RÉUNION DE C.A. 27 janvier 2014

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1 RÉUNION DE C.A. 27 janvier 2014 Présents : Camille, Clément, Dryss, Étienne, Grégoire, Thomas Excusés : Colin, Damien, Laëtitia Invitée : Nathalie (employée) Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Signature des compte-rendus des CA de décembre Points sur les tâches en cours Point sur l'achat du local (suite à la visite) Chiffres de janvier Ouverture du local/implication des bénévoles Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Formation des bénévoles au secourisme Point sur les groupes de travail Animaux au local E-cigarette au local Point sur la badgeuse Point sur la devanture Point sur le festival de Cannes Point sur le projet de WE ludique La Triche/Rêve de jeu Point sur la nouvelle carte d'adhésion Répartition des tâches à effectuer Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Désignation du secrétaire de séance Thomas est désigné secrétaire de séance. Réunion de CA 1/6 28/01/2014

2 Signature des compte-rendus des CA de décembre Le compte rendu papier de décembre n'étant pas disponible, il sera signé le mois prochain. Points sur les tâches en cours Week-end bénévole Le lieu pour le week-end bénévole a été réservé. Il faudra relancer le groupe en charge du week-end dans quelques mois. Point sur l'achat du local (suite à la visite) Le local en vente a été visité par plusieurs membres du CA. Il semble convenir à l'installation de la Triche, mais des travaux seront à envisager. Avant de se décider, il faut déterminer si, en plus de rembourser un prêt, la Triche pourra se permettre de payer un loyer jusqu'à la fin du bail du local actuel. Recourir à un appel aux dons pour financer le projet est envisagé. Dans le but de savoir si la Triche peut se permettre d'acheter le local, Clément et Dryss ont rendez-vous avec la banque mercredi 29 janvier pour connaître nos capacités d'emprunts. Le même jour, Clément se rendra à Foncia pour contacter le propriétaire afin de savoir s'il était envisageable d'acheter le local actuel. Une nouvelle visite sera proposée le lundi 10 février à 13h de façon à voir le local de jour. Si ce n'est pas possible, le 3 février sera proposé comme date alternative. Chiffres de janvier Les chiffres de janvier sont bons, en progression par rapport à l'an dernier de quelques pourcentages, malgré 3 fermetures. Ouverture du local/implication des bénévoles Il y a eu deux fermetures un samedi soir et une autre le dimanche pendant le mois de janvier. Peu de bénévoles s'inscrivent à l'avance. Il est difficile de trouver des bénévoles pour faire des permanences en ce moment. Le CA décide de faire un appel à bénévoles. Grégoire se charge de le transmettre à travers le site et Facebook. Thomas s'occupe de Twitter et du forum. Grégoire étant trop souvent le seul à relancer les bénévoles pour faire les permanences, Il est décidé que chaque mois, deux membres du CA prendront cette tâche en charge. Pour février, c'est Camille et Thomas qui s'en chargeront. Grégoire s'occupe de la dernière semaine de janvier. Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Nathalie a effectué un peu plus d'heures que normalement ce mois-ci. Nathalie a suivi une formation aux premiers secours, et revient avec un avis très positif sur cette formation. Réunion de CA 2/6 28/01/2014

3 Formation des bénévoles au secourisme Suite au retour positif de Nathalie sur la formation, il est décidé de financer en partie une formation similaire aux bénévoles intéressés et qui font le plus de permanences. La formation coûte 450 pour dix personnes et aura lieu un samedi matin. Une participation de 5 sera demandée à chaque participant de façon à s'assurer que tous les inscrits viennent. Camille enverra un mail pour recenser les bénévoles intéressés et ceux déjà formés, ainsi que rappeler que le premier réflexe en cas de problème et d'appeler le 15. Les 10 personnes intéressées par la formation et ayant réalisés le plus de permanence durant les trois derniers mois seront choisies pour participer à la formation. Point sur les groupes de travail Groupe communication Une réunion a eu lieu en janvier. Il a été décidé de relancer le forum. En particulier, l'accès au forum a été facilité en facilitant la création d'un compte sur le forum depuis l'espace bénévoles, et en permettant de s'identifier sur le forum avec son compte bénévole. Groupe décoration et aménagements Le groupe doit transmettre le Compte-rendu de sa dernière réunion au CA. Deux cubes de rangement ont été rajoutés à côté de l'étagère des jeux familles pour faciliter le rangement des grandes boîtes de jeu. Le CA valide l'achat d'une banquette par le groupe décoration pour remplacer celle en dessous de l'étagère des nouveautés, pour une valeur maximale de 250. Une collecte d'encombrant ayant lieu le 8 février place Colbert, Étienne, aidé par des volontaires, amènera l'ancienne banquette place Colbert pour qu'elle soit récupérée. Le vote d'un budget pour le groupe décoration sera mis à l'ordre du jour de la prochaine réunion du CA. Groupe événements Lionel ayant trouvé un poste hors de Lyon, le groupe événement devra désigner un nouveau référent. Le groupe événement a eu un problème le mois dernier lors de l'animation loups-garous : suite à des inscriptions tardives, l'animateur a cru la soirée annulée et n'est pas venu. Le CA propose que pour les prochaines animations du même type, il soit précisé que si le nombre de participants n'atteint pas le nombre nécessaire à une soirée loup-garou, la soirée soit maintenue mais que des parties d'autres jeux du même genre (Sporz, Avalon...) soient organisées à la place. Le groupe événement organisera une animation «As de la Triche» en parallèle de la cérémonie de l As d'or à Cannes. Le groupe événement souhaite faire un partenariat avec l'association CLIVRA (Club de l'imaginarium à Vapeur en Rhones Alpes) pour l'organisation de la semaine steampunk. Le CLIVRA propose d'organiser une soirée murder spéciale pour cet événement, ainsi qu'un atelier de création d'objets steampunks, mais demanderait que dans ce cas la Triche prennent les frais en charge. Le CA est d'accord sur le principe. La CLIVRA organiserait également une exposition d'artistes dans les locaux de la Triche, avec Réunion de CA 3/6 28/01/2014

4 certaines œuvres mises en vente, dont certains bénéfices iraient à la CLIVRA. Le CA est d'accord sur le principe. Groupe jeux Les jeux acquis en janvier sont les suivants : ZOMBICIDE KAHUNA (Acquis durant le troc) Du balai (Acquis durant le troc) Scarab Lord (Acquis durant le troc) Crazy time League of Six (acquis durant le troc) Origin 30 carats Esquissé (Pour remplacer l'exemplaire de la Triche) Groupe ÉLAN Une animation a été proposée au groupe ELAN le 12 mars. Thomas est le référent de l'animation Colbert. Clément lui transmettra les informations nécessaires. La question s'est posée de la facturation des animations effectués par le groupe ELAN, de l'adhésion des participants à ces événements ainsi que de la participation du groupe ELAN à des événements non ouverts au public. Le CA décide de ne demander aucune rémunération ni aucune adhésion, et de permettre au groupe ELAN de participer aux événements fermés au public. Groupe CERF Le groupe n'a toujours pas de référent. Animaux au local A l'exception des chiens d'aveugles, le CA décide d'interdire l'accès du local aux animaux. Grégoire se charge de modifier le règlement intérieur. Les adhérents seront informés à travers la prochaine newsletter. E-cigarette au local Le CA décide d'interdire l'utilisation des cigarettes électroniques à l'intérieur du local. Grégoire se charge de modifier le règlement intérieur. Les adhérents seront informés à travers la prochaine newsletter. Point sur la badgeuse Ce sujet est mis en attente jusqu'à ce que soit prise la décision d'acheter ou non un local. Point sur la devanture Ce sujet est mis en attente jusqu'à ce que soit prise la décision d'acheter ou non un local. Réunion de CA 4/6 28/01/2014

5 Point sur le festival de Cannes Suite à des obligations personnelles, Nathalie n'est pas certaine de pouvoir se rendre au festival de Cannes cette année. Une réunion des cafés ludiques ayant lieu à cette occasion, une solution doit être trouvée pour déterminer comment la Triche pourra y être représentée. Thomas étant présent sur le festival, il pourra éventuellement remplir ce rôle, à condition de ne pas y passer le week-end entier. Nathalie rajoute Clément et Thomas dans la boucle des mails du réseau des cafés ludiques, de façon à voir comment régler ce problème. Point sur le projet de WE ludique La Triche/Rêve de jeux L'association Rêve de jeux a sollicité Moi j'm'en fous je triche pour participer ensemble à un week-end ludique. L'organisation serait portée par un groupe de 8 personnes, avec 4 personnes de chaque association. Les organisateurs seraient également mobilisés tout le week-end. Les bénéfices/déficits seraient partagés par les deux associations. Rêve de jeux apporterait son expérience sur l'organisation de week-ends ludiques, et la Triche amènerait son savoir faire en matière d'animations autour du jeu de société. Le coût du week-end est estimé à 60 par personne. Comme il s'agit d'une première participation, le CA propose que Rêve de jeu soit en charge de l'organisation du week-end et prenne à son compte les bénéfices/déficits du week-end. La Triche ne viendrait qu'en tant qu'association invitée, amenant ces jeux et proposant des animations autour. La Triche aurait 25 places réservées pour ses adhérents jusqu'à une semaine avant l'événement. Dryss transmet cette proposition à Rêve de jeu. Une demande sera faite à la prochaine réunion bénévole pour savoir s'il y a des volontaires pour se joindre à l'organisation de ce week-end. Point sur la nouvelle carte d'adhésion Camille relance Christine pour qu'elle réalise la carte adhérent de la saison avec le planning suivant : - Fin février : Proposition d'une ébauche, à présenter au CA - Mars/avril : Prise en compte des diverses remarques du CA, finalisation de la carte et impression via un imprimeur d'un exemplaire pour voir ce que ça donne Finalisation de la carte début mai Elle sera indemnisée à hauteur de 150. Répartition des tâches à effectuer Grégoire : Relancer les bénévoles pour les permanences de janvier. Lancer l'appel à bénévole sur Facebook et le site. Mettre à jour le règlement. Clément : Se rendre à la banque pour connaître notre capacité d'emprunt. Se rendre à Foncia pour savoir s'il est possible d'acheter le local actuel. Transmettre à Thomas les informations sur Colbert Dryss : Se rendre à la banque pour connaître notre capacité d'emprunt. Transmettre la proposition de partenariat à Rêves de jeu. Thomas : Lancer l'appel à bénévoles sur Twitter et le forum. Écrire le Compte Rendu. Relancer les bénévoles pour les permanences de février. Camille : Envoyer un mail aux bénévoles pour les informer de la formation premiers secours. Contacter Christine concernant la carte d'adhérent. Relancer les bénévoles pour les Réunion de CA 5/6 28/01/2014

6 permanences de février Nathalie : Ajouter Clément et Thomas dans la boucle des échanges avec le réseau de cafés ludiques. Étienne : Organiser le déplacement de la banquette place Colbert Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Implication des bénévoles Week-end avec Rêve de jeu Groupe ELAN Mise à jour du règlement sur les animaux et les E-cigarettes Coup de cœur des bénévoles Groupe événements Formation au secourisme Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Point sur l'achat du local Point sur l'application Point sur les cartes d'adhésions Point sur les groupes de travail Point sur le partenariat avec la CLIVRA Prochaine réunion de CA : 24 février 2014 Réunion de CA 6/6 28/01/2014