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1 MARS 2012 PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE LA LETTRE DU SERVICE PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE DU CRÉDIT MUTUEL GESTION DES BUDGETS, PUBLICATION ET CERTIFICATION DES COMPTES : QUELLES SONT LES OBLIGATIONS DES CE? En tant qu élu de CE, vous mesurez quotidiennement l ampleur des tâches qui vous sont confiées : gestion des réunions de CE, choix des formations, relation avec les experts, préparation de l arbre de Noël et choix des activités sociales. Vous êtes certainement très déçu lorsque de nouvelles affaires alimentent l actualité : les abus des uns sèment en effet le trouble sur l immense majorité des autres CE. Vous pensez gérer très correctement vos budgets et remplir pleinement vos obligations, notamment en matière comptable, nous vous proposons de faire le point. LES COMPTES DU CE DOIVENT-ILS ÊTRE CERTIFIÉS PAR UN COMMISSAIRE AUX COMPTES? En 2008, plutôt que de clarifier, la recodification du Code du travail (CT) opérée à droit constant a créé une confusion au niveau des obligations comptables des CE. Cette recodification signifiait pourtant que les nouveaux textes remplaçaient les anciens, à l exception des textes abrogés. L ancien article R du CT prévoyait que «Le bilan établi par le comité doit être approuvé éventuellement par le commissaire aux comptes prévu par l article R.432-4». Dans sa version actuelle, cet article, devenu R , précise que «Le bilan établi par le comité est approuvé par le commissaire aux comptes mentionné à l'article R ». Pour certains, l ancienne rédaction de l article prêtait à confusion : il y a eu débats et interprétations divergentes. Qu en est-il exactement? Aujourd hui, les CE n ont aucune obligation de recourir à un expert-comptable ou à un commissaire aux comptes ; ils ne bénéficient pas d un plan comptable «officiel» dédié. Une telle situation peut être propice aux anomalies alors que les CE gèrent parfois des budgets conséquents et peuvent même détenir des patrimoines importants. PAGE 1 Vers une certification des comptes du CE? PAGE 2 Une gestion rationnelle et saine des comptes du CE PAGE 3 Une règle d or : séparer les budgets Des évolutions à prévoir? PAGE 4 Actualité juridique et sociale Quelles sont les obligations du CE? L article R précise que le CE doit établir un «compte rendu annuel de gestion» indiquant les ressources et les dépenses et le communiquer aux salariés par voie d affichage. A cet effet, il est impératif que le CE suive régulièrement sa trésorerie. Ceci s inscrit dans une démarche méthodique et rigoureuse, nécessitant, au préalable, la mise en place d un contrôle interne efficace qui permettra de valider les dépenses. Et pour l avenir... un contrôle externe? L obligation de contrôle des comptes par un commissaire aux comptes, faute de précision par le législateur sur la nomination et la mission du commissaire, est, pour l instant, inappliquée. Cependant, pour les CE, l orientation vers davantage de transparence fait son chemin : obligation d établir, de publier, de certifier des comptes Autant de pistes de réflexion qui font l objet d études et de propositions.

2 PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE UNE GESTION RATIONNELLE ET SAINE DES COMPTES DU CE EST UN ARGUMENT POUR PROGRESSER EN REPRÉSENTATIVITÉ En charge de la tenue de la comptabilité ainsi que de la bonne gestion des budgets du CE, le trésorier s assure également de l affectation des dépenses dans le respect du budget voté par le CE en début d exercice. Il seconde le secrétaire du CE et il répond de la bonne utilisation des fonds. Afin de sécuriser les procédures et limiter les risques, il est utile de fixer des règles simples de fonctionnement du CE. La gestion du CE s inscrit dans une démarche méthodique et rigoureuse avec : - le respect des obligations en matière de tenue de la comptabilité, - la mise en place d un contrôle interne efficace, - la mise à jour régulière de la comptabilité du CE, - le suivi de l exécution des budgets. Si ces différentes étapes sont bien suivies, le contrôle annuel des comptes présentés par le CE ne sera qu une formalité! Qui a le droit de faire quoi? Le règlement intérieur du CE devrait préciser quels sont les élus qui auront la compétence pour engager des dépenses. En général, le trésorier et le secrétaire (ou le trésorier adjoint) ont la compétence pour signer. Le président du CE (représentant l employeur) ne peut pas gérer les budgets du comité. Les dépenses engagées doivent respecter les budgets d affectation votés en début d exercice par le CE tout en prévenant les risques de redressement URSSAF (pour le budget social). 1. Que comprend le compte-rendu annuel de gestion? - Il correspond au montant des ressources et des dépenses du CE. - Il présente les deux budgets séparés : le budget ASC (activités sociales et culturelles) et le budget de fonctionnement du CE. Pour vous aider à réussir l examen de passage, voici quelques conseils! 2. Les 10 clés d une bonne gestion 1. Organiser le classement de l ensemble des pièces comptables du CE. 2. Tenir une comptabilité simple mais à jour. Par exemple, une comptabilité de trésorerie (l application du Plan Comptable Général ne constitue pas une obligation). 3. Séparer les 2 budgets du CE avec une affectation des dépenses sur le budget de fonctionnement ou sur celui des activités sociales et culturelles. 4. Ouvrir des comptes bancaires séparés pour les 2 budgets. 5. Faire régulièrement les rapprochements bancaires. 6. Respecter les règles sociales (établissement des bulletins de paie et déclarations sociales) si le CE emploie du personnel. 7. Eviter les risques de litige en matière URSSAF quant aux prestations servies aux salariés dans le cadre des activités sociales et culturelles. 8. Mettre en place un contrôle interne efficace afin de s assurer que l ensemble des procédures existantes permettent d assurer la protection du patrimoine du CE et la fiabilité des informations financières émises. 9. Etablir des budgets prévisionnels par activité, pour l année, c est-à-dire estimer les revenus attendus et apprécier les dépenses envisagées. 10. Assurer un suivi budgétaire afin de détecter au plus tôt les écarts significatifs.

3 3. Classer et conserver les pièces comptables Malgré nos outils informatiques, les archives papiers existent encore et pour longtemps... d où l impérative question du «savoir classer». Le classement doit être effectué par nature de document et par ordre chronologique. L archivage doit ensuite se faire pour tous les documents qui permettent de justifier les dépenses et les recettes : souches de chéquiers, bordereaux de remise de chèques, justificatifs des frais des élus, feuille d émargement de distribution de chèques-cadeaux, factures produites par les salariés pour bénéficier de certaines prestations, etc. TABLEAU RÉCAPITULATIF DES DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DOCUMENTS PV de réunion, bilans sociaux, rapports d experts-comptables, documents relatifs aux sujets traités par le CE et ses commissions. Accords collectifs, règlement intérieur Comptabilité générale Relations commerciales (factures, contrats...) Assurance : - dossier de police d assurance de biens et incendie - dossier de sinistre de dommage matériel - dossier de mutuelle d entreprise Immobilier : - dossier d acquisition, de modification ou de vente de biens immobiliers - dossier de location et de bail Documents sociaux : - déclaration préalable à l embauche - registre du personnel - dossier de fin d année (retraite, licenciement) - bulletin de salaire - livre de paie (écriture par individu) - déclaration URSSAF - dossier de prévoyance santé et retraite DÉLAI SUPPORT PAPIER SUPPORT ÉLECTRONIQUE Conservation illimitée 5 ans 5 ans - Conservation illimitée conseillée Conservation illimitée 90 ans 4. Une règle d or : séparer les budgets du CE Les comités disposent de deux ressources principales et distinctes pour exercer leurs missions : l'une pour le fonctionnement, constituant au minimum 0,2 % de la masse salariale annuelle. Cette subvention est destinée à financer les frais engagés dans le cadre légal de l'exercice des attributions économiques et professionnelles du CE. Ainsi, outre les frais courants de fonctionnement, cette subvention est destinée aux expertises comptables particulières ou abonnements à des revues techniques, au financement de formations économiques, etc. l'autre pour les activités sociales et culturelles, subvention pour laquelle le montant n est pas spécifiquement prévu par la loi (se référer aux conventions collectives nationales (CCN), aux accords d entreprises ou encore aux usages...). Il existe une «règle d or» même pour les CE : la séparation des budgets. Son non-respect peut entrainer une condamnation pour abus de confiance (sanction pénale). Nous vous recommandons l ouverture de deux comptes bancaires, afin d éviter toute confusion de budgets. 6. Les nouvelles règles de certification des syndicats vont-elles «s étendre» aux CE? Les nouvelles règles en matière d établissement, de certification et de publicité des comptes des syndicats professionnels de salariés ou d employeurs et de leurs unions et des associations de salariés ou d employeurs ont été définies par décret en décembre Les modalités d établissement, de certification et de publicité des comptes varient en fonction des ressources des syndicats et de leurs unions, et des associations. Ainsi, les syndicats mentionnés dont les ressources sont égales ou supérieures à euros à la clôture d un exercice, doivent assurer la publicité de leurs comptes et du rapport du commissaire aux comptes sur le site Internet de la Direction des Journaux officiels. Les obligations relatives à l établissement des comptes annuels et des comptes de groupe (art. L à L du Code du travail), sont entrées en application pour l exercice comptable En revanche, les obligations liées à l approbation, à la certification par un commissaire aux comptes et à la publicité des comptes sont entrées progressivement en vigueur au cours des exercices suivants (de 2010 à 2012) selon que l on s intéresse au niveau confédéral, fédéral... L obligation s applique désormais quel que soit le niveau (régional/national) dès Une nouvelle loi en 2012 pour plus de clarté et moins de dérapages dans le milieu des CE? Après différentes affaires, le législateur a créé un dispositif de contrôle du mode de financement de la vie politique, il y a une vingtaine d années. Dans cet esprit de transparence, ces dernières années, les syndicats se sont fait progressivement imposer des règles de publication et de certification de leurs comptes. Régulièrement, l actualité des affaires relate les irrégularités plus ou moins graves de quelques CE. Quelles que soient la taille du CE et l ampleur de la fraude suspectée, c est toujours trop de discrédit qui retombe sur les personnes, trésoriers et secrétaires de CE, qui se dévouent au quotidien et tiennent très sérieusement leurs fonctions, rendant scrupuleusement des comptes à chaque exercice. Il est des évidences qu il faut intégrer : les comptes des CE feront l objet de plus d encadrement et de contrôles. N oublions pas qu il s agit d argent appartenant à la collectivité des salariés. Alors, autant anticiper et optimiser les modalités de la gestion de votre CE au plus tôt et demander, au besoin, de l aide à votre expert-comptable. Et, si c était une chance! Il est déjà quasiment acquis que pour les «gros CE», l obligation d établir des comptes s imposera, reste à fixer le seuil des subventions au-delà desquelles l obligation s appliquera. Il en est de même pour les réflexions portant sur la publicité ou la certification des comptes. Dès lors, ces nouvelles obligations devraient être transformées en «opportunités» car la régularité des comptes sera alors un outil, un argument électoral, pour progresser en représentativité et se démarquer. Dossier réalisé par LEGRAND FIDUCIAIRE - Expert comptable des CE

4 PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE POUR VOUS AIDER À SUIVRE CHAQUE TRIMESTRE L ACTUALITÉ JURIDIQUE ET SOCIALE, NOUS AVONS RELEVÉ POUR VOUS LES INFORMATIONS SUIVANTES Désignation du secrétaire et du trésorier du CE Les membres du bureau sont élus à la majorité des voix. En cas de partage des voix, la désignation des membres se fait en raison de l âge, au profit du candidat le plus âgé, ceci conformément aux règles habituelles du droit électoral. Toutefois, le CE n est pas obligé d utiliser le critère d âge si son règlement intérieur a retenu un autre critère. Cass. Sociale, 30 novembre 2011, n Bénéfice des prestations aux salariés : pas de discrimination du CE Pour le ministre du travail, de l emploi et de la santé, le fait d exclure des salariés en longue maladie du bénéfice des activités sociales et culturelles du CE constitue une discrimination liée à l état de santé du salarié, susceptible d être sanctionnée par les tribunaux. A cette occasion, le ministre a rappelé que les prestations ASC doivent bénéficier en priorité aux salariés, à leur famille, aux anciens salariés mais aussi aux stagiaires (Code du travail, art L et R ). Le CE ne doit pas être discriminatoire et donc, dans ses choix, il ne doit pas prendre en considération la personne du salarié, le fait qu elle soit en longue maladie, la catégorie professionnelle, l appartenance syndicale. Réponse ministérielle, n : JOAN Q, 13 décembre 2011, p Projet de loi sur le financement des CE et sur leurs obligations comptables Une proposition de loi sur le financement des CE et sur leurs obligations comptables a été votée en première lecture par l Assemblée nationale le 26 janvier dernier. Ce texte de loi devrait être prochainement examiné au Sénat. Un décret fixera les seuils d application de cette loi, très probablement votée au printemps. A suivre. En savoir plus sur le texte adopté : Chèques vacances L instruction fiscale du 27 janvier 2012 (BOI-5 F-3-12) précise le mode de calcul pour déterminer la limite d exonération d impôt sur le revenu. Il convient de retenir le taux horaire du SMIC au 1er décembre de l année d acquisition des chèques vacances, soit 9,19 euros pour 2011 et de multiplier ce taux par l horaire mensuel correspondant à la durée hebdomadaire de travail du salarié considéré (compte tenu, le cas échéant des majorations pour heures supplémentaires). Ainsi par exemple, sur la base de 35 heures hebdomadaires, la limite d exonération pour l imposition des revenus de 2011 est de euros. Décret n du 22 mars 2010, JO du 25, p Candidat exclu par son syndicat Normalement, le salarié candidat aux élections professionnelles dans l entreprise bénéficie de la protection spéciale contre le licenciement. A condition, bien sûr, que son syndicat ne l ait pas rayé de sa liste avant l engagement de la procédure de licenciement. Cass. sociale, 6 décembre 2011, n INDICES 2012 Bons d achat limite d exonération de cotisations sociales 152 Titres restaurant limite d exonération de cotisations sociales 5,29 Primes de crèche, nourrice, garde d enfants limite d exonération de cotisations sociales Plafond mensuel de la sécurité sociale SMIC horaire 9,22 Minimum garanti 3,44 Valeur du point ARRCO 1,1884 Valeur du point AGIRC 0,4233 Prix à la consommation avec tabac décembre ,09 L employeur doit informer le personnel de l organisation des élections professionnelles Il revient à l employeur d informer le personnel par affichage de l organisation des élections de CE et de délégués du personnel (Code du travail L et L ). L inobservation de cette formalité suffit à justifier l annulation des élections. Cassation sociale, 30 novembre 2011, n EXPERTS est un cabinet d expertise comptable et de conseil leader dans l assistance économique des CE, depuis plus de 20 ans. LE SERVICE DE CONSEIL JURIDIQUE ET FISCAL DÉDIÉ AUX CE Pour consulter ce service et vous procurer ainsi les textes d'actualité cités ou poser des questions juridiques, sociales, administratives ou financières, rendez-vous dans votre Caisse locale. Un service exclusif pour les CE clients du Crédit Mutuel! La lettre du Service Comités d entreprise est éditée par la Confédération Nationale du Crédit Mutuel - 88, rue Cardinet Paris - Tél Directeur de la publication : Martine Gendre (martine.gendre@creditmutuel.fr) Rédactrice en chef : Nicole Deyhérassary (nicole.deyherassary@creditmutuel.fr) Comité de rédaction : Eric Anglade, Jean-Bernard Auder, Chantal Béato, Christel Clargé, Claude Collombel, Dorothy Dal Pio Luogo, Hervé Frioud Chatrieux, Soazig Gallais, Christelle Ryckeboer, Stéphanie Guimard, Kathleen Manson, Ronan Marrec, Christian Morisset, Aïda Nibau, Sylvie Porte, Frédéric Chevalier, Jean-Philippe Tatu. Réalisation : Zazimuts ISSN :

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