Outil en ligne de Purolator Freight «Gérer votre compte»

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1 Outil en ligne de Purolator Freight «Gérer votre compte» Purolator Freight permet maintenant aux clients de gérer leurs comptes en ligne Voir le solde de votre compte / relevé Voir les détails de la facture et les feuilles d'expédition Accéder à la demande de renseignements sur un paiement

2 Table des matières Renseignements clés....pg 3 Exemple de connaissement Pg 4 Exemple de facture....pg 5 Exemple de relevé pg 6 Outils de l'utilisateur(trice)..pg 7 Ouverture de session....pg 8 Page d'accueil.....pg 10 Historique du compte....pg 11 Demande de renseignements sur un numéro de feuille d'expédition..pg 13 Demande de renseignements sur un paiement... Pg 18 Détails sur l'envoi.....pg 23 Afficher les frais de fret et les images du connais. et de la PDL...Pg 24 Demande de renseignements sur une facture impayée..... Pg 26 Rapport hebdomadaire de facturation....pg 29 Rapport sur les relevés..... Pg 32 Configurer le Rapport sur les relevés (personnalisé).. Pg 36 2

3 Renseignements clés Un relevé est un sommaire de toutes les factures ou feuilles d'expédition regroupées pour former une facture. Les clients peuvent payer par relevé ou par feuille d'expédition / facture. Les options de paiement comprennent les chèques, les cartes de crédit Visa, Mastercard et Amex, ainsi que le TEF (transfert électronique de fonds). 3

4 Exemple de connaissement 4

5 Exemple de facture 1. Adresse de paiement Numéro de facture 3. Date de la facture / d'expédition 4. Adresse postale 5. Nom / Adresse de l'expéditeur Nom / Adresse du destinataire 7. Numéro de connaissement Numéro de compte du débiteur 9. Type de facture (00-originale, 01> révisée) 10. Nombre de pièces 11. Nombre de palettes 12. Description des frais 13. Taux par lb Détail des frais 15. Poids réel Poids facturé 17. Montant total dû Détail des taxes 5

6 Exemple de relevé Adresse postale 2. Numéro de compte du client facturé 3. Numéro de relevé 4. Date du relevé / de la facturation 5. Numéro de contrat (sans objet) 6. Date du traitement de l'envoi 7. Numéro de la feuille d'expédition 8. Numéro et type de facture 9. Ville de destination 10. Poids facturé 11. Total pour les factures listées 12. Total des taxes pour toutes les factures listées 13. Montant total dû des factures listées 14. Adresse et coordonnées du payeur

7 OUTILS DE L'UTILISATEUR(TRICE) / CONSEILS DE NAVIGATION Vous pouvez utiliser en tout temps la flèche de retour arrière pour repasser à l'écran précédent. Les hyperliens suivants vous permettent de télécharger les rapports dans Excel. Certains en-têtes de rapport vous permettent de trier le contenu des colonnes sélectionnées (double-cliquez sur les en-têtes du compte pour trier les données par en-tête). Cette fonction permet d'accéder aux envois datés après le 1 er août Le texte souligné indique que vous pouvez afficher de plus amples détails. 7

8 Visitez le site Web de Purolator Freight : Sélectionnez «Outils en ligne» et ensuite, «Ouvrir une session en ligne sur le site de Purolator Freight». Figure 1 8

9 Saisissez le code et le mot de passe qui vous ont été fournis. Figure 2 9

10 PAGE D'ACCUEIL Figure 3 10

11 Sélectionnez «Historique du compte» Figure 4 11

12 Il a six options sous Historique du compte : Demande de renseignements sur n o de FE Demande de renseignements sur un paiement Factures impayées Rapport hebdomadaire de facturation Rapport sur les relevés Configuration du Rapport sur les relevés (rapport sur les relevés personnalisés) 12

13 DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS SUR UN NUMÉRO DE FEUILLE D'EXPÉDITION L'option Demande de renseignements sur un numéro de feuille d'expédition permet d'afficher des renseignements sur une facture. Sélectionnez «Demande de renseignements sur un numéro de feuille d'expédition». L'écran Vérifier la feuille d'expédition des comptes débiteurs s'affiche. Figure 5 13

14 Saisissez le numéro de votre feuille d'expédition dans le champ fourni à cet effet et cliquez sur «Soumettre». Figure 6 14

15 L'écran Vérifier la feuille d'expédition des comptes débiteurs s'affiche. Cet écran indique le numéro de feuille d'expédition, la date de transaction, la date d'échéance, le montant original et le solde dû. Figure 7 15

16 Si vous sélectionnez un numéro de feuille d'expédition à l'écran, l'écran Solde de FE et Détails de paiement s'affiche. Cet écran indique des détails sur les frais associés à la facture. Cette section présente le cycle de facturation : *la facture originale, les crédits, les refacturations et les paiements, si applicable. * Figure 8a 16

17 La section ci-dessous correspond à la facture papier que vous recevez. Figure 8b Vous pouvez également voir l'état de l'envoi. 17

18 Demande de renseignements sur un paiement L'écran Demande de renseignements sur un paiement vous permet de voir tout paiement qui a été fait et les factures connexes à ce paiement. Sélectionnez «Demande de renseignements sur un paiement». L'écran Demande de renseignements sur un paiement à recevoir s'affiche. Saisissez une plage de dates Figure 9 18

19 Les chèques reçus durant cette période s'affichent. Figure 10 Le texte souligné indique que de plus amples détails sont disponibles. Les modes de paiement acceptés sont : TEF (transferts électroniques), cartes de crédit et chèques. Sélectionnez le numéro de document / chèque. 19

20 L'écran Vérifier la demande de renseignements sur un paiement s'affiche et fournit les détails du paiement. Figure 11 Le texte souligné indique que de plus amples détails sont disponibles. 20

21 Si vous sélectionnez un numéro de feuille d'expédition / de référence, l'écran Détails sur l'envoi ci-dessous s'affiche. Cliquez sur «Communiquer avec le service à la clientèle» pour voir les coordonnées du Service à la clientèle. L'option 4 du répertoire téléphonique vous transfère au Service des comptes clients. Le bouton «Pour nous joindre» ne fonctionne pas en ce moment. Figure 12 21

22 L'écran Détails sur l'envoi offre trois options : Voir les tarifs de fret Afficher l'image du connaissement Afficher l'image PDL 22

23 Voir les tarifs de fret L'écran Renseignements de la facture de Purolator Freight s'affiche. Figure 13 23

24 Afficher l'image du connaissement L'image du connaissement en question s'affiche. Figure 14 24

25 Afficher l'image PDL L'image du reçu de livraison s'affiche. Figure 15 25

26 FACTURES IMPAYÉES L'option Factures impayées permet d'afficher toute facture impayée. Si vous sélectionnez «Factures impayées», l'écran Demande de renseignements sur les factures impayées s'affiche. Saisissez la plage de dates de votre recherche et cliquez sur «Soumettre la demande» pour accéder à l'écran Demande de renseignements sur les factures impayées. Remarque : Cet écran n'indique pas le solde dû de vos comptes, car aucune des transactions effectuées avant le 1 er août 2009 n'est comprise. Veuillez appeler le Service des comptes clients de Purolator Freight pour tout renseignement sur des factures impayées datant d'avant le 1 er août Figure 16 26

27 L'écran Demande de renseignements sur les factures impayées indique toutes les factures impayées (les factures en souffrance dans la plage de dates) et les soldes dus. Figure 17 27

28 1. Si vous sélectionnez un numéro de feuille d'expédition à l'écran Demande de renseignements sur les factures impayées, l'écran Détails sur l'envoi s'affiche (voir la figure 12 à la page 21). 2. Si vous sélectionnez un NIC, l'écran Renseignements de la facture de Purolator Freight s'affiche (voir la figure 13 à la page 23). 3. Si vous sélectionnez un solde, l'écran Solde de FE et Détails de paiement s'affiche (voir les figures 8a et b aux pages 16 et 17). Figure Remarque : Le texte souligné indique que vous pouvez obtenir de plus amples détails. 28

29 RAPPORT HEBDOMADAIRE DE FACTURATION L'écran Rapport hebdomadaire de facturation indique une liste des factures dans une plage de dates donnée. Saisissez la plage de dates requise et cliquez sur «Afficher le rapport». Figure 19 La facturation se fait habituellement le mercredi. Ce rapport est établi en fonction de la date de la facture / du relevé. 29

30 Une liste des factures hebdomadaires dans la plage de dates (selon la date du relevé) s'affiche. Les détails relatifs à l'envoi / aux frais sont indiqués sur le rapport. Les totaux des frais sont affichés au bas du rapport. Figure 20 Ce rapport souligne le détail des frais facturés, y compris le type de frais accessoires facturés. 30

31 Si vous sélectionnez un numéro de facture (No de FE), l'écran Solde de FE et Détails de paiement s'affiche (voir les figures 8a et b aux pages 16 et 17). Si vous cliquez sur les mots «No de FE», l'écran Détails sur l'envoi s'affiche (voir la figure 12 à la page 21). Figure 21 31

32 RAPPORT SUR LES RELEVÉS Le rapport sur les relevés présente une liste des relevés de votre compte et leurs frais. Saisissez une plage de dates et cliquez sur «Afficher le rapport». Figure 22 32

33 Une liste des relevés dans la plage de dates demandée s'affiche. Si vous sélectionnez un numéro de relevé, l'écran Rapport sur les relevés s'affiche. Figure 23 33

34 L'écran Rapport sur les relevés affiche le détail de toutes les factures figurant sur le relevé sélectionné. Le solde en souffrance, le solde actuel dû et le total du solde dû de ces factures s'affichent également. Les frais sur les feuilles d'expédition peuvent changer. Veuillez donc reconsulter cette feuille d'expédition pour en voir l'impact. Cliquez sur le numéro de feuille d'expédition pour obtenir des détails sur l'envoi. Figure 24 34

35 La mention «Frais préliminaires - Tarifs sujets à une vérification» signifie qu'il s'agit d'une feuille d'expédition qui est révisée après qu'elle a été affichée et postée. Figure 25 35

36 CONFIGURER LES RAPPORTS SUR LES RELEVÉS Cette option du menu vous permet de personnaliser votre Rapport sur les relevés. Choisissez les champs dans la liste disponible et cliquez sur «Sauvegarder comme un nouveau rapport». Figure 26 36

37 Une fenêtre s'ouvre afin que vous sauvegardiez le nom du rapport. Saisissez le nom de votre rapport et cliquez sur «Ok». Figure 27 37

38 Un écran indiquant que les paramètres de configuration de votre rapport ont été sauvegardés s'affiche. Figure 28 38

39 Sélectionnez votre rapport sauvegardé en utilisant la flèche de la liste déroulante «Rapport sauvegardé» et cliquez ensuite sur «Afficher le rapport sur les relevés». Figure 29 39

40 Si vous cliquez sur «Afficher le rapport sur les relevés», l'écran Rapport sur les relevés s'affiche. Saisissez la plage de dates requise et cliquez sur «Afficher le rapport». Figure 30 40

41 L'écran Rapport sur les relevés sera différent de l'écran original (voir la figure 23). Une liste déroulante sera associée aux lignes de la colonne Rapport et vous pouvez y sélectionner le rapport personnalisé que vous avez sauvegardé. Vous pouvez sauvegarder plus d'une version de votre rapport sur les relevés personnalisé. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez votre rapport personnalisé. Figure 31 Figure 32 41

42 Voici un Rapport sur les relevés différent du rapport par défaut. Figure 33 42