REGLEMENT INTERIEUR DU CENTRE DE VACANCES FAMILIALES DE POE. Version consolidée en vigueur au 1 er avril

Transcription

1 REGLEMENT INTERIEUR DU CENTRE DE VACANCES FAMILIALES DE POE Réf : RI-CVF POE-09/2014 I PREAMBULE : Version consolidée en vigueur au 1 er avril Article 1 Objet et champ d application 1.1 La Mutuelle des Fonctionnaires organise, sur le site du Centre de vacances familiales (CVF) de Poé à Bourail, un accueil de loisir avec hébergement ouvert toute l année. 1.2 Le présent règlement intérieur détermine les règles relatives aux droits et obligations des bénéficiaires dans l enceinte du CVF à Bourail ainsi que les prestations offertes et les conditions tarifaires d accès audit Centre. 1.3 Ledit règlement est tenu à la disposition de tous les bénéficiaires, sur les sites du CVF à Bourail, du Centre de réservation de Trianon à Nouméa ainsi que sur le site internet de la Mutuelle des Fonctionnaires. Il est mis à la disposition des bénéficiaires lors de la réservation et figure au verso de chaque bon d accueil. 1.4 Toute réservation de séjour entraîne l acceptation pleine et entière du présent règlement. II ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT : Article 2 Horaires de permanence et remise des clés 2.1 Les horaires de permanence de la Réception sont arrêtés par la direction et portées à la connaissance des bénéficiaires. 2.2 En dehors des horaires de permanence de la Réception, les clés seront déposées dans un coffre dont le code aura été préalablement remis au bénéficiaire. 2.3 Les clés sont sous la responsabilité exclusive du bénéficiaire pendant toute la durée du séjour. En cas de perte, les pénalités prévues au Chapitre V seront mises à la charge du bénéficiaire. 2 Article 3 Conditions d admission 3.1 La réservation des logements du Centre de vacances familiales est ouverte aux bénéficiaires justifiant de leur qualité : - d adhérent de la Mutuelle des Fonctionnaires, 1 Suivant décision du CA du 12 septembre 2014 et donc applicable aux réservations effectuées à compter du 1 er octobre Créé par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre

2 - d ayant-droit majeur de la Mutuelle des Fonctionnaires, - de membre conventionné conformément aux dispositions de la loi du pays portant statut de la mutualité en Nouvelle-Calédonie. 3.2 La réservation est subordonnée : - à la justification à la date de réservation de droits ouverts auprès de la Mutuelle des Fonctionnaires ou des organismes conventionnés conformément à la loi du pays portant statut de la mutualité en Nouvelle-Calédonie, - au règlement, le cas échéant, des dettes antérieures auprès de la Mutuelle des Fonctionnaires, - au règlement, à la réservation, des frais de séjour. 3.3 Dans la limite des capacités d accueil des logements, les bénéficiaires peuvent, sous leur responsabilité, inviter à séjourner au Centre de vacances familiales des personnes n ayant pas les qualités prévues aux articles 3.1 et 3.2. Ces personnes sont dénommées «accompagnants». 3.4 Durant leur séjour, les bénéficiaires peuvent recevoir, sous leur responsabilité, après l avoir signalé à la Réception, la visite de personnes n ayant pas la qualité d «accompagnant» telle que prévue à l article ci-dessus. 3.5 Toute personne répondant aux conditions d admission telles que prévues au présent article, est tenue de respecter le règlement intérieur et les consignes qui en découlent. III PRESTATIONS PRINCIPALES ET ACCESSOIRES : Article 4 Hébergement et capacité d accueil 4.1 Le Centre de vacances familiales dispose de bungalows et de studios. 4.2 Le nombre maximal de personnes pouvant être logées dans les bungalows est de 6 personnes plus un enfant de moins de 4 ans. 4.3 Le nombre maximal de personnes pouvant être logées dans les studios est de 4 personnes plus un enfant de moins de 4 ans. 4.4 Chaque hébergement est entièrement équipé et meublé tel que mentionné sur une liste portée à la connaissance du bénéficiaire dès son arrivée. Article 5 Prestations annexes 5. Le Centre de vacances familiales propose les prestations annexes suivantes : location de draps et serviette de bains location de lit et de chaise bébé forfait lave-linge avec dosette de lessive et sèche-linge 2

3 vente de carte wifi IV RESERVATIONS ET PAIEMENTS : Article 6 Périodes 6.1 Le Centre de vacances familiales est ouvert toute l année. 6.2 Il existe trois périodes de réservations avec leurs tarifications correspondantes (cf : article 11) arrêtés chaque année par la Direction de la Mutuelle des Fonctionnaires : - La période VACANCES, incluant la veille et tous les jours de vacances, jours fériés, pont et week-end adjacents, ainsi que les périodes évènementielles (Foire de Bourail) ; - La période WEEK-END, incluant les vendredis et samedis soir, autres que ceux inclus dans la période VACANCES ; - La période SEMAINE, incluant les lundis, mardis, mercredis et jeudi soirs, autres que ceux inclus dans la période VACANCES. 3 Article 7 Modalités de réservations 7.1 Lieux de réservations : Les réservations se font au Centre de réservation du Trianon à Nouméa et, à titre exceptionnel, au CVF à Bourail. 7.2 Conditions de réservations : Les réservations ne peuvent être faites que par les bénéficiaires tels que mentionnés à l article 3.1 du présent règlement ou les porteurs d une procuration nominative dûment établie Le bénéficiaire est tenu de justifier de son identité lors de la réservation et/ou sur simple demande du personnel d accueil du Centre de Vacances familiales. A défaut, sans préjudice des sanctions prévues au présent règlement intérieur, la réservation ou l accès au Centre de vacances familiales peut être refusé Le bénéficiaire doit communiquer le nom des «accompagnants» tels que mentionnés à l article 3.3 du présent règlement Le bénéficiaire doit se conformer au planning de réservations. 7.3 Restrictions aux réservations : Il est impossible : 3 Crée par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre

4 - de réserver plus de 15 jours consécutifs en période VACANCES ; - de cumuler la réservation le 24 décembre au soir et le 31 décembre au soir, sur un même matricule ; - de réserver plusieurs logements simultanément en période VACANCES Pour les membres conventionnés, la réservation n est ouverte que 30 jours avant le premier jour du séjour et est limitée à un seul logement par séjour Confirmation de réservation : Toute réservation donne lieu à l émission d un bon d accueil indiquant les dates de séjour, les coordonnées téléphoniques, le nom et prénom du bénéficiaire ainsi que les noms et prénoms des accompagnants attendus sur le site Le bon d accueil doit être signé par le bénéficiaire Le bon d accueil est remis directement au bénéficiaire lorsque la réservation est faite au Centre de réservation du Trianon à Nouméa ou au CVF à Bourail Le bon de réservation n est transmis au bénéficiaire par courriel qu en cas de paiement à distance. Dans ce cas, le bénéficiaire doit signer le bon d accueil et en transmettre une copie lors de son arrivée sur le CVF. Article 8 Modalités de paiement 8.1 Le paiement se fait au Centre de réservation du Trianon à Nouméa et, à titre exceptionnel, au CVF à Bourail, par espèces, chèques ou cartes bancaires. 8.2 A titre dérogatoire, pour les bénéficiaires de Brousse et des Iles Loyautés, le paiement peut se faire à distance par carte bancaire ou par chèque (réception 1 mois avant le premier jour du séjour) 6 au Centre de Réservation du Trianon à Nouméa. Article 9 Annulations et désistements 9.1 Toute réservation est définitive. Aucun remboursement n est effectué sauf fermeture du CVF. 9.2 Pour toute annulation faite au minimum 8 jours 7 avant la date d arrivée initialement prévue, le bénéficiaire obtient un avoir d une durée de validité d un an de la somme préalablement acquittée. 4 Crée par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre Ajouté par décision du CA du 12 septembre Ajouté par décision du CA du 12 septembre Crée par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre

5 9.3 Pour toute annulation faite entre 8 jours et 72h avant la date d arrivée initialement prévue, le bénéficiaire obtient un avoir d une durée de validité d un an de la somme préalablement acquittée, avec une pénalité de 50% de la valeur de la première nuitée. 9.4 Pour toute annulation faite moins 72h avant la date d arrivée initialement prévue, le bénéficiaire obtient un avoir d une durée de validité d un an de la somme préalablement acquittée, avec une pénalité de 100% de la valeur de la première nuitée. 9.5 Pour toute annulation faite après la date d arrivée initialement prévue, en cas de non présentation le jour prévu, ou en cas de séjour utilisé partiellement, aucun remboursement ou avoir ne sera possible. 8 Article 10 Liste d attente Lorsque le Centre de vacances familiales est complet, les demandes de bénéficiaires en attente de séjour sont prises en compte sur une liste d attente, avec une priorité aux bénéficiaires de la MDF. 9 V TARIFICATIONS : Tous les tarifs sont arrêtés par le Conseil d Administration de la Mutuelle des Fonctionnaires. Article 11 - Tarifs des logements : Type Période Tarif en F STD BUNG Vacances WE Semaine Vacances WE Semaine Ces tarifs sont revalorisés de 3% au 1 er avril de chaque année à compter du 1 er janvier Article 12.1 Tarifs des prestations annexes : Prestations Location drap 1 place Location drap 2 places Location serviettes de bain Location lit bébé Location chaise bébé Tarifs 250 F.CFP 500 F.CFP 300 F.CFP 500 F.CFP 500 F.CFP 8 Articles 9.3, 9.4, 9.5 : Ajoutés par décision du CA du 12 septembre Ajouté par décision du CA du 12 septembre Crée par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre

6 Forfait lavage avec dosette Forfait séchage Ventes cartes WIFI : Cartes 1 mois Cartes 8 heures Cartes 2 heures 900 F.CFP 600 F.CFP F.CFP F.CFP 650 F.CFP Article Tarifs des pénalités 11 : 12.3 : Tarifs promotionnels type catégorie Tarif en F perte clef forfait logement laissé sale forfait perte serviette / drap forfait par unité annulation <8j mais > 72h forfait 50% de la nuité annulation -72h pénalité 100% 1ère nuité départ tardif pénalité personne non déclarée pénalité non respect RI pénalité casse - vol prix remise en état min Des tarifs promotionnels peuvent être mis en place pour des périodes déterminées, et hors période de vacances. Ces tarifs seront consultables sur le site internet et dans les centres du Trianon et de POE. 12 VI- DISPOSITIONS RELATIVES A LA DISCIPLINE : Article 13 Horaires d arrivée et de départ (Check-in/check-out) : Les bénéficiaires doivent respecter les horaires d arrivée et de départ fixés par la direction et mentionnés sur le bon d accueil. En cas de départ tardif, la Mutuelle des Fonctionnaires se réserve le droit d appliquer d office la pénalité prévu au chapitre V, par logement sans préjudice de l obligation pour le bénéficiaire de quitter le(s) dit(s) logement(s). 13 Article 14 Accès au Centre de vacances familiales 14.1 Toute arrivée nécessite un passage à la Réception. 11 Ajouté par décision du CA du 12 septembre Ajouté par décision du CA du 12 septembre Crée par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre

7 14.2 Pour toute arrivée en dehors des horaires de permanence de la Réception, les clés seront déposées dans un coffre dont le code sera remis à la demande du bénéficiaire Les bénéficiaires n ont accès au Centre de vacances familiales que dans le cadre et pour la durée de leur séjour. Ils n ont aucun droit d entrer ou de se maintenir dans les lieux pour toute autre cause sauf à se prévaloir d une prolongation de séjour Il est interdit aux bénéficiaires séjournant au Centre de vacances d introduire ou de faire introduire dans le site des personnes étrangères ou qui n ont pas été signalées par les bénéficiaires lors de la réservation sauf autorisation du réceptionniste. Article 15 Sortie du Centre de vacances familiales : 15.1 Au-delà de 22 heures, toute rentrée ou sortie doit se faire en respectant la quiétude des lieux Lors de son départ, le bénéficiaire doit remettre les clés à la Réception Pour tout départ en dehors des horaires de permanence de la Réception, les clés doivent être déposées dans la boîte prévue à cet effet et située à côté de la Réception Il est formellement interdit de dupliquer les clés sous peine de poursuites. Article 16 Usage du matériel 16.1 Tout bénéficiaire est tenu de conserver en bon état le mobilier et équipement mis à sa disposition durant son séjour. Il ne doit pas l utiliser à d autres fins que celles pour lesquelles ils ont été conçus Le bénéficiaire est tenu, dans les meilleurs délais, de signaler à la Réception tout équipement et/ou meuble manquant et/ou endommagé dans le logement Tout équipement et/ou meuble endommagé ou manquant sera mis à la charge du bénéficiaire selon les modalités fixées par la Direction de la Mutuelle des Fonctionnaires Il est interdit d emporter l équipement appartenant au Centre de vacances familiales sous peine de poursuites Au moment du départ, le personnel du Centre de vacances familiales peut procéder à une vérification du contenu des logements. Article 17 Usage des locaux : 17.1 Toute dégradation des locaux sera mise à la charge du bénéficiaire selon les modalités fixées par la Direction de la Mutuelle des Fonctionnaires Les locaux du Centre de vacances familiales sont dédiés exclusivement aux activités de loisirs des bénéficiaires. 7

8 17.3 Sont interdites toutes les activités dangereuses et/ou incompatibles avec la destination des lieux Toute activité susceptible de perturber la quiétude des lieux est strictement interdite à proximité des logements Il est interdit d introduire dans le Centre de vacances familiales des objets et des marchandises destinées à y être vendus ou de faire circuler sans autorisation de la direction des prospectus ou diffuser des publications En vue d éviter toute dégradation, l affichage et/ou la suspension de lumière ou d objets décoratifs sur les locaux et/ou dans les arbres du Centre de vacances familiales est soumis à autorisation préalable de la direction Les bénéficiaires doivent réduire leurs émissions sonores à partir de 21h00 14 et ce jusqu à 8h00 le lendemain afin de préserver la tranquillité des lieux. Une tolérance s applique durant les Réveillons de Noël et de Jour de l An. Article 18 Sanctions du non-respect de la discipline Est passible de l une des sanctions disciplinaires énumérées au présent règlement, toute personne ayant procédé à des agissements susceptibles de porter atteinte aux règles de discipline. VII HYGIENE ET SECURITE Article 19 Hygiène 19.1 Il est interdit de fumer dans les logements Les logements doivent être constamment maintenus en état de propreté La Mutuelle des Fonctionnaires se réserve le droit d appliquer d office la pénalité prévue au chapitre V 15 pour tout logement rendu dans un état de saleté avancé. Bien que le ménage soit fait par les équipes du Centre, les occupants doivent maintenir le logement dans un état de propreté normal. Ils doivent, par exemple, avant chaque départ, passer un coup de balai dans les locaux, s assurer que toute la vaisselle utilisée soit lavée, séchée et rangée dans les placards prévus à cet effet, et doivent également vider leurs poubelles, le réfrigérateur et le congélateur et les nettoyer Il est interdit d introduire des matières ou produits dangereux ou insalubres Il est interdit d introduire, de consommer ou de commercialiser des substances illicites. 14 Crée par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre Crée par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre Crée par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre

9 19.6 Lorsque l urgence ou la sécurité le nécessite, le réceptionniste pourra, après avoir informé les bénéficiaires concernés, ouvrir les logements. L ouverture se fera en présence des intéressés. En cas de refus de leur part, elle se fera en présence de deux témoins librement choisis par le réceptionniste Les bénéficiaires doivent vider leurs poubelles dans les bacs prévus à cet effet près des zones barbecues Les animaux quels qu ils soient sont strictement interdits dans l enceinte du site. ARTICLE 20 Sécurité et prévention 20.1 Chaque bénéficiaire est réputé avoir pris connaissance des consignes de sécurité communiquées par voie d affichage Conformément aux instructions ci-dessus, chaque bénéficiaire doit prendre soin, en bon père de famille, de sa sécurité et de sa santé et de celles de ses accompagnants Il est interdit de manipuler les matériels de secours (extincteurs, etc.) en dehors de leur utilisation normale et d en rendre l accès difficile Il est interdit de neutraliser tout dispositif de sécurité Les opérations de maintenance du dispositif de sécurité sont réservées au personnel habilité Les grilles d accès à la plage sont verrouillées à la tombée de la nuit. 17 Le bénéficiaire dispose d une clé permettant leur ouverture et doit s assurer de leur fermeture après son passage afin de limiter les intrusions extérieures au site. Article 21 Sanctions du non-respect de l hygiène et de la sécurité Est passible de l une des sanctions disciplinaires énumérées au présent règlement, toute personne ayant procédé à des agissements susceptibles de porter atteinte aux règles d hygiène et de sécurité. VIII RESPONSABILITE ARTICLE 22 Responsabilité des personnes admises sur site 22.1 Chaque bénéficiaire et accompagnant doit séjourner sur le site du Centre de vacances familiales en bon père de famille L utilisation des équipements se fait sous la surveillance et la responsabilité du bénéficiaire et accompagnant. 17 Crée par décision du CA du 8 mars 2013, modifié par décision du CA du 12 septembre

10 22.3 Les mineurs demeurent sous la responsabilité et surveillance exclusives de leurs parents ou à défaut des personnes qui en ont la garde. ARTICLE 23 Responsabilité de la Mutuelle des Fonctionnaires 23.1 La Mutuelle des Fonctionnaires ne saurait être tenue pour responsable des pertes, détériorations ou vols commis dans l enceinte du Centre La Mutuelle des Fonctionnaires est assurée en responsabilité civile pour tous dégâts occasionnés du fait de ses équipes ou de ses équipements La Mutuelle des Fonctionnaires ne peut en aucun cas être tenue pour responsable de tout autre dommage survenu durant le séjour. IX SANCTIONS ET DROITS DE LA DEFENSE : Article 24 Sanctions disciplinaires 24.1 En cas d infraction aux prescriptions du présent règlement intérieur ou des consignes prises en application, la Mutuelle des Fonctionnaires ou ses représentants se réservent le droit d appliquer l une des sanctions classées ci-après par ordre d importance : - avertissement oral, - avertissement écrit, - interdiction temporaire de séjour au Centre de vacances familiales, - interdiction définitive de séjour au Centre de vacances familiales, - interdiction temporaire d accès au Centre de vacances familiales ainsi qu aux autres œuvres de la Mutuelle des Fonctionnaires, - interdiction définitive d accès au Centre de vacances familiales ainsi qu aux autres œuvres de la Mutuelle des Fonctionnaires La Mutuelle des Fonctionnaires ou ses représentants se réservent le droit de faire intervenir les forces de l ordre en cas de trouble à l ordre public sans préjudice des poursuites judiciaires ou pénales susceptibles d être engagées à l égard des auteurs. Article 25 Droits de la défense 25.1 Toute sanction sera motivée et notifiée par écrit, sauf en cas d avertissement oral, au bénéficiaire Toute sanction consistant en une interdiction de séjour sera entourée des garanties de procédure d instruction prévues par les règles en vigueur au sein de la Mutuelle des Fonctionnaires. 10

11 11