PA09 - POLITIQUE DES ACTIVITÉS DE FINANCEMENT DE LA CHASSE GALERIE ET DU 1012

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1 PA09 - POLITIQUE DES ACTIVITÉS DE FINANCEMENT DE LA CHASSE GALERIE ET DU 1012 Dernière révision : Conseil d administration 371 e le

2 PROCÉDURE ADMINISTRATIVE 09 : POLITIQUE DES ACTIVITÉS DE LA CHASSE GALERIE ET DU 1012 Section 1 - Dispositions générales ARTICLE 1 : PRÉAMBULE Cette politique des activités de financement pour les associations étudiantes de 2 e et 3 e niveau vise à offrir la possibilité aux associations de s autofinancer. Cette politique spécifie les bases selon laquelle certaines associations peuvent utiliser les locaux du café bistro la Chasse Galerie et de la salle multifonctionnelle le 1012, services offerts par l'association générale des étudiants de l'université du Québec à Trois-Rivières (AGE UQTR). Cette politique n est pas applicable le soir où une activité est organisée par la gérance des bars et n intervient en rien à la façon dont la gérance doit établir les priorités des projets. ARTICLE 2 : TERMINOLOGIE 2.1 Dans la présente politique des activités de financement de la Chasse Galerie et du 1012, à moins que le contexte ne s y prête pas, les termes suivants signifient : AGE UQTR : Association générale des étudiant(e)s de l Université du Québec à Trois-Rivières; Association de 2 e niveau : Regroupement de tous les étudiants d au plus deux modules à l exclusion des étudiants hors-campus. Association de 3 e niveau : Regroupement d étudiants au niveau des intérêts culturels et/ou professionnels des étudiants, sans lien avec les structures et/ou le mode de fonctionnement de l Université. Formulaire d activité : Formulaire mentionnant le nom de l Association, le nom du responsable de l association étudiante, le titre de l activité, l heure de début de l activité, par le responsable du party. Ce formulaire doit être rempli en ligne et envoyés au Service aux étudiants (SAE) et à la gérance des bars. Personne responsable : personne nommée responsable par l association étudiante d une activité particulière nécessitant la présence d un responsable. Cette personne agit d office comme responsable de la soirée pour l association étudiante; Rapport d activité : Rapport faisant état des ventes de l activité et du montant remis à l Association fait par la gérance des bars. Rapport d activité de l association : Rapport faisant état du déroulement de l activité et des points positifs et négatifs qui ont un lien avec l organisation de l activité (ex : les équipements étaient en place ou ne l étaient pas, le nombre d employés sur place lors de l activité était adéquat, etc.); page 2

3 Prix de revient : Correspond au prix coûtant des produits plus les taxes applicables. Organisateur : Association ou regroupement organisant une activité de financement Section 2 - Interprétation ARTICLE 3 : INTERPRÉTATION 3.1 Genre Dans la présente politique des activités de financement de la Chasse Galerie et du 1012, à moins que le contexte ne s y oppose, le genre masculin est employé dans le but d alléger le texte. 3.2 Nombre Dans la présente politique des activités de financement de la Chasse Galerie et du 1012, à moins que le contexte ne s y oppose, les nombres singuliers et pluriels sont employés indistinctement et sont mutuellement inclus. 3.3 Référence Les intitulés qui sont utilisés pour désigner les titres, chapitres et sections de la présente Politique des activités de financement de la Chasse Galerie et du 1012 ne le sont qu à titre de référence et n ont aucune valeur interprétative. ARTICLE 4 : OBJECTIFS La présente politique s applique à toutes les associations de 2 e et 3 e niveau qui désirent utiliser les locaux du café bistro la Chasse Galerie et de la salle multifonctionnelle le 1012 pour leurs activités de financement étudiantes. 4.1 Objectifs a) Donner un cadre de référence à tout ce qui se fait comme vente et consommation de boissons alcoolisées à l intérieur des murs du café bistro la Chasse Galerie et de la salle multifonctionnelle le 1012 par l entremise de l AGE UQTR qui est responsable de ceux-ci; b) Être le plus équitable pour toutes les associations membres de l AGE UQTR vis-à-vis le financement d activités étudiantes; c) Offrir aux associations étudiantes la possibilité de pouvoir bénéficier des installations du café bistro la Chasse Galerie et de la salle multifonctionnelle le 1012; d) Offrir l opportunité pour les associations étudiantes de faire des activités au café bistro la Chasse Galerie et de la salle multifonctionnelle le 1012; page 3

4 e) Permettre la tenue d activités par les associations étudiantes en facilitant la viabilité économique de l activité. Section 3 - L'acceptation des projets ARTICLE 5 : AUTORISATION 5.1 L autorisation de la tenue des activités de financement au café bistro la Chasse Galerie relève de la gérance des bars. 5.2 Le café bistro la Chasse Galerie ne pourra pas être réservé pour des activités de financement les lundis, mardis et mercredis de soir à compter de 19 h. 5.3 La gérance peut refuser une activité si celle-ci ne respecte pas la mission et les valeurs de l'age UQTR. 5.4 L autorisation de la tenue des activités de financement à la salle multifonctionnelle le 1012 relève de: a) la gérance des bars; b) le responsable du Service aux étudiants(sae) ; c) le directeur du Service de la protection publique de l UQTR. ARTICLE 6 : PROCÉDURE À SUIVRE POUR OBTENIR UNE RÉSERVATION AU CAFÉ BISTROT LA CHASSE GALERIE 6.1 Le responsable d évènement de l association étudiante doit effectuer sa demande à la gérance des bars en personne. L activité doit être confirmée au minimum deux (2) semaines avant la tenue de l évènement. La réservation sera effective à la remise d un dépôt de 100 $ si l activité se tient en dehors des heures d ouvertures normales du café bistro la Chasse Galerie. Le dépôt est remboursable au prochain jour ouvrable suivant l évènement. 6.2 L activité peut être annulée sans pénalité si le responsable d évènement de l association étudiante avise la gérance des bars au minimum une (1) semaine avant la tenue de l évènement. Endeçà de ce délai, le dépôt n est pas remboursable. Le dépôt servira à couvrir les frais de main-d œuvre du personnel ayant été prévu pour la tenue de cette activité. page 4

5 ARTICLE 7 : PROCÉDURE À SUIVRE POUR OBTENIR UNE RÉSERVATION DE LA SALLE MULTIFONCTIONNELLE LE Le responsable d évènement de l association étudiante doit remplir le formulaire en ligne. Pour information, il est possible de s adresser au SAE ou à la gérance des bars. 7.2 Le formulaire est obligatoire pour les activités de financement des associations étudiantes. Il doit être rempli au plus tard deux semaines avant l activité. Toutefois, il est fortement conseillé de le remettre le plus tôt possible, car seul le formulaire confirme d une manière définitive la réservation de la salle multifonctionnelle le Section 4 - Publicité ARTICLE 8 : LOGO DE LA CHASSE GALERIE ET DE L'AGE UQTR / AFFICHES 8.1 Toute publicité relative à l utilisation du café bistro la Chasse Galerie doit comporter le logo de la Chasse Galerie. Le logo doit être d une taille acceptable qui n affecte pas la qualité de l image. Les publicités doivent respecter la politique d affichage en vigueur et être approuvées par la vice-présidence aux communications. 8.2 Toute publicité relative à l utilisation de la salle multifonctionnelle le 1012 doit comporter le logo de l AGE UQTR. Le logo doit être d une taille acceptable qui n affecte pas la qualité de l image. Les publicités doivent respecter la politique d affichage en vigueur et être approuvées par la vice-présidence aux communications. 8.3 En cas de divergence, la politique d affichage a préséance sur les clauses de la présente politique. 8.4 Les frais de graphisme et d impression de 15 affiches sont inclus lors de la réservation. Dans le cas où l activité n est pas tenue, des frais de 70 $ seront chargés à l association ayant requis les services de graphismes et d impression. page 5

6 Section 5 - Politique de prix ARTICLE 9 : RISTOURNES ET PRIX COÛTANT EN VIGUEUR POUR L'ASSOCIATION ÉTUDIANTE RESPONSABLE 9.1 Bière en fût Ristourne de 25 % sur la vente de produits au prix de vente régulier. Bière en fût Ristourne de 10 % sur la vente de produits au prix de vente spécial. Bière en bouteille (341 ml) ou canettes (473 ml) Ristourne de 20 % sur la vente de produits au prix de vente régulier. Bière bouteille (341 ml) ou canettes (473 ml) Ristourne de 5 % sur la vente de produits à un prix de vente spécial. Les bouteilles d alcool fort sélectionnées Vendues au prix de revient majoré de 20 % pour les shooters vendus par les associations. Vente d alcool fort sélectionné par le personnel du bar Ristourne de 10 %. 9.2 Tous les autres produits peuvent être disponibles avec l approbation de la gérance des bars avec une ristourne maximale de 15 %. 9.3 Toute commande de produits non réguliers demandée par l association pour le café bistro la Chasse Galerie ou la salle multifonctionnelle le 1012 devra être payée par l association au moment de la réception de la commande par la gérance des bars. ARTICLE 10 : PRIX EN VIGUEUR LORS DES ÉVÈNEMENTS 10.1 Les prix de vente sont définis par la gérance des bars en collaboration avec les responsables de l activité Si les prix de vente définis sont au-dessus des prix réguliers du café bistro la Chasse Galerie ou de la salle multifonctionnelle le 1012, les profits excédentaires reviennent à l association. Ces prix de vente devront être autorisés par la gérance des bars et l approbation de ceux-ci sont à sa seule discrétion. page 6

7 ARTICLE 11 : RESTRICTIONS 11.1 Les frais de montage et démontage sont à la charge de l association étudiante requérante Les frais de sécurité sont à la charge de l association étudiante requérante L association qui organise une activité a la permission de charger un prix d entrée uniquement dans la salle multifonctionnelle le L association peut, si elle le désire, demander une contribution volontaire dans les deux locaux Toute dépense d artiste, d interprète, de conférencier, de chansonnier ou autre animateur sera à la charge de l association étudiante requérante L association étudiante devra faire un rapport d activité dans les trente (30) jours suivant la tenue d activités dans la salle multifonctionnelle le La remise des profits est conditionnelle au respect de cette clause (Annexe 1) Les frais de réparation en cas de bris lors de l évènement sont à la charge de l association étudiante requérante Toute autre dépense supplémentaire sera à la charge de l association étudiante requérante Les associations étudiantes doivent respecter les contrats d exclusivité en vigueur à l UQTR et à l AGE UQTR Toute association qui fera une activité au café bistro la Chasse Galerie ou à la salle multifonctionnelle le 1012 se doit de respecter les règlements de la place, ainsi que la loi sur l alcool, par conséquent : a) aucun concours de «calage» d alcool; b) la présence d un outil de «calage» n est pas autorisée; c) respecter la loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques (I-8.1) art. 109 alinéas 3; d) aucun acte de nudité ou acte sexuel n est permis; e) aucun acte discriminatoire, quel qu il soit, ne sera toléré, incluant, sans se limiter à : discrimination raciale, religieuse, en regard à l orientation sexuelle, sexe ; f) aucun acte de violence ne sera toléré sous peine de sanctions; g) aucun acte de vandalisme ne sera toléré sous peine de sanctions ; h) aucun produit équivalent aux produits vendus à la Chasse Galerie et/ou au 1012 ne peut être apporté sur le site de l évènement. page 7

8 ARTICLE 12 : RESPONSABILITÉS DE L'ORGANISATEUR 12.1 Transmettre aux responsables des autorisations toutes les informations nécessaires à l activité à défaut de quoi des sanctions pourraient être appliquées Avertir les responsables des autorisations de tout changement même s il est de dernière minute En cas de non-respect de cette politique, l association étudiante prise en défaut pourra se voir attribuer une sanction pouvant aller jusqu à l interdiction de la tenue d activités futures dans les locaux de l AGE UQTR et pourrait se voir refuser le retour de cotisation à la suite de son activité. Section 6 - Formule 1 ARTICLE 13 : MODE DE PARTAGE DES BÉNÉFICES 13.1 Exclusivement pour l activité Formule 1, il y a partage des bénéfices puisque l évènement se tient à la fois dans la salle multifonctionnelle le 1012 et au café bistro la Chasse Galerie. a) 25 % des profits reviendront au café bistro la Chasse Galerie b) 75% des profits reviendront à l'association des étudiants en ingénierie (ITR) ARTICLE 14 : RESTRICTION 14.1 Cette entente est valable dans les limites des lois et règlements qui régissent le permis d alcool de l AGE UQTR. Section 7 - Plaintes ARTICLE 15 : PLAINTES 15.1 En cas de litige, il est possible de déposer une plainte à la viceprésidence aux finances et au développement, qui devra en saisir le comité OSSAGE lors de la prochaine séance régulière de ce comité. page 8

9 Section 8 - Dispositions transitoires et finales ARTICLE 16 : DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES 16.1 La vice-présidence aux finances et développement et la gérance des bars doivent voir à ce que la présente politique soit appliquée à toutes les activités étudiantes dans le café bistro la Chasse Galerie et la salle multifonctionnelle le La présente politique entre en vigueur à partir du 25 août 2013 et remplace toute autre politique précédemment produite à cet effet. page 9