Expérience de la ville de Clermont-Ferrand sur les marchés publics informatiques

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1 Conférence «Achat public d informatique : quelles bonnes pratiques, Jeudi 24 Mai 2012 Expérience de la ville de Clermont-Ferrand sur les marchés publics informatiques José GAYDU, Directeur de la Commande publique, de l Organisation et de la qualité de gestion Sources : April : promouvoir et défendre le logiciel libre. Collection April 24 novembre 2010 Semaine juridique administrations et collectivités territoriales n 44, 26 octobre 2009 CCAG.TIC 2009 : publication de l arrêté du 19 janvier 2009 portant approbation du CCAG Lexisnexis.com : direction juridique de Cap gemini France SAS ; étude par Séverine Maillet et Jean-Charles CAMY

2 Avant : CCAG-TIC : un référentiel en matière de marchés informatiques Les marchés informatiques relevaient du chapitre VII ajouté en 1986 au Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) des fournitures courantes et services (FCS) de 1977 dont l imprécision était difficile à gérer Depuis 2009 : Du fait des évolutions technologiques, ce CCAG-FCS était devenu insuffisant pour l achat de prestations informatiques (fournitures, matériels, prestations intellectuelles). Il a fallu passer à un CCAG-TIC avec des définitions nouvelles et des clauses particulières liées aux : - garanties de conformité - activités de maintenance - Problématiques de propriété intellectuelle -

3 CCAG-TIC : un référentiel en matière de marchés informatiques (suite) En effet, la publication de l arrêté du 16 septembre 2009 du CCAG-TIC propose un dispositif contractuel qui pourra trouver à s appliquer par défaut dans la majorité des situations de marchés informatiques. Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) pourra soit le compléter, soit y déroger en fonction des besoins de l acheteur. Ce CCAG-TIC va développer des aspects spécifiques et adaptés aux nouvelles attentes en matière de marchés informatiques : - Précise le cas de son utilisation - Fourniture de matériels informatiques ou télécommunication - Fourniture de logiciels commerciaux - Etudes et mises au point de logiciels spécifiques - Elaboration de systèmes d information - Prestations de maintenance, de tiercemaintenance applicative - Adopte une définition contractuelle : - logiciels standards - logiciels spécifiques (remplacent progiciels) - Un régime particulier de propriété intellectuelle, notamment pour les prestations intellectuelles - Précise le contenu contractuel, avec la notion de résultat et de garantie de conformité - Création d un système de redevance en contrepartie de l exploitation commerciale - Intègre la protection des données personnelles par les parties, et prévoit l obligation du pouvoir adjudicateur d effectuer les déclarations et autorisations administratives nécessaires - Dématérialisation possible de la notification des marchés

4 1- CCAG-TIC : expérience des achats informatiques de la Ville de Clermont-Ferrand Les procédures La quasi-totalité des achats informatiques de la Ville sont passés en procédure adaptée ouverte (< HT) Ceci s explique notamment par le fait que les marchés sont passés pour des durées assez courtes : 2 ans ferme - 1 an renouvelable 1 ou 2 fois maximum. Les montants restent alors en dessous du seuil de procédure d appel d offre ouvert européen. Les marchés sont également passés sous la forme de marchés à bons de commande, vu l étendu du parc informatique et des besoins de la Collectivité assez importants et réguliers.

5 1- CCAG-TIC : expérience des achats informatiques de la Ville de La nature des achats Clermont-Ferrand Les achats informatiques que réalise la Ville peuvent être scindés en 2 catégories : a) l'achat de fournitures informatiques b) L achat et/ou la réalisation de logiciels informatiques et leur maintenance ou l'élaboration de systèmes d'information Les prévisions d achat informatique au sein de la Collectivité pour l année 2012 sont de TTC Ce volume est réparti comme suit : environ pour les dépenses d investissement et pour les dépenses de fonctionnement.

6 1- CCAG-TIC : expérience des achats informatiques de la Ville de Clermont-Ferrand Les marchés en cours d utilisation en 2012 Achat de postes informatiques (fixes et portables) Fourniture d accès à internet Achat de serveurs informatiques Achat de périphériques (imprimantes, graveurs ) Achat de consommables et encres informatiques (cartouches, toner, tête d impression ) Accord Cadre de Téléphonie ( Achat de commutateurs Postes téléphoniques Divers accessoires de réseaux) Accord Cadre pour l achat de matériels, logiciels et maintenance pour l infrastructure de stockage Equipements pare-feux, proxy, filtrage URL

7 1- CCAG-TIC : expérience des achats informatiques de la Ville de Clermont-Ferrand a) L achat de fournitures informatiques Ces marchés sont extrêmement diverses, mais les besoins sont récurrents : - achat de matériels informatiques : achat de postes informatiques (fixes ou portables) / achat de vidéoprojecteur / matériels de téléphonie (postes téléphoniques, téléphones portables, câbles ) / achat de périphériques (imprimante, graveur, scanner, disque dur, écran, souris, clavier ) - achat de consommables informatiques : achat de cartouches d'encres, de toners, de têtes d'impression

8 1- CCAG-TIC : expérience des achats informatiques de la Ville de Clermont-Ferrand Les achats et la maintenance de logiciels Ces prestations concernent soit l'achat de logiciels commerciaux (pack Office ) soit la mise au point par les candidats de logiciels spécifiquement conçus pour répondre aux besoins de la Collectivité. Article 30 : CCAG-TIC du 16 septembre 2009, va préciser pour les marchés informatiques de la Ville, la garante de conformité des logiciels standards afin de répondre à des besoins : - Standardisés : achat de serveurs informatiques / achat de logiciels standards / équipement pare-feux, proxy et filtrage d'url / logiciel de câblage électrique / achat d'un logiciel de gestion financière / logiciel de gestion comptable Ville va systématiquement évoquer la garantie de conformité, l adaptation par le titulaire du standard aux besoins de la collectivité. Néanmoins, le titulaire ne garantie que les adaptations prévues par l éditeur du logiciel (pour faire face à des demandes spécifiques nous introduisons des clauses de maintenances évolutives voire de produits nouveaux).

9 1- CCAG-TIC : expérience des achats informatiques de la Ville de Clermont-Ferrand Les achats et la maintenance de logiciels (suite) Logiciels spécifiques Ville : «progiciel» de gestion des festivités (pour la réservation et la location de matériels au sein de la Collectivité) / «progiciel» de gestion des Cahiers de clauses techniques particulières «Devisoc»(aide à la rédaction des documents de marché technique) / logiciel de gestion du patrimoine de la Ville (Vizélia)/ «progiciel» de gestion des planning - Maintenance : chaque logiciel informatique suppose une maintenance par son fournisseur. Celle-ci est au minimum d'un an, mais peut se poursuivre une fois le marché en lui-même terminé. La Ville essaie au maximum de prolonger ses contrats de maintenance afin d avoir une continuité dans l utilisation du logiciel, et donc une utilisation optimum. La date de notification des marchés étant le point de départ du délai pour les vérifications d aptitudes et de services réguliers, la direction des marchés est donc très vigilante sur la mise en œuvre de cette étape de la procédure des marchés informatiques de la Ville.

10 2- Les questions à se poser avant tout achat informatique La durée du marché Les marchés de l'informatiques sont des marchés assez techniques, avec un environnement extrêmement évolutif. La question de la durée du marché est donc une question importante : le marché doit être adapté aux technologies existantes (possibilité nouvelle du CCAG-TIC), sans pour autant que celles-ci se retrouvent obsolètes en cours d utilisation du marché. Le service informatique de la Collectivité doit sans cesse se remettre en question sur son mode de fonctionnement afin d'allier l'efficacité informatique (grâce aux dernières technologies existantes) et la recherche du meilleur coût possible (c'est tout l'enjeu d'une mise en concurrence dynamique).

11 2- Les questions à se poser avant tout La durée du marché (suite) achat informatique Les marchés de la Ville sont généralement passés pour un an reconductible une ou deux fois. Cela permet au service chargé des marchés publics de se poser la question, chaque année, de l arrivée de «produits nouveaux» soit au titre de nouveautés dont la Ville pourrait être demandeuse, soit en substitution de produits dont la diffusion aurait cessée. Clause produit nouveau de la Ville : «Dans l'hypothèse où de nouveaux produits viendraient à être commercialisés en cours de marché, soit au titre de nouveautés, soit en substitution de produits dont la diffusion aurait cessée, il conviendra de les rajouter au bordereau de prix aux conditions tarifaires des produits remplacés» Chaque produit nouveau est ainsi rajouté ou remplacé dans le bordereau des prix sans conséquence financière pour le marché.

12 2- Les questions à se poser avant tout achat informatique La formation du personnel L'informatique recouvre un domaine d'activité très étendu, faisant appel à une grande expertise, il faut penser dans la rédaction du marché à prévoir dès la notification une formation du personnel. Cette formation représente un coût pour le marché : si la formation est réalisée en interne (par la Collectivité elle-même) cela coûtera moins cher que si l'on fait appel au fournisseur ou à un prestataire extérieur. Ceci est à prévoir dans l enveloppe globale du marché.

13 2- Les questions à se poser avant tout achat informatique La maintenance du matériel Il convient de prévoir dans les marchés une durée de maintenance plus longue que le marché en lui même, afin d'avoir une durée de vie du logiciel la plus optimale possible Cette maintenance doit être suffisamment décrite dans le cahier des charges afin de permettre la meilleure intervention possible du titulaire en cas de problème. La maintenance peut-être (article 31 CCAG-TIC) : Préventive : l entreprise intervient régulièrement pendant toute la durée d utilisation du matériel afin de prévenir les pannes

14 2- Les questions à se poser avant tout achat informatique La maintenance du matériel (suite) Corrective : l entreprise intervient en cas de défaut ou de panne constaté sur le matériel. Elle peut effectuer un simple dépannage (maintenance palliative) ou bien réparer le matériel pour le remettre en état de marche initial (maintenance curative) Evolutive : cela permets d'améliorer le système par rapport à l'évolution des technologies (installation de nouveaux équipements, mise à jour de logiciels )

15 3- Les problèmes que la Ville peut rencontrer dans ses marchés informatiques Les marchés sont «trop souvent orientés» Les marchés de l'informatique, du fait de leur technicité, sont malheureusement «orientés" : se sont toujours les mêmes entreprises qui répondent, et le critère de choix déterminant est le plus souvent le prix : techniquement les entreprises proposent toujours le même produit (sauf pour la création de logiciels spécifiques ou il faut s'adapter aux besoins et donc aux réalités organisationnelles et fonctionnelles de la collectivité) Il est compliqué de faire jouer la concurrence sur les produits demandés si on veut avoir un parc homogène au sein de toute la collectivité (plus facile à gérer, SAV identique pour tout le parc, durée de garantie et de maintenance encadrée par le même prestataire )

16 3- Les problèmes que la Ville peut rencontrer dans ses marchés informatiques Les prix sont fluctuants Le marché informatique évolue constamment sur le plan technologique et est soumis à des variations de prix fréquentes. La révision des prix comprend généralement une clause de sauvegarde de 3 ou 4% afin d éviter à la Ville d être trop pénalisée par ces fluctuations. Clause de sauvegarde du CCAG-TIC : «La clause limitative dite de sauvegarde s applique : Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de résilier sans indemnité la partie non exécutée du marché à la date d application de la nouvelle référence lorsque l augmentation de cette référence est supérieure à 3 % l an». La révision annuelle des prix du bordereau des prix ne peut se faire que dans la limite de cette clause de sauvegarde.

17 3- Les problèmes que la Ville peut rencontrer dans ses marchés informatiques Une obsolescence rapide des produits Cette obsolescence est la conséquence directe de la rapidité d'évolution technologique dans ce domaine. Les marchés sont donc rédigés avec une clause «produits nouveaux» afin de faire fasse aux évolutions du domaine en cours d exécution du marché. Les marchés sont trop rarement globalisés Les commandes de la Ville ne sont pas globalisées, ce qui permet d'avoir plusieurs petits marchés, avec des montants inférieurs aux seuils d'appel d'offre et ainsi possibilité de négocier sur les prix avec les entreprises.

18 4- Les pistes d amélioration possible Une meilleure programmation et anticipation des marchés afin d éviter une trop grande segmentation des procédures. Cela permettra d avoir une vision globale de notre parc sur le moyen et long terme. Des formations informatiques au sein du personnel des marchés pour éviter les cahiers des charges qui pourraient être orientés et un meilleur encadrement des procédures. Ceci pour essayer de faire répondre un maximum d entreprises et donc d avoir la meilleure concurrence possible en terme de prix notamment.

19 4- Les pistes d amélioration possible L utilisation des procédures d accords cadres parait être une bonne solution à la Ville de Clermont-Fd, compte tenu de ses pratiques : - une grande réactivité dans les commandes : une remise en concurrence qui intervient à chaque survenance du besoin, avec un délai d une semaine laissé aux entreprises pour répondre - des entreprises qui se savent en concurrence et qui donc proposent des prix toujours compétitifs