La check-list pour vos événements

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1 La check-list pour vos événements #FLYERpourtous FLYER.FR Des impressions pour tous!

2 Bonjour, Que ce soit la première ou la centième fois que vous organisiez un événement, vous voulez que le résultat soit impeccable et éviter les mauvaises surprises. C est pourquoi nous avons élaboré une check-list pour événements. Imprimez-la rapidement pour commencer à planifier et assigner les tâches. La check-list pour vos événements 2

3 01 Pour commencer Les informations générales sur l événement. Remplissez ci-dessous les informations générales sur l événement. Soyez bref afin que tout ceux impliqués dans l événement puissent les assimiler rapidement. 1.1 CONCEPT Décrivez brièvement l événement. 1.2 DATE Quel jour aura lieu l événement? 1.3 LIEU Où aura lieu l événement? 1.4 BUDGET Quel est le budget total disponible pour l événement? La check-list pour vos événements 3

4 1.5 SPONSORS PRINCIPAUX Y a-t-il des sponsors? Qui sont-ils? 1.6 RESPONSABLE PRINCIPAL Qui est responsable de l organisation? La check-list pour vos événements 4

5 mois avant l événement Réglez ces points-ci le plus rapidement possible. Car ceux-ci prennent généralement plus de temps que vous ne pensez. N oubliez pas d assigner un responsable et une échéance. 2.1 CHOISISSEZ UN DJ OU UN GROUPE Avez-vous besoin d un DJ? Si oui, quel style? 2.2 L AMÉNAGEMENT Trouvez un ou des partenaires pour l aménagement, c est-à-dire l éclairage, les tentes, les décorations, les ordinateurs, les projecteurs, le son, le podium 2.3 TROUVEZ DES SPONSORS Imaginez une stratégie pour attirer des sponsors. La check-list pour vos événements 5

6 2.4 PUBLICITÉ Faites un plan détaillé pour promouvoir l événement auprès d un groupe-cible. N oubliez pas les flyers, les affiches, les panneaux 2.5 PRÉVOYEZ LES BESOINS GRAPHIQUES Les tickets d entrée, les tickets boisson, le programme et le fléchage. 2.6 POINTS DE VENTE Déterminez comment les tickets seront vendus. La check-list pour vos événements 6

7 2.7 FORMALITÉS D INSCRIPTIONS Renseignez-vous sur les formalités administratives à remplir sur place. 2.8 TRANSPORT VERS ET DEPUIS L ÉVÉNEMENT Proposez-vous une navette? Contactez alors dès maintenant une entreprise de location. La check-list pour vos événements 7

8 mois avant l événement Il est temps de peaufiner les grandes lignes. L événement se rapproche, le décompte a commencé. 3.1 COMMANDEZ VOS IMPRESSIONS Commandez dès maintenant vos flyers, affiches, livrets et autres matériel de promotion. 3.2 SÉCURITÉ INCENDIE ET AUTRES ASSURANCES Vérifiez la sécurité incendie, la responsabilité civile et les assurances tous risques et mettez-les à jour si nécessaire. 3.3 POMPE À BOISSONS Contactez une entreprise de location de pompe à boissons. La check-list pour vos événements 8

9 3.4 LOCATION DE MATÉRIEL Si vous vous occupez de l aménagement, commandez/louez le matériel dès que possible. 3.5 CONTACTEZ UN TRAITEUR Si nécessaire, contactez un traiteur. 3.6 PHOTOGRAPHE Choisissez et contactez un photographe. La check-list pour vos événements 9

10 3.7 COLLEZ LES AFFICHES Organisez le collage des affiches. 3.8 ORGANISEZ LA SÉCURITÉ Réservez l équipe de sécurité. La check-list pour vos événements 10

11 mois avant l événement L organisation de l événement devrait toucher à sa fin. Il est temps de mettre les points sur les i. 4.1 LE DÉROULEMENT DU JOUR J Planifiez entièrement le déroulement de l événement de manière précise pour éviter les mauvaises surprises le jour-même. 4.2 FAITES LA PROMO EN LIGNE Facebook, LinkedIn, Twitter, ajoutez l événement aux calendriers, envoyez les communiqués de presse, les invitations électroniques 4.3 LIEUX D AFFICHAGE Trouvez des lieux d affichage et organisez l affichage. La check-list pour vos événements 11

12 4.4 DISTRIBUTION DES FLYERS Définissez où les flyers seront distribués. 4.5 DISTRIBUTION DES TICKETS EN PRÉVENTE Veillez à ce que tous les lieux de vente disposent de tickets. 4.6 DISTRIBUTION DES AFFICHES Deuxième collage des affiches. 4.7 CONTACTEZ LES PRESTATAIRES DE SERVICES Contactez une entreprise de nettoyage et de ramassage des déchets pour après l événement. La check-list pour vos événements 12

13 semaines avant l événement Veillez à ce que tout soit prévu, jusque dans les moindres détails. L événement a lieu dans moins d un mois. 5.1 PAYEZ LA REDEVANCE À LA SACEM ET À LA RÉMUNÉRATION ÉQUITABLE Payez les deux redevances afin que vous puissiez utiliser de la musique d auteurs et d artistes. 5.2 ORGANISEZ UNE CONFÉRENCE DE PRESSE Il est temps de vous adresser à vos contacts dans la presse et de les informer au sujet de l événement. 5.3 PREMIÈRE RÉPARTITION DES TÂCHES Élaborez une première répartition des tâches pour tous les collaborateurs. La check-list pour vos événements 13

14 semaines avant l événement Concentrez-vous surtout sur les visiteurs! Les points les plus importants doivent désormais être réglés. 6.1 ÉTABLISSEZ LA RÉPARTITION DES TÂCHES DÉFINITIVES Établissez la répartition des tâches définitive pour tous les collaborateurs. 6.2 AUTORISATION VÉHICULE PUBLICITAIRE Demandez l autorisation de circuler dans un véhicule publicitaire. 6.3 FAITES DE LA PUB Affiches, internet, flyers, direct mailing La check-list pour vos événements 14

15 6.4 IMPRIMEZ LES MENUS, BADGES, PORTE-NOMS Faites imprimer les badges des VIP, des visiteurs et de la sécurité. N oubliez pas les menus et les porte-noms. La check-list pour vos événements 15

16 jours avant l événement Contrôlez que tout soit en ordre. À partir de maintenant, tout va s accélérer. 7.1 CONTINUEZ DE FAIRE DE LA PUB Par exemple, en vous déplaçant dans un véhicule publicitaire. 7.2 LE FLÉCHAGE Mettez le fléchage en place. 7.3 PRÉPAREZ LE LIEU Préparez la salle. N oubliez pas d aller chercher le matériel nécessaire. La check-list pour vos événements 16

17 7.4 CONTACTEZ LES VOISINS Écrivez un petit mot aux voisins et informez-les au sujet de l'événement. 7.5 ALLEZ CHERCHER ET PAYEZ LES TICKETS EN PRÉVENTE Allez chercher et payez les tickets en prévente. 7.6 NUMÉROS DE TÉLÉPHONE UTILES Faites une liste de numéros de téléphone utiles. La check-list pour vos événements 17

18 7.7 PRÉVOYEZ DU CASH Si nécessaire, prévoyez suffisamment de monnaie pour la vente de tickets et de boissons. 7.8 PRÉVOYEZ LE MATÉRIEL POUR LE BAR Décapsuleurs, serviettes, produit vaisselle, plateaux BRIEFING Organisez un briefing avec tous les collaborateurs. Une bonne ambiance vous garantit une bonne expérience pour les collaborateurs. La check-list pour vos événements 18

19 08 24 heures avant l événement Contrôlez tout à deux reprises. Un dernier effort, tout devrait être prêt. 8.1 CONFIRMEZ LA PRÉSENCE DU PERSONNEL DE SÉCURITÉ Confirmez que le personnel de sécurité sera présent. 8.2 CONFIRMEZ LE TRAITEUR Confirmez auprès du traiteur que tout est en ordre. 8.3 CONFIRMEZ LES MUSICIENS Contactez tous les musiciens réservés et confirmez que tout est en ordre. La check-list pour vos événements 19

20 8.4 CONTRÔLEZ LA SALLE Contrôlez l aménagement de la salle. Vérifiez la musique, l éclairage, les porte-noms, les décorations, la climatisation, FLÉCHAGE Vérifiez le fléchage. La check-list pour vos événements 20

21 09 Jusqu à 5 jours après l événement Même maintenant, vous devez régler certaines choses. Un bon suivi et une évaluation vous garantissent le succès de votre prochain événement. 9.1 CARTES DE REMERCIEMENT Imprimez des cartes de remerciements et envoyez-les à tous vos collaborateurs. 9.2 ÉCRIVEZ UNE ÉVALUATION Faites un rapport d évaluation détaillé avec des suggestions pour le prochain événement. 9.3 METTEZ LA LISTE DES PARTICIPANTS À JOUR Mettez la liste des participants et leurs données à jour pour l organisation de votre prochain événement. La check-list pour vos événements 21

22 9.4 PAYEZ LES FACTURES Le DJ, l équipe de nettoyage, le traiteur, les impressions, la location, la SACEM, le podium, la décoration de la salle, les dégâts éventuels, les boissons, l installation du bar 9.5 FAITES UN RAPPORT FINANCIER Faites un rapport financier détaillé des coûts et des revenus. La check-list pour vos événements 22

23 DES QUESTIONS? CONTACTEZ-NOUS Après la lecture de ce document vous êtes prêts pour créer un événement réussi. Si vous avez encore des questions, n hésitez pas à nous appeler. info@flyer.fr Korte Gotevlietstraat 9, 8000 Brugge, Belgique Notre formulaire de contact FLYER.FR Des impressions pour tous!