Mode opératoire Importer des écritures dans SAGA

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1 Page 1 Descriptif Ce document décrit le mode opératoire permettant d importer des écritures dans SAGA Sommaire 1. Fichier Excel Fichiers Sièges (.txt) Import des factures siège Import des engagés siège Contrôler/ Indexer les fichiers Mode opératoire Les écritures peuvent être importées dans plusieurs cas : les écritures terrain préparées sous Excel ou les fichiers Paris (en.txt). 1. Fichier Excel La procédure d importation des fichiers Excel est la suivante : Fichier => Reception de fichiers => Interfaces => Journal Excel Ou bien cliquez sur l icône :

2 Page Après avoir cliqué sur Journal Excel, une boite de dialogue apparaît dans la laquelle il faut : 1 Selectionner le journal dans lequel va s effectuer l import (en ayant au préalable selectionné le type) 2 Slélectionnez le mois dans lequel les écritures vont être importées, 3 Ainsi que le journal. 4 Enfin, renseignez les différentes coordonnées des écritures qui se trouvent dans excel. 5 Cliquez aussi sur Avancé afin de renseigner sur d autres informations concernant le fichier. 6 Renseignez ce à quoi correspondent les numéro de colonne (voir page 3). 7 Cocher uniquement l option «Contôle des écritures avant importation» Exemple : Le fichier Excel suivant représente le journal de banque BLC1USD au mois dejuin 2012.

3 Page 3 LA SAISIE DES COORDONNEES EST FONCTION DU FICHIER EXCEL : Une première manipulation vous permet de donner automatiquement des numéros aux colones du tableau Excel. Pour cela, allez dans Fichier => Option => Formules et cochez la case «Style de référence L1C1» NUMERO DE LA FEUILLE EXCEL Ce numéro correspond au numéro de l onglet dans lequel se trouve le journal. Dans l exemple, ce numéro correspond à 3. N DE LA LIGNE DE DEPART Ce numéro correspond à la première ligne où commencent les écritures. Dans l exemple, ce numéro correspond à 13 N DE LA LIGNE D ARRIVEE Ce numéro correspond à la dernière ligne des écritures. Dans l exemple, ce numéro correspond à la ligne 110 N DE LA COLONNE POUR LE JOURNAL

4 Ce numéro correspond au numéro de la colonne où se trouve le nom du journal. Dans l exemple, ce numéro correspond à la colonne H donc n 8 Page 4 N DE LA LIGNE POUR LE JOURNAL Ce numéro correspond au numéro de ligne de la cellulle où se trouve le nom du journal. Dans l exemple, ce numéro correspond à 9 Si une des donnees demandées n existe pas dans le fichier Excel, laissez la case vide. Après avoir rempli tous les champs, il faut sélectionner le fichier Excel à importer. Pour cela, cliquez sur «Importer» en bas de la page. Si un journal contient déjà des écritures, l import dans ce journal va écraser et remplacer toutes les données présentes. Le cas échéant, un message vous en informe et vous demande si vous voulez continuer. Après avoir importé le fichier, il est possible d avoir le message suivant : Dans ce cas, cliquez sur «OK», apparaîra la fenêtre LOG avec la liste des erreurs, imprimez-là puis corrigez les erreurs directement dans le document Excel.

5 Page 5 Une fois ces erreurs corrigées, recommencez l opération pour importer le fichier. Il est possible d avoir un deuxième message : Appuyer sur OK. A l ouverture du livre dans Saga, les écritures non validées apparaitront en rouge.il faudra les vérifier et les valider. A la fin de l importation appuyer sur «OK» Puis ouvrir le journal, vérifier et valider les écritures. Par exemple sur le message, la piece n 6 n a pas été validée.

6 Page 6 Pour valider l écriture, double cliquez sur celle-ci afin d apporter la modification préconisée par le message imprimé. Un message vous informe de l information à corriger. Pour la pièce n 6 la correction consiste à renseigner la devise de contrepartie et appuyer sur «OK» à la fin Une fois l écriture corigée, elle apparaît en noir dans la liste, vous pouvez passer à la suivante. Il n est pas possible de procéder à la clôture provisoire d un journal qui comporte des erreurs, c est à dire des écritures «non validées». Il est donc impossible de lancer la clôture définitive et de clore le mois de comptabilité.

7 Page 7 2. Fichiers Sièges (.txt) 2.1. Import des factures siège Certaines dépenses sont faites par le siège pour le compte de la mission ; il s agit essentiellement des salaires et indemnités des expatriés, visa, billets d avion, achats d équipements et de biens effectués par l intermédiaire du Service Achat Expédition (SAE). Le comptable mission du siège envoi à la mission le fichier de ces dépenses au format TXT entre le 1er et le 5 du mois. Pour importer ce fichier, allez au menu : Fichier => Réception de fichiers => Interfaces => Factures siège. Après avoir cliqué sur «Factures siège», la fenêtre suivante apparaît. Deux options sont possibles : le test sans import et l import. Vous ne devez surtout pas modifer le fichier.txt!

8 Page Test sans import Cette case ne doit pas être cochée car elle permet de vérifier qu il n y a pas d erreur avant de lancer l import. Cette option est destinée aux comptables-missions au siège. En effet, le fichier de factures siège est testé par votre COMPTABLE-MISSION avant de vous être envoyé et les erreurs sont corrigées le cas échéant. Toutefois, il se peut qu il reste des «erreurs». Celles-ci ne sont pas à proprement parlé des erreurs, mais des paramétrages à compléter. Exemple de paramétrage à compléter : Le fichier d import comprend un achat fait par Paris en Yen. Vous n avez jamais utilisé cette devise sur votre mission, elle n est donc pas activée. Il ne s agit pas d une erreur mais d un paramètre désactivé dans SAGA. Les étapes de l import : L import Choisissez le mois d import. Seuls les mois non clôturés vous sont proposés 2. Chosissez le journal EDPA 3. Cliquez sur «Lancer», une fenêtre apparaît, allez dans le répertoire d enregistrement du fichier à importer, sélectionnez-le et cliquez sur «Ouvrir»

9 Page 9 Un message apparaît ensuite, en fonction des erreurs rencontrées ou non : S il y a des erreurs, cliquez sur «OK» et le journal d erreurs apparaît indiquant les modifications à apporter au paramétrage avant de lancer l import des données. Ces données vous sont notifiées dans le mail d envoi des fichiers par le référent au siège. S il n y a pas d erreur, l import a lieu et un message de confirmation vous en informe. Cliquez sur «OK». Suite à l import, le journal est automatiquement clôturé provisoirement. En toutes circonstances, il est INTERDIT d entrer dans l écran de saisie d une écriture importée dès lors qu il s agit d une facture siège et que le journal d import EDPA n est pas clôturé définitivement! Si, malgré cet avertissement, vous entriez par erreur dans l écran de saisie QUITTEZ L ECRAN EN CLIQUANT SUR «ANNULER» Import des engagés siège Des dépenses peuvent être engagées par le siège pour le compte de la mission, c est-à-dire que la commande a été faite mais que la facture n a pas été payée et comptabilisée. Le comptable mission du siège envoi à la mission le fichier de ces futures dépenses au format TXT entre le 1er et le 5 du mois. Pour importer ce fichier, allez au menu : Fichier =>Réception de fichiers => Interfaces => Engagés siège Ou bien utilisez l icône Test sans import De même pour les factures siège, cette case ne doit pas être cochée.

10 Page L import Chaque mois, les données contenues dans le journal d engagés siège sont écrasées et remplacées par les nouvelles données importées. Vous n avez donc pas à mettre à jour ces écritures, elles le sont automatiquement. Logiquement, un engagé qui disparaît de l import des engagés siège est une nouvelle facture dans l import des dépenses siège. Après avoir cliqué sur «Engagés siège», la fenêtre suivant apparaît Choisissez le journal d import des engagés siège (OEPA) Cliquez sur «Lancer», une fenêtre apparaît, allez dans le répertoire d enregistrement du fichier à importer, sélectionnez-le et cliquez sur «Ouvrir» Un message apparaît ensuite, en fonction des erreurs rencontrées ou non : S il y a des erreurs, cliquez sur «OK» et le journal d erreurs apparaît indiquant les modifications à apporter au paramétrage avant de lancer l import des données. Ces données vous sont notifiées dans le mail d envoi des fichiers par le référent au siège S il n y a pas d erreur, l import a lieu et un message de confirmation vous en informe. Cliquez sur «OK». Toutefois, il est par principe interdit d entrer dans l écran de saisie d une écriture importées dans le journal des engagés siège. Si, malgré cet avertissement, vous entriez par erreur dans l écran de saisie, QUITTEZ L ECRAN EN CLIQUANT SUR «ANNULER» OU RELANCEZ L IMPORT

11 Page Contrôler/ Indexer les fichiers Sur une base régulière, lorsqu il y a eu import ou saisie d écritures dans SAGA, il faut procéder à l indexation des fichiers afin de s assurer que les modifications apportées sont prises en compte par SAGA. Pour cela, il faut allez au menu Fichier => Contrôler-indexer des fichiers. Vous pouvez alors effectuer un contrôle/indexation complet (tous les mois) ou partiel (hebdomadaire). Cliquez sur «Lancer» Documents associés

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