Centre de Recherche d Angers-Nantes Site de Nantes - Rue de la Géraudière B.P Nantes Cedex 3

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1 MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE DE LOCATION DE SALLES, RESTAURATION, HEBERGEMENT, TRANSPORT, ANIMATION N (ARTICLES 28 ET 40 DU CODE DES MARCHES PUBLICS) Etant attendu que : Ce marché s applique aux achats de location de salles, restauration, hébergement, transport, animation inférieurs à HT. Entre : INRA Unité Centre de Recherche d Angers-Nantes Site de Nantes Rue de la Géraudière B.P Nantes Cedex 3 N SIRET : Code APE : 7219Z Représenté par la Directrice des Services d Appui à la Recherche : En sa qualité de : Responsable des Procédures d Achat Ci-après dénommé «l INRA» Et : Choice hotels N SIRET :. Code APE : N TVA intracommunautaire : Représenté par :. En sa qualité de : Ci-après dénommé «le titulaire» il a été convenu ce qui suit, Page 1 sur 7

2 ARTICLE 1 MISE EN CONCURRENCE, MODE D ATTRIBUTION Le présent marché : A fait l objet d une publicité préalable N a pas fait l objet d une publicité préalable. Ce marché a été conclu avec : Un seul titulaire Avec. titulaire(s) intervenant dans le même domaine d achat ARTICLE 2 OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet de satisfaire les besoins de l INRA pour : La location de salles de réunions et la mise à disposition de matériels divers La restauration L hébergement Le transport L animation Dans le cadre de l organisation de la manifestation suivante : organisée par, et qui aura lieu à du à au à, pour un nombre prévisionnel d environ.. participants. Ces besoins s inscrivent dans le domaine correspondant à la (ou aux) famille(s) du référentiel inter-epst suivante(s) : 32 Colloques, congrès, foires et expositions 25 Restauration et hôtellerie 26 Transport de personnes ARTICLE 3 PIECES CONTRACTUELLES DU MARCHE Le présent marché est soumis aux dispositions des articles 28 et 40 du Code des Marchés Publics (Marchés à procédure adaptée). Les pièces constitutives du marché sont, par ordre décroissant de priorité : - le présent Acte d Engagement valant Cahier des Clauses Particulières, - le Cahier des Clauses Administratives Générales applicable aux marchés publics de fournitures courantes et de services en vigueur au moment de la remise des offres et consultable à l adresse suivante : - les conditions générales d achat de l INRA consultables à l adresse suivante : - l offre du titulaire annexée au présent document. ARTICLE 4 DEFINITION ET EXECUTION DES PRESTATIONS Page 2 sur 7

3 Le détail des prestations confiées au titulaire est défini dans l offre du titulaire annexée au présent marché. Pour faciliter ou améliorer la réalisation de la manifestation, l INRA se réserve la possibilité, en fonction des besoins, d intégrer des prestations complémentaires. Ces prestations s effectueront sur présentation de bons de commande suite à l établissement par le titulaire d un devis établi selon les tarifs en vigueur à ce moment. En cas d augmentation importante du volume des prestations, le titulaire présentera un devis à l INRA qui fera ensuite l objet d un avenant au présent marché. Le devis est établi selon les tarifs en vigueur à ce moment. Le prestataire s engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour assurer des prestations de qualité. En cas de difficultés que le titulaire pourrait rencontrer dans l exécution des prestations, celui-ci se doit de prévenir immédiatement l INRA. Dans le cas contraire et selon les conséquences engendrées par ce fait, l INRA pourra se réserver le droit d appliquer de pénalités lors du paiement des prestations objet du présent marché. En cas d annulation, l INRA la notifie par courrier, fax ou courrier électronique au titulaire. En fonction de la date d annulation, le titulaire se réserve le droit de facturer des frais à l INRA d après les conditions suivantes : 1- Entre.. et.. jours avant la date du départ, il sera retenu..% du montant total du présent marché 2- Moins de.. jours avant la date du départ, il sera retenu..% du montant total du présent marché Les prestations comprendront : Hébergement 2 nuitées en chambre individuelle Restauration x dîners en buffet ou servis à table (entrée, viande ou poisson avec garniture, dessert, café, vin (x bouteille pour x) le et le x déjeuners en buffet ou servis à table (entrée, viande ou poisson avec garniture, dessert, café, vin (x bouteille pour x) le et le Les repas pourront être adaptés aux régimes particuliers (sans porc, sans gluten, etc ) x apéritif le au soir matin et après- xpauses café (café, thé, chocolat, jus de fruits, eaux minérales, gâteaux secs ou viennoiseries) le midi et le matin. x Petits-déjeuners en buffet (café, thé, chocolat, lait, pain, beurre, confiture, fromage frais, céréales, œufs, jambon) à partir de 7h 00. Page 3 sur 7

4 Salles et équipements x salle de conférence plénière d une capacité de xx personnes installée en classe (salle XXX), sonorisée et équipée de 1 micro fixe + x micro sans fils, d un écran, d un vidéo projecteur, paper-board, feutres, bouteilles d eau mise à disposition le de xh à xxh et le de xh00 à xhxx. x espace convivial pour les pauses dans le cas ou l aménagement de la salle plénière ne permettrait pas le service des pauses Location de xvidéo projecteur pour la salle de conférence. Prestations complémentaires : Transferts Possibilité de transferts des personnes, par car de xx places, de vers le, et trajet inverse. Il seront facturé xx TTC, soit XX HT, TVA à XX%) Divers Possibilité d effectuer des photocopies et impressions. Elles seront facturées XX TTC la photocopie soit XX HT (TVA 19,6% = XX ) et facturées XX TTC l impression soit XX HT (TVA 19,6% = XX ) Accès internet dans la salle et les chambres (WIFI) gratuit ARTICLE 5 CONDITIONS DE PRIX Le coût total des prestations définies à l article 5 du présent marché, sur la base du nombre prévisionnel de participants mentionnés à l article 2 du présent marché est de euros HT, soit. euros TTC (le calcul de la TVA est détaillé dans l offre du titulaire). Le montant définitif à régler au titre du présent marché sera fixé en fonction du nombre exact de participants à l issue de la manifestation. ARTICLE 6 DUREE DU MARCHE Le présent marché est conclu pour une période initiale allant de la date de sa signature jusqu au... ARTICLE 7 VERIFICATION ET ADMISSIONS DES FOURNITURES Les vérifications quantitatives et qualitatives simples sont effectuées par un représentant de l INRA au moment même de la livraison des prestations (examen sommaire) conformément aux articles 22 et 23.1 du C.C.A.G-F.C.S. L INRA notifie sa décision d'admission ou de rejet des prestations au titulaire conformément aux articles 24 et 25 du C.C.A.G-F.C.S. Page 4 sur 7

5 ARTICLE 8 MODALITES DE PAIEMENT Le présent marché ne prévoit aucun versement d avance. Les prestations seront réglées selon l échéancier suivant : 1- Un acompte de xx% à la notification du présent marché, 2- Le solde après la réalisation des prestations définies à l article 4 du présent marché et suite à l admission des prestations comme défini à l article 7 ci-dessus. ARTICLE 9 MODALITES DE FACTURATION ET DE REGLEMENT Le titulaire émettra une facture correspondant à chaque paiement prévu à l article 8 ci-dessus aux périodes définies. Les factures seront établies en un original et une copie selon les règles prévues par la comptabilité publique. Elles comprendront outre les mentions légales, les renseignements suivants : Le numéro du présent marché La date Les prestations réalisées Le montant HT des prestations Le taux et le montant de la TVA Le montant total TTC Le nom, l adresse et les références bancaires ou postales du titulaire Ces factures seront adressées à l adresse suivante : INRA Service financier et comptable Rue de la Géraudière B.P Nantes Cedex 3 Le règlement s effectue par virement administratif au compte ouvert au nom du titulaire (joindre un RIB ou un RIP). Pour l INRA, l ordonnateur chargé de l émission des titres de paiement est la Directrice Générale de l INRA, représentée par la Directrice des Services Déconcentrés d Appui à la Recherche du Centre de Recherche INRA d Angers-Nantes Site de Nantes Rue de la Géraudière B.P Nantes Cedex 3. Par application de l article 98-1 du Code des Marchés Publics modifié, les sommes dues au titre de l exécution du présent marché sont réglées dans un délai maximum de 30 jours à compter de la date de réception de la facture dans les formes prescrites et constatée par l ordonnateur. En cas de dépassement du délai de paiement imputable à la personne publique, le taux des intérêts moratoires est égal au taux d intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points Le comptable assignataire des paiements est l Agent Comptable Secondaire du Centre de Recherche INRA d Angers-Nantes Site de Nantes Rue de la Géraudière B.P Nantes Cedex 3. Page 5 sur 7

6 ARTICLE 10 RESILIATION DU MARCHE Tout manquement constaté dans ses obligations telles que décrites au présent marché sera notifié au titulaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Si le titulaire ne les a pas remplies dans les quinze jours suivant la réception de la lettre recommandée, l INRA pourra résilier le marché de plein droit aux torts exclusifs du prestataire. En cas de résiliation du marché par l INRA, le titulaire sera rémunéré des prestations terminées et admises et d autre part des prestations en cours d exécution dont l INRA accepte l achèvement. ARTICLE 11 CONFIDENTIALITE Toutes les informations, communiquées par l INRA au titulaire ou auxquelles le titulaire peut avoir accès lors de l exécution de sa prestation, sont confidentielles. Le titulaire doit prendre toutes les mesures pour qu aucune de ces informations ne soient ni communiquées ni dévoilées à un tiers soit par lui-même soit par des préposés, personnels permanents ou occasionnels, sous-traitants du titulaire. Ces informations confidentielles sont et restent propriété de l INRA. Cette clause est valable pendant toute la durée d exécution du présent marché et au-delà pour une période de dix (10) ans. ARTICLE 12 ASSURANCES - RESPONSABILITE Le titulaire du marché communique à l INRA les références de police d assurance qu il a souscrite (responsabilité civile) pour couvrir les risques relatifs à l exécution des prestations dans le cadre du présent marché. Le titulaire ne peut être tenu responsable des dommages occasionnés à l INRA suite à des détériorations provoquées par le gel, les incendies, les dégâts des eaux, les tremblements de terre, les pannes d alimentation électrique, les incidents électriques extérieurs tels les orages, les vols, les dégradations volontaires, les négligences ou les utilisations anormales des installations par le personnel de l INRA. En revanche, la responsabilité du titulaire est engagée pour les accidents ou incidents corporels ou matériels qui peuvent survenir et qui sont dus à une faute ou négligence de son personnel lors de l exécution de la prestation. ARTICLE 13 MODIFICATIONS DES PRESTATIONS INITIALES Toute modification des prestations initiales après l entrée en vigueur du présent marché doit faire l objet d un avenant accepté par les deux parties. ARTICLE 14 ATTRIBUTION DE JURIDICTION En cas de litige, les cocontractants s efforcent de trouver une solution amiable pour régler leur différend. A défaut d entente entre les contractants, seul le tribunal dans la compétence territoriale du Centre de Recherche INRA d Angers Nantes peut être saisi. Page 6 sur 7

7 Le présent marché est régi par la loi française. Fait à Nantes, le Le Responsable des Procédures d Achat (nom, prénom, qualité) Le titulaire(nom, prénom, qualité) Cachet commercial Page 7 sur 7