NeedlePaie. Procédure d aide à la création de la DADS-U 2008 Des données sociales de l année 2007

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1 NeedlePaie Procédure d aide à la création de la DADS-U 2008 Des données sociales de l année 2007 Nous restons cependant à votre disposition pour toute information complémentaire.

2 La DADS se créé en 4 étapes : - La création du fichier : Cette étape est la première du processus elle consiste à préparer le fichier de travail sur lequel vous travaillerez pendant la suite du processus. - L édition de contrôle : Vous éditez ce document reprenant l ensemble des éléments contenu dans le fichier de travail. - L affichage et modification : Cette fonction vous permet d intervenir sur les éléments de votre DADS, informations sur le dossier, sur les salariés, etc - La déclaration : cette fonction créé le fichier définitif qui sera transmis. Vous disposez également d une édition individuelle que vous pouvez transmettre à vos salariés afin qu ils puissent faire leur déclaration d impots. Avant de pouvoir créer le fichier de travail, nous vous conseillons de renseigner au mieux les fiches du personnel. Nous vous expliquerons plus loin comment faire. Il existe un petit programme permettant de vérifier votre déclaration sur votre ordinateur avant de le transmettre, vous pouvez le télécharger à l adresse suivante : I Mise à jour du logiciel Pour déclarer vos données sociales vous devez obligatoirement utiliser la version de NeedlePaie. Si vous n êtes pas en possession de cette version vous pouvez la télécharger sur le site : Vous devez vous identifier afin d accéder aux fonctions de téléchargement, si vous n êtes pas encore inscrit profitez de cette mise à jour pour le faire. Après votre inscription vous pouvez accéder au menu Version, cliquez sur la fonction «NeedlePaie». puis sur Version à deux reprise. Sauvegardez ensuite le fichier sur votre ordinateur. A la fin du téléchargement, vous devez décompresser le fichier puis installer la nouvelle version. Il est impératif d effectuer une sauvegarde avant toute mise à jour de version. Vous ne devez installer la version qu une seule fois II Mise en conformité du logiciel Dès que la version est installé, vous devez mettre en conformité les fichiers, pour cela cliquez sur le menu «Outils» de votre logiciel et sélectionnez la fonction «Fonctions Spécifiques». Double-cliquez sur la fonction «np7365» puis validez. Il convient ensuite de cliquer sur le menu «Administration» et sélectionnez la fonction «Dossier». Cliquez enfin sur l onglet DADS-U. Le renseignement des zones de cet onglet est primordial, nous allons donc toutes les détaillées : Code Urssaf : Code de l Urssaf auprès duquel vous effectuez vos déclarations. Ligne Assujettissement : - Taxe sur salaires : O si soumis N si non soumis - Taxe d apprentissage : O si soumis N si non soumis - Formation continue : O si soumis N si non soumis Nature de DADS U : - 01 : code nature de la dads-u complète, commune tds et irc et/ou ip - 02 : code nature de la dads-u tds salaires et/ou honoraires - 03 : code nature de la dads-u irc et ip - 04 : code nature de la dads-u à une caisse congés intempéries btp

3 - 05 : SUPPRIME (code nature de la dads-u néant) - 06 : INACTIF (code nature déclaration spécifique tds secteur public) - 07 : code nature de la dads-u irc - 08 : code nature de la dads-u ip - 09 : code nature de la dads-u sociétés d'assurance - 10 : code nature de la dna unedic - 11 : SUPPRIME (code nature de la dads-u unedic) - 12 : code nature de la dads-u honoraires seuls - 21 : INACTIF (code nature de la dads-u périodes de chômage secteur public) - 31 : INACTIF (code nature de la dads-u liste de mouvements de personnel) Type de la DADS U : - 51 : code type déclaration normale - 52 : code type déclaration complémentaire - 53 : code type déclaration rectificative - 55 : code type déclaration néant - 56 : SUPPRIME (code type déclaration régularisation annuelle des éléments de cotisations des sociétés d'assurance) - 57 : code type déclaration suppression - 58 : code type déclaration création Signataire du Bordereau : Nom du Responsable de l entreprise ou du Responsable du Personnel Rubrique CSG : indiquez ici le ou les code(s) des rubriques de CSG que vous utilisez. Rubrique réduction de cotisations : - Salariales : Code rubrique réduction TEPA salariale - Patronales : Code rubrique réduction TEPA patronale Accident du travail : - Rubrique : Code de la rubrique - Taux : Taux d AT de la rubrique. Cette information est indiquée sur la notification du taux d AT - Risque : Code risque transmis par la CPAM. Cette information est indiquée sur la notification du taux d AT - Bureau : zone permettant de bénéficier d un taux spécifique indiquez (B). Cette information est indiquée sur la notification du taux d AT - Section : Valeur par défaut 01

4 Compte rendu d exploitation : Coordonnées du contact ayant réalisé la DADS auquel sera transmis le bilan. - Civilité : code civilité à sélectionner - Nom : Nom et prénom - Domaine : domaine de compétence du contact. Ces opérations sont à réaliser pour chacun de vos dossiers de paie, ou bien pour chaque établissement. Si vous travaillez en multi-établissement et que les informations sont identiques ne saisissez que les informations du dossier. III Mise en conformité du module Prud hommes Cliquez sur le menu «Administration» puis sur la fonction «Dossier» et sélectionner l onglet «Prudhomme» : - Suffixe identifiant : - Type employeur : - Collège électoral : o 01 Collège salarié o 02 Collège employeur - Section : o 01 Industrie o 02 Commerce o 03 Agriculture o 04 Activités diverses - Lieu de Vote : - Code Insee commune entreprise : code insee de la commune. Disponible sur le site insee.fr IV Mise en conformité des fiches salariés La mise en conformité des fiches est impérative, elle vous permettra d avoir des refus de DADS. Il est important de vérifier le contenu, mais également la présentation des zones. Par exemple, vous devez veiller à ce qu aucun caractère parasite ne figure dans l adresse (ex : l apostrophe est à proscrire, utilisez le tiret du 6 et non pas le tiret-bas du 8). Nous allons détaillés les informations sur lesquelles nous souhaitons attirer votre attention.

5 Les zones sur lesquelles nous attirons votre attention pour l onglet général : - En ce qui concerne les zones d adresse, vous ne devez pas utiliser de caractères spéciaux tels que l apostrophe, le double espace, le tiret du bas, etc.. - Vérifiez également la présence de la clé du numéro INSSE. - Code INSEE de l emploi - Informations liées à la naissance du salarié - Le coefficient de temps partiel Les zones importantes de l onglet données complémentaires - Toutes les zones concernant les périodes (si votre salarié à travailler sur plusieurs période veillez à ne pas utiliser deux fois les mêmes codes pour la justification de la date de fin) - Toutes les zones concernant la DADSU doivent être correcte, nous attirons votre attention sur le type de contrat et sur le code exonération - Les zones «Complémentaires» permettent de renseigner les caisses de retraite complémentaire que vous devez renseigner obligatoirement si vous effectuez une déclaration IRC Les zones importantes de l onglet données annexes : - Nous attirons votre attention sur la zone «Prévoyance» qui doit être complétée au mieux si vous effectuez une déclaration IP

6 V Création du fichier DADS La création du fichier de travail se fait à l aide de la fonction «Création du fichier» du Menu DADS-U. Renseignez la zone concernant la période sur le masque de sélection des salariés. En théorie la période concernée est 01/07 à 12/07, puis validez. - Code siège : Code établissement dans le logiciel 00. Si vous souhaitez effectuer une déclaration par établissement vous devez créer autant de fichier que d établissement en indiquant le code. - Code déclarant le résultat : code de l établissement déclarant le résultat, par défaut Code émetteur : code de l établissement émetteur de la DADS. Ou indiquer le Numéro de SIRET. Si vous ne renseigner rien le SIRET utilisé sera celui du code émetteur. - Année de Validité : 07 année des salaires déclarés. - DADS à cumuler avec une autre DADS déjà traitée : O/N si vous déclarez une seule DADS indiquer N, si vous souhaitez regrouper plusieurs DADS sur un seul fichier indique O et indiquer ensuite le code de la DADS à intégrer au fichier. - Décalage de paie : Indiquez ici si vous effectuez vos paies en «décalage». Vous devez ensuite effectuez une impression de ce fichier afin que pouvoir consulter les informations que vous allez déclarer, pour cela utilisez la fonction «Edition de Contrôle» du menu DADS-U. V Modification des informations Vous pouvez modifier l ensemble des informations contenues dans le dossier à l aide de la fonction «Affichage/Modification» du menu DADS-U. Cette fonction vous permet également de préciser les informations des éléments à déclarer tels que le type d avantage en nature, le montant et la nature des frais professionnels, les indemnités de rupture de contrat, etc.. Lorsque vous avez effectués toutes les modifications que vous deviez faire, nous vous conseillons de refaire une édition de contrôle afin de conserver un document papier correspondant à la déclaration que vous allez effectuer.

7 VI Création du fichier Pour créer le fichier à télétransmettre, vous devez aller dans le menu «DADS-U» «Déclaration» et utiliser la fonction - Zone Fichier de test : O si vous faites une déclaration pour test et N si vous faites une déclaration réelle. Il faut impérativement faire une déclaration réelle avant le 31 janvier 08 - Fichiers à Traiter : indiquez ici le fichier de travail à déclarer. Vous disposez d une aide sur données (touche F3) pour sélectionner votre fichier qui porte le code SSEE ou SS = code du dossier et EE le code de l établissement ou 00 correspond est l établissement principal. Cette fonction créée un fichier nommé XDUSS07JJMMAAHHMM qui varie selon les critères suivants : - XD type de fichier (TD pour fichier Test et DD pour fichier définitif) - SS code société - JJ jour de création du fichier - MM mois de création du fichier - AA année de création du fichier - HH heure de création du fichier - MM minute de création du fichier Exemple du nom du fichier pour une déclaration réelle faite le 25/01/08 à 15h23 : DDUSS Ce fichier se trouve dans le dossier c:/needle/needlepaie du disque de l ordinateur ayant fait la déclaration. Dès lors que vous avez effectuez une première déclaration, vous devez modifiez le type de DADS (voir le chapitre se reportant à cette donnée) dans la fonction «Affichage/Modification»

8 VII Utilisation du programme de test Avant de transmettre votre fichier nous vous conseillons d utiliser le programme mis à votre disposition pour tester la structure de votre DADS. Nous attirons votre attention sur l utilité de ce programme qui ne teste pas les données transmises mais seulement la présence d anomalies dans le fichier. Pour récupérer ce programme référez vous à la première page de cette procédure. Après téléchargement et installation du programme, exécutez le. Cliquez ici pour sélectionner le fichier (voir chapitre précédent) Après éxecution vous obtenez un compte rendu détaillé comme ci-dessous Nous vous conseillons de corriger toutes les anomalies avant de transmettre votre fichier afin de ne pas être dans l obligation de refaire de déclaration ultèrieurement.