GUIDE DU CHARGÉ DE LEA.

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1 GUIDE DU CHARGÉ DE LEA 1

2 SOMMAIRE PRESENTATION DU LEA page 3 1. CONNEXION 1.1 Se connecter au LEA IFA DES ALPES page Renseigner la fiche personnelle page 5 2. ACCES A VOTRE DIPLOME 2.1 Vos apprentis page Page d accueil du trinôme page Détail du menu du LEA page Tableau de bord du diplôme page Personnaliser le diplôme page Historique des connexions page Calendrier de l alternance page Suivi des visites page Gestion de la messagerie page DONNEES PERSONNELLES page CONTACTS page 16 NOTES page 17 2

3 PRESENTATION DU LEA Le livret d apprentissage est un document obligatoire permettant de fixer les missions, les compétences et les objectifs de l apprenti tout au long de l exécution de son contrat d apprentissage. Il est l outil de mesure de la progression de l apprenti. La réussite de cette démarche induit une relation et collaboration étroite entre l apprenti, le maître d apprentissage et le tuteur pédagogique. Le livret électronique d apprentissage (LEA) mis en place par l IFA des Alpes à la rentrée 2013 a pour vocation de remplacer le livret d apprentissage sous format papier. Le LEA a pour but de suivre, d'informer et d'évaluer l'apprenti via un accès internet sécurisé par un identifiant et un mot de passe, tout en conservant le trinôme Maître d'apprentissage / Apprenti / Tuteur. Les avantages du LEA sont multiples : modernisation de l'outil d'évaluation, gain de temps, suivi régulier de l'apprenti, accès simplifié à l'information et renforcement des liens du trinôme. Pour se connecter au LEA de l IFA des Alpes : 3

4 1. CONNEXION 1.1 Se connecter au LEA IFA des Alpes Pour vous connecter au LEA IFA des Alpes, vous rendre sur le site : et renseigner votre identifiant et votre mot de passe. Un vous sera envoyé vous informant de votre inscription sur le LEA : importance d une adresse mail valide. Pourquoi s authentifier? Afin d accéder à un espace sécurisé qui vous est strictement réservé vous permettant de suivre et de personnaliser votre diplôme. Sur cette page d authentification, vous trouverez une présentation du LEA, des documents à télécharger et des actualités sur l apprentissage en général. 4

5 1.2 Renseigner la fiche personnelle Lors de votre 1 ère connexion, il vous est demandé de vérifier ou de compléter votre fiche personnelle : nom, prénom, , code postal, ville, téléphone fixe, téléphone portable, fax et date de naissance. 5

6 2. ACCES AU DIPLOME 2.1 Les apprentis Afin d accéder au trinôme de votre choix composée de l apprenti, du maître d apprentissage et du tuteur pédagogique, vous devez cliquer sur le nom de l apprenti sous le diplôme concerné (si vous êtes amené à gérer plusieurs diplômes). Vous avez également la possibilité de filtrer dans le moteur de recherche par nom d apprenti, de maître d apprentissage (MAP) ou de tuteur pédagogique. 6

7 2.2 Page d accueil du trinôme Les membres du trinôme: apprenti, MAP et tuteur Identification du diplôme et de la promotion Suivi du LEA de l apprenti Menu général Menu du chargé de LEA Présentation du diplôme NB : Sur cette page d accueil, vous avez la possibilité de revenir à la liste de l ensemble de vos apprentis ou de vos diplômes en cliquant sur les liens correspondants dans le menu du LEA. 7

8 2.3 Détail du menu du LEA Menu général Visualisation des rubriques du LEA Retour à la page d accueil Possibilité pour les formateurs de déposer des cours en ligne Dépôt et échange de documents entre utilisateurs Accès aux différents questionnaires à compléter par les utilisateurs Liens vers des sites utiles Aide en ligne Accès aux emplois du temps Accès à la liste des apprentis Accès à la liste des diplômes (si gestion de plusieurs UFA) Déconnexion du LEA Menu du chargé de LEA Accès au tableau de bord de l ensemble de la promotion et aux statistiques Accès au menu de paramétrage du diplôme Accès à l historique pour le suivi des connexions Permet de saisir ou consulter les absences des apprentis Permet de consulter les dates des visites en entreprise Permet de gérer les messages Accès à la fiche personnelle pour modification 8

9 2.4 Tableau de bord du diplôme Cette rubrique permet de visualiser par le biais d un tableau synoptique, l état des validations des questionnaires du LEA. Questionnaire validé Questionnaire non validé Questionnaire fermé Statistiques des validations par questionnaire Pour supprimer une signature : Cliquez sur Attention, toute suppression est définitive. afin de repasser en questionnaire non validé. Pour chaque questionnaire, vous avez la possibilité de : - Faire un export sous format Excel en cliquant sur l icône - Obtenir les données sous forme de graphique en cliquant sur l icône Vous pouvez également : - Filtrer les données et obtenir des statistiques en cliquant sur l icône - Imprimer le tableau de bord en cliquant sur l icône - Exporter les données sous format Excel en cliquant sur l icône 9

10 2.5 Personnaliser le diplôme Cette rubrique permet de personnaliser les différentes rubriques du LEA par le biais de différents icônes. Cette fonctionnalité permet de modifier la page d accueil de votre diplôme grâce à un éditeur de texte. Saisir vos informations ou modifications relatives à la présentation du diplôme, aux débouchés, aux contacts, etc. Cliquer sur pour enregistrer vos modifications. Cette fonctionnalité permet de personnaliser le menu général de votre diplôme en modifiant le libellé d une rubrique, son ordre d affichage et son activation (c'est-à-dire sa visibilité ou non dans le menu général du LEA). Cliquer sur l icône pour modifier le libellé d une rubrique ou l activation. Cliquer sur l icône pour modifier l ordre d affichage des rubriques. 10

11 L environnement graphique des diplômes de l IFA des Alpes étant en correspondance avec la charte graphique du CFA, l ensemble des formations bénéficient d une configuration par défaut. Merci aux utilisateurs de conserver les paramètres d origine. Cette fonctionnalité permet d ajouter, modifier ou supprimer un lien utile et de changer son ordre d affichage. Chaque formation dispose par défaut des liens vers : le CFA IFA des Alpes, l établissement porteur de l UFA, le Rectorat, la DIRECCTE et la Région Rhône-Alpes. Merci aux utilisateurs de conserver ces liens par défaut dont certains doivent légalement figurer dans le livret d apprentissage. Cliquer sur l icône pour modifier le libellé d une rubrique ou l activation. Cliquer sur l icône pour modifier l ordre d affichage des rubriques. Cliquer sur l icône pour supprimer un lien. Cliquer sur l icône pour ajouter un nouveau lien. Cette fonctionnalité permet de créer, modifier ou supprimer des cours en ligne ou leur ordre d affichage. Cliquer sur l icône pour modifier un cours. Cliquer sur l icône pour modifier l ordre d affichage des cours. Cliquer sur l icône pour supprimer un cours. Cliquer sur l icône pour ajouter une nouvelle matière : renseigner l intitulé. Cliquer sur l icône pour ajouter un nouveau lien : renseigner le titre du cours, joindre le fichier et rattacher à une matière. Cette fonctionnalité permet d ajouter, modifier ou supprimer un document par type d utilisateur (apprenti, maître d apprentissage, tuteur), par trinôme ou pour tous les trinômes. Cliquer sur l icône pour modifier un document. Cliquer sur l icône pour supprimer un document. Cliquer sur l icône pour ajouter un nouveau document : renseigner le titre, la ou les triplettes concernées, joindre le fichier, sélectionner les droits dans la triplette, la visibilité du document sur la page d accueil du LEA, s il s agit ou non d un document pédagogique et la notification par de la mise en ligne du document. 11

12 Cette fonctionnalité permet d ajouter, modifier ou supprimer un questionnaire. Cliquer sur l icône pour modifier un questionnaire. Cliquer sur l icône pour modifier l ordre d affichage des questionnaires. Cliquer sur l icône pour supprimer un questionnaire. Cliquer sur l icône pour ajouter une catégorie dans la liste des questionnaires. Cliquer sur l icône pour ajouter un questionnaire : renseigner le titre, la catégorie, l année de formation concernée, l activation ; les droits de visibilité et de signature, la description ; les dates d accès par profil, les dates d accès par question et les délais de relances par mail avant et après l échéance. Une fois les éléments du questionnaire renseignés, possibilité de le valider, le valider et le dupliquer ou de l annuler. Renseigner le titre du groupe et déterminer la nécessité d une liste de réponses (boutons radios) Possibilité également d ajouter une réponse libre. Renseigner le titre de la question, si elle appartient à un groupe de questions, quel(s) utilisateur(s) répond(ent) à cette question, le type de réponses (boutons radios ou champ texte libre), et le type de champ à utiliser (une seule ligne ou multiligne). Puis possibilité de valider la question, valider et ajouter une autre question, valider et dupliquer la question, annuler la question. Cette fonctionnalité permet d ajouter, modifier ou supprimer un formateur. Cliquer sur l icône pour modifier un formateur. Cliquer sur l icône pour supprimer un formateur. Cliquer sur l icône pour ajouter un nouveau formateur. Pour choisir un formateur déjà enregistré, saisir les 3 premières lettres de son nom puis cocher la case correspondante et le rattacher à sa matière. Cette fonctionnalité permet d ajouter, modifier, supprimer une triplette ou d importer l ensemble des triplettes rattachées à une formation. Cliquer sur l icône pour modifier un trinôme. Cliquer sur l icône pour supprimer un trinôme. Cliquer sur l icône pour ajouter un trinôme. Pour choisir un utilisateur déjà enregistré, saisir les 3 premières lettres de son nom puis cocher la case correspondante. Cliquer sur l icône pour importer l ensemble des trinômes de la formation. L import s effectue sur la base d un fichier Excel comprenant, pour chaque utilisateur, le nom, le prénom et l adresse mail. Choisir ensuite le format souhaité pour logins et mots de passe, avec la possibilité d envoyer les mots de passe par mail aux nouveaux utilisateurs. 12

13 2.6 Historique des connexions Cette rubrique permet de visualiser l historique des connexions des utilisateurs du LEA. La recherche de l historique des connexions peut s effectuer : - Par date - Par mot clé - Par utilisateur (en sélectionnant l utilisateur dans le menu déroulant). Une fois les critères sélectionnés, cliquer sur l icône l historique des connexions. pour lancer la recherche de 2.7 Calendrier de l alternance 13

14 2.8 Suivi des visites 2.9 Gestion de la messagerie 14

15 3. DONNEES PERSONNELLES Pour modifier les données personnelles du chargé de LEA, cliquer sur l icône dans le menu du chargé de LEA. Le chargé de LEA a accès à sa fiche personnelle avec la possibilité de modifier toutes les données personnelles y compris les identifiants de connexion (login et mot de passe). 15

16 4. CONTACTS En cas de problème ou pour toute question relative à l utilisation du LEA, vous pouvez contacter les gestionnaires de la plateforme du LEA pour le CFA IFA des Alpes. GESTIONNAIRES LEA IFA DES ALPES Christine FABRIER Téléphone : Mail : ifa.christine@yahoo.fr Emilie CODELLI Téléphone : Mail : ifa.emilie@yahoo.com 16

17 NOTES 17