PLUS ON EN SAIT MIEUX ON SE PORTE. Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD

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1 PLUS ON EN SAIT MIEUX ON SE PORTE Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD Mai 2013

2 1 2 S informer sur le DMP Préparer votre q ALIMENTATION établissement Sur le site dmp.gouv.fr espace Structure de soins, rubriques «en savoir plus» et «le DMP en pratique», retrouvez les informations nécessaires pour vous familiariser avec le DMP. En appelant DMP Info Service 24h/24 7j/7 au (prix d un appel local). A l occasion de réunions d information organisées dans votre région : contactez l ARS ou la maîtrise d ouvrage régionale (GCS e-santé) esante.gouv.fr/paroles-aux-regions ou la Fédération. Définir votre projet DMP Avant de démarrer, il convient de répondre à quelques questions pour permettre la mise à disposition du dossier de liaison d urgence (DLU) dans le DMP des résidents : 1 Les résidents disposent-ils d un DMP? Si non : qui sera en charge de la phase d information et de création du DMP des résidents? quel sera le poste informatique utilisé pour créer le DMP? Si oui (DMP créé hors EHPAD) : au sein de l EHPAD, quels professionnels de santé ont besoin de consulter les documents existants? quel sera le poste utilisé pour consulter le DMP? Retour d expérience : Dans les EHPAD de petite taille, c est souvent le médecin coordonnateur qui informe les résidents, crée et alimente leur DMP avec le DLU, en utilisant le poste de la salle de soins ou le bureau. Dans les EHPAD de taille plus importante, le médecin coordonnateur est aidé d un cadre de santé pour informer les résidents, créer leur DMP et l alimenter. Si l EHPAD dispose d un bureau d accueil, le personnel d accueil crée le DMP des résidents. Les animateurs contribuent également à l information des résidents. 2 Qui sera en charge d enregistrer le DLU et ses mises à jour dans le DMP des résidents? Et sur quel poste? 3 Si l EHPAD dispose d un «logiciel métier» (utilisé généralement pour le suivi administratif, médical, paramédical et social) est-il «DMP-compatible»? La compatibilité avec le DMP se vérifie sur Si nécessaire, demander à l éditeur le délai de mise en compatibilité. 2

3 Seuls les professionnels de santé peuvent alimenter et consulter le DMP des résidents. Commander les outils CPS La carte de professionnel de santé CPS est nécessaire pour accéder au DMP. A ce jour, les médecins, sages-femmes, dentistes et pharmaciens inscrits à l Ordre, et tous les professionnels de santé libéraux disposent déjà d une carte CPS. Pour les autres professionnels salariés de l EHPAD qui ont besoin d accéder au DMP des résidents, le directeur doit commander gratuitement les cartes en suivant la procédure suivante : 1 Compléter et signer les documents disponibles sur telechargement#contrats_et_formulaires_ associ_s. Le contrat de demande de produits de certification. Les conditions générales d utilisation (CGU) des produits de certification de l ASIP Santé. La demande d attribution de la carte de représentant légal (CDE). La demande d attribution de carte de personnel de structure, s il a besoin d équiper du personnel administratif en carte de personnel d établissement (CPE) pour créer les DMP. Puis les renvoyer scannés à etablissement@ asipsante.fr 2 Si les professionnels de santé de l EHPAD non médecins ont besoin d une carte CPS, remplir le formulaire de commande CPS et leur faire signer le protocole d usage, disponible auprès de etablissement@asipsante.fr (ex. formulaire CPS Auxiliaires Médicaux Réglementés pour le cadre de santé). Une fois signés, transmis et validés par la Délégation Territoriale de l ARS, les documents sont envoyés à l ASIP Santé. L ASIP Santé émet les cartes de la famille CPS demandées et les envoie à l adresse de correspondance mentionnée sur le formulaire. Les codes (code utilisateur et code de déblocage) sont envoyés 24 heures après la carte. Important : Les médecins vérifient que leur situation d exercice dans l EHPAD est bien enregistrée par l Ordre des médecins. Si l EHPAD utilise un logiciel métier «DMPcompatible» homologué en authentification indirecte, il doit se doter de certificats serveurs applicatifs émis par l ASIP Santé. Il est ainsi dispensé d utiliser les cartes de la famille CPS pour créer et alimenter le DMP. Les cartes CPS restent indispensables pour consulter le DMP. Retrouvez la procédure d obtention des certificats serveurs applicatifs sur : structures-de-soins-non-liberales#7 Pour toute question complémentaire sur le service CPS, contactez : CPS Info Service 24h/24 et 7j/7 : (0,15 TTC/mn) Adapter les postes de travail Pour utiliser le DMP, vous avez besoin : d un ou plusieurs ordinateurs «DMP-compatibles» ; de lecteurs de cartes à puce ; de moyens d authentification décrits précédemment ; d un accès internet avec un antivirus qui autorise l accès au DMP. Si l EHPAD dispose d un logiciel métier «DMPcompatible», il demande à son éditeur l installation de la version «DMP-compatible» sur le(s) poste(s) et doit prévoir les lecteurs de cartes. Dans le cas contraire, l EHPAD peut utiliser le portail web DMP mis à disposition gratuitement par l ASIP Santé. Il devra s assurer de la compatibilité du système d exploitation et du navigateur internet avec le DMP, et commander et installer des lecteurs de cartes. Pour plus d information, et accéder à l outil de diagnostic du poste : fr/professionnel-de-sante:utiliser-le-dmp/ acceder-aux-dmp-de-vos-patients 3

4 3 Informer et créer q ALIMENTATION 4 Alimenter et partager Commander les documents d information Vous pouvez commander gratuitement les différents supports de communication du DMP, en particulier la brochure d information patient, l affiche DMP à mettre dans l EHPAD, en salle de soins, dans la salle de restauration, etc. : sur l espace de commande en ligne «e-doc» ; auprès de la maîtrise d ouvrage régionale de votre région. Créer un DMP La création nécéssite : d informer préalablement le résident sur le DMP et sur ses droits grâce à la brochure d information patient. Il est important de lui expliquer également qu avec le DMP, tous les professionnels de santé qui le prennent en charge vont pouvoir notamment partager son DLU hors de l EHPAD. de recueillir son consentement dématérialisé, au moment de la création informatique du DMP. d insérer la carte Vitale du résident VITALE dans un lecteur de carte pour que le logiciel puisse automatiquement calculer et récupérer l Identifiant National de Santé (INS) du résident. Si le résident souhaite accéder à son DMP, l EHPAD imprime les identifiants de connexion et les lui remet. Pour plus d information sur le DMP et les majeurs protégés (sous tutelle, curatelle ) rendez-vous sur documentation/note-juridique-mineurs DLU Les DLU tenus sous un format papier doivent être numérisés. Pour les DLU renseignés dans un outil informatique, le paramétrage du DLU doit être vérifié (s assurer qu il contient bien les éléments que l on souhaite ensuite transmettre au DMP). Si le logiciel est «DMP-compatible» : c est automatique, suivre les indications fournies par l éditeur. Si l EHPAD utilise le web DMP : il faut générer le DLU, le transformer en pdf, puis l ajouter au DMP du résident en l enregistrant dans la rubrique «Synthèse», avec le titre «Dossier de liaison d urgence». Le médecin coordonnateur de I EHPAD veille à la mise à jour régulière du DLU par le médecin traitant. Il s assure que le DLU est à jour dans le DMP. Si le résident dispose déjà d un DMP (créé par une autre entité), l EHPAD propose au résident d alimenter son DMP avec les nouveaux documents produits et utiles à son parcours de soins. Important : l EHPAD doit conserver dans son système d information les INS des résidents dont il a créé les DMP, car il en aura besoin pour alimenter ou consulter leur DMP. Retour d expérience : Pour mieux sensibiliser les résidents, un courrier d information peut être envoyé aux familles, aidants et tuteurs. Le conseil de la Vie Sociale est également un bon relais de communication auprès des résidents, des familles et des professionnels de l établissement sur la mise en place du DMP dans l EHPAD. 4

5 5 Consulter 6 Inscrire le DMP dans la durée CR Si votre EHPAD est situé dans un bassin de santé où plusieurs acteurs de santé utilisent le DMP, les résidents disposent peut-être d un DMP qui contient des documents utiles à la coordination des soins (ex. la synthèse médicale déposée par le médecin traitant, les comptes-rendus d hospitalisation ou de consultation suite à une prise en charge en urgence, des résultats d examens ). Tout professionnel de santé, authentifié avec sa CPS et autorisé par le résident, peut alors consulter son DMP. Pour garantir une bonne utilisation du DMP, l EHPAD doit : former les professionnels au DMP ; informer la Commission de Coordination Gériatrique ; informer ses correspondants habituels, en particulier les professionnels qui exercent dans les SAMU-Centre 15, qui assurent la permanence des soins, ou qui pratiquent dans les services de gériatrie. L information porte principalement sur : la présence du DLU dans le DMP des résidents de l EHPAD ; la capacité à lire les comptes-rendus déposés dans le DMP par ses correspondants. Poursuivre le travail d information et de formation informer au fil de l eau tout nouveau résident, collaborateur ou partenaire, optimiser si nécessaire les procédures de création/alimentation/consultation du DMP, diffuser les informations sur le DMP, par exemple dans le livret d accueil du résident, dans le dossier remis aux familles en amont ou lors de réunions d information, organiser des formations régulières avec le personnel de l EHPAD. Témoigner Tout témoignage donnera l élan à d autres pour déployer et utiliser le DMP. Les retours d expérience sont ainsi importants. N hésitez pas à faire part de votre retour auprès de l ARS, de votre maîtrise d ouvrage régionale (GCS e-santé), de votre Fédération ou auprès de l ASIP Santé. Pensez également à vous abonner à la newsletter DMP de votre maîtrise d ouvrage, et à «DMP Actu» publiée par l ASIP Santé et disponible sur 5

6 Le Dossier Médical Personnel : pour améliorer la prise en charge des résidents Depuis 2008, les établissements d hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) doivent tenir à jour un dossier de liaison d urgence (DLU) pour tous les résidents*. Le DLU doit être accessible 24h/24 à tous les médecins intervenant en urgence en EHPAD. Aujourd hui, le professionnel de santé dûment autorisé par le patient à accéder à son Dossier Médical Personnel (DMP) peut y déposer le DLU. Tous les professionnels de l urgence (SAMU-Centre 15, permanence des soins ambulatoires ) peuvent ainsi consulter les informations essentielles y figurant, à tout moment, même la nuit. Le DMP permet également le partage d informations entre tous les professionnels de santé participant à la prise en charge des personnes âgées (médecin traitant, acteurs de la filière gériatrique ). Le DMP, dossier médical informatisé et sécurisé, ne modifie pas les organisations existantes, mais a vocation à faciliter la qualité de la prise en charge du résident notamment en situation d urgence. Ce document présente les étapes nécessaires à l intégration du DMP dans votre établissement. * Circulaire interministérielle N DGS/DHOS/DGAS/DDSC/DGT/DUS/UAR/2008/156 du 13 mai 2008 dans le cadre du Plan Canicule Le DMP, en quelques mots Simple et gratuit : Service public créé par la loi Dossier médical informatisé qui rassemble les informations jugées utiles à la coordination des soins Proposé aux bénéficiaires de l assurance maladie C est le patient qui décide de donner les autorisations d accès aux professionnels et structures de santé qui le prennent en charge Le DMP favorise la coordination, la qualité et la continuité des soins Whisson/Jordan/Fancy/Photononstop dmp.gouv.fr Pour en savoir plus DMP Info Service : 24h/24-7j/7 N Azur PRIX D UN APPEL LOCAL 6