Commission sa pleine coopération lors des audits menés sur le terrain et au siège Tenue des documents comptables L Organisation humanitaire veillera à ce que toutes les informations pertinentes soient disponibles de façon à garantir à tout moment la disponibilité d une piste d audit suffisamment détaillée. Pour chaque action, l Organisation humanitaire tiendra donc à la disposition de la Commission ou de toute autre organisation habilitée par la Commission des livres et des comptes précis et réguliers, détaillant toutes les recettes et dépenses, ainsi que tous autres documents nécessaires pour contrôler la mise en oeuvre de l action et de la convention de subvention. Ces documents seront conservés dans leur forme initiale (éventuellement sur support électronique) pendant une période de cinq ans à compter de la date du paiement du solde. Cette période sera limitée à trois ans lorsque le montant maximal de la subvention n'excède pas euros. Ceci est sans préjudice de l'obligation de l'organisation humanitaire de respecter la législation nationale relative à la conservation des documents comptables. Ils seront soumis, dès la première demande, à la Après le paiement final les documents doivent être conservés pendant une période de cinq ans à compter de la date du paiement du solde. Cette période sera limitée à trois ans au cas où le montant maximal de la subvention n'excède pas euros. Le délai pour la conservation des documents comptables correspond maintenant à celui des audits potentiels.

9 Commission ou à l organisation habilitée par celle-ci dans le délai fixé à l article 10.3 des présentes Conditions générales. Les procédures comptables et de contrôle normales de l Organisation humanitaire doivent permettre une vérification directe de la concordance entre les coûts et recettes déclarés au titre de l action et les états comptables et les documents justificatifs correspondants AJOUTE Procédure contradictoire d'audit Sur la base des conclusions obtenues pendant l'audit, un rapport provisoire ("projet de rapport provisoire") sera rédigé. Il sera envoyé par la Commission ou par son représentant autorisé à l'organisation humanitaire concernée, qui aura 30 jours à partir de la date de sa réception pour soumettre ses observations. Le rapport final ("rapport final d'audit") sera envoyé à l'organisation humanitaire dans les 60 jours à compter de l'expiration du délai pour soumettre des observations AJOUTE Conséquences des conclusions d'audits. Sur base des conclusions finales de l'audit, la Commission prendra les mesures qu'elle estime nécessaires, y compris le recouvrement de tout ou partie de paiements effectués. Aucun changement pratique: cette disposition a été ajoutée aux Conditions Générales, toutefois elle était déjà dans la pratique commune prévue dans le manuel d audit de la DG ECHO (version octobre 2008) et dans la fiche d information audit de la DG ECHO (version novembre 2009). La précédente date-butoir de «4 semaines» (au lieu de 30 jours calendrier) pour les observations des partenaires a été corrigée et une nouvelle date-butoir pour la soumission du rapport final a été établie (il n y avait qu une référence générale à 10 semaines après les activités de terrain au niveau du siège ). Cependant, il n'a pas encore été clarifié la période entre la fin des activités de terrain et la soumission du projet de rapport au Partenaire. Cette disposition a été ajoutée aux Conditions Générales, pourtant elle était déjà dans la pratique commune prévue dans le manuel d audit de la DG ECHO (version octobre 2008) et dans la Fiche d Information sur l Audit (version novembre 2009). Cette possibilité a été (partiellement) inclue dans l article 24,

10 Lorsque, sur base d'un audit effectué dans le cadre mais elle est maintenant mieux clarifiée et définie comme une d'autres subventions allouées à l'organisation conséquence de la procédure d'audit. humanitaire dans des conditions similaires, il s'avère que D'ailleurs, l'extension des résultats des audits aux projets l'organisation humanitaire commet des erreurs similaires en cas d'erreurs, d'irrégularités, de fraudes ou systématiques ou récurrentes, des irrégularités, des fraudes ou des manquements à ses obligations, qui ont d'infractions systématiques ou récurrentes sera possible, mais après une procédure contradictoire. un impact significatif sur la subvention, la Commission peut prendre, dans la période mentionnée à l'article 23.4, toutes les mesures qu'elle considère nécessaires, y compris le recouvrement de tout ou partie des paiements qu'elle a versés dans le cadre de cette Convention.