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1 + L ARCHIVAGE ELECTRONIQUE Sauf mention contraire, le contenu de ce document est mis à disposition par Vanessa Gendrin sous licence Creative Commons

2 + Éléments de contexte 2

3 + Pourquoi archiver? 3 n Agir n Se défendre n Se développer/s enraciner

4 + Qu est-ce qu archiver? 4 n lssu du grec arkhè : le pouvoir n les arkheïa sont les actes du pouvoir n il décrit le processus par lequel on identifie un document comme étant suffisamment important pour être classé et conservé soigneusement dans le but de pouvoir le retrouver pendant la durée nécessaire n Archiver est un geste de sélection du document dès le moment de sa validation

5 + Pourquoi c est important? 5 Abandon des bons usages Société contentieuse Inflation documentaire + de risques Support numérique fragile

6 + Maîtrise vs négligence de 6 l archivage n Gagner du temps n Justifier ses droits n Constitution d un capital informationnel n Perdre du temps n Ne pas prouver sa bonne foi n Perdre la mémoire n Sécurité n Efficacité n Vision long terme n Coûts cachés n Risques sur l avenir n Mauvaise image

7 + Les obligations légales 7

8 + Le code du patrimoine 8 n Art. L211-2 : La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. Art. L214-3 : la destruction d archives publiques même par fait de négligence est passible de à euros d amende et d 1 à 3 ans de prison

9 + Le code pénal 9 n Art : Le fait de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre, ou des fonds publics ou privés, ou des effets, pièces ou titres en tenant lieu ou tout autre objet, qui ont été remis, en raison de ses fonctions, à une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, à un comptable public, à un dépositaire public ou à l'un de ses subordonnés, est puni de sept ans d'emprisonnement et de euros d'amende. La tentative du délit prévu à l'alinéa précédent est punie des mêmes peines.

10 + Le code civil : la preuve 10 numérique n Art : l écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l écrit sur support papier, sous réserve que : n puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et n Qu il soit établit et conservé dans des conditions à nature à en garantir l intégrité

11 + Le code civil : la copie 11 numérique n Art du code civil : «Les règles ci-dessus [production d une preuve écrite] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable.» n La fidélité ne réside pas dans une reproduction à l identique mais dans la trace irréversible du lien entre les deux parties. La fidélité passe par la traçabilité entre un document et son double ou sa copie. «L original est mort, vive la trace numérique» (Me Isabelle Renard)

12 + Loi n : données 12 personnelles Art. 6 : 1) les données sont collectées et traitées de manière loyal et licite [ ]. 2) Elles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes [ ] et ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités 5) elles sont conservées sous une forme permettant l identification des personnes concernées pendant une durée qui n excède par la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées

13 + Code pénal : données 13 personnelles n Art Le fait de conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée prévue par la loi ou le règlement, par la demande d'autorisation ou d'avis, ou par la déclaration préalable adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, est puni de cinq ans d'emprisonnement et de Euros d'amende, sauf si cette conservation est effectuée à des fins historiques, statistiques ou scientifiques dans les conditions prévues par la loi.

14 Concepts et principes fondamentaux de l archivage électronique + 14

15 + Document numérique et 15 dématérialisation n La dématérialisation donne lieu à : n Un document numérique natif : les étapes d élaboration du document ont été transposées dans des outils informatiques sans passer par la formalisation classique n La copie numérique d un original papier suite à une opération de numérisation

16 + Sauvegarde vs archivage 16 n Sauvegarde : copie de données pouvant servir à la restauration de données originales au cas où celles-ci sont perdues (suppressions accidentelles, corruptions de fichiers, problème technique) n Archivage : conservation dans le but de retrouver pour des raisons identifiées sur des durées définies. L archivage numérique maintient la valeur juridique des documents. Les contenus électroniques sont figés.

17 + Le document numérique (1) 17 n N est pas visible à l œil nu n Données constituées d une suite de 0 et de 1 (bits) indépendantes des objets permettant son interprétation n Le document numérique est vulnérable et demande un dispositif de lecture complexe : n support de stockage n ordinateur n système d exploitation n 1 ou plusieurs logiciels

18 + Le document numérique (2) 18 Avantages Inconvénients Possibilités de partage infinies (duplication remplacée par partage de l accès) Gain de place Tributaire d un équipement complexe Problème de garantie de l originalité de l information (dissociation contenu/ support) Facilité d accès et de recherche Le coût?

19 + Le document numérique (3) 19 n 2 catégories (Moreq2) : n Les documents structurés contiennent des données saisies dans une base de données, organisées avant tout pour une utilisation par des applications informatiques n Applications métiers de comptabilité, de ressources humaines, de clients, de patients n Les documents non structurés contiennent des informations dans une forme destinée avant tout à des utilisateurs humains n Mails, notes, fichiers textes, images, images scannées, fichiers audio ou vidéo

20 + Le document numérique 20 engageant (1) n Traduction du terme anglais «record» n Expression qui permet de différencier le document qui doit être archivé : n des documents de travail n de la documentation extérieure n L adjectif engageant rassemble 3 idées : n L engagement juridique envers les tiers n L engagement moral (RSE, service public) n L engagement interne «envers le métier»

21 + Le document numérique 21 engageant (2) n Doit avoir les qualités suivantes (ISO 15489) : n Tracer une action ou justifier un droit n Être authentique n le document peut prouver qu il est bien ce qu il prétend être, qu il a bien été créée ou envoyé par la personne qui l a crée ou envoyé et qu il a bien été créée ou envoyé à la date indiquée n Être intègre n le document est complet, non altéré et protégé contre tout modification non autorisée. On par aussi d inviolabilité. n Etre fiable n le document archivé est bien la représentation complète et fidèle de l opération dont il atteste et on peut s y fier dans le cadre d opérations futures n Être exploitable : n le document peut être localisé, repéré, conservé et interprété

22 + Le document numérique 22 engageant (3) n Se traduit par les caractéristiques formelles suivantes : n Original ou double n Achevé (voir à ce propos la n du 17 juillet 1978) n Validé ; plusieurs formes possibles : n signature électronique n visa n diffusion ou publication n enregistrement dans un système par une personne habilitée selon une procédure établie n Figé n Autonome ou avec ses pièces justificatives

23 + Le cycle de vie du document 23 engageant Sous contrôle de l utilisateur Sous contrôle de l organisme Simple documen Simple documen Simple documen t Simple documen t Simple documen t Simple documen t t Simple document t validation Documen t Document engagea engageant nt Original achevé, validé, daté; figé qui a valeur de preuve ou de traçabilité Archivage

24 Le cycle de vie du document numérique 24 Le document est créé Le document est validé Il devient engageant Il est figé, capturé et archivé Le document est conservé Le document est détruit réa%on valida%on/capture migra%on date de fin de conserva%on SAE Le document devient archive historique

25 + L interopérabilité 25 n Compatibilité des systèmes informatiques (et de ce qu ils produisent) entre eux. A B C Celui qui a produit Celui qui stocke Celui qui utilise n Est créée par la normalisation qui fixe a priori les caractéristiques techniques : rôle du RGI (référentiel général d interopérabilité) n N est utile que pour des données qualifiées, dont la conservation est pertinente

26 + La durabilité du support 26 n Dépend : n Du support lui-même : n La technologie utilisée (magnétique, optique, magnéto-optique) n Qualité de la fabrication, n Qualité de l enregistrement, n Qualité de l équipement utilisé pour l enregistrement n De sa fréquence d utilisation et de manipulation n De ses conditions d entreposage : température, humidité, propreté

27 + La durabilité du support 27 n De l obsolescence technologique BANAT-BERGER, DUPLOUY, HUC

28 + Conditions pour assurer la durabilité du support 28 n Supports candidats : n Stabilité intrinsèque du support (inertie chimique et physique) et robustesse (résistance aux agressions) n Large diffusion de la technologie reposant sur des normes publiques n Existence d outils de contrôle du support n Simplicité des opérations de recopie n Protection contre l effacement accidentel n Chemin d accès aux données protégées n Conditions environnementales n Contrôle périodique

29 + Les formats 29 n Volet technique du RGI recommande certains choix n Quelques formats ouverts à privilégier : n Texte : PDF (ISO :2008), PDF-A (ISO ), ODF (ISO 26300) n Image : TIFF, JPEG (ISO/IEC ) et JPEG 2000 devenu (ISO/ IEC-15444), PNG (standard W3C, ISO/IEC 15948:2003 n Vidéo : MPEG (ISO), plusieurs versions n Sonore : plusieurs formats ouverts (MP3, OGG, Wave)

30 + Pérennisation = migration 30 n Pérenniser des données avec des techniques et des supports qui évoluent très rapidement : n Durée de vie d un support : 10 ans n Durée de vie d un format : 3 à 5 ans n Les techniques de migrations sont définis dans OAIS (Moreq renvoie aussi à OAIS) : n Changement de support : d un CD vers un autre, d une baie de disque à une autre n Changement de format : du PDF vers le PDF(A)

31 + L authenticité numérique 31

32 + Les moyens d authenticité 32 numérique Objectif à atteindre Le document peut prouver qu il est bien ce qu il prétend être par des éléments de date et d auteur Il contient des éléments de forme suffisants pour que pleine foi lui soit reconnue Doute posé avec le numérique L information numérique est plus malléable et inspire la méfiance Solutions pour y faire face - solution organisationnelle : retour aux «bonnes pratiques administratives» - solution technique : signature électronique

33 + La solution organisationnelle 33 n implique la (re)mise en place de formalisme dans la rédaction, l enregistrement et le circuit des documents n Impose à l utilisateur d avoir une posture «d entreprise» plus responsable n consiste à attribuer aux documents numériques les marques d authenticité qu ils méritent lors de leur production et leur validation : n Noms des personnes participants à la production des documents : auteur, producteur, destinataire n Nom de l affaire n Heure et date de création, réception, enregistrement, archivage, transfert, migration ) n identifiant d enregistrement et d archivage n indication des pièces jointes

34 + La signature électronique (1) 34 n procédé fiable d identification garantissant son lien avec l acte auquel il s attache : n horodatage : scellement cryptographique (=cachet de cire) n signature avec certificat électronique : n Clé privée : secrète, seulement connue du signataire n Clé publique : aussi appelé certificat électronique ; contient les renseignements qui permettent de vérifier les liens entre le signataire et sa clé publique = passeport électronique n Contient : le nom, l adresse mail, la clé publique, la date d expiration du certificat, le numéro de série du certificat, le nom de l autorité de certification, la signature de l autorité de certification

35 + La signature électronique (2) 35 n Horodatage : n pour des documents à faible risque de contentieux ou de contestation (ex : mails) n vous apportez la preuve de la fiabilité du système n Avec certificat électronique : n pour les contrats dont les risques de contestations sont élevés ou portant sur de forts enjeux n la partie adverse doit apporter la preuve que votre système n est pas fiable n Prestataires adhérents à la Fédération nationale des tiers de confiance

36 + L intégrité numérique 36

37 + L intégrité numérique 37 n Caractère complet et non altéré d un document n Un document est intègre quand il est possible de prouver que : n Il n a subit aucun ajout, ni retrait n Il n a été l objet d aucune modification accidentelle ou intentionnelle depuis sa validation n L intégrité permet de garantir l authenticité du document tout au long de son cycle de vie

38 + Les moyens d intégrité numérique 38 n «Conserver la représentation figée d une action donnée» n Le contenu à conserver de manière intègre comprend : n Le contenu n Les informations sur la structure et le contexte du document : métadonnées n Ce n est pas l original qui est conservé mais la copie numérique du document de référence dont on peut prouver l authenticité et l intégrité par des éléments de traçabilité (voir les études d Isabelle Renard)

39 + Les moyens d intégrité numérique 39 Objectif à atteindre Les données envoyées, reçues ou stockées sont complètes et n ont pas été modifiées Doute posé avec le numérique L information numérique est plus malléable et inspire la méfiance Solutions pour y faire face - enregistrement des données dans des formats non modifiables - stockage dans un espace numérique sécurisé

40 Méthode pour l archivage électronique + 40

41 + Un projet : deux questions fondamentales J archive quoi? puis Je conserve comment? Tout ce qui mérite de l être Seulement ce qui doit l être Sécurité : pas de modification dans le temps Pérennité : aussi longtemps que nécessaire Efficacité : accès et maîrise des coûts Risque et savoir Technique et coût Source : Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010

42 + Un projet : un processus de 42 livrables Charte d archivage Politique d archivage Référentiel de conservation Modes opératoires

43 + La politique d archivage 43 n Ensemble de principes généraux : n indique la ligne de conduite adoptée par l organisme n dans son secteur n Qui guident l action ou la réflexion dans la gestion de ses activités et concourent à la réalisation des objectifs fixés n Son contenu fixe : n Les objectifs : respect des obligations légales, responsabilité financière ou morale, constitution d un capital informationnel, n Les documents concernés et leurs supports n Les exigences de conservation, de destruction et d accès n Les acteurs concernés et leurs obligations respectives : l utilisateur, le responsable de l archivage, les responsables du contenu, le responsable de la conservation, les prestataires

44 + Le référentiel de conservation (1) 44 n Document prescriptif qui FIXE les documents engageants et leurs durées de conservation en fonction : n de risques de perte d information n des besoins d utiliser l information n Leur liste est structurée selon un plan de classement par activités n les acteurs de l archivage, les supports et les accès sont désignés n Le référentiel concerne TOUS les supports

45 + Le référentiel de conservation (2) 45 n Exigences de Moreq2 n Le SAE doit s assurer que toute série, tout dossier, sous-dossier et volume a au moins une règle de conservation n Chaque règles de conservation/destruction doit inclure : n Une durée de conservation et un événement déclencheur ou une date de sort final n Chaque règle de conservation doit inclure : un sort final et une motivation n Chaque règle de conservation devrait inclure : une description et une référence

46 + Le référentiel de conservation 46 (3)

47 + Le plan de classement 47

48 + Plan de classement par 48 activités (1) n Organisation structurée et hiérarchique d un ensemble de concepts ou d objets. n Outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres : n On regroupe dans une même classe des documents ayants des caractéristiques communes comme un contexte de production ou une thématique similaire n On fait hériter aux niveaux secondaires les caractéristiques du premier niveau de titre

49 + Plan de classement par 49 activités (2) n Classement par activité : arborescence de verbe d actions/ processus d activité n Activité = secteur d activité, métiers n Sous-activité : nature de l engagement, droit applicable n Tâches = étapes de la procédure n Ne suit pas l organigramme car l activité demeure par l organigramme n Commun à l ensemble des supports n Commun à l ensemble de l entité : démarche portée par l entreprise ou l institution n Permet de créer un code de classement = identifiant

50 +Plan de classement par activités (3) 50 n Attribuer une codification (identifiant) à l arborescence n A. Ressources humaines n A1. Recruter n A1.01 : dossier de recrutement par nom de personne n A2. Payer n A2-01 : bulletins de salaires n A2-02 : journaux de paie n A3. Verser des droits sociaux n A3-01: relevés DAS

51 + Le classement des dossiers numériques n Concevoir des modèles n Veiller à insérer des logos de petite taille n Tous document engageant numérique doit être conservé sous format pdf n Rédiger une charte de nommage des fichiers : style télégraphique, normalisation des dates, liste prédéfinie des formes abrégées n Réserver un espace numérique sécurisé pour la conservation des documents engageants

52 + Les durées de conservation 52

53 + Les durées de conservation (1) 53 n Nécessitent l analyse par le risque ou le besoin métier de la valeur des documents n Elles traduisent : n Le délai de prescription des actions tracées n La durée de vie d un objet ou d un bâtiment n Le besoin spécifique des métiers n L addition de plusieurs durées n Une durée applicable

54 + Les durées de conservation (2) 54 n Elles on toujours n Un motif n Un point de départ n Un sort final : destruction ou archivage historique

55 + Principaux délais légaux 55 n Les durées obligatoires : n la conservation permanente pour les documents publics considérés comme archives historiques livre II du code du patrimoine n 20 ans pour les dossiers médicaux article R du code de la santé publique n 10 ans pour les documents de la comptabilité - article L du code du commerce + art du code des juridictions financières n 5 ans pour les bulletins de paie - Article L du code du travail n Durées nécessaires aux finalités pour les données personnelles numériques : loi Informatique et libertés n Les délais de prescription : n 30 ans pour les dommages environnementaux, article L152-1 du code de l environnement et la prescription immobilière article 2272 du code civil n 10 ans pour les crimes : article 7 du code de procédure pénale, les événements ayant entraînés des dommages corporels article 2226 du code civil et les défauts sur la construction d ouvrage article 1792 du code civil n 6 ans pour la prescription fiscale (pouvant aller jusqu à 6 ans) article L169 du livre des procédures fiscales n 5 ans pour les actions commerciales - article L110-4 du code du commerce, les actions personnelles et mobilières - article 2224 du code civil n 3 ans pour les délits - article 8 du code de procédure pénale

56 + Les normes 56

57 + Les normes de l archivage 57 électronique Maîtrise de l archivage (records management) ISO sur le records management ISO sur les métadonnées ISO sur les processus Conservation numérique (digital preservation) ISO (OAIS) : modèle de référence pour un système ouvert d archivage d information Moreq 2 : exigences types de l archivage Z : conception et exploitation de systèmes informatique pr assurer la conservation et l intégrité des documents stockés ICA Req sur : exigences fonctionnelles de l archivage Standard d échange SEDA Source : Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010

58 + Les normes organisationnelles 58

59 + ISO n Mère des normes managériales n Objectifs : n définir les documents à créer et archiver ainsi que les informations sur ces documents et leur cycle de vie n définir les règles et les modes opératoires pour leur organisation et leur conservation n contrôler et auditer les règles et les procédures n Démarche d archivage par l analyse des risques n Permet de se poser les bonnes questions en terme de management de l archivage n Définit des outils méthodologiques et des procédures

60 + ISO Norme ISO 15489

61 + Moreq 2 (1) 61 n Exigence type pour la maîtrise de l archivage électronique n Recommandationspour les organismes qui veulent se doter d un SAE n Synthèse entre les concepts archivistiques au sens du RM et les concepts techniques de la conservation physique n L archivage est compris dans le sens du records management : n Quels documents et pourquoi (valeur)? n Qualité des documents archivés n Règles d archivage : plan de classement, règles de conservation/ destruction, métadonnées n Ne traite pas des archives historiques

62 + Moreq 2 (2) 62 Plan des spécifications de Moreq : 1. Introduction 2. Concepts-clés 3. Plan de classement 4. Contrôle et sécurité 5. Conservation/destruction 6. Capture/déclaration 9. Administration 10. Options 11. Exigences non fonctionnelles 12. Métadonnées + annexe 9 : modèle de métadonnées 13. Modèle de référence 7. Identification 8. Recherche/restitution

63 + Moreq 2 (3) 63 n Spécifications d un SAE pour les données non structurées : n Accepte des formats variés : fichiers texte, mail, image n N accepte pas ce qu il ne peut gérer ou conserver dans le temps n Produits par des auteurs différents, internes ou externes n Pas de restriction de volume n Durées de conservation de 1 à 100 ans

64 + Moreq 2 (4) 64 n Suit les principes de ISO : n Les documents à archiver doivent être définis en amont n Les documents doivent être authentiques, intègres, fiables et exploitables n dans un plan de classement hiérarchique par activités n Les durées de conservation doivent être motivées et avoir un point de départ n Tout document archivé dans le SAE doit avoir une règles de conservation

65 + Moreq 2 (5) 65 n La capture est l action de : n 1. enregistrer n 2. classer n 3. ajouter des métadonnées n 4. fixer le contenu tous les documents à archiver La capture est automatisée ou manuelle (déclaration)

66 + ICA-Req 66 n 3 modules : n 1 : Contexte et déclaration de principes n 2 : recommandations et exigences fonctionnelles pour les systèmes d archivage électronique = petit Moreq n 3 : recommandations et exigences fonctionnelles pour les applications métiers

67 + ICA-Req : module 1 67 n Contexte et déclaration de principes n Importance de disposer d un bon logiciel d archivage n Les nouvelles technologies prennent rarement en compte les exigence d archivage n Les utilisateurs sont trop souvent «laisser libres» de créer, conserver, diffuser ou détruire des données qui possèdent une valeur engageante pour l organisme n 12 principes de base, facteurs de succès, risques, bénéfices

68 + ICA-Req : module 2 68 n 275 exigences classées ainsi : n Capture n Identification et classement n Contrôle n Conservation/destruction n Recherche/restitution n administration

69 + ICA-Req : module 3 69 n Identifie un minimum de fonctionnalités d archivage à introduire dans les systèmes métier. n les applications métiers sont dotées de toutes les fonctionnalités d archivage n les documents sont archivés et conservés dans les applications métiers mais le système d archivage contrôle la gestion par le biais des métadonnées ; n les documents à archiver sont exportés, avec leurs métadonnées, dans le système d archivage qui les gèrent

70 + ICA-Req : module 3 70 n Exigences regroupées en 4 chapitres n 1. exigences de validation : métadonnées, gestion des dossiers électroniques (agrégats), classement des documents n 2. exigence du cycle de vie et de la conservation des documents archivés n 3. exigences d import, d export et d interopérabilité n 4. règles de conservation et de destruction : contraintes réglementaires, révision, destruction, métadonnées correspondantes

71 + Les normes de conservation physique 71

72 + OAIS : pérennisation (1) 72 n Open Archive Information System n Cadre conceptuel de la préservation numérique à long terme (origine : aérospatial) n Modèle abstrait qui ne fournit pas de solution de mise en œuvre n Permet d offrir: n une terminologie commune n Une liste de question à se poser n Une liste d activité à se poser n Un guide pour orienter la réflexion sur ce qu il faut faire mais pas comment le faire n Un préalable : bien identifier ce que l on veut conserver n OAIS prend le relais de Moreq sur la pérennisation à long terme

73 + OAIS : pérennisation (2) 73 n il ne donne pas de formats, schémas, règles ou techniques pour préserver les documents numériques n il ne décrit pas les applications informatiques et techniques à mettre en œuvre, ni logicielles, ni matérielles n il ne donne pas de méthodologie concrète de réalisation d un tel système

74 + OAIS : pérennisation (3) 74 n L information constitue des paquets selon qu on le verse, qu on le conserve ou qu on le communique : n Paquet d informations à verser (SIP) livré par le producteur à «l archive» pour la constitution des paquets d information archivés n Paquet d informations archivé (AIP) : contenu de l information + l information pour la pérennisation conservé par «l archive» n Paquet d informations diffusé (DIP) : paquet transformé par «l archive» pour faciliter la consultation

75 + OAIS : pérennisation (4) 75 Le fonctionnement de l archive en entités (rôles et fonctions) qui fonctionnent par flux : l administration : pilote le système les entrées : reçoivent les paquets d'information à verser et les transmettent au stockage le stockage : stocke et sauvegarde les paquets d'information archivés la gestion des données : met à disposition toutes les informations utiles au fonctionnement de l'archive la planification de la pérennisation : assure une veille technologique et propose les évolutions et les stratégies pour prévenir l'obsolescence ; l accès : communique les paquets d'information diffusés aux utilisateurs.

76 + OAIS : pérennisation (5) 76 Norme OAIS

77 + OAIS : pérennisation (6) 77 La norme PAIMAS (Producer-Archive Interface methodologie Abstract Standard) : méthodologie de versement Préparer et conduire dans les meilleurs conditions les transferts d objets numériques entre le producteur et «l archive» 4 phases : n Phase préliminaire : préparation du versement n Phase de définition formelle : définition du protocole de versement n Phase de transfert : n Phase de validation

78 + Z : conservation sécurisée 78 n Spécification relatives à la conception et à l exploitation de systèmes informatiques en vue d assurer la conservation et l intégrité des documents stockés n Objectif principal : l intégrité n Norme d organisation de la technique n Ne permet pas de définir des règles (pas de management)

79 + Z : conservation sécurisée 79 4 niveaux d exigences (PIST) : Pérennité : utilisation de formats ouverts, normalisés et standardisés, facilitant les nécessaires migrations Intégrité : sécurisation des processus de stockage et de destruction Sécurité : duplication des données, processus d authentification, chiffrement Traçabilité : horodatage, tenue d un dossier technique, journal du cycle de vie des archives (relations entre un déposant et le SA, journal des événements (traçabilité des opérations réalisées par le système

80 + Z : conservation sécurisée 80 n Sécurisation : 3 niveaux (standard, renforcé et avancé) n Description de procédures relatives à la conservation des supports non réinscriptibles et réinscriptibles n Possibilité d horodatage soit interne, soit avec un tiers horodateur n Dernier chapitre consacré aux tiers archiveurs et à leurs obligations

81 + Les métadonnées pour l archivage 81

82 + Les métadonnées 82 n Données auxilliaires des données qui permettent de comprendre ou de gérer les documents n Les métadonnées sont soumises au même défi de pérennisation que les données n Il existe plusieurs modèles de métadonnées : n Modèle de référence : Dublin Core (1995) n Contenu : titre, description, sujet, source, couverture, type, relation n Propriété intellectuelle : créateur, contributeur, éditeur, droits n Version : date, format, identifiant, langue

83 + Les métadonnées d archivage 83 n ISO : données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps n Circulaire 2 nov : ensemble des informations renseignant la structure d un groupe de données ; elles exercent la fonction de médiateur entre l utilisateur et l information qu il recherche ; elles permettent également de définir les caractéristiques d évolution dans le temps n La saisie des métadonnée peut se faire par automatisation mais il est nécessaire d y réfléchir avant

84 + La constitution des métadonnées Document et applications de gestion Date, auteur, destinataire, motsclés SAE pendant la capture Classement Durée de conservation Droits d accès SAE pendant le cycle de vie Migration Destruction Actions sur l accès utilisateur administrateur SAE Source : Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010

85 + Les modèles de métadonnées 85 d archivage (1) n Plusieurs approches pour organiser les métadonnées : n ISO : recommande de structurer les métadonnées en 5 classes : n Le document archivé proprement dit (forme et contenu n Les contexte de création et les contraintes associées n Les acteurs n Le processus métiers qui encadre la création (accès et classement) n Les processus d archivage (records management) n Chaque classe comporte des métadonnées d identification, de description, de relation et de gestion du cycle de vie)

86 + Les modèles de métadonnées 86 d archivage (2) n Moreq2 : n liste spécifique de métadonnées selon granularité de l information = notion d héritage n Plan de classement n Séries du plan de classement n Dossier au sein d une série n Document au sein d un dossier n Extraits de documents n Moreq2 gère aussi l unité physique pour les dossiers mixtes

87 + Les modèles de métadonnées 87 d archivage (3) n Standard d échange DGME-DAF n S inspire d OAIS et de la DTD-EAD n Vise à faciliter l interopérabilité entre les système d information n Fournit un modèle pour les transactions pouvant intervenir : transfert, communication, destruction

88 + Bibliographie 88 n CHABIN, Marie-Anne. Le nouveau glossaire de l archivage Disponible en ligne n CHABIN, Marie-Anne. Sérendipité et autres curiosités. ELP, Disponible en ligne n BANAT-BERGER, Françoise, DUPLOUY, Laurent, HUC, Claude. L archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité. Paris : La Documentation française, 2009 n HUC, Claude. Préserver son patrimoine numérique. Paris : Eyrolles, 2011 n CAPRIOLI Éric, CHABIN Marie-Anne, RIETSCH, Jean-Marc. Dématérialisation et archivage électronique. Paris : Dunod, n IALTA FRANCE. Apprivoiser Moreq pour archiver et conserver l information Disponible en ligne

89 + Bibliographie 89 RENARD, Isabelle. La valeur probante de l écrit numérique Disponible en ligne : RENARD, Isabelle. L original est mort, vive la trace numérique Disponible en ligne : 0302/030227_juridique.shtml Les documents et les annotations du dossier patient hospitalier dans Information-Interaction-Intelligence, vol. 4,CNRS, 2004

90 + Vidéos sur des SAE d initiative 90 publique n Le CDG 60 : n : https://www.youtube.com/watch?v=iaipiuvs7ts

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