Collation des grades 2016 Université Laval

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1 Collation des grades 2016 Université Laval Rencontre avec les répondants facultaires 23 et 25 février 2016 Bureau du secrétaire général

2 Ordre du jour Mot de bienvenue et présentation des responsables Succès de 2015 Horaire des cérémonies Processus d invitation : présentation Étudiants admissibles à la collation des grades 2016 Processus de dérogation Renseignements importants à communiquer aux étudiants Renseignements importants concernant le défilé universitaire Dates importantes Autres 2

3 Lieux principaux Cérémonies : amphithéâtre sportif du PEPS appelé aussi amphithéâtre/gymnase Enregistrement des étudiants : patinoire A Défilé universitaire : salle 0947 et

4 4

5 5

6 6

7 7

8 Horaire des cérémonies 8

9 Processus d invitation Les étapes 1. Envoi d un courriel d invitation à toutes les adresses au dossier de l étudiant. En fonction du statut, de la fin janvier au 13 mai Confirmation de l étudiant dans CAPSULE (section Renseignements personnels) Inscription dans CAPSULE obligatoire Réponse demandée même si l étudiant ne participe pas à la cérémonie. Date limite : 29 mai Envoi d un rappel aux étudiants qui n ont pas répondu. 4. Envoi d un rappel final aux étudiants qui participent (mi-mai). 9

10 Processus d invitation Exemples de courriel Veuillez noter que nous transmettons ce message à toutes les adresses de courrier électronique inscrites à votre dossier étudiant. Invitation - Collation des grades 2015 Selon nos dossiers, vous êtes en voie de faire officiellement partie de la grande famille des diplômés de l Université Laval au terme de l année À ce titre, l Université Laval vous convie à joindre votre cohorte dans le cadre des cérémonies de collation des grades de juin prochain. Pour vous inscrire, veuillez consulter votre dossier dans CAPSULE, le libre-service Web des études, à la section «Renseignements personnels», sous la rubrique «Collation des grades» : Si vous ne désirez pas participer à votre cérémonie de collation des grades, vous devez également nous en informer de la même manière. L inscription à la collation des grades est obligatoire afin d y participer. Aucun diplômé ne peut se présenter sans avoir confirmé sa présence via CAPSULE. Toutes nos félicitations et meilleures salutations! Vous aimeriez obtenir plus de détails? Consultez notre site Web à l adresse suivante : 10

11 Processus d invitation CAPSULE 11

12 Processus d invitation Informations supplémentaires Éléments déclencheurs des invitations : Statut DI Statut ATTENTEDIPLO/ACCEPTDIPLO ou CA/CV (Session 2016) Notes : - Si dans un programme ces statuts sont utilisés afin d identifier des étudiants qui ne diplômeront pas au terme de la session d hiver, il faut le signifier au BSG. - Une fois invité, un étudiant peut assister à sa cérémonie même s il n est pas officiellement diplômé lors de celle-ci. Production de rapports : À compter de la première semaine de mars, les facultés pourront elles-mêmes produire leur rapport via le menu GYAXDON de Banner. Un responsable devra être identifié par chacune des facultés. 12

13 Étudiants admissibles 31 mai 2015 : maîtrise avec mémoire et doctorat (DI) Du 30 juin 2015 au 30 avril 2016 : baccalauréat, maîtrise et doctorat (DI) 31 mai 2016 : baccalauréat et maîtrise avec scolarité seulement (DI, CA et CV) 30 juin 2016 : doctorat en médecine Notes : Les étudiants au DESS ne sont plus invités. 13

14 Dérogations Situations exceptionnelles Décision au cas par cas Demande présentée par la faculté ou par l étudiant au coordonnateur d opérations de la division des diplômes Suivi assuré par le BSG Inscription dans CAPSULE obligatoire 14

15 Renseignements importants - étudiants L inscription via CAPSULE est obligatoire : les étudiants non-inscrits seront refusés. Importance de mettre à jour son adresse courriel afin de recevoir l invitation. Importance d arriver 90 minutes avant la cérémonie : les retardataires pourraient ne pas être autorisés à participer. Respecter la limite d invités établie. 15

16 Renseignements importants défilé universitaire La faculté envoie l invitation de la secrétaire générale à son personnel enseignant. Elle envoie aussi un rappel. Dans les deux cas, M. Eric Couture doit être copié. Une mention peut aussi être faite lors d une assemblée des professeurs. Le personnel enseignant est invité à s inscrire en ligne (obligatoire). Nouveauté : validation de l IDUL/NIP Date limite : le vendredi 3 juin Aucune inscription ne sera acceptée après la date limite. Les personnes non-inscrites ne seront pas acceptées lors de l événement. Les retardataires ne pourront faire partie du défilé. Le BSG fera parvenir la liste des personnes inscrites à chacune des facultés. Le BSG fera un rappel par courriel à tous les participants. 16

17 Dates importantes et autres sujets L importance du rôle des responsables facultaires = transmission de l information. Site Internet destiné au personnel des facultés : Dates importantes (voir document). Cocktail en faculté : communication aux étudiants. Service de photographe Site Internet : 17

18 Questions et commentaires 18

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