POLITIQUE DE GOUVERNANCE DE LA SOCIÉTÉ DE L ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC

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2 TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE 3 SECTION 1 LA MISSION DE LA SOCIÉTÉ DE L ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC 3 SECTION 2 L OBJET DE LA POLITIQUE DE GOUVERNANCE Les objectifs spécifiques de la politique de gouvernance... 4 SECTION 3 LA GOUVERNANCE DANS LES ORGANISATIONS PUBLIQUES La gouvernance de quoi s agit-il? Le partage du pouvoir dans les organisations publiques La relation de confiance avec le citoyen... 6 SECTION 4 LES PRINCIPES ET MÉCANISMES DE GOUVERNANCE Les principes de bonne gouvernance Les mécanismes de gouvernance Les principes de gestion de la fiducie... 7 SECTION 5 LA RESPONSABILITÉ MINISTÉRIELLE 8 SECTION 6 LE CONSEIL D ADMINISTRATION Le rôle du conseil Le rôle du président du conseil La composition du conseil Le mode de nomination Le mode de fonctionnement La rémunération SECTION 7 LES COMITÉS DU CONSEIL D ADMINISTRATION La composition et les modes de nomination et de fonctionnement Le rôle du comité de gouvernance et d éthique Le rôle du comité actif-passif Le rôle du comité des ressources humaines et du service à la clientèle Le rôle du comité des technologies de l information Le rôle du comité de vérification et de la performance Le rôle du comité sur la sécurité routière... 18

3 SECTION 8 LE PRÉSIDENT ET CHEF DE LA DIRECTION DE LA SOCIÉTÉ 19 SECTION 13 LES DÉLÉGATIONS DE POUVOIRS ET DE FONCTIONS 23 SECTION 9 LA REDDITION DE COMPTES ET LES INSTRUMENTS DE GESTION 20 SECTION 14 LES LOIS, RÈGLEMENTS ET POLITIQUES 23 SECTION 10 LA VÉRIFICATION INTERNE ET L ÉVALUATION DES PROGRAMMES 20 SECTION 15 L ENTRÉE EN VIGUEUR ET L APPLICATION DE LA POLITIQUE 24 SECTION 11 L ÉTHIQUE ET LA DÉONTOLOGIE 21 SECTION 12 LA DIVULGATION DE L INFORMATION ET LA TRANSPARENCE 22

4 SECTION 1 LA MISSION DE LA SOCIÉTÉ DE L ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC PRÉAMBULE Depuis quelques années, plusieurs gouvernements ont entrepris de revoir la gouvernance des organisations du secteur public. Le principal objectif de cette démarche est de favoriser une gestion qui réponde à des critères exigeants de transparence, d intégrité et de responsabilité, tout en renforçant la confiance des citoyens envers les institutions publiques et en assurant la performance attendue des entreprises du secteur public. En effet, les sociétés d État gèrent une importante part du patrimoine collectif québécois. C est pourquoi le gouvernement du Québec a emboîté le pas en adoptant en 2006 la Loi sur la gouvernance des sociétés d État (chapitre G-1.02). Celle-ci traduit, dans un cadre normatif, la volonté de l Assemblée nationale d assurer l intégrité de la gestion des sociétés d État et des organismes concernés et d augmenter la responsabilisation de leurs dirigeants vis-à-vis de la population. La Société de l assurance automobile du Québec (ci-après désignée «la Société») a été créée par une loi en Sa mission est de protéger la personne contre les risques liés à l usage de la route. Il s agit d une société d État qui intègre toutes les fonctions nécessaires à la gestion des risques d un assureur public, au-delà de celles d un assureur traditionnel. La Société agit comme fiduciaire du Fonds d assurance automobile du Québec (ci-après désigné «le Fonds d assurance»). En cette qualité, elle mène des activités de promotion de la sécurité routière en vue d amener les usagers à adopter un comportement sécuritaire, pour diminuer le nombre d accidentés et réduire la gravité de leurs blessures. Elle fixe et perçoit les contributions d assurance qui servent à financer le régime public d assurance automobile. Elle administre également le régime public d assurance automobile sans égard à la responsabilité. Les personnes accidentées de la route sont indemnisées rapidement pour la perte réelle subie sur le plan économique, et la Société investit dans leur réadaptation, lorsque leur condition le requiert, pour réduire les préjudices dus à l accident. De plus, la Société s assure que la couverture d assurance est adéquate et, si nécessaire, recommande au gouvernement d y faire des modifications. Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 3

5 La Société contrôle l accès au réseau routier. Ainsi, par la délivrance de permis et l immatriculation des véhicules, elle s assure que les conducteurs possèdent les qualités et les aptitudes nécessaires à la conduite et que les véhicules respectent les normes prescrites. De plus, elle surveille et contrôle le transport des personnes et des biens, de façon à faire respecter les normes en vigueur sur l ensemble du territoire québécois, dans un souci constant de sécurité routière, d équité concurrentielle et de protection de l infrastructure routière. La Société s est donné un plan stratégique qui guide son action. Ce plan, approuvé par le gouvernement, permet à la population de prendre connaissance des orientations qu entend suivre la Société pour relever les défis qui se présentent à elle. Les ressources humaines étant un facteur déterminant de la performance organisationnelle et de la qualité des services, la Société s engage à offrir à son personnel un milieu de travail valorisant et mobilisateur. Assurer la continuité et la qualité de ses services tout en composant avec l évolution démographique et la réduction des effectifs demeure l une des priorités de l organisation. Finalement, la Société effectue des opérations d encaissement pour son propre compte, mais également à titre de fiduciaire du Fonds d assurance et à titre de mandataire, pour le compte du gouvernement du Québec, de certains organismes publics et organismes de la Ville de Montréal. Elle perçoit aussi des droits d immatriculation pour le compte d administrations provinciales canadiennes et d États américains. SECTION 2 L OBJET DE LA POLITIQUE DE GOUVERNANCE Les administrateurs de la Société se sont dotés d une politique de gouvernance qui reflète adéquatement leurs responsabilités, leurs devoirs et leurs valeurs et qui témoigne de sa volonté d être reconnue pour ses capacités d assurer la protection du public. La présente politique constitue un cadre de référence et un outil de gouvernance inspirés des meilleures pratiques reconnues en cette matière. Cette politique s inscrit, entre autres, dans le sens d un renforcement de la responsabilité et de l imputabilité du conseil d administration; par cela, elle cherche à atteindre une performance accrue et une transparence exemplaire au service de la protection du public. 2.1 Les objectifs spécifiques de la politique de gouvernance La présente politique de gouvernance a les objectifs suivants : Situer le rôle et les responsabilités du conseil d administration de la Société; Situer le rôle et les responsabilités des instances de la Société, c est-à-dire le ministre des Transports, le conseil d administration, son président, ainsi que le président et chef de la direction; Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 4

6 Énoncer les valeurs et principes de gouvernance que le conseil d administration entend prioriser et mettre en œuvre dans l exercice de ses responsabilités; Décrire les règles, les modes de fonctionnement ainsi que les mécanismes de contrôle et de reddition de comptes assurant la bonne marche du conseil d administration. SECTION 3 LA GOUVERNANCE DANS LES ORGANISATIONS PUBLIQUES 3.1 La gouvernance de quoi s agit-il? La gouvernance peut se définir de plusieurs façons. Elle traite des mécanismes et des principes qui visent à structurer le pouvoir agissant sur l organisation. Ce pouvoir est généralement détenu par un certain nombre d acteurs. La gouvernance suppose la recherche d une répartition équilibrée du pouvoir entre eux, équilibre défini en fonction de la mission et des objectifs de l organisation. La gouvernance s articule autour de deux responsabilités majeures : le pilotage stratégique de l organisation et la surveillance effective de la gestion. Par ailleurs, la gouvernance doit aussi tenir compte du rôle exercé par l ensemble des parties prenantes, c est-à-dire ces autres acteurs qui peuvent intervenir auprès de ceux qui exercent le pouvoir et influencer les orientations de l organisation. Si la gouvernance concerne autant la sphère de l entreprise privée que celle des organisations publiques, le pouvoir au sein d une organisation publique est exercé par un plus grand nombre d instances et les parties prenantes y sont généralement très nombreuses. Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 5

7 3.2 Le partage du pouvoir dans les organisations publiques À la Société, la gouvernance est partagée entre le ministre des Transports et un conseil d administration composé d au plus quinze membres, dont le président et chef de la direction, qui assure la gestion de l organisation. La Société est chargée de l application de la Loi sur l assurance automobile et du Code de la sécurité routière et, en vertu d ententes prévues dans ce code, elle voit à l application partielle de sept autres lois. 3.3 La relation de confiance avec le citoyen La mission des organisations publiques et les pouvoirs que cette mission leur confère donnent un sens particulièrement fort au lien de confiance qu elles entretiennent avec les citoyens. La gouvernance des organisations publiques a comme toile de fond la protection et la promotion de l intérêt public et la gestion responsable des biens collectifs. Ces enjeux nécessitent la mise en place de mécanismes de gouvernance exigeants, déterminés par la loi, et impliquant une reddition de comptes beaucoup plus transparente. SECTION 4 LES PRINCIPES ET MÉCANISMES DE GOUVERNANCE 4.1 Les principes de bonne gouvernance Comme toute organisation, la Société vise à remplir sa mission de manière performante. À cet effet, elle se dote d objectifs en matière d efficacité, d efficience et de contrôle des risques, et ce, en cohérence avec son statut d organisme public et sa mission de servir les citoyens. Pour atteindre ces objectifs, le conseil d administration, conjointement avec la direction, fait preuve de leadership, notamment dans la promotion et la mise en œuvre des valeurs organisationnelles de la Société retenues dans le plan stratégique. Ces valeurs lui servent de repères, par exemple dans ses relations avec les citoyens, le personnel et les partenaires de la Société, ainsi que dans les opérations d acquisition de biens et de services. 4.2 Les mécanismes de gouvernance La Société s est dotée de mécanismes de gouvernance, c est-à-dire de moyens concrets pour régir la prise de décisions, effectuer le pilotage stratégique et assurer un contrôle adéquat de la gestion. Ces mécanismes prévoient entre autres : Une répartition explicite des pouvoirs et des responsabilités entre le ministre, le conseil d administration, son président, et le président et chef de la direction de la Société; Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 6

8 Des profils de compétences et d expérience déterminant les qualités requises chez les membres du conseil ainsi que les attentes à l égard de l exercice de leurs fonctions; L évaluation annuelle de la manière dont le conseil d administration, ses comités et ses administrateurs s acquittent de leur mandat et de la façon dont le président et chef de la direction exerce ses responsabilités; La mise en place de contrôles internes relativement aux états financiers, à la gestion des risques, à l utilisation optimale des ressources et à la mesure de la performance de la Société par étalonnage avec d autres organismes comparables; Un cycle de gestion articulé autour d un plan stratégique qui oriente les actions de la Société dans l atteinte des objectifs; un suivi régulier du plan d action annuel de la Société et une évaluation de l atteinte ou de la non-atteinte des objectifs stratégiques; Une reddition de comptes, dans un rapport annuel de gestion, faisant connaître les résultats atteints eu égard aux objectifs à la population, aux parties prenantes et au gouvernement. 4.3 Les principes de gestion de la fiducie Le conseil d administration assure la bonne gouvernance de la Société dans une optique visant l efficacité, la transparence et la responsabilité. En particulier, comme fiduciaire du Fonds d assurance, l administrateur veille à préserver son indépendance, de façon à assurer la pleine administration et la conservation de son patrimoine, qui est distinct de ceux de la Société et du gouvernement, à le faire fructifier, à l accroître et à en réaliser l affectation. Les principes de gestion qui guident les décisions des administrateurs doivent donc tenir compte des éléments suivants : Bilan routier L amélioration et le maintien d un bilan routier exemplaire constituent l objectif ultime des activités de la Société. Quatre leviers contribuent à l amélioration du bilan routier, soit la sensibilisation des usagers de la route, la législation, le contrôle et les contributions d assurance. Il existe un lien indéniable entre les données du bilan routier et le niveau des contributions d assurance. Pour la viabilité du régime d assurance public, il est important d avoir un équilibre juste et durable entre les contributions d assurance, le bilan routier et l indemnisation des accidentés de la route, équilibre qui se traduit notamment par la couverture d assurance et les pratiques de traitement des réclamations. Contributions d assurance La révision de la situation financière du Fonds d assurance est le processus qui sert à déterminer, tous les trois ans, le niveau des contributions d assurance. Celles-ci s appuient sur six principes : l autofinancement du régime, une contribution selon le risque, l incitation à la prudence, la stabilité dans le temps, la non-discrimination des usagers de la route et la répartition des coûts à parts égales entre les véhicules impliqués dans un accident. Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 7

9 Indemnisation Les pratiques d indemnisation englobent les relations avec les accidentés de la route et l application de la couverture d assurance. Ces pratiques se fondent sur quatre principes : la simplicité, l universalité du régime d assurance, l efficacité et la compensation des pertes économiques. La couverture d assurance doit refléter la réalité socioéconomique des Québécois. SECTION 5 LA RESPONSABILITÉ MINISTÉRIELLE La Société relève du ministre des Transports. Selon ce qui est prescrit par la Loi sur la gouvernance des sociétés d État, le ministre peut donner des directives sur l orientation et les objectifs généraux que la Société doit mettre en œuvre. De plus, c est le ministre qui propose au gouvernement des personnes à nommer au conseil d administration de la Société. La décision finale appartient au gouvernement. Le ministre dépose à l Assemblée nationale le plan stratégique, puis le rapport annuel de gestion prévu par la Loi sur l administration publique, ce qui achève la reddition de comptes. Le ministre doit, au moins tous les 10 ans, faire un rapport au gouvernement sur l application de la loi constitutive de la Société. Ce rapport doit notamment contenir des recommandations concernant l actualisation de la mission de la Société, ainsi qu une évaluation sur l efficacité et la performance de la Société, y compris des mesures d étalonnage. Le ministre dépose ce rapport à l Assemblée nationale. Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 8

10 SECTION 6 LE CONSEIL D ADMINISTRATION 6.1 Le rôle du conseil Le conseil d administration de la Société veille à la performance de l organisation et répond des décisions de la Société auprès du gouvernement. Il est à la fois un organe décisionnel et de contrôle. Conformément aux fonctions et pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi sur la Société de l assurance automobile du Québec (chapitre S ), le conseil adopte le plan stratégique de la Société et du Fonds d assurance et en surveille l évolution. Le conseil administre, en qualité de fiduciaire, le Fonds d assurance, et doit à cet égard respecter les règles du Code civil du Québec (Lois du Québec, 1991, chapitre 64) portant sur l administration d une fiducie prévues à l article de la Loi sur la Société de l assurance automobile du Québec (chapitre S ). De plus, il doit approuver les politiques sur les conditions des contrats, conformément à l article de la Loi sur la Société de l assurance automobile du Québec. Finalement, il approuve la politique de placement du Fonds d assurance, sa politique de capitalisation et éventuellement la politique de contributions d assurance et les autres frais exigibles. Le conseil approuve le budget annuel de la Société, la politique de financement et le plan d investissement en immobilisations du Fonds d assurance et de la Société. Il approuve aussi la politique de trésorerie du Fonds d assurance et de la Société. En tant qu organe décisionnel, le conseil d administration approuve, sur recommandation du comité de vérification et de la performance, les états financiers du Fonds d assurance et de la Société. Il approuve également le rapport annuel de gestion du Fonds d assurance et de la Société, le plan d exploitation et la nomination des vice-présidents de la Société, et il détermine les délégations d autorité. En matière de gouvernance, le conseil adopte les règles de gouvernance de la Société ainsi que les règlements qui doivent être adoptés par la Société en vertu des lois qu elle administre. Outre les comités permanents du conseil visés au chapitre III de la Loi sur la gouvernance des sociétés d État (chapitre G-1.02), le conseil peut constituer tout autre comité pour l étude de questions particulières ou pour faciliter le bon fonctionnement de la Société. Le conseil attribue par conséquent à la Société les pouvoirs nécessaires à l exercice de son mandat et détermine ses règles de fonctionnement. Ensuite, celui-ci approuve les profils de compétences et d expertise requis pour la nomination de ses membres. Finalement, le conseil s assure de la mise en œuvre des programmes d accueil et de formation continue de ses propres membres. En ce qui a trait à son fonctionnement, le conseil nomme les membres et les présidents des comités permanents, sur recommandation du président du conseil. Il approuve également le code d éthique applicable aux membres du conseil d administration et celui qui s applique aux dirigeants nommés par la Société, sous réserve d un règlement pris en vertu des articles et de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (chapitre M-30). Le conseil d administration procède à une évaluation annuelle de son fonctionnement, des comités, de ses membres, de son président et du président et chef de la Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 9

11 direction. À ce titre, le conseil approuve les critères d évaluation des membres du conseil, ainsi que les critères applicables au président et chef de la direction et au fonctionnement du conseil et des comités. En tant qu organe décisionnel, le conseil approuve le profil de compétences et d expérience du président et chef de la direction et met en place un processus appuyant la recommandation de sa nomination par le gouvernement. En cas d absence ou d empêchement du président et chef de la direction, le conseil désigne un membre du personnel de la Société pour exercer ses fonctions par intérim. De plus, le conseil approuve la politique de rémunération des vice-présidents, conformément à la loi, et approuve un plan pour la relève des vice-présidents nommés par la Société. En tant qu organe de contrôle, le conseil s assure que le comité de vérification et de la performance exerce adéquatement ses fonctions. Il adopte des mesures d évaluation de l efficacité et de la performance de la Société, y compris l étalonnage avec des entreprises similaires. Le conseil évalue l intégrité des contrôles internes, des contrôles de la divulgation de l information ainsi que des systèmes d information. Il approuve une politique de divulgation financière et établit la politique d encadrement de la gestion des risques associés à la conduite des affaires de la Société. Il a le mandat d approuver les appels d offres dont la valeur globale est déterminée par le Règlement sur les délégations de pouvoirs. Finalement, le conseil d administration fait les recommandations qu il juge nécessaires au ministre des Transports. 6.2 Le rôle du président du conseil Le président du conseil d administration est chargé de la direction du conseil. Il fait preuve de leadership en le guidant, en coordonnant ses activités et en s assurant de son fonctionnement efficace. En outre, le président exerce les fonctions suivantes : Présider les réunions du conseil et voir à son bon fonctionnement; Établir à l avance, en collaboration avec le président et chef de la direction et le secrétaire, le calendrier annuel des réunions du conseil; Établir, en collaboration avec le président et chef de la direction et le secrétaire, l ordre du jour des réunions du conseil; S assurer, en collaboration avec le président et chef de la direction et le secrétaire, de la coordination adéquate des présentations et rapports faits au conseil; Favoriser le développement d un esprit d équipe au sein du conseil; Établir un canal de communication efficace, ouvert et franc avec et entre les administrateurs; S assurer que le conseil a toute l information nécessaire à l examen et à la surveillance de la mise en œuvre des stratégies et des politiques de la Société; Veiller à assurer la cohésion et l efficacité générale du conseil en matière de pilotage stratégique et de surveillance; Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 10

12 Veiller à ce que le conseil s acquitte de ses fonctions et de ses responsabilités comme le prévoient la loi, les règlements et les politiques de la Société; Signer, seul ou avec toute autre personne désignée par résolution ou par règlement, les documents et les actes du ressort du conseil; Voir à l application du Règlement sur la gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec et du Fonds d assurance automobile du Québec, et s assurer que les décisions du conseil sont exécutées; Assurer le respect du code d éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil; Être membre d office de tous les comités du conseil, voir au bon fonctionnement des comités et veiller à ce que les comités du conseil présentent des rapports réguliers à celui-ci; Collaborer avec le comité de gouvernance et d éthique pour assurer une relève adéquate des membres du conseil et participer au recrutement de candidatures pour les postes vacants d administrateurs de la Société; Coordonner l évaluation de la performance des membres du conseil selon les critères établis par celui-ci et achever le processus d évaluation en rencontrant chaque administrateur individuellement, au besoin; Favoriser des relations constructives et des communications efficaces entre le conseil et la direction de la Société; Maintenir une séparation nette entre ses fonctions et celles du président et chef de la direction; Être disponible pour conseiller le président et chef de la direction sur des questions importantes; Transmettre au président et chef de la direction toute recommandation ou tout commentaire pertinent provenant du conseil; Conjointement avec le comité des ressources humaines et du service à la clientèle et le conseil, établir les objectifs de rendement du président et chef de la direction et évaluer leur atteinte par celui-ci; Répondre, en collaboration avec la direction de la Société, aux préoccupations du ministre responsable concernant la gouvernance ou d autres questions touchant le conseil; Répondre auprès du ministre des décisions de la Société dont le conseil est responsable; Exercer toute autre tâche que lui confie le conseil. 6.3 La composition du conseil La Société a un conseil d administration composé de neuf à quinze membres, dont le président du conseil et le président et chef de la direction. Au moins les deux tiers des membres du conseil d administration, dont le président, doivent, de l avis du gouvernement, se qualifier comme administrateurs indépendants. Le gouvernement nomme les membres du conseil, autres que le président de celui-ci et le président et chef de la Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 11

13 direction, en tenant compte des profils de compétences et d expertise approuvés par le conseil, après consultation des organismes désignés par celui-ci et qui sont représentatifs de l un ou l autre des milieux suivants : affaires dont les milieux des technologies de l information et des ressources humaines, assurances, droit, santé, sécurité routière, victimes de la route et usagers de la route. 6.4 Le mode de nomination Le gouvernement nomme le président du conseil pour un mandat d au plus cinq ans et les membres pour un mandat d au plus quatre ans. Le mandat des membres du conseil peut être renouvelé deux fois à ce seul titre, consécutivement ou non. Comme les mandats accomplis à titre de membre du conseil, le mandat du président du conseil peut être renouvelé deux fois à ce titre, consécutivement ou non. À l expiration de leur mandat, les membres du conseil demeurent en fonction jusqu à ce qu ils soient remplacés ou nommés de nouveau. convocation, le secrétaire général transmet, au moins sept jours à l avance, à chaque membre du conseil, à sa dernière adresse connue, un avis écrit des dates, heure et lieu de la séance, accompagné d un ordre du jour. Dans le cas d une séance extraordinaire, l avis de convocation peut être donné par téléphone. Le délai n est alors que de six heures. 6.6 La rémunération Le gouvernement fixe par décret ( ) le traitement et, s il y a lieu, le traitement additionnel, les honoraires ou les allocations de chaque membre du conseil d administration de la Société, de même que les indemnités auxquelles ces membres ont droit. 6.5 Le mode de fonctionnement Le conseil d administration tient ses séances au siège social de la Société ou en tout autre endroit au Québec fixé dans l avis de convocation. Le conseil tient au moins six séances par année, et en tient aussi souvent que l intérêt de la Société l exige. Ces séances sont convoquées par le secrétaire général de la Société, et ce, à la demande du président du conseil. Le président doit requérir la convocation d une séance sur demande écrite d au moins cinq membres. Cette demande doit indiquer les sujets à inscrire à l ordre du jour. Si la convocation n est pas faite dans les quarante-huit heures de la réception de cette demande, ces membres peuvent demander au secrétaire de convoquer la séance. Lors de la Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 12

14 SECTION 7 LES COMITÉS DU CONSEIL D ADMINISTRATION 7.1 La composition et les modes de nomination et de fonctionnement La Loi sur la gouvernance des sociétés d État exige que le conseil d administration constitue les comités suivants : un comité de gouvernance et d éthique, un comité de vérification et un comité des ressources humaines. Ces comités ne sont composés que de membres indépendants. Un conseil d administration peut constituer d autres comités pour l étude de questions particulières ou pour faciliter le bon fonctionnement d une société. Un comité peut faire tout rapport ou toute recommandation qu il juge utile sur les matières qui le concernent. Le conseil d administration de la Société est composé de six comités : Le comité de gouvernance et d éthique; Le comité de vérification et de la performance; Le comité actif-passif; Le comité des technologies de l information; Le comité des ressources humaines et du service à la clientèle; Le comité sur la sécurité routière. Les comités sont composés d au moins trois membres indépendants, y compris le président du comité, nommé par le conseil. Le quorum d un comité est de deux membres. En cas de partage égal des voix, le président d un comité a un vote prépondérant. Les membres d un comité sont nommés pour un terme d un an. Après l expiration de ce terme, ils demeurent en fonction jusqu à ce qu ils soient remplacés ou nommés à nouveau. 7.2 Le rôle du comité de gouvernance et d éthique Le comité de gouvernance et d éthique veille à l amélioration continue du fonctionnement du conseil d administration. Ainsi, il exerce notamment les fonctions suivantes : Veiller à l application du règlement et de la présente politique de gouvernance, et proposer au conseil d administration des améliorations soit au règlement, soit à la politique, afin de les modifier, le cas échéant; Élaborer des règles de gouvernance et exercer une vigie pour connaître les meilleures pratiques en matière de gouvernance; Élaborer un code d éthique applicable aux membres du conseil d administration, aux vice-présidents nommés par la Société et aux employés de celle-ci, sous réserve des dispositions d un règlement pris en vertu des articles et de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif et sous réserve de la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1) lorsque celles-ci s appliquent, et réviser périodiquement ce code d éthique; S assurer du respect des valeurs en matière de développement durable, dont celles qui se trouvent dans la Loi sur le développement durable, et du plan d action adopté par la Société; Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 13

15 Élaborer des profils de compétences et d expérience pour la nomination des membres du conseil d administration, sauf pour le président du conseil et le président et chef de la direction; les profils élaborés doivent inclure une expérience de gestion pertinente à la fonction; Élaborer un programme d accueil et de formation continue pour les membres du conseil d administration; Élaborer les critères d évaluation des membres du conseil d administration; Élaborer des critères pour l évaluation du fonctionnement du conseil et procéder à cette évaluation après approbation des critères par le conseil d administration. 7.3 Le rôle du comité actif-passif Le rôle principal du comité actif-passif est de voir à la politique de placement et à la politique de capitalisation et d en faire le suivi. De plus, tous les trois ans, il participe, conjointement avec le comité de vérification et de la performance, à la révision des contributions d assurance. À ces fins, il exerce les fonctions suivantes : Élaborer, conjointement avec la direction, et soumettre au conseil d administration la politique de placement des sommes déposées auprès de la Caisse de dépôt et placement du Québec; Élaborer, conjointement avec le comité de vérification et de la performance et la direction, et soumettre au conseil d administration, la politique de capitalisation; Faire un suivi et faire rapport au conseil d administration sur l application de la politique de placement par la Caisse de dépôt et placement du Québec, sur le rendement des sommes qui y sont déposées et sur toute autre question concernant les placements; à cette fin, le comité actif-passif: -- prend connaissance des rapports mensuels de la Caisse et de l analyse de la direction, -- rencontre, au minimum chaque trimestre, les représentants de la Caisse; Faire une révision périodique, au minimum annuelle, de la politique de placement; Faire des recommandations au conseil d administration concernant la politique de placement et les placements en général; Établir des relations avec les autres déposants de la Caisse de dépôt et placement du Québec sur des sujets d intérêt commun; Approuver l entente de service avec la Caisse de dépôt et placement du Québec, et soumettre cette entente au conseil d administration; S assurer du respect des obligations fiduciaires de la Société, conjointement avec le comité de vérification et de la performance, en ce qui a trait à la fixation des contributions d assurance. Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 14

16 7.4 Le rôle du comité des ressources humaines et du service à la clientèle Le comité des ressources humaines et du service à la clientèle exerce principalement les fonctions indiquées ci-dessous. A) En ce qui concerne les ressources humaines : S assurer de la mise en place des politiques concernant les ressources humaines, sous réserve de la Loi sur la fonction publique lorsque celle-ci s applique; Élaborer et proposer un profil de compétences et d expérience pour la nomination du président et chef de la direction; Élaborer et proposer les critères d évaluation du président et chef de la direction, et faire des recommandations au conseil concernant la rémunération de celui-ci, à l intérieur des paramètres fixés par le gouvernement; Contribuer à la sélection des viceprésidents; Établir un plan pour la relève des vice-présidents; Élaborer et proposer les normes et barèmes de rémunération, y compris la politique de rémunération, le guide de gestion des salaires et le programme d intéressement; Prendre connaissance des résultats des sondages organisationnels et s assurer que la direction met en œuvre les actions appropriées; Assumer tout mandat spécial que lui confie le conseil d administration. B) En ce qui concerne le service à la clientèle : Connaître et analyser les normes, politiques et directives concernant les services à la clientèle et les orientations qui les sous-tendent; Évaluer et commenter la Déclaration de service aux citoyens; Évaluer la perception de l image de la Société et le taux de satisfaction de sa clientèle; Analyser la qualité et le coût des services à la clientèle; Connaître et analyser les rapports annuels du Centre de la satisfaction des clientèles et s assurer que la direction prend les moyens appropriés pour régler les problèmes qui se présentent. 7.5 Le rôle du comité des technologies de l information Le comité des technologies de l information exerce un suivi des grands projets en technologies de l information. Ses fonctions sont notamment les suivantes : Apprécier les orientations et les grandes stratégies d investissement relatives aux technologies de l information; Examiner le plan annuel d investissement et le plan triennal d investissement en technologies de l information; Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 15

17 Examiner les demandes relatives à l acquisition de biens et services en technologies de l information qui nécessitent l approbation du conseil; Évaluer les politiques et les procédures en matière de sécurité ainsi que l efficacité du plan de continuité de la Société, de concert avec le comité de vérification et de la performance; Assumer tout mandat spécial que lui confie le conseil d administration. 7.6 Le rôle du comité de vérification et de la performance Le comité de vérification et de la performance doit compter parmi ses membres des personnes ayant une compétence en matière comptable et financière. Au moins un membre du comité doit faire partie de l un des ordres professionnels de comptables mentionnés au Code des professions (RLRQ, chapitre C-26). Les fonctions du comité sont notamment les suivantes : Assumer la gestion des activités de la Direction de la vérification interne et de l évaluation des programmes en ce qui concerne les mandats, le directeur de la vérification interne et de l évaluation des programmes relevant administrativement du président et chef de la direction; Examiner et approuver la programmation annuelle de vérification interne du Fonds d assurance et de la Société, tout rapport de vérification interne qui inclut le suivi des recommandations et, le cas échéant, passer en revue les responsabilités dévolues à la direction; Assister le conseil d administration de la Société dans l exercice de ses responsabilités quant à la surveillance du processus de l information financière et à la vérification de sa présentation fidèle; S assurer du respect des obligations fiduciaires de la Société; Favoriser, au moyen du rapport annuel et des états financiers du Fonds d assurance et de la Société, une reddition de comptes valable; Assurer la communication entre le conseil d administration de la Société, les vice-présidents, le vérificateur interne, le Vérificateur général du Québec et le vérificateur externe; Examiner l étalonnage avec des entreprises au regard des mesures d évaluation de l efficacité et de la performance de la Société; S assurer qu un plan visant une utilisation optimale des ressources de la Société est mis en place et en assurer le suivi. Le comité évalue l efficacité des systèmes comptables et d information financière et des systèmes de contrôle internes du Fonds d assurance et de la Société. Il s assure que les exigences propres à une saine gestion sont respectées, de même que les lois, règlements, politiques et directives en vigueur. À cette fin, le comité doit : S assurer qu est mis en place un processus de gestion des risques, prendre connaissance de l évaluation faite par la direction des principaux risques financiers, y compris les risques d inexactitude Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 16

18 résultant de fraudes et d erreurs, et s assurer de la mise en place de mécanismes de contrôle internes pour prévenir, détecter et gérer ces risques; Réviser toute activité susceptible de nuire à la bonne situation financière de la Société et du Fonds d assurance et qui est portée à son attention par la Direction de la vérification interne et de l évaluation des programmes ou par un dirigeant; S assurer que les états financiers sont conformes aux principes comptables généralement reconnus et évaluer tout changement important apporté à l application des principes, méthodes et conventions comptables par la direction de même que la qualité des conventions comptables choisies; Examiner le rapport annuel du Vérificateur général du Québec et du vérificateur externe et le suivi de leurs recommandations applicables au Fonds d assurance et à la Société; Rencontrer, au début de ses travaux, le Vérificateur général du Québec et le vérificateur externe pour s informer du plan de vérification, de la nature et de l étendue de leurs travaux de vérification; les rencontrer à la fin de leurs travaux annuels pour discuter des résultats de leur vérification, y compris les problèmes et difficultés rencontrés, et de leurs recommandations, afin d en assurer le suivi; Examiner le rapport du Vérificateur général du Québec et du vérificateur externe accompagnant les états financiers, et la lettre de déclaration de la direction sur ces états financiers; Rencontrer séparément, au moins une fois l an, les membres de la direction, le vérificateur interne, le Vérificateur général du Québec et le vérificateur externe; Examiner les champs d intervention du Vérificateur général du Québec, du vérificateur externe et du vérificateur interne pour s assurer de la coordination de leurs travaux; Examiner le cadre budgétaire et les états financiers annuels vérifiés et recommander leur approbation au conseil d administration; Examiner les éléments du rapport annuel du Fonds d assurance et de la Société et les éléments de la déclaration de la direction qui se rapportent aux états financiers, en évaluer la cohérence et formuler, le cas échéant, des recommandations au conseil d administration; Présenter au conseil d administration, pour approbation, un plan d investissement en immobilisations du Fonds d assurance et de la Société. Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 17

19 7.7 Le rôle du comité sur la sécurité routière Le comité sur la sécurité routière soutient le conseil d administration en matière de sécurité routière. Ses fonctions sont notamment les suivantes : Apprécier les différentes stratégies en sécurité routière proposées par la direction; Assurer le suivi des plans d action; Effectuer le suivi des investissements en promotion, en sensibilisation et en recherche. Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 18

20 SECTION 8 LE PRÉSIDENT ET CHEF DE LA DIRECTION DE LA SOCIÉTÉ Le président et chef de la direction assume la direction et la gestion de la Société, et veille à l application de ses règlements et de ses politiques. Il le fait en conformité avec le plan stratégique, par souci de performance. Nommé par le gouvernement pour un mandat d au plus cinq ans, il exerce ses fonctions à temps plein, et est responsable de la gestion de la Société devant l Assemblée nationale. Il veille à l application des dispositions légales et réglementaires dont l administration relève de la Société. L élaboration des politiques générales et leur application sont également de son ressort. De plus, il assure les relations d affaires courantes avec le ministre des Transports, les ministères et organismes publics ainsi qu avec les ordres, associations et fédérations. En outre, il exerce les fonctions suivantes : Maintenir un contrôle global sur les activités de la Société et en informer périodiquement le conseil d administration; S assurer que le conseil d administration dispose, sur demande et en vue de l accomplissement de ses fonctions et de celles de ses comités, de ressources humaines, matérielles et financières adéquates; Proposer au conseil d administration les orientations stratégiques, le plan d immobilisations et le plan d exploitation de la Société ainsi que tous les documents qui requièrent l approbation du conseil; Voir à la préparation du cadre budgétaire, des états financiers annuels et du rapport annuel de gestion de la Société; Recommander au conseil, pour son approbation, la nomination des viceprésidents de la Société; Attribuer aux vice-présidents de la Société les fonctions et responsabilités qui leur incombent; Approuver les orientations et les objectifs de chaque vice-présidence; Assumer, en matière de gestion du personnel, les responsabilités qui lui sont dévolues aux termes de la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1); Approuver le cadre de gestion de la Société; En matière d information et de protection des renseignements personnels, exercer les pouvoirs et assumer les responsabilités qui lui sont attribués par la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), pouvoirs et responsabilités qu il peut déléguer; Remplir les autres fonctions, exercer les autres pouvoirs et rendre les autres décisions qui ne sont pas de la compétence exclusive du conseil d administration. Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 19

21 SECTION 9 LA REDDITION DE COMPTES ET LES INSTRUMENTS DE GESTION La Société est soumise à des modalités précises quant à la reddition de comptes auprès du gouvernement et du public en général. La plupart d entre elles sont prévues par la Loi sur l administration publique, la Loi sur la gouvernance des sociétés d État et la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement. Parmi ces modalités, le rapport annuel de gestion est d un intérêt particulier pour la population et pour les élus qui la représentent. Ce rapport, déposé à l Assemblée nationale et rendu public, fait état de manière détaillée des réalisations de la Société. Les personnes intéressées peuvent ainsi prendre connaissance de la performance de la Société eu égard à l atteinte de ses objectifs. Le rapport accroît notablement la transparence de la gestion de la Société puisqu il fournit aussi un grand nombre de renseignements, dont les états financiers de la Société et ceux du Fonds d assurance. SECTION 10 LA VÉRIFICATION INTERNE ET L ÉVALUATION DES PROGRAMMES Les vérificateurs internes du secteur public fournissent un apport important à la saine gouvernance. Le terme gouvernance renvoie à la façon dont une organisation prend des décisions et les applique, et aux processus par lesquels les organisations sont orientées, contrôlées et tenues responsables. Au gouvernement du Québec, la Loi sur la gouvernance des sociétés d État établit très clairement les principes de gouvernance d entreprise afin de renforcer la gestion des sociétés d État dans une optique visant à la fois l efficacité, la transparence et l imputabilité des dirigeants et du conseil d administration. Les législateurs et le public comptent ainsi sur la vérification interne et sur l évaluation des programmes pour obtenir l assurance que les actions des ministères et organismes sont éthiques et légales, et que l information financière et opérationnelle reflète avec exactitude la mesure réelle des activités et des services. À la Société, la Direction de la vérification interne et de l évaluation des programmes (DVIEP) assiste et conseille le comité de vérification et de la performance dans sa responsabilité d évaluer l efficacité des contrôles internes, l utilisation optimale des ressources et la mise en place d un processus de gestion des risques. Elle donne une assurance sur le degré de maîtrise des opérations et contribue à créer de la valeur ajoutée. Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 20

22 En matière d évaluation des programmes, le mandat de la DVIEP consiste à évaluer, à partir de méthodes rigoureuses, des politiques, programmes, processus et services mis en place par la Société. Cette fonction soutient la prise de décision de la Société, ainsi que la reddition de comptes auprès du gouvernement et de la population. Conformément à l article 26 de la Loi sur la gouvernance des sociétés d État et afin de favoriser l indépendance et la crédibilité de la DVIEP, celle-ci relève sur le plan fonctionnel du comité de vérification et de la performance. Cependant, le responsable de la DVIEP relève administrativement du président et chef de la direction. SECTION 11 L ÉTHIQUE ET LA DÉONTOLOGIE L éthique et la déontologie sont souvent confondues. Bien que différentes, elles se complètent. La déontologie permet d établir des règles minimales applicables pour tous, et l éthique permet à chacun de faire face à des situations qui ne sont pas nécessairement prévues par les règles. Les membres du conseil d administration partagent avec la haute direction, les gestionnaires et les membres du personnel la responsabilité de maintenir et renforcer la culture éthique, bien implantée à la Société. À ces fins et aux fins de préserver et de renforcer la confiance des citoyens dans l intégrité et l impartialité de l administration de la Société tout en favorisant l efficacité, la transparence et l imputabilité des composantes de leur direction, les membres du conseil d administration ont adopté le Code d éthique et de déontologie des administrateurs et vice-présidents de la Société de l assurance automobile du Québec. En leur qualité d administrateurs publics, les membres du conseil sont assujettis à ce code d éthique et de déontologie. Pour toute question concernant leurs obligations déontologiques et les principes d éthique devant guider leurs actions, les membres du conseil peuvent, en tout temps, consulter le Bureauconseil en éthique du Secrétariat général de la Société. Le Bureau-conseil leur offre des services d information, de conseil et d avis éthique, afin que chaque décision soit la plus appropriée dans Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 21

23 les circonstances. En outre, le Bureau-conseil exerce les fonctions suivantes : Assurer la coordination de la démarche d éthique organisationnelle; Fournir des conseils et des avis en matière d éthique aux diverses instances de la Société et au personnel; Élaborer de la formation sur l éthique et la diffuser auprès des employés, des gestionnaires et des dirigeants; Diffuser le guide sur l éthique et le guide sur l utilisation des médias sociaux; Offrir un accompagnement personnalisé dans la prise de décision comportant des enjeux éthiques. SECTION 12 LA DIVULGATION DE L INFORMATION ET LA TRANSPARENCE Conformément à la Loi sur la gouvernance des sociétés d État, la Société a adopté une politique de divulgation financière, qui énonce ses obligations et ses pratiques en la matière. À l instar de tous les organismes publics, la Société est également soumise à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) et au Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1, r. 0.2). Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 22

24 SECTION 13 LES DÉLÉGATIONS DE POUVOIRS ET DE FONCTIONS En vertu de la Loi sur la Société de l assurance automobile du Québec, la Société peut, par règlement, déléguer au président et chef de la direction, à un membre de son personnel ou au titulaire d un emploi qui est désigné l exercice des pouvoirs attribués à la Société par cette loi. Le Règlement sur les délégations de pouvoirs de la Société, adopté par le conseil d administration le 20 juin 2007, détermine ces délégations d autorité. Ce règlement ainsi que les subdélégations de pouvoirs et de fonctions du président et chef de la direction au personnel de la Société, entrées en vigueur le 29 mars 2012, sont publiés sur le site Web de la Société. SECTION 14 LES LOIS, RÈGLEMENTS ET POLITIQUES Le conseil d administration appuie ses décisions sur des lois, règlements et politiques variés qui concernent la Société, dont la Loi sur la Société de l assurance automobile du Québec. Juridiquement, la Société est une personne morale de droit public au sens du Code civil du Québec et elle jouit des droits et privilèges d un mandataire du gouvernement. La Société est chargée de l application de la Loi sur l assurance automobile et du Code de la sécurité routière et, en vertu d ententes prévues dans ce code, elle voit à l application partielle de sept autres lois. Le conseil doit appuyer ses décisions en tenant compte de plusieurs politiques dont, entre autres : La Politique de capitalisation du Fonds d assurance automobile du Québec, qui permet à la Société de contribuer au maintien du plein financement et à l atteinte de la pleine capitalisation du Fonds; La Politique de placement du Fonds d assurance automobile du Québec, qui permet également à la Société de contribuer à l atteinte de la pleine capitalisation du Fonds d assurance, à l aide d une allocation d actif optimale qui tient compte des objectifs et spécificités de celui-ci; La Politique de gestion intégrée des risques associés à la conduite des affaires de la Société, qui encadre la gestion intégrée des risques associés à Politique de gouvernance de la Société de l assurance automobile du Québec 23