LE CENTRE VIRTUEL DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX (CvSSS)

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1 LE CENTRE VIRTUEL DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX (CvSSS) LA TÉLÉSANTÉ SIMPLIFIÉE! Le CvSSS: le coffre à outils du clinicien Johanne Desrochers,directrice associée-télésanté Madeleine St-Gelais, conseillère-cadre, CECoT- Télésanté Mathias Kalina Co president télésanté Antoinette Ghanem, conseillère cadre au développement, qualité et performance Symposium 2014, RUIS McGill, Rouyn-Noranda,12 mai 2014

2 Conflit d intérêt Aucun conflit d intérêt lors de cette présentation

3 CvSSS, le coffre d outil du clinicien But de la présentation Présenter les outils disponibles Présenter les moyens de partager l accès et l information: Portail Applications Modèle d accompagnement disponible pour tous les établissements du RUIS McGill 3

4 CvSSS - Nouveau paradigme CvSSS = Centre virtuel de santé et de services sociaux Un nouveau mode de prestation de services cliniques «intégrés», rendus à distance, par la mise en œuvre d un réseau virtuel, soutenu par une structure commune CECoT = Centre d expertise et de coordination de la télésanté Guichet unique 4

5 CvSSS Constante évolution des services du CvSSS Services d accompagnement organisationnel Services d accompagnement clinique Services d accompagnement technique 5

6 Les 4 RUIS McGill Laval Montréal Sherbrooke

7 Le réseau de télésanté McGill Réseau humain Faculté de Médecine 19 CSSS CHU 4 Hôpitaux & Institut 5 CR 7 instances régionales Nunavik Territoires Cris de la Baie James Nord du Québec Abitibi-Témiscamingue Outaouais Montréal Ctre & ouest Ouest de Montérégie

8 CECoT - Services mutualisés Formation des usagers Gestion Demandes Qualité, Sécurité, Performance Gestion de Projets R & D Soutien Technique Transferts de Patient 8

9 Consultations en télésanté - CvSSS en place depuis Pour l année : 1440 téléconsultations Soins de plaie et de stomie Obstétrique Rhumatologie Radio-oncologie Gérontopsychiatrie Psychiatrie adulte Pédopsychiatrie Pneumologie Oncologie Neurochirurgie Pédiatrique Nephrologie Génétique Générique Dermatologie Cardiologie

10 Consultations en télésanté 10

11 Principes directeurs Intégration Harmonisation Standardisation Intra-RUIS Inter-RUIS Collaboration, collaboration, collaboration 11

12 Vidéo - Cardiologie 12

13 Vidéo - Ophtalmologie 13

14 Vidéo - Téléconsultation 14

15 Réflexion et modélisation des outils Politiques et procédures Responsabilité du suivi du patient Tenue de dossier et archivage des rapports Processus de référence Satisfaction Offre de services Types de services Modalités Admissibilité & exclusion Critères de priorités Pré-requis Formulaires de consultation Conclusion et suivi Guide de l utilisateur Déroulement de la téléconsultation (étiquette) Protocole clinique Plan de contingence : Soutien technique et clinique Formation Patient Processus de réalisation 15 Planification Guide de l utilisateur Technique Logistique Formation

16 Encadrement organisationnel ENGAGEMENT DES PARTENAIRES LEADERSHIP ET GOUVERNANCE FINANCEMENT SÉCURISÉ ORGANISATION STRUCTURANTE: CECOT OPÉRATIONS R&D Niveau du RUIS Soutien Technique Qualité performance, R&D Transferts Patient Gestion des demandes Formation des usagers Bureau de projets 16

17 Portail : 17

18 Politiques et procédures 18

19 Politiques et procédures 19

20 Portail : (suite) Mandat vision Mission Centre de Formation continue à distance Réservation visioconférence Calendrier visioconférence Environnement numérique d apprentissage Applications cliniques Extraits vidéos Politiques et procédures Portail Web Bureau de projets Information de contact Liste d outils et Documents Accès à partir de internet public et RITM Modules de Formation en télésanté Soutien technique Centre d appels Évaluation Tableau de Bord Indicateurs

21 Portail 2 Accès RITM Internet public RITM: accès à tout ce qui est publique, plus: Information s adressant aux cliniciens Offre de services Accès aux applications cliniques électroniques Enseignement: même accès, publique et RITM Environnement numérique d apprentissage Formation professionnelle et communautés de pratique 21

22 Statistiques du centre d appels CECoT 22

23 Outils d Accompagnement clinique ÉVALUATION DES BESOINS POPULATIONNELS ET INSTITUTIONNELS SPÉCIFICATIONS DES SERVICES FLUX DE TRAVAIL PROCESSUS ORGANISATION DÉPLOIEMENT GESTION DE LA QUALITÉ 23

24 Clinique ÉVALUATION DES BESOINS POPULATIONNELS ET INSTITUTIONNELS Évaluation de l état de préparation Critères Analyse des besoins Formulaire Mapping des corridors de services 24

25 Mapping des corridors des services EX: Test de réactivité foetale 2e ligne 3e ligne Lecture des NST à distance TRF a distance Lecture NST à distance Rouyn Noranda 2e ligne Ville marie Winneway Reg 08 Lecture NST à distance Patiente GARE Reg 10 CS Isle-Dieu de Matagami CS Radissson CS Lebel AMOS Objectif: Rendre accesssible à distance la lecture des NST pour le suivi des femmes enceintes à risque élevé 3e ligne Lecture des NST à distance Lecture des NST à distance Bénéfices: Améliorer l accès et la qualité des suivis des GARE Éviter les déplacements non nécessaires des usagers Éviter le déménagement des femmes enceintes à partir de 32 semaines de grossesse et leur permettre de rester le plus longtemps possible dans leur communauté CUSM

26 Clinique SPÉCIFICATIONS DES SERVICES Type de services Critères d admissibilité et exclusion Critères de priorités et délais Prérequis 26

27 EX: spécifications des services - Cardiologie 27

28 Clinique FLUX DE TRAVAIL PROCESSUS ORGANISATION Flux de travail : Rôles et responsabilités Formulaire de consultation électronique Processus clinique Processus administratif Boîte à outils 28

29 Flux de travail 29

30 Clinique DÉPLOIEMENT Formation Accompagnement Support clinique Gestion du changement 30

31 Clinique GESTION DE LA QUALITÉ Satisfaction Formulaire Indicateurs : structure, processus & résultats Rapport indicateur périodique Tableau de bord Évaluation À venir: comité qualité performance 31

32 Qualité 32

33 Volume d utilisation de la visioconférence au RUIS McGill, tout type d activité confondu, par région, pour les années 2011 à Indicateurs de performance Volume d utilisation de la visioconférence normalisé sur une base populationnelle Intensité des services de visioconférence normalisé sur une base populationnelle 33

34 Outils 34

35 Vidéo - Pneumologie 35

36

37 Accompagnement technologique ÉVALUATION DES BESOINS INSTITUTIONNELS CLINIQUES SPÉCIFICATIONS DES ÉQUIPEMENTS & DESIGN DES SOLUTIONS ACQUISITION DES ÉQUIPEMENTS PROCESSUS & ORGANISATION DÉPLOIEMENT GESTION DE LA QUALITÉ 37 37

38 Accompagnement technologique GESTION DU BESOIN CLINIQUE Recherche des meilleurs pratiques et Application cliniques outils sur le marché Validation auprès des comité cliniques pour les exigences fonctionnelles; Code de statut du fournisseur obligatoire (O), important(i) accessoire (A) Normes et certification des équipements médicaux 38 38

39 Plateformes partageables Définition Système d information clinique accessible à plusieurs établissements de santé 63% Qui tient compte De la capacité d utilisation de chaque établissement (achat et entretien) Des corridors de services professionnels 39

40 Processus de la requête Web/résultat CECoT - Traçabilité du cas - Remboursement - Recherche - Rapport archivé :dossier clinique informatisé OACIS - Possibilité de déléguer 40

41 Démonstration 41

42 Démonstration (suite) 42

43 Démonstration (suite) 43

44 Démonstration (suite) 44

45 Démonstration (suite) 45

46 Partage d application cliniques une contribution essentielle d une multitude d intervenant Centricity Muse/MARS Ophtalmologie Visioconférence Programme national d assistance ventilatoire à domicile Formulaire d ajout de site: sur Cvsss.ca

47 Centricity (TRF)

48 Plateformes partageables : Pourquoi? Accès et partage de l information en temps opportun par tous les acteurs concernés dans le service au patient Efficacité accrue des services entre les 1 ère, 2 e et 3 e lignes Partage financier des coûts : Mise en service Entretien du logiciel par les établissements visés 48

49 MUSE (ECG) Chariot MAC 5500/5000 Poste de travail MUSE Web Imprimante rapport ECGs Site externe Port spécifique au chariot Port SNMP: UDP 161 Port TCP/UDP 9100 RITM MUSE Server MUSE HL7 Server CUSM

50 Ophtalmologie

51 PNAVD : solution intégrée à domicile

52 Accompagnement technologique ÉVALUATION DES BESOINS INSTITUTIONNELS Évaluation technique des sites Espaces Infrastructure Brande Passante (disponible/nécessaire) Service de télécommunication Compétences techniques disponibles 52 52

53 Évaluation d espace

54 Visioconférence Internet public VCS Expressway RITM Visioconférence CECoT Téléprésence Pont Serveurs d infrastructure Visioconférence PC

55 Accompagnement technologique SPÉCIFICATIONS DES ÉQUIPEMENTS & DESIGN DES SOLUTIONS Types de chariot de visioconférence Type d équipement médicaux Interopérabilité avec le réseau du MSSS & normes de sécurité en TI Certifications grade médical 55 55

56 Chariots

57 Périphériques médicaux

58 Accompagnement technologique Installation DÉPLOIEMENT Certification (collaboration) Formation Accompagnement Soutien technique Gestion du changement 58

59 Installations

60 Formation

61 Accompagnement technologique AQUISITION DES ÉQUIPEMENTS PROCESSUS & ORGANISATION Appel d offres provincial ( visioconférence, pathologie, télésoins à domicile..) Rehaussement des infrastructures de télécommunication Test de performance Processus administratif Plan de contingence 61 61

62 Plan de contingence (Extrait)

63 Plan de contingence (Extrait)

64 Gestion des pannes

65 Test de performance

66 TMS (Centre de contrôle des conférences)

67 Outil d accompagnement technologique GESTION DE LA QUALITÉ Satisfaction et rétroaction Suivi des incidents techniques Indicateurs : structure, processus Recherche et développement 67 67

68 Satisfaction et rétroaction

69 Suivi des incidents

70 Remerciements Questions? Pour informations supplémentaires : CECoT : visio-cusm@muhc.mcgill.ca Téléphone :