Solutions logicielles d'archivage répondant à des contraintes légales et réglementaires IBM Corporation

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1 Solutions logicielles d'archivage répondant à des contraintes légales et réglementaires. IBM SWG IM-ECM 2009 Nicolas Coscino

2 Agenda (45mn) Stratégie IBM : SWG Information On Demand. Enjeux, normes et standards. Solutions logicielles d archivage IBM. Synthèse

3 Positionnement et stratégie IBM SWG Information Management / Content Management

4 Stratégie Information Management : Customer & Product Profitability Financial Risk Insight Workforce Optimization Business Optimization Dynamic Supply Chain Multi-channel Marketing

5 ECM : Référentiel d entreprise des contenus. L offre IBM ECM s attache à offrir la plus grande couverture possible Améliorer l efficacité par un accès plus rapide à une information de confiance Rendre le contenu disponible dynamiquement dans les applications métiers fluidifier les échanges Permettre des recherches sécurisées dans les contenus d Entreprise S assurer que l information est capturée et gérée dans le respect des normes et règlementations

6 Portfolio SWG IBM Archivage : Compliance et Discovery Permettre des recherches sécurisées dans les contenus d Entreprise S assurer que l information est capturée et gérée dans le respect des normes et règlementations

7 Enjeux, normes et standards

8 Les enjeux liés à l archivage Respect des contraintes réglementaires Gérer l intégrité des documents Gérer les documents originaux et leurs copies Gérer la conservation de l information Gestion des risques (litiges) et coûts associés Automatisation des mécanismes d archivage S affranchir de l interaction utilisateur afin de se préserver des coûts humains et des erreurs Maintenir un accès simple à l information Accès par l utilisateur final A une information pertinente Respectant les temps d accès (niveaux de service) définis Capacité à produire toutes les informations nécessaires en cas de litige dans les délais impartis Contrôle des volumes de stockage et de leur coût associé Volumes croissants dans le temps

9 Synthèse des exigences. Exemples de contraintes génériques à tous les secteurs d activité Périmètre International et européen SOX (Sarbanes-Oxley) Droit et réglementations CNUDCI : loi type sur le commerce électronique Plusieurs directives européennes Normes ISO (RM) MoReq2 (Model) ISO (OAIS) Français Loi du 3 Janvier 1979 Définition de la notion d archive Loi du 13 mars 2000 Écrit électronique Décret du 31 mars 2001 Signature électronique sécurisée Ordonnance du 16 juin Notion d original électronique AFNOR Z42-013, Exemples de contraintes spécifiques à un secteur d activité Périmètre Banques/ établissements financiers Assurance Santé International Français Bâle II SEC (Security Exchange Commission) Code des assurances FDA (Food and drug administration) Code de déontologie médicale

10 Modèles de Records Management : les concepts Records Management / Gestion de l archivage L activité qui garantit la conservation du contenu (Etape - retention) pour une durée déterminée et appropriée puis la destruction (étape - disposition) en conformité aux règles de l entreprise ou organisation. «gestion de l'archivage». Domaine : Tous domaines. Définition : Organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d'une administration, d'une entreprise ou d'un organisme. Équivalent étranger : records management. Gestion des responsabilités en cas de «Procès» et «Audits» Protection de l entreprise et des employés Standards / Modèles autour du Record Management : Standard Organisation / Fonctionnels: ISO Moreq2 DOD , NARA, PRO 2, VERS, DOMEA

11 ISO : Record Management Record Tout objet physique ou électronique - qui doit être enregistré et maintenu en conformité avec une réglementation légale, affaire, Exemple: tout document/pièce, fichier client, document électronique, , Caractéristiques du Record (Extrait ISO 15489): Authentique l original ou conforme à l original Fiable confiance dans sa représentation, précision des transactions, actes, Intègre complétude et non altéré Accessible et Auditable localisable, consultable et interprétable Procédures du «Records management» et contrôles : Sélection des documents à intégrer dans un système d'archivage Définition des durées de conservation Définition du sort final, Classement classification pour la sécurité et les accès, Intégration des documents Enregistrement Application du sort final Stockage et manutention Accès Traçabilité

12 Moreq 2 La notion de records Un record est un document: validé figé (non modifiable) qualifié (documenté) Réf : Archive 17 Approche globale papier et électronique le support est secondaire par rapport à la valeur de l information Les archives historiques (patrimoniales) sont hors du champ du records management La cible MoReq s adresse aux utilisateurs d un système d archivage électronique (SAE) pour rédiger leur cahier des charges ou auditer un système existant organismes de formation sur l archivage éditeurs prestataires de service en archivage utilisateurs des prestations de service auditeurs de solutions d archivage

13 Modèles fonctionnels et techniques pour les solutions d archivage répondant à des contraintes légales et réglementaires. Ce que dit la loi française : "(...) L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. (...)" ( Article CODE CIVIL -inséré par Loi nº du 13 mars 2000 art. 1). Ce que la loi française ne précise pas : La loi ne désigne aucun logiciel ni aucun cadre fonctionnel précis susceptible de produire des archives numériques ayant une valeur probante. En effet, le législateur ne s'est pas engagé dans le domaine technique et ce n'est pas son rôle. Dès lors, il est possible de se référer à un état de l'art défini par diverses normes, telles que celles fonctionnelles et techniques. Moreq2 ; recommandation internationale / : Norme Française. la norme AFNOR Z définit un ensemble de spécifications sur les dispositifs techniques, les procédures et les démarches organisationnelles qui permettent de garantir l intégrité des archives : Exigences de: intégrité Intelligibilité Authentification Non reincriptibilité

14 OAIS et besoins LTDP. La norme OAIS (Open Archival Information System), ISO 14721, peut-être utilisée comme modèle fonctionnel répondant à des besoins d archivage et particulièrement d archivage longue conservation (LTDP), Cette norme n indique pas de moyens techniques et doit être interprétée afin de donner des spécifications propres au client. (pas de certification produit / certification d une organisation). LTDP : «Long term data preservation» Correspond aux besoins d archivage à très long terme => plus de 30 ans de rétention. La longue conservation s axe sur deux parties principales : Pérennité de la partie logique meta-donnée et contenu ( notion de AIP), avec sa réversibilité. Pérennité de la partie physique, localisation des contenus et réversibilité.

15 Comparaison des besoins : Record Management / Archivage / LTDP Besoins/ Caractéristiques Records Management Spécificités Notion «légale»/ compliance : Gestion des responsabilités en cas de «Procès» et «Audits» Protection de l entreprise et des employés Gestion durée conservation Norme / Conformité Normalisé Organisation: ISO (Record Mangement) Moreq 2 Archivage LTDP Notion métier et/ou légale : Rétention variable généralement non au delà de la durée de vie d une application : < 30 ans.(par exemple) Gestion de la conservation ( purge) Légal ou non : Rétention au delà de la durée de vie d une application > 30 ans.(par exemple) Indépendance (Logique / Physique) => Réversibilité Un ensemble de normes / standards peuvent être référés : Record Management (ISO / Moreq 2) Z OAIS Normalisé Organisation: ISO (OAIS)

16 Le Cycle de vie d un contenu Durée de vie de l application Préservation Long-terme Création / Validation / Publication Document actif GED Déclaration (Conservation) / Consultation /Disposition Document non altérable Record Management Conservation long-terme (réversibilité) Destruction Archivage LTDP Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives ou historiques

17 Solutions logicielles d archivage IBM.

18 Solution logicielles d archivage : Synthèse des besoins Exigences / Offres solution logicielle Une Solution logicielle répondant aux modèles organisationnels/fonctionnels pour la gestion des records. Une Solution logicielle plateforme (non une suite de silos), avec un Référentiel centralisé appliquant la politique d archivage: SAE : Système d Archivage Electronique Gestion des duplications et des originaux. Capacité à aller chercher toutes les archives là où elles se trouvent. Classification automatique. Recherche d informations liées à un contexte de conformité Une Solution logicielle visant à renforcer la pérennité coté technique Solution logicielle IBM ECM IBM ECM Record management IBM ECM Content Management : IBM ECM Repository IBM Record Management IBM Content Collector IBM Classification Module. IBM ECM ediscovery IBM ECM Content Management. Sécurité Record Management. Connecteurs standards WORM. Gestion des objets signatures.

19 Solution logicielle répondant aux besoins de gestion des records ISO : «IBM FileNet Records Manager». Gestion des Records Enregistrement pérenne - Le propriétaire n est plus l utilisateur Capture des Records indépendante des utilisateurs, évite la perte / saisies incorrectes / doublons / charge. Identification, Déclaration, Classification Le «Si», «Quand» et «Comment» de la création du Record (automatisation) Plan de classement avancé qui définit le schéma de classification Pas de limitation dans la hiérarchie Records électroniques et physiques. Gestion de la Conservation Assurance que les Records sont conservés le temps nécessaire sans interaction utilisateur défaillante. (trot tôt / trop longtemps / ) Disposition (Disposition Schedule) Traitement d élimination / destruction des Records avec processus de contrôle Suspension / Gel Prévention de destruction, d accès quand nécessaire Utilisation Recherches avancées multi-propriétés, accès sécurisé aux Records Solution logicielle certifiée : DOD

20 IBM FileNet Records Manager satisfait déjà (voire dépasse) de nombreux besoins exprimés dans Moreq2 Extrait de besoins MoReq2 Supporter la Déclaration des Records via un processus. Conserver des traces pour l Audit. Gestion du plan de classement avancée. Support de la gestion des «records Vitaux» : identification et revue. Gérer les messages en tant que records. P8 FileNet Records Manager «ZeroClick» : Déclaration, classification des Records. Capacités d Audit étendues, précises et en temps-réél. Plan de classement multiple avec une structure hiérarchique. Processus standards existant de gestion et revue des «Records Vitaux». ZeroClick : Capture et classification des Records.

21 Une solution logicielle «Plateforme» : Capacité à aller chercher les informations la ou elles se trouvent IBM Compliance IBM Record Management Records Management Collecte IBM automatisée Content Collector SharePoint La conformité est invisible aux applications métiers : Zeroclick Classification IBM Classification dynamique Module IBM Ediscovery Recherche Analyse

22 Une solution logicielle «Plateforme» et un modèle commun pour gérer le contenu, le papier et les données Collecte Contenu Conversion Papier Archivage SAP Archivage données , Messages et Attachements Documents de Système de fichiers, espaces collaboratifs Rapports, Editiques Un référentiel auditable des enregistrements pour gérer le cycle de vie de manière sécurisée

23 Une Solution logicielle IBM ECM, visant à renforcer la pérennité coté technique. Intégrité / Confidentialité : Non altération de l information (pas de suppression/pas de modification) Via Record Manager. Sécurité spécifique sur le contenu. Non-Reinscriptibilité / Non Delete. IBM ECM supporte les solutions WORM logiques et physiques du marché. Pérennité : Conservation de l information pendant toute sa durée de vie Records Manager définit un cycle de vie (durée de conservation ; déclencheur ; traitement final) Utilisation des Format pérennes du marché : PDF - Tiff - XML Physique : Gestionnaire de médias doit assurer le changement de support. Intelligibilité / Accessibilité : information lisible et interprétable par l homme par des outil standards. IBM FileNet / ECM affiche une information, fidèle à la présentation initiale et lisible par l homme. Authentification / Traçabilité : Pouvoir identifier le créateur de l archive. Les différentes opérations sur un document et un enregistrement sont tracées Ces traces peuvent être conservées dans le référentiel IBM ECM peut être intégré avec des services externes fournissant les mécanismes de Signature et/ou d horodatage pour intégrité.

24 une Solution logicielle IBM visant à renforcer la pérennité. Utilisateurs Système d information existant Applications métiers Messagerie ERP Autres applications Espace User-Collaboratif Share Point QuickR Appliance Appliance / / Services Services -Signature -Signature - - Horodatage Horodatage Dématérialisation Dématérialisation Interfaces de Versements (ICC / SharePoint / QuickR / SAP) Gestion Contenu et Processus P8 Record Manager : Activation de la rétention Gestionnaire de stockage Infrastructure de stockage Système de fichiers WORM : DR550 / Centera :

25 Synthèse

26 Synthèse du Positionnement IBM ECM Besoins / Offres logicielles Solution logicielle IBM ECM Record Management Pérennité Technique LTDP Solution logicielle IBM ECM Record Management : Plan de classement avancé :Modèle spécifique R.M. Certifié Department of Defense DOD Déclaration Record automatique, indépendante de l utilisateur. Workflow de déclaration. Recherches avancées multi-propriétés/plein texte Solution IBM ECM Record Management avec des composants complémentaires si nécessaire : WORM Appliance signature Asset Solution IBM, basé sur un gestionnaire de contenu standards. Réversibilité Logique et physique.

27 Le Cycle de vie d un contenu Durée de vie de l application Préservation Long-terme Création / Validation / Publication Document actif GED Déclaration (Conservation) / Consultation /Disposition Document non altérable Record Management Conservation long-terme (réversibilité) Destruction Archivage LTDP Solution logicielle IBM ECM : Repository ECM / ICC / Record Manager Processus / ICM / ediscovery / Asset LTDP

28 En synthèse Notre Solution ECM IBM logicielle réponds aux besoins de gestion des archives d une entreprise qui ont une valeur: réglementaire, légale, métier. La clé d une réponse aux contraintes légales et de régulations, est de mettre en place une solution répondant aux besoins organisationnels, fonctionnels de record management. => S appuyer sur le modèle de gestion des record, permet de sécuriser l organisation et pas seulement les strates techniques. => Ultra-sécuriser uniquement les strates ultimes du processus de gestion des records pourrait être interprété, comme un manque de confiance de l entreprise en son organisation et ses processus.

29 Merci Pour en savoir plus

30 Records Management Gestion des Records Gestion avancée des plans de classement Gestion évènementielle des cycles de vie complexes Gestion avancée des règles de rétention Contenus électroniques et physiques Tout ou partie des référentiels Archives papier Capture automatique ZeroClick Sans contrainte sur les utilisateurs Certifications et Standards DOD STD V3 Moreq, ISO 15489, Domea, etc. IBM ECM Records Manag. t

31 Automatisation des classements : IBM Classification Module IBM Classification Module Classement automatique dans le référentiel Documents et s Combinaison de techniques avancées Classification textuelle via analyse statistique et règles Capacités d apprentissage Intégration au référentiel ECM Auto Classification Extraction Métadonnées Apprentissage Taxonomie

32 ediscovery Recherche d informations liées à un contexte de conformité Constitution d un dossier Partage auprès des intervenants Analyse des contenus Dans un contexte de conformité Avec des outils spécifiques ediscovery Manager ediscovery Analyzer

33 JCD5 Moteur de recherche global Point d accès unique et sécurisé à toute l information critique de l entreprise 5

34 Slide 33 JCD5 logos moteurs de recherche Jean-Christophe Dichant; 23/03/2009

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