Logiciels Tableur et Bases de Données Applications SGBD

Transcription

1 Applications SGBD Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD EPS-Bachelier-U.F.:754603U32D1 1. Les Bases de Données Introduction Données-Traitement-Informations Types de données Description Conception Le logiciel ACCESS Description Lancement de Access Environnement de travail Fenêtre principale d'access Fenêtre "Base de données" Les classes d'objets d'access Les Tables: Les Requêtes: Les Formulaires: Les États: Les Macros Les Modules: Les Pages Conventions de notation Application : Ventes des représentants 1 er Trimestre 20xx Description de l'application Opérations sur les Tables Conception et modification de la structure Feuille de données dynamique Barre de déplacement Barre d'outils d'une "Feuille de données dynamique" Opérations de Requêtes et de Filtres Requête 1 : Conception Exécution Libellé en SQL (Structured Query Language) Requête 2 : Conception Libellé en SQL (Structured Query Language) Requête 3 : Conception Exécution Libellé en SQL (Structured Query Language) Conception de Formulaires Conception d'etats Lexique de base Importation et liaison de données dans Access

2 1. Les Bases de Données 1.1. Introduction On entend par : Données-Traitement-Informations information : Tout fait ou concept permettant de renforcer un système de connaissances afin de éventuellement poser un acte de décision. donnée : codification de l'information; une donnée est transcrite et véhiculée sur un support (papier, magnétique, optique); une donnée est un élément dont la consultation ou en général le traitement permet de dégager l'information voulue un traitement : est un ensemble d'opérations que l'on fait subir à des données pour obtenir les informations ou les actions souhaitées. Données Traitement Informations les traitements informatiques sont ceux où l'homme n'intervient pas lors du traitement qui se fait sous le contrôle d'un programme informatique (moyens logiciels) qui pilote les différentes composantes de l'ordinateur (moyens matériels) Ainsi, le traitement 'infor matique de données consiste en un ensemble de "démarches et procédures logicielles" en vue de l'obtention d'informations nécessaires à poser un "acte de gestion".. Exemples : sortie de listings comptables, "filtre" d'un listing client en vue d'extraire "des informations Marketing " ou d'imprimer des lettres de rappel Les phases logiques du traitement informatique des données sont : - entrée des données (par clavier ou autre périphérique d'entrée ou périphérique mixte); - traitement de celles-ci à l'aide de procédures logicielles; - sortie des données traitées (sur écran, imprimante ou tout autre périphérique ); Types de données On distingue deux grandes classes de données : - les données numériques sont des nombres, càd des données destinées à subir des traitements mathématiques ou assimilés.(quatre opérations fondamentales (+,-,*,/), fonctions mathématiques (puissances, racines, etc....) 1 - les données alphanumériques sont des "chaînes de caractères" ; données qui ne sont pas destinées à subir les traitements mathématiques dont question ci-dessus; ce sont les données présentées sous forme d'un texte,... ou d'une suite de chiffres ne constituant pas un nombre (par exemple, un code postal). Les dates sont considérées comme un forme particulière de nombres. Ces types de données se caractérisent en plus par leur format, à savoir la forme sous laquelle elles sont présentées. Exemple : un nombre peut être présenté au format : standard, monétaire pourcentage à 2 décimales, scientifique 1 "ordinateur" se dit computer en anglais Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 1

3 1.2. Description Un système de gestion de base de données est un logiciel permettant d'enregistrer, d'organiser, de rechercher et de présenter une quantité importante de données. Une base de données regroupe des données qui ont des caractéristiques ou des références communes. Par exemple: des dossiers du personnel, des adresses, les livres d'une bibliothèque... Un système de gestion de base de données relationnelles (SGBDR) contient des liens entre les données, ce qui permet d'éviter de créer une base de données très complexe où une multitude de données seraient dupliquées. Par exemple, des employés gèrent des commandes. On stockera donc les données concernant les employés dans une table appelée «Employés» et celles concernant les commandes dans une table appelée «Commandes». Un lien entre les tables «Employés» et «Commandes >} permettra de savoir quel est l'employé qui a passé telle ou telle commande ou combien de commandes un employé a passées le mois dernier, même si ces renseignements sont stockés dans des endroits différents. Couramment, on parle de «Fichier Clients», «Fichier Produits» Conception Une base de données est en résumé l'équivalent d'une banque d'informations structurées, permettant la collecte, la gestion et la recherche la plus pertinente possible. Ces informations peuvent être de plusieurs types : texte, numérique, booléen, son ou image. La conception de la structure d'une base de données représente l étape la plus importante dans la création d une nouvelle base de données. L élaboration d une base de données peut se décomposer en plusieurs étapes : 1. La définition de l Objectif consiste à préciser les tâches assurées et les informations (données) qui seront traitées. 2. La définition de la Structure des tables consiste à répartir les différentes informations sous forme d entités distinctes (Tables). La table CLIENTS contiendra toutes les informations relatives à chaque client, La table PRODUITS contiendra toutes les informations relatives au stock. 3. Dans une table, chaque catégorie d informations correspond à un Champ. La référence du produit, sa désignation, son prix, peuvent constituer des champs de la table PRODUITS. Un Enregistrement de la table contiendra les valeurs saisies pour ces champs et ceci pour un produit donné. 4. Chaque table contient une Clé primaire, champ dont la valeur identifie de façon unique un enregistrement de la table (par exemple la référence d un produit). 5. La définition des Relations permet de spécifier les liens unissant les données de plusieurs tables. La liaison entre les tables se fait depuis la clé primaire d une table A vers la Clé externe de la table B (champ correspondant à la clé primaire de la table A). 6. Les Requêtes de sélection permettent d interroger la base de données et de définir un ensemble de données à visualiser par l intermédiaire de Formulaires (Ecran) ou d Etat (Impression). Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 2

4 2. Le logiciel ACCESS 2.1. Description Le logiciel Access est un logiciel "Gestionnaire de Bases de Données". Il fait partie de la suite logicielle MICROSOFT OFFICE (Word, Excel,, Powerpoint) mais offre un environnement et une démarche de travail assez différents que ces derniers. Access est un logiciel de Gestion de Base de Données Relationnelle (SGBDR) qui permet d'enregistrer, d'organiser, de rechercher et de présenter des données organisées en enregistrements et en champs. Dans Access, une base de données est un fichier portant l'extension mdb 2 ; il contient non seulement les données mais aussi les outils pour les exploiter Lancement de Access Par le menu Démarrer / Programmes / Microsoft Office / Access ou tout autre procédure présente spécifiquement sur l'ordinateur (Raccourci sur le bureau, Barre "Quick launch" ) 2.3. Environnement de travail Fenêtre principale d'access Menu de commandes Barre d'outils générale Barre de titre : Nom & Nature de l objet Barre d'outils Objets Objets créés dans la classe en cours 6 types d objets Base de Données Barre d'état 2 MDB pour Microsoft Data Base Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 3

5 Fenêtre "Base de données" Légende A. Catégories d'objets de la base de données B. Ouvrir la "Table" actuellement sélectionnée C. Modifier l'objet actuellement sélectionné D. Créer un nouvel objet "Table" E. Effacer l'objet "Table" actuellement sélectionné F. Boutons de gestion du mode d'affichage des objets G. Liste des outils d'aide à la création de tables 2.4. Les classes d'objets d'access Une base de données Access peut contenir les types d'objets suivants : Les Tables: Une table stocke des données se rapportant à un sujet. Les informations se présentent sous forme de colonnes {champs) et de lignes {enregistrements), à la manière d'un tableur. Chaque table peut contenir jusqu'à 255 champs Les Requêtes: Une requête sert à poser des questions. Les enregistrements obtenus suite à une requête se trouvent affichés dans une feuille de réponses dynamique. Il est possible de mettre à jour les données à partir de la feuille de réponses Les Formulaires: Un formulaire est créé, en général, pour faciliter la saisie d'enregistrements. La liste des champs (d'une ou plusieurs tables) peut facilement être affichée afin de sélectionner le champ désiré. On peut alors disposer et formater les champs, puis visualiser les données sous forme de feuille de données ou de formulaire Les États: Un état permet de présenter les informations que l'on veut imprimer, en incluant, par exemple, des totaux, des sous-totaux pour un groupe d'enregistrements donné mais aussi des graphes et d'autres objets divers. Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 4

6 Les Macros Une macro est un ensemble de commandes; elle permet d'automatiser certaines fonctions simples sans programmer (exemple: une liste d'actions) Les Modules: On appelle module, un objet contenant des procédures écrites en "Visual Access Basic" (langage de programmation implémenté dans Access); leur développement nécessite des connaissances de base en programmation Les Pages Pour les versions les plus récentes d'access, un "générateur de page Web" (en langage html est disponible Conventions de notation Types d'objets Exemples de notations: Commentaires Tables TVentes Requêtes RVentes Bernay RVentes Hervé >=7000 RVentes Jacquart Entre5000Et7000 Formulaires FVentes États Eventes Entre01/02/2006Et28/02/2006 Dans ces notations, la barre verticale prend le sens traditionnel ensembliste de "tel que" Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 5

7 3. Application : Ventes des représentants 1 er Trimestre 20xx 3.1. Description de l'application 1. Lancer le logiciel ACCESS; ouvrir ensuite, à partir de votre dossier de travail, le fichier "base de données" VentesRepresentants00.mdb 2. L'enregistrer ensuite immédiatement sous le nom VentesRepresentants-1Trim2006.mdb Ce "fichier Base de données ACCESS" comporte une table contenant "60 enregistrements sur 5 champs" à partir de laquelle seront effectuées les opérations suivantes : Tables Formulaires Requêtes Etats Conception et modification de la structure; ajout et modification d'enregistrements Conception et modification d'outils d'aide à la saisie de données (en mode automatique et manuel) Interrogations et traitements par des "requêtes sélection" Conception et modification d'outils d'aide à la présentation-impression de données (mode auto/manuel) 3.2. Opérations sur les Tables Conception et modification de la structure Modifier la structure initiale de la table Ventes pour arriver à la structure ci-dessous : Légende A. Basculer de -Mode Création / Mode Feuille de données- B. Sauvegarder les changements à la structure de la table C. Gestion des index D. Insérer une nouvelle ligne (nouveau champ) E. Supprimer la ligne (supprimer le champ en cours) F. Ajouter/Supprimer des boutons-personnaliser la barre d'outils G. Indique que le champ est la clé primaire H Fait du champ courant est la clé primaire I Champ en cours d'édition J Propriétés de la table Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 6

8 Feuille de données dynamique Légende A. donnée de type "numérique" (numéro automatique) B. donnée au format "date" C. ensemble des champs de la table D. donnée au format "monétaire" E. quelques enregistrements de la table F. donnée de type "texte" G. barre de sélection d'enregistrements Barre de déplacement Certaines classes d'objets de Access (Tables, Requêtes ) comportent des Barre de navigation permettant le déplacement au sein des enregistrements. Légende : A. se déplacer vers le premier enregistrement de la table. B. se positionner sur l'enregistrement précédent. C. se positionner sur un enregistrement de numéro déterminé OU indiquer le numéro de l'enregistrement en cours D. se positionner sur l'enregistrement suivant. E. se déplacer vers le dernier enregistrement de la table. F. créer un nouvel enregistrement en fin de table. G. indique le nombre total d'enregistrements dans la table. Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 7

9 Barre d'outils d'une "Feuille de données dynamique" Légende. A. Basculer Mode Création / Mode Feuille de données. B. Pointeur d'enregistrement en cours. C. Sauvegarder les changements de mise en forme de la feuille de données. D. Trier les enregistrements par ordre décroissant. E. Trier les enregistrements par ordre croissant. F. Filtrer par sélection (sur la donnée en cours). G. Filtrer par une grille de formulaire. I. Insérer un enregistrement. J. Supprimer l'enregistrement en cours. Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 8

10 3.3. Opérations de Requêtes et de Filtres Créer à l'aide de l'assistant les Requêtes Sélection suivantes : Ventes inférieures à 5.000, Requête 1 : Conception Exécution Libellé en SQL (Structured Query Language) Le SQL (Structured Query Language) est un langage "standard" d'interrogation de base de données reconnu par la plupart des logiciels SGBD; SQL utilise la notation pointée "orientée objet". La requête ci-dessous traduite en SQL donne initialement : SELECT TVentes.Num, TVentes.Date, TVentes.Délégués, TVentes.[Ventes HTVA], TVentes.District FROM TVentes WHERE (TVentes.[Ventes HTVA]<5000); et après modification de la structure de la Table : SELECT TVentes.NVente, TVentes.Date, TVentes.Vendeur, TVentes.Montant, TVentes.District FROM TVentes WHERE (TVentes.Montant<5000); Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 9

11 Requête 2 : Conception Ventes de Jacquart comprises entre 5.000,00 et , Libellé en SQL (Structured Query Language) La requête ci-dessous traduite en SQL donne initialement : SELECT TVentes.Num, TVentes.Date, TVentes.Délégués, TVentes.[Ventes HTVA], TVentes.District FROM TVentes WHERE (((TVentes.Délégués)="jacquart") AND ((TVentes.[Ventes HTVA]) Between 5000 And 10000)); et après modification de la structure de la Table : SELECT TVentes.NVente, TVentes.Date, TVentes.Vendeur, TVentes.Montant, TVentes.District FROM TVentes WHERE (((TVentes.Vendeur)="jacquart") And ((TVentes.Montant) Between 5000 And 10000)); Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 10

12 Requête 3 : Conception Ventes de Jacquart avec calcul de sa Commission de 10% sur ses ventes : Exécution Libellé en SQL (Structured Query Language) La requête ci-dessous traduite en SQL donne initialement : SELECT TVentes.NVente, TVentes.Date, TVentes.Vendeur, TVentes.Montant, [Montant]*0.1 AS Commission FROM TVentes WHERE TVentes.Vendeur="Jacquart"; Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 11

13 3.4. Conception de Formulaires Créer à l'aide de l'assistant le Formulaire de saisie associé à la table Ventes et le modifier comme ci-dessous : 3.5. Conception d'etats Créer à l'aide de l'assistant l'etat ci-dessous puis le modifier comme indiqué : Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 12

14 4. Lexique de base Champ Elément d une table contenant une information spécifique. Dans une feuille de données les différents champs d une table sont représentés en colonne. Contrôle Objet graphique placé sur un formulaire ou un état, et utilisé pour afficher des données d une table, le résultat d'un calcul, améliorer l aspect du formulaire ou de l état par ajout de texte, titre dessin ou une image. Etat Un état est conçu pour imprimer les données provenant d une table ou d une requête. Evénement Action reconnue par un objet (clic, frappe d une touche...) et pour laquelle on peut définir une réponse sous forme de macro ou de module. Feuille de réponse Ensemble d'enregistrements dynamiques répondant à une requête. Formulaire Un formulaire est conçu pour afficher les données provenant d une table ou d une requête de façon personnalisée. Les formulaires peuvent être utilisés pour visualiser, modifier, supprimer ou ajouter des enregistrements. Index Ensemble de pointeurs triés logiquement selon l'ordre des valeurs d'une clé. Les index créés sur une table permettent un accès plus rapide aux enregistrements lors des requêtes et peuvent obliger l'unicité des enregistrements dans une table. Jointure Association entre deux champs de même type dans des tables ou des requêtes indiquant la façon dont les données sont liées Macro Une macro est une séquence d actions dont l exécution est déclenchée par un événement survenu dans un formulaire ou un état. Elle permet d automatiser des tâches. Module Un module contient des procédures et fonctions Visual Basic permettant d'automatiser l utilisation de la base de données. Objet Elément identifiable désignant une table, un formulaire, un état ou un contrôle pouvant être sélectionné et manipulé en tant qu'entité indépendante. Propriété Attribut paramétrable d un contrôle, d un champ ou d un objet d une base de données. Relation Association de champs communs à deux tables. Une relation peut être de type un-à-un (1 1) ou un-à-plusieurs. (1 n) Les relations sont utiles pour afficher des données de plusieurs tables et éviter la "redondance" (répétition) de données. Requête Une requête permet d extraire certaines données d une ou de plusieurs tables en fonction d'un ou plusieurs critères. Certaines requêtes permettent d agir directement sur le contenu des tables. (Requêtes d action) Table Elément fondamental de la structure de la base de données. Chaque table contient des données relatives à un sujet spécifique. Une base de données est souvent constituée de plusieurs tables entre lesquelles sont définies des relations. Visual Basic Langage de programmation traditionnel procédural fonctionnant dans un environnement graphique d'exploitation (p.e WINDOWS). Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 13

15 5. Importation et liaison de données dans Access Source de données Version ou format géré Base de données Microsoft Access 2.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000 Projet Microsoft Access 9.0/2000 dbase III, III+, IV et 5 7 (La liaison (lecture/écriture) (nécessite Borland Database Engine 4.x) Paradox, Paradox for Windows 3.x, 4.x et (la liaison (lecture/écriture Feuilles de calcul Microsoft Excel 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95, 8.0/97 et 9.0/2000 Feuilles de calcul Lotus (liaison en lecture seule).wks,.wk1,.wk3, et.wk4 Microsoft Exchange Toutes versions Fichiers texte délimité Tous jeux de caractères Fichiers texte à longueur fixe Tous jeux de caractères HTML,XML 1.0 (liste) 2.0, 3.x (table ou liste) Tables SQL, Microsoft Visual FoxPro Visual FoxPro 2.x, 3.0, 5.0 et 6.x Données issues d'autres programmes et bases de données qui reconnaissent le protocole ODBC voir liste des pilotes ODBC pris en charge, ODBC (Open Database Connectivity) Protocole standard permettant d'accéder aux informations de serveurs de base de données SQL, tels que Microsoft SQL Server. Il est possible d installer des pilotes ODBC qui permettent à différents SGBD de se connecter à ces serveurs SQL et d'accéder aux données des bases de données SQL. Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD Page 14