Guide d instruction - Version provisoire

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1 Guide d instruction - Version provisoire Objet : Ligne directrice sur la divulgation des renseignements des régimes de retraite à cotisations déterminées Date : Septembre 2009 Introduction La présente ligne directrice fait la synthèse des renseignements à fournir aux participants des régimes, aux salariés admissibles et aux conjoints de ceux-ci conformément à la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension (la LNPP) et au Règlement de 1985 sur les normes de prestation de pension (le RNPP). Les exigences à ce sujet sont pour la plupart énoncées à l article 28 de la LNPP et à l article 22 du RNPP. D autres consignes sont aussi données aux administrateurs afin de garantir que les participants et les anciens participants reçoivent suffisamment d information pertinente au sujet de leur régime de retraite à cotisations déterminées. La ligne directrice Renseignements que doivent fournir les régimes de retraite à cotisations déterminées se substitue à la ligne directrice sur la divulgation de renseignements aux participants et aux participants anciens des régimes de pension, publiée le 6 mars 1998 à l intention des régimes de retraite à cotisations déterminées. Lignes directrices pour les régimes de capitalisation En mai 2004, l Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a diffusé sa ligne directrice n o 3 intitulée Lignes directrices pour les régimes de capitalisation. Ces lignes directrices sont d application volontaire, mais elles tiennent compte des attentes des organismes de réglementation relativement aux responsabilités des employeurs, des administrateurs des régimes et des fournisseurs de services pour ce qui est de garantir que les participants des régimes reçoivent l information nécessaire pour prendre des décisions avisées. Dans les lignes directrices pour les régimes de capitalisation, un régime de capitalisation est défini comme étant un régime d épargne ou de placement donnant droit à une aide fiscale et qui permet aux participants de prendre des décisions de placement parmi au moins deux options offertes par un régime. Septembre 2009 Page 1 sur 14

2 Les dites lignes directrices donnent aussi des consignes pertinentes pour les régimes dont les participants ne sont pas tenus de prendre des décisions de placement. Le BSIF recommande aux répondants de tous les régimes à cotisations déterminées de respecter les lignes directrices pour les régimes de capitalisation, la ligne directrice n o 4 de l ACOR intitulée Lignes directrices sur la gouvernance des régimes de retraite et la ligne directrice du BSIF intitulée Ligne directrice sur la régie des régimes de retraite fédéraux. Septembre 2009 Page 2 sur 14

3 Table des matières Introduction...1 I. Explication écrite des dispositions du régime...4 Livret du participant...5 (a) Description du régime...5 (b) Admissibilité à adhérer au régime...5 (c) Information sur les cotisations...6 (d) Options de placement...6 (e) Dépenses du régime...7 (f) Prestations à la retraite...7 (g) Cessation de la participation avant la retraite...8 (h) Décès avant la retraite...8 (i) Non-attribution / Transfert des prestations de retraite...9 (j) Rupture de mariage...9 (k) Cessation du régime...9 (l) Autres renseignements disponibles sur demande...9 II. Information et outils d aide à la décision en matière de placement...10 III. Frais et pénalités...11 IV. Relevés annuels à l intention des participants...11 V. Modification apportées au régime...12 VI. Relevés de cessation / de retraite...12 Septembre 2009 Page 3 sur 14

4 Principes généraux En plus de rendre le processus de l administration des régimes plus transparent, une communication efficace comporte certains autres avantages. En particulier, elle permet aux participants : de prendre des décisions avisées en matière de planification financière; de mieux comprendre les rouages d un régime de retraite et de reconnaître la valeur d une rente; d avoir confiance dans le régime de retraite et la façon dont il est administré. Pour aider les administrateurs des régimes à remplir leur devoir en ce qui a trait à la communication de renseignements, ceux-ci devraient adhérer aux principes que voici : voir à ce que l information soit communiquée (i) en temps opportun et à ce qu elle soit (ii) compréhensible (iii) exacte (iv) complète et (v) utile; voir à ce que l information soit communiquée conformément aux responsabilités de fiduciaire et à la norme de prudence pertinente (se reporter aux paragraphes 8(3) et 8(4) de la LNPP). I. Explication écrite des dispositions du régime Le sous-alinéa 28(1)a)(i) de la LNPP stipule que chaque participant et chaque salarié admissible ainsi que leur époux ou conjoint de fait doivent recevoir une explication écrite des dispositions du régime ainsi que de ses modifications applicables dans les six mois suivant l institution du régime ou sa modification. L article 22 du RNPP stipule que l explication écrite doit être adressée au participant ou au salarié admissible ainsi qu à son époux ou conjoint de fait et remise au lieu de travail ou envoyée par la poste à la résidence du participant ou du salarié. Format électronique En vertu de la LNPP, les dispositions du régime doivent être expliquées par écrit. Cependant, outre la formule par écrit requise, les participants peuvent aussi avoir accès à l information en version électronique. Septembre 2009 Page 4 sur 14

5 Livret du participant Le BSIF recommande que l administrateur prépare un livret expliquant les dispositions de son régime de retraite. Puisqu il sera l ouvrage de consultation des participants et des employés admissibles qui voudront de l information au sujet de leur régime de retraite, ce livret devrait être mis à jour et distribué régulièrement. On devrait indiquer la date des dernières modifications. (a) Description du régime Cette partie du livret précise ce qui suit : Nature d un régime de retraite à cotisations déterminées. Il doit être clairement expliqué que le montant de la prestation de retraite à laquelle un participant a droit à la retraite est fonction des cotisations et du rendement des placements et que le revenu qui sera versé à la retraite n est pas déterminé au préalable; Conséquences des choix de placement. Si les participants sont tenus de faire des choix de placement, il faut clairement expliquer que le montant de la prestation à laquelle ils ont droit à la retraite aura un lien direct avec le rendement des placements du fonds dans lequel (des fonds dans lesquels) ils ont choisi d investir; Historique du régime. Il faut indiquer la date à laquelle le régime a été constitué. Il faut aussi préciser si le régime est le résultat de la conversion d un régime à prestations déterminées ou d un transfert d actifs; Coordonnées des personnes-ressources du régime. Il faut donner les coordonnées générales des personnes-ressources du régime pour que les participants et les anciens participants puissent acheminer leurs demandes de renseignements concernant le régime de retraite. Il peut s agir du service des ressources humaines ou de la paye; Information relative au comité des pensions. Si le régime est administré par un comité des pensions ou si le régime a mis sur pied un conseil des pensions, il faut fournir les coordonnées des personnes-ressources du comité ou du conseil. (b) Admissibilité à adhérer au régime Cette partie du livret précise ce qui suit : à savoir si l adhésion au régime est volontaire ou obligatoire; les personnes qui sont admissibles à adhérer au régime et le moment où elles le sont (c.-àd., la période d emploi minimale requise pour les employés à temps plein et, s il y a lieu, pour les autres); Septembre 2009 Page 5 sur 14

6 la manière d adhérer au régime. (c) Information sur les cotisations Cette partie du livret précise ce qui suit : la formule de calcul des cotisations obligatoires versées par les participants (s il y a lieu); la formule de calcul des cotisations patronales versées au régime; le calendrier des cotisations des participants et de l employeur au régime; le traitement accordé aux cotisations facultatives (si c est autorisé); la manière et le montant où les cotisations sont acquises et une explication du sens de ces modalités; un énoncé stipulant que les sommes déduites par l employeur de la rémunération des participants et les autres sommes que l employeur doit verser au fonds de pension sont détenues séparément des fonds qui lui appartiennent et son réputées être détenues en fiducie (se reporter au paragraphe 8(1) de la LNPP); une description de la manière dont les transferts au fonds seront traités. (d) Options de placement Si les participants ne sont pas tenus de prendre des décisions de placement, il faut leur mentionner dans le livret qu il existe un document intitulé Énoncé des politiques et procédures de placement (l ÉPPP), et leur préciser qu ils ont le droit d examiner ce document ainsi que la façon d en obtenir un exemplaire. Si les participants sont tenus de prendre des décisions de placement, il faut préciser dans le livret ce qui suit : un survol des catégories d actifs et des types de placements dans lesquels les participants peuvent choisir d investir; les outils de placement qui leur sont offerts pour les aider à prendre leurs décisions; Septembre 2009 Page 6 sur 14

7 un énoncé stipulant que le solde des comptes correspondra au rendement réel des placements des fonds choisis, déduction faite des frais; un énoncé stipulant que les participants devraient demander des conseils indépendants en matière de placement à une personne compétente; une explication claire de la politique du régime concernant le choix d une option de placement par défaut. (Se reporter à l article des lignes directrices pour les régimes de capitalisation diffusées par l ACOR.) Pour diffuser de plus amples détails sur les outils de placement et les choix de placement spécifiques disponibles dans le cadre du régime, se reporter à la deuxième partie de la présente ligne directrice, Information et outils d aide à la décision en matière de placement à l intention des participants. (e) Dépenses du régime Les frais imputés au compte du participant et de l information sur la manière d obtenir des précisions au sujet des frais spécifiques imputés à l égard de l option (des options) de placement offerte(s) en vertu du régime seront indiqués dans le livret du participant. Se reporter à l article III desdites lignes directrices portant sur les frais et les pénalités. (f) Prestations à la retraite Cette partie du livret précise ce qui suit : le droit du participant et de son époux ou conjoint de fait de recevoir un relevé de retraite; le droit à une rente réversible si le participant a un époux ou conjoint de fait au moment de la retraite, à moins que l époux ou conjoint de fait ne renonce à ce droit en remplissant le formulaire réglementaire; le moment où un participant a le droit de prendre sa retraite en vertu du régime et de recevoir une rente immédiate; les options en matière de rente à la retraite et un énoncé stipulant que le montant de la rente sera fonction des fonds accumulés dans le compte, de l âge du participant (et de l époux) et des taux de rente en vigueur; les formes de rente disponibles à la retraite; à savoir si les options de transfert / transférabilité sont offertes à la retraite. Septembre 2009 Page 7 sur 14

8 (g) Cessation de la participation avant la retraite Cette partie du livret précise ce qui suit : le droit du participant et de l époux ou conjoint de fait de celui-ci de recevoir un relevé de cessation; les participants dont les prestations sont acquises et immobilisées qui cessent de participer avant la retraite ont droit à ce qui suit : o une prestation différée fournie par une rente achetée au moment de leur départ à la retraite; ou o le transfert de leurs droits à pension dans un REER immobilisé, un FRV, un FRV restreint ou un autre régime de retraite disposé à accepter les fonds. La manière dont le solde du compte d un participant sera investi si le participant décide de ne pas le transférer; Les participants dont les prestations ne sont pas acquises et ne sont pas immobilisées ont droit à un remboursement en espèces de leurs cotisations obligatoires et de toute autre cotisation facultative ou peuvent les transférer dans un REER non immobilisé. (h) Décès avant la retraite Il faut indiquer dans cette section les prestations versées du régime si le participant décède avant son départ à la retraite. Il convient de préciser ce qui suit : le droit pour le représentant légal du participant ou de l époux ou conjoint de fait de recevoir un relevé des prestations de décès; les prestations de décès versées si le participant a un époux ou un conjoint de fait; en l absence d un époux ou d un conjoint de fait, les prestations de décès du bénéficiaire ou de la succession prévues par le régime serviront à rembourser à tout le moins les cotisations du participant plus les intérêts courus; à savoir si l époux ou le conjoint de fait survivant peut, en vertu du régime, remettre, par écrit, les prestations de décès avant la retraite à un bénéficiaire à charge. Septembre 2009 Page 8 sur 14

9 (i) Non-attribution / Transfert des prestations de retraite Cette partie du livret précise ce qui suit : autrement qu en cas de rupture de mariage ou de fin d une relation de fait, les prestations de retraite ne peuvent être attribuées, imputées, anticipées ou données en garantie; autrement que le transfert de prestations de décès par un époux ou conjoint de fait à un bénéficiaire à charge, les prestations de retraite ne peuvent être rachetées ou transférées pendant la vie du participant ou de l époux ou conjoint de fait; il y a des exceptions en cas d espérance de vie réduite et de prestations peu élevées. (j) Rupture de mariage Il faut expliquer, dans cette partie du livret qu en cas de rupture de mariage ou de fin d une relation de fait : les prestations de retraite sont assujetties au partage conformément aux droit des biens de la province pertinente; la LNPP autorise le partage des actifs de retraite par ordonnance de tribunal ou entente entre les parties; l administrateur du régime doit transmettre à l ancien époux ou l ancien conjoint de fait, qui est réputé être un «ancien participant» du régime, une déclaration par écrit expliquant les options de transfert offertes aux anciens participants. (k) Cessation du régime Cette partie du livret précise ce qui suit : les prestations de tous les participants touchés par une cessation totale ou partielle seront pleinement acquises peu importe l âge ou les années de service; des options de transférabilité seront offertes aux participants ou aux anciens participants. (l) Autres renseignements disponibles sur demande Le livret doit préciser que conformément à l alinéa 28(1)c) de la LNPP, chaque participant et ancien participant (dont une personne ayant exercé la transférabilité) du régime, toute autre Septembre 2009 Page 9 sur 14

10 personne ayant droit à des prestations ou des remboursements au titre du régime ainsi que leur époux ou conjoint de fait ou son mandataire autorisé par écrit peut, une fois au cours de chaque année de fonctionnement du régime, examiner certains documents déposés auprès de l administrateur, dont les suivants : o les déclarations annuelles de renseignements. o les états financiers, y compris les dépenses du régime. o le libellé du régime. o les modifications apportées au régime. o l énoncé des politiques et procédures en matière d investissement. Il faut préciser que l administrateur du régime peut imputer des frais raisonnables pour les photocopies. II. Information et outils d aide à la décision en matière de placement Si les participants sont tenus de prendre des décisions de placement, l administrateur doit leur fournir suffisamment de détails au sujet des options de placement offertes pour leur permettre de prendre des décisions avisées. Les renseignements que voici doivent leur être transmis : Outils d aide à la décision. Se reporter aux articles 3.2 et 3.3 des Lignes directrices pour les régimes de capitalisation où il est question des outils d aide à la décision en matière de placement qu un employeur / administrateur doit fournir aux participants pour les aider à prendre des décisions dans les limites du régime. Options en matière de placement. Se reporter aux articles 4.2, 4.2.2, 4.3 et des Lignes directrices pour les régimes de capitalisation qui définissent les renseignements qu un employeur / administrateur doit fournir aux participants à l égard de chaque option en matière de placement, notamment : les types de placement que le fonds peut détenir; une description de tous les risques associés au fait d investir dans le fonds; le nom de toutes les entreprises de gestion des placements responsables de la gestion quotidienne des actifs du fonds. Options en matière de transfert. Se reporter à l article 4.3 des Lignes directrices pour les régimes de capitalisation qui précise les renseignements que l employeur / administrateur doit fournir aux participants à l égard de l exécution des transferts entre les options en matière de placement. Modifications apportées aux options en matière de placement. Se reporter aux articles 5.2.2, et des Lignes directrices pour les régimes de capitalisation intitulés Septembre 2009 Page 10 sur 14

11 Changements importants apportés aux options de placement qui établissent les renseignements qu un employeur / administrateur doit fournir aux participants à l égard des changements apportés aux options de placement. Rapports sur le rendement des fonds de placement. Se reporter à l article 5.3 des Lignes directrices pour les régimes de capitalisation intitulé Rapport sur le rendement des fonds de placement qui établit les renseignements qu un employeur / administrateur doit fournir une fois l an aux participants à l égard des rapports de rendement de chaque fonds de placement. III. Frais et pénalités Il faut expliquer les dispositions du régime qui régissent les dépenses qui peuvent être imputées au fonds de pension. Les administrateurs des régimes doivent aussi fournir aux participants des renseignements comme les suivants : les frais de gestion des fonds de placement; les frais associés aux comptes; les frais des fournisseurs de services. Se reporter à l article 4.4 des Lignes directrices pour les régimes de capitalisation intitulé Description des frais et des pénalités pour plus de détails. IV. Relevés annuels à l intention des participants Conformément à l alinéa 28(1)b) de la LNPP, chaque participant du régime et l époux ou le conjoint de fait de celui-ci doit recevoir, dans les six mois suivant la fin de chaque année de fonctionnement du régime, un relevé écrit. L article 22 du RNPP stipule que ce relevé doit être remis au participant à son lieu de travail ou envoyé par la poste à la résidence du salarié. Outre le format par écrit requis, les participants peuvent aussi avoir accès au relevé annuel sous forme électronique. Le paragraphe 23(1) du RNPP établit ce qui doit figurer dans ce relevé sur papier. On trouvera en annexe à la présente ligne directrice une liste de vérification des exigences stipulées au paragraphe 23(1). Outre les exigences énoncées au paragraphe 23(1) du RNPP, il faut transmettre les renseignements supplémentaires que voici si les participants sont tenus de faire des choix de placement : Septembre 2009 Page 11 sur 14

12 un résumé des placements énumérés selon le type d option (p. ex., fonds de placement, autres titres et CPG); l activité des placements le solde d ouverture, les cotisations, les retraits, la fluctuation nette de la valeur des placements et le solde de clôture. Se reporter à l article 5 des Lignes directrices pour les régimes de capitalisation intitulé Communication systématique aux participants pour plus de détails. Participants avec prestations acquises différées. Même si bien des participants d un régime à cotisations déterminées choisissent de mettre fin à leur participation en transférant leurs prestations hors du régime, tous les participants avec prestations acquises différées doivent recevoir un relevé annuel. Coordonnées de la personne-ressource. Les participants et les anciens participants doivent être avisés de tout changement apporté aux coordonnées de l administrateur du régime. V. Modifications apportées au régime Le sous-alinéa 28(1)a)(i) de la LNPP stipule que les participants, les salariés admissibles et leur époux ou conjoint de fait doivent recevoir une explication écrite de toute modification pertinente apportée au régime dans les six mois suivant la mise en œuvre de la modification. L article 22 du RNPP stipule que cette explication écrite doit être remise au participant à son lieu de travail ou envoyé par la poste à la résidence du salarié. Le BSIF estime qu un administrateur a apporté une modification à un régime quand il adopte comme il se doit la décision concernant la modification en question en accord avec les procédures de gouvernance pertinentes associées au régime visé. VI. Relevés de cessation / de retraite L alinéa 28(1)d) de la LNPP stipule que si un participant prend sa retraite met fin à sa participation ou meurt ou en cas de cessation totale ou partielle d un régime, les participants et leurs époux ou représentants légaux ont droit à un relevé écrit en la forme réglementaire. Voici les formulaires réglementaires figurant dans le Règlement : o pour les participants qui prennent leur retraite; Annexe IV, formulaire 1; o pour les participants qui prennent leur retraite et dont l époux a accepté une prestation réduite au décès du participant ou de l ancien participant, Annexe II, formulaire 4; Septembre 2009 Page 12 sur 14

13 o pour les participants qui cessent de participer ou en cas de cessation du régime quand le participant a droit à une prestation différée, Annexe IV, formulaires 2 et 3; (consulter les autres exigences de divulgation à la Partie II du Guide d'instruction - Documents exigés en cas de cessation d'un régime de retraite à cotisations déterminées); o pour un participant décédé, Annexe IV, formulaire 4; o pour les participants qui choisissent de transférer la valeur de leur compte conformément à l article 26 de la LNPP, Annexe II, formulaire 3; o il est possible de déroger aux formulaires réglementaires pourvu que cela n influe pas sur la substance de l information requise; il faut aviser les participants qui laissent leurs prestations différées dans le régime d indiquer à l administrateur tout changement d adresse; en cas de départ à la retraite d un participant, de la fin de sa participation au régime ou de la cessation totale ou partielle du régime, il faudrait suggérer au participant de demander des conseils financiers indépendants avant de choisir une option de transférabilité; il faut fournir le nom et l adresse de l administrateur du régime; il faut aussi indiquer les coordonnées (nom et n o de téléphone) de la personne-ressource pour toutes les questions de suivi des participants. Septembre 2009 Page 13 sur 14

14 Annexe Paragraphe 23(1) du RNPP le relevé écrit annuel à fournir conformément à l alinéa 28(1)b) de la Loi doit comprendre ce qui suit : le nom du participant la période à laquelle le relevé s applique la date de naissance du participant la période qui a été portée au crédit du participant aux fins du calcul de sa prestation de pension le nom de l époux ou du conjoint de fait du participant figurant aux registres de l administrateur le nom de toute personne désignée, selon les registres de l administrateur, comme bénéficiaire de la prestation de pension du participant le montant des cotisations facultatives versées par le participant pour l exercice et la valeur cumulative de ses cotisations facultatives à la fin de l exercice la date à laquelle le participant aura droit pour la première fois à une prestation de pension immédiate en application du paragraphe 16(2) de la Loi (le Règlement exige également que soit précisée dans le relevé la date à laquelle le participant atteindra l âge admissible) le montant des cotisations obligatoires versées par le participant pour l exercice et la valeur cumulative de ses cotisations facultatives à la fin de l exercice les cotisations patronales versées à l égard du participant pendant l exercice et la valeur cumulative des cotisations patronales à l égard du participant à la fin de l exercice tout montant transféré au régime à l égard du participant et la prestation imputable au montant une déclaration faisant état du droit des personnes visées à l alinéa 28(1)c) de la Loi de prendre connaissance des documents visés à cet alinéa et déterminant si des frais sont imputés pour photocopier l information. Renseignements supplémentaires qu il est recommandé d intégrer au relevé écrit si les participants sont tenus de prendre des décisions de placement, l information figurant à la partie II de la présente ligne directrice une ventilation des frais versés par les participants. Si les participants sont tenus de prendre des décisions de placement, il faudrait faire renvoi à l information figurant à la partie III de la présente ligne directrice. Septembre 2009 Page 14 sur 14

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